Enligt informationsansvarig på region Norr är första steget i definitionen av krishantering, proaktivitet. Hon menar på att det handlar om att planera för händelser innan de inträffar. Då man aldrig riktigt kan veta vad som kommer att hända så gäller det att ha en beredskap där man har planerat och jobbat med frågor kring vägras, risker, väder och vägbyggen, eftersom att det är där det kan hända stora saker som påverkar Vägverkets kunder, det vill säga trafikanterna. Det påverkar givetvis även Vägverkets varumärke i slutändan, menar hon. Därför är det viktigt att ha en beredskap, som till exempel en krisorganisation, tjänsteman i beredskap, krisplan, rutiner och checklistor, för vad som händer ute på vägarna. Säkerhetschefen har en annan definition av krishantering och han menar på att samverkan är nyckelordet i krishantering. Det är samverkan med andra myndigheter och samverkan internt, tillsammans med information och genomförande som utgör hans definition av krishantering. Informationsdirektören anser att krishantering till stor del handlar om att få ett grepp om vad som har hänt och vad som händer. Han menar att man på så sätt kan lägga upp den bästa handlingsplanen och strategin för krishändelser.
Informationschefen på region Mitt delar informationsdirektörens syn och instämmer med att krishantering innebär att organisationen har en utarbetad plan för en eventuell kris. Även
informationsansvarig på region Norr intar samma ståndpunkt. Informationschefen på region Mitt menar på att det ska finnas ett tänk, ett upplägg och en fungerande krisplan redo att sättas i verket när en kris uppstår. För att det ska vara möjligt måste krisplanen ses som ett levande dokument och inte bara någon hyllvärmare. Även informationsdirektören nämner krisplaner och beredskapsgrupper som en del av Vägverkets krishantering som tas fram när krisen är framme. Pressansvarig på Vägverket region Stockholm anser också att definitionen av krishantering innebär att man ska vara förberedd, men hon påpekar även svårigheter i att vara fullt förberedd för en kris. Vid såväl förutsägbara som icke förutsägbara kriser.
28
Därför menar hon att det viktigaste är att organisationen har en struktur som är klar. Så att den strukturella formen för att kunna hantera kriser är klar. Då blir det lättare att koncentrera sig på händelseförloppet.
Informationsansvarig på region Väst instämmer om att man aldrig riktigt i förväg kan vet hur allvarlig en händelse egentligen är, därför anser även han att det är viktigt att det finns
fungerande strukturella former inom organisationen. Inom Vägverket finns till exempel en kedja med varningssystem som börjar på en trafikledningscentral som kan kontakta tjänsteman i beredskap som sedan kan kalla på grundberedskapsgruppen som därefter tar ställning till hur Vägverket ska gå till väga. Informationsansvarig på region Väst förtydligar och menar att grundberedskapsgruppen är en strategisk grupp som tar ställning till om Vägverket ska starta en krishantering eller inte. Det är således inte själva krisstaben, utan en grupp som fattar beslut om hur Vägverket ska gå till väga i initialskedet av en eventuell krissituation. Kedjan i
varningssystemet sker stegvis så under tiden hinner man skaffa sig ett hum om vad som händer och hur allvarligt det är, vilket informationsdirektören menar på är definitionen av krishantering. Pressinformatören på region Mälardalen anser att krishantering inom Vägverket även innebär att man försöker vända krissituationen till något positivt eller åtminstone till någonting som funkar för Vägverket.
Enligt informationsdirektören vill Vägverket bli kända som öppna, trovärdiga och kreativa samhällsbyggare och han menar på att det är även så de vill hantera kriser.
Informationsdirektören anser att om Vägverket hanterar kriser på ett bra och rätt sätt kan de behålla, eller få tillbaka förtroendet från allmänheten efter en kris.
Vad gäller krissituationer som uppstår ute på vägarna har Vägverket visat vad de går för. Vid stormen Gudrun berättar säkerhetschefen att de hanterade situationen med öppna vägar väldigt bra. Samtliga stora vägar var öppna och fullt framkomliga efter endast en vecka. Säkerhetschefen berättar vidare om Smårödsraset som inträffade för tre år sedan i december vid Bohuslän, som höll på att sluta riktigt illa. Trafiken stoppades och många hamnar for väldigt illa, enligt
säkerhetschefen. Trots det hanterade Vägverket även den krisen bra då de lyckades bygga vägar på bara 53 dagar och öppna den igen.
