Sammanställning och resultat från den kvantitativa studien med hjälp av enkätformen

Den kvantitativa studiens avsikt är att få fram hur många myndigheter använder sig av balanserat styrkort. Total populationen av förvaltningsmyndigheter med mer än 200 anställda är enligt våra uppgifter från Statistiska Centralbyrån 66 myndigheter, varav 62 ingår i den kvantitativa studie med enkätformen som undersökningsinstrument. De övriga fyra har vi fått in motsvarande uppgifter från via den genomförda intervjuformen. Vi fick in 60 svar på enkäten och 4 via intervjun. Totalt 64 svar av 66 utskickade enkäter ger en svarsfrekvens på ca 97 procent, vilket får anses vara en mycket tillfredställande svarsnivå.

Vi har sorterat in myndigheterna i tre grupperingar utifrån antalet anställda. Vi har gjort bedömningen att det är tillräckligt att presentera svaren utifrån de tre ömsesidigt uteslutande kategorierna; (200-499, 500-999, 1000>). Vi har också oftast i våra kommentarer sorterat in svarsalternativen ”Ja” och ”Ja, till stor del” som ett Ja-svar och alternativen ”Nej” och ”Nej, till mindre del” till ett Nej svar.

4.3.1 Delfrågeområde 1 – Förekomsten av BSc hos statliga myndigheter   

4.3.1.1 Hur många myndigheter använder BSC och hur många år har det använts? 

 Resultatet av vår kartläggning visar att ca 41 procent (26 av 64) av de statliga  myndigheterna med 200 anställda eller fler använder BSc som styrmodell för sin  verksamhet.  

Det är de största myndigheterna, (> 1 000 anställda) som proportionerligt har flest nyttjare av BSc, nämligen 50 procent av dem (10 av 20). Andelen sjunker sedan hos de två övriga grupperingarna till ca 35 respektive 37 procent. Med en viss avrundning neråt kan vi således notera att BSc används i en tredjedel hos myndigheter med en personalbemanning på 200 – 999 anställda medan hälften av myndigheterna som har 1 000 anställda eller fler använder BSc.

Noterbart är också att fyra myndigheter som angivit att de inte använder BSc idag uppger att de har för avsikt att införa styrkortet framöver.

4.3.1.2 Vilka fokusområden använder de myndigheter som har BSc? 

 Ekonomi, Interna processer, Kund och Personal är de vanligaste fokusområdena. 

Förhållandevis många använder fler än fyra perspektiv/fokusområden 

Tre av de fyra s.k. originalperspektiven i Kaplan & Nortons styrkort; ekonomi, interna processer och kund är tillsammans med perspektivet/fokusområdet; personal de klart mest dominerande perspektiven/fokusområdena i myndigheternas balanserade styrkort.

Det fjärde s.k. originalperspektivet; Innovation/utveckling, kommer därefter som femte mest använda perspektiv, men det är klart färre som använder det perspektivet. I övrigt handlar det i några enstaka fall att några myndigheter valt att använda något annat perspektiv såsom ex; Uppdragsgivare, Samhälle, Miljö/Säkerhet m.fl. Förhållandevis många av myndigheterna använder fler än fyra perspektiv i sina styrkort. Elva av tjugosex myndigheter har valt att använda fem eller fler perspektiv. Det är framförallt i dessa fall som även Innovation/Utvecklingsperspektivet har fått vara med.

4.3.1.3 Varför används inte BSc? 

Av svaren från de myndigheter som inte använder BSc (38 st.) är de tre vanligaste förklaringarna (står för >50 procent av andelen svar) till det att man:

 har en annan modell som är mer anpassad/optimal för dem,

 tittar på olika styrmodeller och

 anser att BSc uppifrån-ned inriktning försämrar uppföljningen.

Ett tiotal myndigheter uppger att de har använt det balanserade styrkortet tidigare. Som skäl till att de slutat använda styrmodellen anges bland annat att ledningens och/eller personalens intresse minskat, att styrkortet är för svårt och man lyckades inte med förankringen och implementeringen av styrkortet.

4.3.2 Delfrågeområde 2 – Sammankopplingar och BSc som kommunikation   

4.3.2.1 Finns uttalad vision, långsiktiga mål och strategi bakom fokusområdena? 

 I en övervägande majoritet finns vision, strategi och långsiktigt mål bakom myndigheternas  framtagna fokusområden i styrkortet. 

I drygt 92 procent, 24 av 26, (ja och ja, till stor del) anges att det finns en vision som är kopplad till fokusområdena. Koppling mellan strategi och fokusområden finns i knappt 81 procent och för kopplingen långsiktigt mål och fokusområdena går ner lite ytterligare, 76 procent¹⁵³. En intressant notering är att det är tre myndigheter som uppgivit att det inte finns någon strategi alls bakom fokusområdena i styrkortet.

153 Det är 25 av 26 myndigheter med BSc som svarat på den frågan.

4.3.2.2 Finns uttalade mål och mått bakom fokusområdena, samt handlingsplaner för  att nå målen och måtten? 

 Det vanligaste är att det finns mål & mått, samt handlingsplaner framtagna. 

