I enkäten fick cheferna svara på ett antal frågor som berör vad som planerats i tillsynsplanen för 2008 vad gäller metoder, händelsestyrd verksamhet, samverkan och några andra faktorer som kan tänkas framgå av en tillsynsplan.
Planerade metoder
Cheferna svarade också på i vilken grad man planerat att använda olika tillsynsmetoder.
Figur 15. Medelvärde – grad av planerad tillsynsmetod: system, detalj och tillsyn via information 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4
Systemtillsyn Detaljtillsyn Information I mkt hög grad I mkt låg grad LST KMN
Av figuren framgår att länsstyrelserna har planerat att använda sig av systemtillsyn i lägre grad medan de anger att de i högre grad planerat för detaljtillsyn (73 procent av länsstyrelsens chefer har svarat i hög/mycket hög grad). Motsvarande för sys- temtillsyn är 53 procent. För kommunernas del råder det omvända, det vill säga de har planerat att använda något lägre grad av detaljtillsyn. Figuren visar också att kommunerna har planerat för fler tillsynsinsatser via information än vad länsstyr- elsen har.
Händelsestyrd verksamhet – kan den planeras?
I 2008 års TP har länsstyrelserna respektive kommunerna vikt en relativt stor del för händelsestyrd verksamhet, vilket kan avläsas i figur 16.
Figur 16. Del av TP som vikts för händelsestyrd verksamhet enligt cheferna 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4
Adm insatser Insatser i fält En mycket stor del En mycket liten del LST KMN
Cheferna på länsstyrelserna har svarat att de till stor eller mycket stor del vikt tid för händelsestyrd verksamhet i TP, då med betoning på administrativa insatser (87 procent har svarat så). Kommunerna har här något lägre medelvärde. De som svarat stor eller mycket stor del är här 65 procent. När det gäller att vika tid för händelse- styrd verksamhet med betoning på tillsynsinsatser i fält har kommunerna i högre utsträckning svarat stor del eller mycket stor del. Fler vid länsstyrelserna har alltså svarat att det händelsestyrda i fält upptar en liten del av den planerade tiden.. I intervjuerna menade man från kommunalt håll att ”när inspektörerna är ute i fält
dyker det upp olika saker, de passerar en verksamhet och noterar ett fel eller blir varse något på plats” och de ”samvetsgranna” inspektörerna kan inte alltid förbise
uppenbara felaktigheter.
Planerad samverkan
I enkäten frågades också om olika former av planerad samverkan inför 2008.
Figur 17. Planerad samverkan med andra tillsynsmyndigheter enligt cheferna
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4
Dela inspektör Gemensam tillsynskampanj Gemensamt tillsynsbesök Annan samverkan I mycket hög grad I mycket låg grad LST KMN
Generellt uppger cheferna (figur 17 ) att en relativ låg grad av samverkan var planerad för 2008. Samtliga samverkansformer som cheferna fått ta ställning till ger ett medelvärde under 2,5, det vill säga att samverkan planerats i låg eller mycket låg grad. Länsstyrelserna planerar dock något mer samverkan än kom- munerna och då är det framför allt inom ramen för gemensamma tillsyns- kampanjer.
Ytterligare delar som framgår av planen
I enkäten fick cheferna också ta ställning till ytterligare ett antal påståenden och skatta i vilken grad dessa delar slutligen framgick i 2008 års tillsynsplan (figur 18).
Figur 18 Följande har enligt cheferna framgått av 2008 års TP
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Objekt/ sakområde Metoder som används Mål för resp område Vem genomför insats Vilka resurser krävs Tidpunkt för avslut Helt och hållet Inte alls LST KMN
Objekt/sakområde, resurser som krävs samt vilken inspektör/handläggare som ska genomföra tillsynsinsatsen är det som får det högsta medelvärdet av påståendena. De flesta miljöcheferna har svarat i hög grad eller helt och hållet. Metod, uppsatta mål och tidpunkten för avslut framgår i något lägre grad av tillsynsplanen. Den tydligaste skillnaden mellan kommuner och länsstyrelser är om det i tillsynsplanen framgår vem som ska genomföra tillsynen. Länsstyrelserna har planerat vem som ska göra respektive insats i högre grad än kommunerna.
I enkäten mäts i vilken grad det som planerats i årets TP har genomförts. Detta mäts genom åtta påståenden som både inspektörer/handläggare och miljöchefer har besvarat. Fyra av påståendena handlar om i vilken grad grundbultarna egenkontroll, samverkan, differentiering och miljömål styrt eller prioriterats i genomförandet av årets tillsyn jämfört med planen. Resultaten presenteras i figur 19 nedan. I figur 20 redovisas svaren från de påståenden som rör händelsestyrd verksamhet, eftersatta verksamheter, prioritering av resurser samt om resurserna varit tillräckliga i relation till vad som planerats genomföras under 2008.
Figur 19. Grad av genomförande av TP – medelvärde 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Prioriterat egenkontroll Prioriterat samverkan Använt planerade metoder Styrt utifrån miljökvalitetsmål I mkt hög grad I mkt låg grad
Lst Chef Lst HL Kmn Chef Kmn Insp
När vi frågat om hur man prioriterat vid genomförande är det frågan om att an- vända planerade metoder som i hög grad motsvarar det som planerats (60 procent har svarat i hög eller mycket hög grad). För de övriga påståendena har alla svarat antingen i mycket låg grad eller i låg grad. Det lägsta värdet återfinns på frågan om man under genomförandet har styrt utifrån miljökvalitetsmålen.
