24 Handläggning och dokumentation
24.2 Socialtjänstlagens reglering av handläggning
Socialtjänstlagen (2001:453) innehåller tre centrala bestämmelser om handläggning och dokumentation. Bestämmelserna återfinns i 11 kap. SoL och har i princip kvarstått oförändrade sedan tiden för införandet av den första socialtjänstlagen (1980:620).5 De tre centrala
bestämmelserna kompletteras av bestämmelser i 7 kap. SoL, social- tjänstförordningen, förvaltningslagen och Socialstyrelsens föreskrif- ter och allmänna råd.
24.2.1 Handläggning av ärenden
Socialnämnden ska utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda till någon åtgärd av nämnden (11 kap. 1 § SoL). Utredningen ska alltså inledas skyndsamt. Innan en utredning över- huvudtaget sätts igång bör en bedömning, en s.k. förhandsbedömning, göras om sakförhållandena är sådana att de kan leda till någon åtgärd från nämndens sida. En utredning ska inte startas om det redan från
3 Prop. 1979/80 :1 s. 433 f.
4 SOU 1995:86 Dokumentation och socialtjänstegister, Prop. 1996/97:124 s. 149. 5 Se 11 kap. 1 §, 11 kap. 5 § samt 11 kap. 6 § SoL.
början står klart att nämnden inte kan eller bör vidta några åtgärder.6
Ställningstagandet i en förhandsbedömning ska dokumenteras.
Av 9 § förvaltningslagen (2017:900), förkortad FL, följer att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. I 23 § FL regleras myn- digheters utredningsansvar uttryckligen. Kraven på hur omfattande utredningsåtgärder som myndigheten måste vidta varierar beroende på vilken karaktär det aktuella ärendet har. Enligt bestämmelsen är en enskild part som själv har inlett ett ärende skyldig att aktivt med- verka i och bidra till utredningen.
Om myndigheten bedömer att det finns brister i det som har getts in i ärendet ska myndigheten genom frågor och påpekanden upp- mana parten att rätta till det som är oklart.7
Att ge en generell beskrivning av vad en utredning ska innehålla går inte eftersom verkligheten är för mångskiftande. Exempelvis be- stäms en utrednings omfattning i princip av den enskilde själv när det är fråga om bistånd på frivillig grund. En utredning ska inte göras mer omfattande än vad som är motiverat av omständigheterna i ett ärende eller en viss typ av ärende. Av 11 kap. 5 § SoL följer att doku- mentationen endast ska utvisa faktiska omständigheter och händel- ser av betydelse. Hur omfattande en utredning behöver vara varierar från fall till fall. I vissa fall kan det vara tillräckligt att göra en mer begränsad utredning för att kunna fastställa om personen ska beviljas det sökta biståndet. I andra fall kan det vara fråga om svårare och mer komplexa bedömningar, som kräver mer omfattande utrednings- åtgärder. Detta innebär att nämnden måste samla in uppgifter an- passat efter vad personen har ansökt om och ärendets komplexitet.
Förutom att ge nämnden ett korrekt och fullständigt beslutsunder- lag syftar utredningen till att garantera den enskilde rättssäkerhet och insyn i handläggningen samt att utgöra en grund för genomförandet av beslutade insatser.
En utredning ska genomsyras av respekt för den enskildes själv- bestämmanderätt och integritet. Utredningsarbetet ska så långt möj- ligt planeras och genomföras tillsammans med den enskilde.8
6 Prop. 1979/80:1 Del A s. 562. 7 Prop. 2016/17 :180 s. 308 f. 8 3 kap. 5 § SoL
24.2.2 Dokumentation
Skyldighet att dokumentera föreligger vid handläggning av ärenden samt vid genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behand- ling.9 Av 11 kap. 5 § SoL följer att handläggning av ärenden som rör
enskilda ska dokumenteras. Med handläggning av ärenden avses alla åtgärder från det att ett ärende anhängiggörs – genom ansökan eller på annat sätt – till dess att det avslutas genom beslut.10 Utöver hand-
läggning av ärenden ska dokumentation ske av sådant rent faktiskt handlande som utgör utförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling.
Syfte med dokumentation
En grundläggande förutsättning för att socialtjänsten ska kunna för- bättra och utveckla sin verksamhet är att verksamheten dokumenteras på ett tillfredsställande sätt.
Ett allmänt och mycket viktigt syfte med kravet på dokumenta- tion är att tillgodose den enskildes rättssäkerhet.11 Dokumentationen
och den enskildes rätt till insyn i ärenden som innefattar myndig- hetsutövning stärker den enskildes skydd och rättssäkerhet. Doku- mentationen i ett ärende är väsentlig för att den enskilde ska kunna klaga eller begära rättelse. Dokumentationen ska också säkerställa god kvalitet i såväl beslutsfattande som genomförande av insats och underlätta individuell uppföljning av om den enskilde får den insats som han eller hon är berättigad till enligt beslutet samt om målen med insatser nås och om insatsen ges i enlighet med fastställda kva- litetskriterier och normer.12
Att insatser dokumenteras och följs upp är vidare en förutsätt- ning för att systematiskt kunna undersöka om insatserna leder till resultat som innebär förbättringar. Dokumentationen är också nöd- vändig för verksamhetens interna kontroll och den statliga tillsynen. Dokumentation möjliggör för ansvarig. huvudman att kunna följa upp och utvärdera sin verksamhet.13
9 Se 11 kap. 1 § SoL.
10 Prop. 2000/01:80 s. 128; Prop. 1996/97:124 s. 151; Prop. 2004/05 s. 31 och 53. 11 Prop. 1979/80:1 Del A s. 433 f.
12 Prop. 2004/05:39 s. 19 f. 13 Prop. 2004/05:39 s. 19 f.
Dokumentationen är också viktig för socialtjänstens personal. För att kunna fullgöra sina uppgifter måste socialarbetaren ofta an- teckna de uppgifter som enskilda lämnar och som socialarbetaren själv skaffar fram. Vård och behandlingsarbete förutsätter vanligen kännedom om brukarens förhållanden och tidigare insatser.14 Det indi-
viduella tjänstemannaansvaret medför också att den enskilde tjänste- mannen är ansvarig för innehållet i de anteckningar som görs om varje enskild person. Det är därför även av vikt för personalens rättsliga ställning och ansvar att dokumentera uppgifter som rör det enskilda ärendet och ärendets handläggning.
Personakter och sammanställningar
Alla uppgifter som kan vara av betydelse för handläggningen av ett ärende bör utan oskäligt dröjsmål dokumenteras och föras till en per- sonakt.15 Förutom personakter som upprättas inom socialtjänsten
görs även olika typer av sammanställningar av uppgifter om brukare. Tidigare kallades dessa register för personregister. Numera används begreppet sammanställning av personuppgifter eller sammanställnings- register. Dessa sammanställningar är upprättade bl.a. för att under- lätta administration. Registren används i första hand som stöd för handläggningen av ärenden där socialtjänstens har en utrednings- skyldighet och som stöd för de beslut som utredningen utmynnar i. Sammanställningsregister används också under verkställighetsfasen vid handläggning av arbetsplaner, genomförande av insatser, utbetal- ning, hantering av avgifter etc.