22 av de 26 (ca 85 procent), som har BSc, uppger att mål & mått finns bakom fokusområdena, medan det är 19 av 25¹⁵⁴ (76 procent) som anger att det finns handlingsplaner framtagna för att nå målen för måtten. Noterbart är bland annat att det endast är två av 25 myndigheter som inte har några handlingsplaner alls för att nå målen för måtten.

4.3.2.3 Hur långt ned bryts det balanserade styrkortet? 

154 Det är 25 av 26 myndigheter med BSc som svarat på den frågan.

 Resultatet visar ganska väntat att ju lägre ner i organisationen ju färre har ett eget  nedbrutet styrkort. 

Nästan alla 25 av 26 uppger att de brutit ner BSc på central-/avdelningsnivå. 14 av myndigheterna, ca 54 procent anger att de brutit ner styrkortet på regional nivå, medan endast sju, ca 27 procent, har brutit ner det på lokal nivå. I en del fall är det sjunkande antalet naturligt eftersom en del inte har några lokala eller ens regionala verksamheter, men det förklarar inte hela reduceringsandelen. En intressant iakttagelse som resultaten visar på är hur få det är som bryter ned på medarbetarnivå, endast 4 av 26, ca 15 procent.

4.3.2.4 Användes BSc som kommunikationsverktyg? 

 Utifrån svaren på våra frågor som ska ge vägledning till om man använder BSc som ett  kommunikationsverktyg kan konstateras att en övervägande del av myndigheterna  använder BSc även som ett kommunikationsverktyg.  

De flesta anger som svar att medarbetarna får tillräcklig information om mål och mått i BSc och att de är tillräckligt förankrade i organisationen. En intressant iakttagelse är dock att de flesta svaren på Ja-sidan är; ”Ja till stor del”. Det är endast ett fåtal av myndighetssvaren som ograverat säger; ”ja”.

4.3.3 Delfrågeområde 3 ‐ BSc förväntansskap, betydelse för den egna  verksamheten, samt fördelar och nackdelar 

 Utifrån svaren på de frågorna kan konstateras att en klar majoritet anser att syftet med   BSC uppnåtts och man är nöjd med BSc, som man anser passar för deras verksamhet.   

Av 24 lämnade svar anges i 21 av dessa, ca 88 procent, att syftet med införandet av BSc har uppnåtts. Av hela 24 av 25 lämnade svar framkommer att man anser att BSc är funktionellt och passande för deras verksamhet. Trots den överväldigande andelen för de två ”positiva” uppfattningarna om BSc så är nöjsamheten med BSc inte riktigt lika stor.

Det är dock en klar majoritet som anger något av de två JA, alternativen, nämligen 20 av 24 eller 83 procent.

Alla 26 myndigheterna anser också att det finns fördelar med BSc, medan 14 uppger att det även finns nackdelar. Bland fördelarna med det balanserade styrkortet nämns:

och bland nackdelar med det balanserade styrkortet nämns:

4.3.4 Sammanfattning av resultaten 

Resultatet av vår kartläggning visar att ca 41 procent (26 av 64) av de statliga myndigheterna med 200 anställda eller fler använder BSc som styrmodell för sin verksamhet.

Ekonomi, Interna processer, Kund och Personal är de vanligaste perspektiven/fokusområdena. Det fjärde s.k. originalperspektivet;

Innovation/utveckling kommer först som det femte vanliga fokusområdet och antalsmässigt klart efter de fyra mest frekventa perspektiven/fokusområdena. I ca 42 procent (11 av 26) används fler än fyra perspektiv i styrkortet.

I en övervägande majoritet finns vision, strategi, långsiktigt mål, mål & mått samt handlingsplaner bakom myndigheternas framtagna fokusområden i styrkortet.

Resultatet visar ganska väntat att ju längre ner i organisationen ju färre har ett eget nedbrutet styrkort. Nästan alla har dock brutit ner BSc på central-/avdelningsnivå.

Utifrån svaren på våra frågor, som ska ge vägledning till om man använder BSc som ett kommunikationsverktyg, kan konstateras att en övervägande del av myndigheterna använder BSc även som ett kommunikationsverktyg.

En klar majoritet anser att syftet med att BSc uppnåtts och man är nöjd med BSc, som man anser passar för deras verksamhet.

Alla 26 myndigheterna anser också att det finns fördelar med BSc, medan 14 uppger att det även finns nackdelar. Bland fördelarna med det balanserade styrkortet nämns ex. att styrkortet ger en mer balanserad styrning och strukturerad & kraftfull styrning, samt ger en helhetsbild och kommunicerar på ett intressant och begripligt sätt. Bland nackdelarna anges ex. kontrollen, som behövs för att man inte sätter fokus på fel områden, att BSc är tidskrävande och svårt att få intresse i hela organisationen, samt att man måste få in de strategiska delarna annars blir BSc ett dyrt och onödigt bihang.  

4.4 Sammanställning och resultat från fallstudieinriktningen med