Styrelsens  arbetssätt

Ovan har styrelsens funktioner nämnts som viktiga för styrelsens arbete men styrelsens arbete innefattas även av arbetssätt. Tidigare när funktionerna redovisades behandlades vad styrelsen gör medan denna del redovisar hur styrelsen utför sitt arbete. En styrelses arbetssätt kan således tänkas påverka hur styrelsens funktioner utförs i familjeföretag. Vi vill inte enbart undersöka externa ledamöters effekter på styrelsens funktioner utan också hur externa ledamöter påverkar arbetssättet i familjeföretagens styrelsearbete.

De arbetssätt vi valt till vår studie är formalisering och nepotism. Enligt Kets de Vries (1993) kan familjeföretag ha en ostrukturerad organisation, varför vi föreslår att externa ledamöter påverkar formaliseringen i ett familjeföretag. Nepotism innebär att familjen favoriserar familjemedlemmar framför utomstående individer (Collin & Ahlberg 2012). Nepotism blir därmed intressant för en styrelses arbetssätt då det kan tänkas att extern ledamot inte favoriserar familjemedlemmar, vilket kan komma att påverka styrelsens nepotistiska karaktärsdrag i familjeföretag.

3.4.1.  Formalisering  

Kets de Vries (1993) antyder att familjeföretag kan uppfattas vara ostrukturerade för utomstående aktörer. En ostrukturerad organisation kan innebära att företaget har en otydlig struktur samtidigt som det inte finns några klara fördelningar av arbetsuppgifter (Kets de Vries 1993).

En styrelse som enbart innefattas av familjemedlemmar kan tänkas ha en mer ostrukturerad ansvarsfördelning i styrelserummet (Kets de Vries 1993) då familjemedlemmarna har ett större förtroende för varandra i förhållande till en extern ledamot. Extern ledamot kan genom att inte vara lika insatt i företagets verksamhet strukturera upp styrelsens formella ansvarsfördelning. Familjemedlemmarna kan tänkas vara mer insatta i företagets verksamhet och på så sätt har de möjlighet att ta på sig fler roller än en extern individ. Extern ledamot kan tänkas vilja strukturera upp ansvarsfördelningen för att veta vem som gör vad samt för att se till att alla uppgifter blir gjorda i styrelsen eftersom ledamoten inte är insatt i verksamheten och ser hur arbetet går till.

Extern ledamot kan även tänkas formalisera ansvarsfördelningen utifrån företagets behov till skillnad från familjen som kan basera ansvarsfördelningen utifrån familjens privata behov. Familjemedlemmarna kan ha mer förtroende för varandra varpå familjen inte behöver ha lika utarbetade arbetsroller inom styrelsen då familjemedlemmarna stöttar upp varandra där det behövs. Dessa roller kan även tänkas ändras utefter hur respektive medlems schema ser ut för tillfället och variera med tiden.

Då extern ledamot inte är insatt i företagets verksamhet samtidigt som ledamoten inte delar upp arbetsuppgifterna utefter familjens behov, föreslår vi att styrelsen med hjälp av extern ledamot bidrar till en tydligare uppdelning av den formella ansvarfördelningen.

Hypotes 5a: Närvaron av extern ledamot är positivt relaterat till formell ansvarsfördelning i styrelsen.

Familjeföretag kan uppfattas inneha andra system än icke-familjeföretag då det finns mer personliga relationer mellan familjen i dessa företag James (1999). Dessa system kan innefattas av möten i form av familjeråd (Siebels & zu Knyphausen-Aufseß 2012; Brundin et al. 2012). Familjeråd är unikt för familjeföretag där familjen samlas för att diskutera sina intressen, vilket kan ske vid middagsbordet eller vid släktträffar. Syftet med familjeråd är att bedriva verksamheten i enlighet med familjens intressen, att behålla familjens

sammanhållning samt att säkerställa familjens fortsatta ägande i företaget (Siebels & zu Knyphausen-Aufseß 2012).

