Hur relaterar processer på röntgenavdelningen till varandra
Genom data erhållen från intervjuerna har en del förståelse för organisationsstruktur, ledningsnivåer och aktiviteter på avdelningen ökat och skapat en övergripande bild förprocessernas struktur. De processerna som präglar röntgenverksamheten kan uppdelas i huvud-, ledning och supportprocesser (Egnell, 1994 citerad i Bergman och Klefsjö, 2014, s.45).
● Huvudprocesser – vars uppgift är att skapa ett värde åt externa kunder (, till exempel primärvården, kan i sin tur delas upp i:
➢ Reception – patientmottagning och bokning av skelettröntgen
➢ Tidsbokning – bokning av andra typer av röntgen
➢ Fixen – samordning av akuta fall med externa vårdenheter ➢ Röntgenundersökningar utförda av röntgensjuksköterskor ➢ Supportundersökningar av sjuksköterskor
➢ Läkarnas ansvar för utlåtande och remissvar
● Stödprocesser – som tillhandahåller resurser till huvudprocesserna kan delas upp i: ➢ MTA – medicinsk teknisk avdelning i samarbete med
tekniska leverantörer
➢ Administration – utvecklingsarbete och beställningar av tjänster
➢ Fjärrstöd i form av konsultationer med externa radiologer ➢ Ekonomi – ger stöd till chefen
➢ HR – administrativt ansvar och stöd till chefen
➢ IT – avdelning med stöd från data leverantör. Hjälper vid datorproblem och gör centrala uppdateringar på
• Ledningsprocesser – som tar beslut om verksamhetens mål, resursfördelning och stödjer förbättringsarbete internt delas mellan olika chefsnivåer. Verksamhetens, alltså
röntgenavdelningens, position inom organisationen kan bäst åskådliggöras genom organisationskarta (figur 8).
Datainsamlingen över processernas
samverkan har skett genom intervjuerna med röntgenchefen och verksamhetsutvecklare. Ledningsnivå till röntgenavdelningen representeras av röntgenchefen som ligger under sjukvårdschefen. De olika typer av undersökningar som genomförs på
röntgenavdelningen är: ● CR = Vanlig röntgen ● CT = Datortomografi ● MR = Magnetröntgen ● US = Ultraljud ● XA = Intervention
Utöver undersökningar bedöms resultat av läkarna och svaren skickas åter till
remittenterna. I och med det är olika slags maskiner så blir det olika flöden som omfattas av olika procedurer och rutiner. Olika flöden på röntgenavdelningen kan få remisser från kliniker som har mottagning för patienter och skickar remiss till
röntgenavdelningen, som då blir bokade polikliniskt. Sedan hanteras akuta remisser, och de kan komma från avdelningarna på vanliga vård-, akutvårdsavdelningen och intensivavdelningen. Avdelningen kan även få akuta remisser från vårdcentralerna.
Dessa flöden förklarades under intervju med enhetschefen och bifogas i bilaga 2. Nedan ges en översikt av patientflöde:
Figur 8: Organisationskarta (Källa: Hälso- och sjukhusförvaltning, Gotland)
• Patienten kommer till receptionen och anmäler sig under öppettider, mellan kl. 07:30-16:00. I övriga fall så ringer ankommande patienter på en dörrklocka och då är de bara akuta patienter som kan komma in. Sedan får patienten sitta och vänta på personal för att ta patienten till den undersökning hen ska till. Drop-in tiderna togs bort det med anledning av Covid 19 för att reglera antalet personer som befinner sig i väntrummet.
• Patienten genomgår undersökning. Beroende på om det akut eller planerad undersökning går processen vidare enlig nedan.
• I de fallen av akuta undersökningar tittar alltid en röntgenläkaren omgående på undersökningsdata, så fort undersökningen är färdig. De patienter som kommer från interna avdelningar går tillbaka till sin avdelningen och får veta svar där. De akuta remisser som kommer från vårdcentralen handlar oftast om småskelettröntgen. Efter undersökningen får de sitta i väntrummet medan läkaren tittar på bilderna. Efter
bedömningen ges svar om patienten får gå hem eller vidare till akuten i fall att det handlar om någon allvarlig skada. Vid större skador går patienter till akuten och då finns det olika flöden beroende på om det handlar om till exempel trauma eller stroke. Vid akut larm som stroke och trauma larm, brukar läkare från akuten eller intensivvårdsavdelningen vara med på röntgen och titta på bilderna direkt, för att sedan transportera patienten vidare till IVA, vårdavdelning eller akuten, beroende på vad undersökningen visar. De akuta fall är dom största prioriteterna. Remitterande läkare på akuten får svaren snabbt om när det handlar om akuta fall.
• Efter en genomförd och planerad undersökning som är inbokad polikliniskt, får patienten veta att det tar upp till 14 dagar innan läkaren som skrivit remissen får svaret.
Övriga huvudprocesser som relaterar till undersökningar är Fixen, administration och tidsbokning ligger under enhetschefen. Fixen samordnar data mellan modalitetsområden, enhetschefen och andra kliniker när det gäller akuta fall. Detta innebär att någon ansvarar för hantering av inkommande akutremisser, ordnar länkning av bilder till och från andra sjukhus och svarar på samtal. Tidsbokning finns till att boka undersökningar vilket medför ett heltidsarbete för 2 personer, en för MR och en för ultraljud och CT bokningar. Tidsbokning rapporterar till chefen när det inte finns lediga tider. Läkare prioriterar alla undersökningar när de kommer in som remiss och efter prioriteringsgraden (ej akuta) går de till tidsbokning som bokar in patienter på respektive modalitet. Administratörsansvar samarbetar både med enhetschefen och olika modalitetsområden. Tjänsten hanteras av vissa anställda och då handlar det om
metodutveckling/metodansvar, schemaläggning, beställning av hem varor/tvätt och övriga tjänster. Det finns en reception också, där det jobbar endast sekreterare som hanterar tidsbokning av skelett, ankomstregistrering av patienter, men de som jobbar där är inte anställda på röntgen
utan under en annan chef. För att ändå en riktig uppfattning om hur patienten, material och information flödar krävs en djupare kunskap baserad på observation och erfarenhet.
Möjligheterna ligger i att kunna utnyttja föreslagen processkarta och bygga ut den i efterhand med ytterligare processpunkter. Kartläggning av processer är viktig aspekt av processledning eftersom tydlig bild av processernas gränssnitt ökar förståelse för processerna. Därmed är det värt att lägga tid på att i detalj beskriva och förstå processen och med detta uppdatera processkartan till bättre noggrannhet (Bergman och Klefsjö, 2014, s.464). I enlighet med Socialstyrelsens Föreskrifter SOSFS 2011:9 4 kap. 2 § ska vårdgivaren enligt LSS identifiera, beskriva och
fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Möjlighet att överskåda verksamheten inom sina systemgränser med värdekedjan, processer, resurser, relativa processindikatorer, resultat och utfall kan åskådliggöras genom PBSM modell i figur 9 nedan.
Figur 9: PBSM för röntgenavdelning (egen skiss)
Utifrån ovanstående beskrivning föreslås följande processkarta för Huvudprocess på röntgenavdelningen enligt nedan, där stöd och ledningsprocesser undantas. Avsaknad av observationer och större tidsram för genomförande av arbetet gör att en översiktlig karta upprättas.