Informationsansvarig på region Väst instämmer om att Vägverket hanterade den situationen bra. Han redogör vidare för hur Vägverket hanterade den krisen och förklarar att han och
säkerhetschefen tog del av nyheterna om att det hade inträffat ett skred via massmedia, likt många andra då nyhetsjournalisterna alltid är snabbast, hävdar han. Efter att samtliga hade nåtts av nyheterna samlades de flesta raskt på kontoret i region Väst och började jobba på flera fronter. I en sådan här krissituation kontaktas huvudkontoret i Borlänge eftersom de också behöver information då de förr eller senare kommer att bombarderas av frågor från pressen och
departementet och så vidare. Sedan trappades krisstaben upp och man började jobba från såväl ett regionalt som lokalt perspektiv. Utifrån ett regionalt perspektiv fokuserar man på att arbeta med kommunikationen mellan olika delar av Vägverket, ut mot allmänheten och även mot pressen, just det som säkerhetschefen syftar på när han menar att definitionen av krishantering är samverkan. Man jobbar med att länka journalister till rätta aktörer, förse huvudkontoret med information samt koordinera och styra resurser från en del av Vägverket till en annan vid behov. Utifrån det lokala perspektivet arbetar man på plats, det är den så kallade operativa delen. Där agerade Vägverket otroligt snabbt genom att på samma kväll ha en man på plats, som fanns tillgänglig hela natten medan fler befattningshavare från den del av Vägverket som kallas vägbyggnad så snabbt som det gick, tog sig till platsen.
29
De var vägbyggnadsdelen som hade ansvar för byggarbetarplatsen där skredet inträffade. Även den del av Vägverket som arbetar med trafikplanering och skyltning befann sig på plats snabbt för att få fram alternativ färdväg för den stora trafiken – och redan dagen efter fanns det anvisning och skyltar uppe som gällde alternativa vägar. Sist men inte minst skickades även Vägverkets driftorganisation ut på plats för att försäkra sig om att de alternativa vägarna faktiskt höll för den tunga trafiken.
Efter den här detaljerade beskrivningen av just hur krishanteringen sköttes vid Smårödsraset gav informationschefen på region Mitt mig en mer övergripande bild av hur krishanteringen sker på Vägverket och han förklarar att det finns en genomarbetad krisplan på varje region där en krisorganisation ingår. När en kris inträffar tar krisorganisationen över den ordinarie
organisationen, även om man försöker hålla den ordinarie organisationen så länge som möjligt. Den som är krisledare i krisorganisationen tar kommandot och får fullständiga befogenheter. Han eller hon beslutar då om en krisstab ska inrättas och en full krishantering påbörjas.
Informationsdirektören anser dock att Vägverket inte har fulla befogenheter när det kommer till deras krishantering, om man till exempel jämför med det norska Vägverket. Han menar på att det var en lärdom han drog efter under en händelse i samband med ett snöoväder för cirka två år sedan. Informationsdirektören menar att Vägverket inte har tillräckliga befogenheter för att kunna göra det bästa möjliga av situationen.
Jämför man då med det norska Vägverket så hade de större att stoppa trafik och hjälpa den tunga trafiken (informationsdirektör, Borlänge).
Utifrån den händelsen och de lärdomarna har en del förslag på kompletteringar i Vägverkets föreskrifter gjort, men enligt informationsdirektören var det inte klart än.
Informationsansvarig på region Väst poängterar, utifrån informationschefen på region Mitts kommentar, vikten av att minska gapet mellan den ordinarie organisationen och
krisorganisationen. Han menar på att det inte alltid har funnits ett fungerande system eller en bra metod för att sätta igång en krisstab. År 2001 då han började på Vägverket var gapet mellan vardagslugnet och krishanteringen väldigt stort och informationsansvarig på region Väst
förklarar att det kan ha varit en anledning till varför en krisstab sällan inrättades, eller åtminstone var svåra att komma igång med. Han hävdar dock att det var har blivit mycket bättre nu då former har skapats som gör det lättare att få igång en krisorganisation.
Idag så har vi en krisorganisation som är rätt så lik vardagsorganisationen, så då blir inte steget så stort (informationsansvarig, region Väst).
Sist men inte minst menar informationsdirektören att krishantering inte endast innefattar ett proaktivt arbete och tänkt, och att man faktiskt hanterar krisen utan även att det finns ett efterarbete. Informationsdirektören anser att det är lika viktigt att man, vid de lägen där krishantering har varit aktuellt, tittar tillbaka och utvärderar vad det var som hände, hur man hanterade situationen och hur man kan bli bättre. Säkerhetschefen kallar det för en
”erfarenhetsåterkoppling”.
Informationsansvarig på region Norr menar även att en viktig del av krishantering är att visa på empatisk förmåga gentemot krisens offer. Det menar hon att Vägverket gjorde under ett broras i Abisko för tio år sedan då Vägverkets ledning var ute på plats och visade på stor empati genom att vara närvarande, ta hand om trafikanterna, prata med dem, informera dem och allmänt hjälpte till på plats. Hon anser att det är viktigt och oerhört uppskattat att bara finnas till, att visa att man bryr sig och är engagerad.
30