Ellram (1993) har utvecklat ett process p˚a ˚atta steg f¨or hur en TCO b¨or utfor- mas och implementeras. Processen illustreras i Figur 10 tillsammans med en ing˚aende f¨orklaring av de olika stegen. Oskarsson et al. (2013) har ett annat per- spektiv p˚a processen f¨or en TCO som illustreras i Figur 11 med en ¨overgripande f¨orklaring av respektive del i processen.
Figur 10: En ˚atta-stegsprocess f¨or utformning och implementering av en TCO (Ellram, 1993)
F¨oljande steg beskriver ing˚aende hur Ellram (1993) TCO process ¨ar utfor- mad.
Steg 1
I det f¨orsta steget av processen m˚aste f¨oretagets behov och intressen identifieras som leder fram till en utformning och implementering av en TCO. Enligt Ellram (1993) ¨ar det viktigt att lyfta ett f¨oretagets faktiska kostnader vid ett ink¨op snarare ¨an enbart titta och j¨amf¨ora produktpriset.
Steg 2
D˚a f¨oretagets behov och intressen ¨ar identifierade ¨ar n¨asta steg att best¨amma vilka produkter som ¨ar av s¨arskilt intresse att k¨opa in. Enligt Ellram (1993) ¨ar totalkostnadsanalyser tidskr¨avande och d¨arf¨or b¨or fokus endast l¨aggas p˚a pro- dukter d¨ar f¨oretaget vet att det finns potential till kostnadsbesparingar. (Ell- ram, 1993)
Steg 3
I det h¨ar steget formas det team som ska leda utformningen och implementerin- gen av totalkosnadsanalysen. Ellram (1993) menar p˚a att det finns flera f¨orde- lar med att ha ett team f¨or processen. Till exempel s˚a kan ett tv¨arfunktionellt samarbete lyfta fram expertis fr˚an f¨oretagets olika avdelningar vilket leder till ett b¨attre resultat.
Steg 4
N¨ar f¨orarbetet ¨ar klart b¨orjar utformningen av TCO:n. (1) F¨orst ska relevanta kostnadsposter tas fram. Metoder som till exempel brainstorming, checklis- tor och processkartl¨aggning kan anv¨andas f¨or identifiering av kostnadsposter. (2) Utifr˚an kostnadsposterna ska de viktigaste kostnaderna identifieras. D˚a det ¨ar stor sannolikhet att hitta m˚anga relevanta kostnadsposter m˚aste teamet f¨ors¨oka att reducera antalet till de mest kritiska. (3) D¨arefter m˚aste de vikti- gaste kostnadsposterna unders¨okas f¨or att se vilken tillg¨anglig information som kan erh˚allas. Information kan beh¨ovas att samlas in fr˚an ett antal olika k¨allor samtidigt som samarbete med personer utanf¨or teamet kan vara n¨odv¨andigt. (4) Till sist m˚aste datan som tas fram dokumenteras f¨or framtida h¨anvisning. Datan m˚aste sannolikt uppdateras f¨or att implementera TCO:n p˚a andra pro- dukter vid ett senare skede. (Ellram, 1993)
Steg 5
N¨ar all relevant data finns tillg¨anglig m˚aste teamet tillsammans testa TCO:n. Om relevanta kostnadsposter saknas m˚aste teamet g˚a tillbaka till f¨oreg˚aende steg och ta fram fler kostnadsposter som ¨ar av betydelse, se som Figur 10. Steget innefattar ¨aven genomf¨orandet av alla ber¨akningar. N¨ar alla kostnadsposter har implementerats i modellen ska utf¨orandet dokumenteras.(Ellram, 1993) Steg 6
Steg sex fokuserar p˚a en analys av resultatet d¨ar fr˚agor som till exempel, ¨ar resultatet rimligt? eller ¨ar alla kritiska kostnadsposter involverade? ¨Ar teamet inte n¨ojd med analysen m˚aste teamet g˚a tillbaka till steg fyra som Figur 11 illustrerar. I det h¨ar steget b¨or ¨aven en k¨anslighetsanalys implementeras f¨or att unders¨oka hur k¨anslig TCO:n ¨ar mot f¨or¨andringar i ing˚angsdatan. N¨ar teamet ¨
ar n¨ojd med modellen ¨ar den redo att anv¨andas som beslutsunderlag. (Ellram, 1993)
Steg 7
Det h¨ar steget innefattar kopplingen mellan TCO:n och f¨oretagens informa- tionssystem. De system som avses ¨ar f¨oretagets leverant¨ors¨overvakningssystem, utbildnings- och tr¨aningssystem samt f¨oretagets datasystem. Genom att kop- pla TCO:n med leverant¨ors¨overvakningsystemet kan f¨oretaget b¨orja anv¨anda modellen som beslutsunderlag i olika ink¨opssituationer. (Ellram, 1993)
Steg 8
Det sista steget i processen avser ¨overvakning och utv¨ardering av TCO:n. Det b¨or ske ¨overvakning och utv¨ardering kontinuerligt s˚a att TCO:n h˚alls uppdat- erad samtidigt som den ¨ar fortsatt v¨alintegrerad med f¨oretagets verksamhet. (Ellram, 1993)
Oskarsson et al. (2013) process f¨or utformning och implementering av en totalkost- nadsanalys skiljer sig en aning fr˚an Ellram (1993) process trots att en del steg ¨
ar lika. Utifr˚an Figur 11 ges en ¨overgripande beskrivning av stegen i TCO:n uppdelat i ett f¨orarbete och den praktiska utformningen.