Då familjeföretag vanligtvis använder informella system kan externa ledamöter tänkas öka formaliseringen i familjeföretags styrelser (James 1999). Vi föreslår i enlighet med Brundin et al. (2012) att formaliseringen ökar med externa ledamöter då de bidrar till att agendor förbereds inför styrelsemöten samtidigt som styrelsemötena kommer ske mer regelbundet. Detta kan tänkas bero på att extern ledamot inte är insatt i företagets verksamhet varför formella styrelsemöten blir aktuella. Genom dessa formella möten blir även den externa ledamoten delaktig i företagets styrelsearbete.

När styrelsen innefattas av externa ledamöter kan styrelsearbetet inte längre samordnas vid familjeråd som uppstår i hemmet. Styrelsen måste därför strukturera upp planeringen av möten för att externa ledamöter ska kunna vara delaktiga. Mötena kommer därmed bli mer formaliserade genom att även hållas i styrelserummet.

Då extern ledamot inte är insatt i företagets verksamhet krävs formella styrelsemöten för att ledamoten ska hållas uppdaterad, varför vi föreslår att formella styrelsemöten kommer öka när styrelsen innefattas av extern ledamot.

Hypotes 5b: Närvaron av extern ledamot är positivt relaterat till antal formella

styrelsemöten.

Externa ledamöter kan tänkas öka antalet styrelsemöten, men å andra sidan föreslår vi även att externa ledamöter bidrar till att familjeråden i företaget ökar.

I och med att extern ledamot ser till företagets bästa snarare än familjens personliga intressen kan familjen tänkas ha familjeråd för att samverka sina personliga intressen inför formella styrelsemöten med extern ledamot. Familjen kan därmed tänkas vilja behålla sin makt i företaget, varpå ett sätt att öka familjens sammanhållning kan vara genom familjeråd. Det kan innebära att familjemedlemmarna diskuterar styrelseärenden informellt, exempelvis vid middagsbordet utan extern ledamots närvaro.

Extern ledamot ser inte till familjens intressen varför familjen kan tänkas öka sammanhållningen av sina personliga intressen genom familjeråd. Vi föreslår därför att extern ledamot ökar familjens familjeråd.

På grund av att styrelsemöten blir viktiga när styrelser innefattas av extern ledamot blir det viktigt att allt nödvändigt tas upp på mötet.

Genom att extern ledamot inte är insatt i den dagliga verksamheten behöver ledamoten få information om företaget för att kunna vara delaktig i styrelsearbetet. Extern ledamot kan därför tänkas medföra att styrelsen förbereder sig inför möten i form av agenda för att ledamöterna inte ska missa något väsentlig på styrelsemötet. Extern ledamot kan även förbereda styrelsemöten genom att ta fram beslutsunderlag för de frågor som ska diskuteras på mötet. När styrelsen, i form av familjemedlemmar, enbart träffas vid familjeråd är det lättare att ta upp diskussioner i efterhand, varför det kan tänkas att familjemedlemmar i styrelsen inte förbereder sig inför styrelsemöten i form av agendor och beslutsunderlag. Utifrån att extern ledamot inte är insatt i företagets verksamhet föreslår vi att extern ledamot ökar styrelsens förberedelse inför styrelsemöten i familjeföretag.

Hypotes 5d: Närvaron av extern ledamot är positivt relaterat till förberedelser inför

styrelsemöten.

Enligt Kets de Vries (1993) är familjeföretags organisationsstruktur otydlig vilket vi även föreslår att familjens mötesstruktur i styrelsen kan vara.

Extern ledamot kan tänkas formalisera mötesstrukturen då ledamoten som utomstående part kan tänkas medföra att familjen blir mer organiserad i att ta upp det som är relevant för mötet. Familjemedlemmarna kommer troligtvis visa mer hänsyn till varandra samt till extern ledamot när styrelsen innefattas av externa ledamöter. Detta kan tänkas leda till att varje ledamot var för sig får föra fram sina förslag innan ett beslut fattas. När styrelsen enbart består av familjemedlemmar kan de tänkas vara mer ostrukturerade i sin process på styrelsemöten. Till exempel genom att de inte väntar på sin tur för att få föra fram sina åsikter.