Figur 20. Grad av genomförande – medelvärde
1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Händelsestyrd verksamhet motsv. plan Prioriterat eftersatta verksamheter Styrt resurserna där de bäst behövs Tillräckligt med resurser i relation till TP I mkt hög grad I mkt låg grad
Lst Chef Lst HL Kmn Chef Kmn Insp
Generellt skattar chefer och inspektörer/handläggare att den händelsestyrda verk- samheten hamnar mellan i låg och i hög grad när det gäller att genomföra detta enligt plan. Hur de valt att prioritera eftersatta verksamheter har i något högre grad löpt planenligt. De är också överens om att man i hög eller mycket hög grad lyckats styra resurserna dit de bäst behövdes. Dock anser man att det i lägre grad funnits de resurser som krävts i relation till vad som står i TP.
Ytterligare påståenden om graden av genomförande presenteras i figur 21 nedan. Här i form av medelvärden för om målen i tillsynsplanen uppnåtts, om graden av genomförande gått som planerat och slutligen om uppföljningssystemen verkat stödjande under genomförandet.
Figur 21. Grad av genomförande av TP – mål, planerad och uppföljning 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4
Uppnått mål Genomfört planerad tillsyn Stöd av uppföljningssystem I mkt hög grad I mkt låg grad
Lst Chef Lst HL Kmn Chef Kmn Insp
På det övergripande påståendet ”vi har under 2008 genomfört den tillsyn vi plan- erat” har merparten (64 procent) svarat att de gjort det i mycket hög grad, vilket i sin tur pekar ut att en tredjedel anser att genomförandet skett i låg eller mycket låg grad. När det gäller frågan om hur cheferna bedömer att målen nåtts ger svaren ett lägre medelvärde och här finns det en tydlig skillnad mellan chefernas syn och inspektörers och handläggares syn på graden av måluppfyllelse. De senare anser att målen nåtts i låg eller mycket låg grad.
När det gäller grad av genomförande berättas i en intervju att: ”planen har gått
från att ha varit mer av en önskelista till att numera vara mer reell”. Till exempel
säger kommunerna att deras planering är mer medveten nu, det kommer in många ärenden under våren: ”det ser ofta mörkt ut på våren när det gäller den planerade
tillsynen ”men de säger att ”det har vi möjlighet att jobba ikapp under hösten och det planerar vi efter”.
När miljöcheferna under intervjuerna ombads skatta i procent hur stor del av den planerade tillsynen som genomfördes varierar svaren mellan 60 och 90 procent. Att allt inte genomförs förklaras av det de kallar för händelsestyrning, vilket i det här fallet är synonymt med sådant som inte går att planera eller kontrollera. Andra använder begreppet händelsestyrning för sådant som går att ha viss kontroll över. De menar att de har blivit bättre på att hantera den händelsestyrda verksamheten. Några förklarar det genom förbättrade, förenklade och effektivare rutiner för ärendehantering. De pekar också på vikten av givna telefontider och förbättrad information på webbplatser.
Vad underlättar genomförande av tillsynsplaner?
Tillsynsplanens funktion är att underlätta prioriteringen och därmed genomförandet säger några av de intervjuande. Andra lyfter fram att arbetet stärks genom kontin- uerliga uppföljningar, vilka görs på alltifrån vecko- till halvårsbasis. Miljöcheferna pekar också på det faktum att det ofta är ”väl inarbetat i organisationskulturen på
vilken nivå ett visst problem ska lösas”, något som inte alltid framgår av tillsyns-
Vidare framträder en medvetenhet kring sådant som skulle underlätta genomföran- det av den planerade tillsynen – om förbättringar kom till stånd. Till dem hör ett fungerande och effektivt system för mottagande och arkivering av ärenden. De som har arbetat med att förbättra och förenkla sina diariesystem, upprättat webbinfor- mation för standardfrågor etc. har kunnat begränsa tidsåtgången för händelsestyrda uppgifter och frigöra mer tid för planerad tillsyn.
Tillsynen är enligt de centrala myndigheterna tänkt att till stor del utgå ifrån grund- bulten att tillsynen ska stödja verksamhetsutövarens egenkontroll. Detta, menar flera under intervjuerna, är väldigt beroende av storleken på ”verksamhetsutövar-
ens organisation och det beror också på vilken kompetens man har på myndigheten och resurser naturligtvis”. Hur väl egenkontrollen fungerar hänger dels ihop med
om företaget har kompetens i området, dels med om de har personal vikt för sådant arbete.”Många småföretagare har inte dessa möjligheter och prioriterar den egna
verksamheten före egenkontrollen” Detta kräver i sin tur mer av inspektörerna på
tillsynsmyndigheter med tillsyn över en variation av många små verksamheter. Under intervjuerna framgår att genomförandet i de flesta fall handlar om att hinna med den egeninitierade tillsynen – i regel ”besöka de tillsynsobjekt som vi angett i
tillsynsplanen”.
Till de 10–40 procent av den planerade tillsynen som inte genomförs ges inte många förklaringar. Vid någon myndighet menar man att det har inträffat någon större händelse, till exempel nybyggnation eller infrastrukturprojekt. Det kan också vara bemanningssituationen som gör att viss planerad tillsyn inte hinns med. I slutet av varje intervju frågade vi miljöcheferna om det finns något i planering och genomförande som de så här i efterhand skulle vilja ändra på. Svaren rör bland annat mer detaljerade tillsynsplaner, mer strategisk ledning, förbättra utvärdering och dokumentation av ”sådant som görs men inte syns”. Några pekar också på behovet av att ändra och förnya arbetet ”man är lite fast i den gamla inspektörs-
rollen, går in och tittar på fysiska delar medan det idag handlar väldigt mycket om kommunikation”. Även förbättrade och tydliga befattningsbeskrivningar samt