Figur 11: Oskarsson et al. (2013) process f¨or utformning och implementering av en TCO
F¨orarbete
Innan en TCO utformas kr¨avs ett noggrant f¨orarbete. F¨orarbetet i Oskars- son et al. (2013) modell kan anpassas till olika situationer d¨ar n˚agon typ av f¨or¨andringsarbete ska genomf¨oras, bland annat i en situation d¨ar en TCO ska utformas.
F¨orarbetet startar med att klarg¨ora f¨oruts¨attningarna genom att f¨orst˚a syftet med att utf¨ora en TCO samt utforma en plan f¨or hur arbetet med TCO:n ska g˚a till. N¨asta steg i f¨orarbetet innefattar en beskrivning och analys av nul¨aget. Syftet ¨ar att f˚a en ¨overblick ¨over hur situationen i f¨oretaget ser ut i dagsl¨aget. Ett typiskt verktyg vid en nul¨agesbeskrivning kan vara att genomf¨ora en fl¨odeskartl¨aggning. Efter att ha analyserat nul¨aget m˚aste f¨orslag p˚a alterna- tiva l¨osningar tas fram. Steget kan utf¨oras parallellt med nul¨agesbeskrivningen enligt Figur 11 d˚a den ¨ar en f¨oruts¨attningar f¨or att nya alternativa l¨osningar ska kunna v¨axa fram. Till sist b¨or en j¨amf¨orelse mellan nul¨aget och den al- ternativa l¨osningen g¨oras. I Figur 11 ¨ar den alternativa l¨osningen en TCO. J¨amf¨orelsen kan g¨oras genom att anv¨anda sig av samma nyckeltal i nul¨aget som i den alternativa l¨osningen
Totalkostnadsmodellen (TCO)
Efter att f¨orarbetet genomf¨orts b¨orjar arbetet med att utforma och imple- mentera totalkostnadsanalysen som beskrivs ing˚aende i fyra steg. Som ett f¨orsta steg i TCO:n m˚aste relevanta kostnadsposter identifieras. Enligt Os- karsson et al. (2013) b¨or noggranna analyser av vilka kostnadsposter som b¨or ing˚a i modellen g¨oras. I n¨asta steg anpassas TCO:n beroende p˚a vilka kostnad- sposter som p˚averkas mycket respektive lite. Precis som Ellram (1993) f¨orkla- rade, kan totalkostnadsanalyser ta l˚ang tid och kr¨aver mycket resurser beroende p˚a hur m˚anga kostnadsposter modellen inneh˚aller. Det tredje steget menar Os- karsson et al. (2013) ¨ar ett mycket viktigt steg och innefattar all planering av ber¨akningarna vid utformningen av en TCO. Planeringen ligger till grund f¨or vilken data som b¨or h¨amtas in f¨or respektive kostnadspost. Oskarsson et al. (2013) ger ett exempel p˚a hur ber¨akningarna b¨or planeras med avseende p˚a ledtid. En f¨or¨andring av ledtiden fr˚an inleverans till lager p˚averkar dimen- sioneringen p˚a s¨akerhetslagret och d¨armed lagerf¨oringskostnaderna. Genom att best¨amma vilken metod som ska anv¨andas f¨or att ber¨akna storleken p˚a s¨aker- hetslagret kan f¨orst d˚a information f˚as om vilken data som ¨ar n¨odv¨andiga f¨or ber¨akningarna. Genom att noggrant planera ber¨akningarna kan risken f¨or fel minimeras. Sista steget handlar om att genomf¨ora ber¨akningarna. Oskarsson et al. (2013) menar att om f¨oreg˚aende steg har f¨oljts b¨or det inte vara n˚agra sv˚arigheter med att ber¨akna de olika kostnaderna. Dock kan processen vara tidskr¨avande samtidigt som data ibland kan vara sv˚ar att hitta. (Oskarsson et al., 2013)