Extern ledamot kan tänkas formalisera mötesstrukturen i familjeföretag på grund av att enbart relevant information tas upp samt att mer hänsyn visas i form av att ledamöterna fördelar ordet när extern ledamot sitter med i styrelsen. Därmed föreslår vi att extern ledamot bidrar till en formaliserad mötesstruktur.

Hypotes 5e: Närvaron av extern ledamot är positivt relaterat till en formaliserad

I och med att externa ledamöter kan tänkas påverka familjemedlemmarnas sätt att agera i styrelsen samt att de hanterar konflikter i företaget (Anderson & Reeb 2004), kommer externa ledamöter sannolikt att förbättra gruppdynamiken i styrelsen. Bettinelli (2011) föreslår att externa ledamöter är positivt för styrelsens sammanhållning då familjen inte tar upp personliga konflikter på styrelsemöten. Bettinelli (2011) finner i sin studie att effektiviteten i styrelsen ökar om den innefattas av externa ledamöter på grund av att sammanhållningen i styrelsen blir bättre.

När styrelsen innefattas av externa ledamöter kommer familjen troligtvis inte ta upp personliga ärenden och konflikter i styrelsen som inte berör företaget, vilket kan tänkas påverka styrelsens sammanhållning positivt. Extern ledamot kan tänkas vilja hålla en bra sammanhållning bland styrelsen då ledamoten kan uppfatta det som bäst för företaget. Sammanhållningen kommer troligtvis förbättras då extern ledamot, som vi nämnt tidigare, hanterar konflikter i företaget, vilket kan tänkas vara privata konflikter som inte berör företaget.

Genom att extern ledamot således enbart ägnar sig åt frågor gällande verksamheten kommer irritation som finns på grund av privata konflikter att minska. Vi föreslår därför att extern ledamot kan tänkas förbättra styrelsens gruppdynamik.

Hypotes 5f: Närvaron av extern ledamot är positivt relaterat till styrelsens gruppdynamik.

3.4.2.  Nepotism  

Nepotism ses som ett tydligt karaktärsdrag för familjeföretag, då familjen kan tänkas favorisera familjemedlemmar framför utomstående individer (Schulze et al. 2002; Collin & Ahlberg 2012). Teorier kring nepotism kan även anpassas till styrelsen. Då nepotism är ett karaktärsdrag för familjeföretag har vi valt att inte inkludera den i någon av styrelsens funktioner. Nepotism hade kunnat tas upp i den övervakande funktionen men då vi utifrån teorin uppfattar nepotism som ett unikt karaktärsdrag för familjeföretag väljer vi att ha nepotismen som ett arbetssätt för styrelsen.

Extern ledamot är inte påverkad av vänskapsrelationer till familjen varpå ledamoten inte känner behov av att inkludera familjemedlemmar i ledningen för att företaget ska leva vidare i familjen. Detta kan tänkas innebära att extern ledamot avser att tillsätta utomstående individer som inte tillhör familjen. Familjen kan däremot tänkas vilja ha med samtliga

familjemedlemmar i företaget på grund av den familjära känsla som kan finnas i familjeföretaget.

Extern ledamot kan istället tänkas vilja tillsätta de individer som ledamoten anser vara bäst för företagets verksamhet, oavsett om individen tillhör familjen eller inte. Då extern ledamot inte ser till familjens personliga intressen kan det därför tänkas att denne tillsätter individer som av ledamoten anses besitta rätt kompetens, oavsett om individen är en familjemedlem eller en utomstående.

Extern ledamot som inte innefattas av vänskapskorruption eller som inte tar hänsyn till familjens personliga intressen kan tänkas minska antalet familjemedlemmar i företagsledningen.

Hypotes 6a: Närvaron av extern ledamot är negativt relaterat till antal familjemedlemmar i

företagsledningen.