Undersökning av vanliga och kostsamma fel
hos kylsystem i livsmedelsbutiker
Lennart Rolfsman, Kristin Larsson
Energiteknik SP Arbetsrapport 2014:2014:12
SP Sveri
ge
s T
ekn
isk
a Forskn
in
gs
in
stitut
Drift och underhåll av kyl- och
värmepumpssystem, Arbetsrapport 2 –
Undersökning av vanliga och
kostsamma fel hos kylsystem i
livsmedelsbutiker
Abstract
Operation and maintenance of refrigeration and heat
pump systems, Working Report 2 – Examination of
common and expensive failures of refrigeration systems in
supermarket
This working report presents an examination of fourteen Swedish supermarkets to identify the annual cost for correcting failures of refrigeration systems and the most common and expensive failures. The aim of this project is further on to stimulate application of preventive maintenance to decrease these failures, since mainly corrective maintenance is used today. The costs were divided into direct and indirect costs, where direct costs were related to service companies and indirect to supermarkets man-hours, lost sale and destroyed foods. Direct costs were identified by service invoices and indirect by interviews with shop-owners. Altogether, fourteen supermarkets in Sweden
participated in the study.
In this examination, the most costly failures were located to problems and components within the refrigerant circuit itself, but the causes of the failures were often found outside the circuit. Refrigerant leakages, lubrication problems and alarms from safety devices where the most common for these expansive failures. Troubles with compressors, clogged drains and defrosting problems in display cabinets were the most common failures. Further on, the study show that the total annual cost for adjusting failures in the refrigeration system of a supermarket was in average 18000 € a year. Total annual cost for all the examined fourteen supermarkets were 259000 €. A supermarket had in general one visit of a service company every 12th day to correct failures of the refrigeration system. About 20 % of the total annual cost were related to direct costs.
Key words: operation, maintenance, refrigeration system, supermarkets, failures
SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut
SP Technical Research Institute of Sweden SP Arbetsrapport 2014:2014:12
ISSN 0284-5172 Borås 2014
Innehållsförteckning
Abstract
3
Innehållsförteckning
4
Förord
6
Sammanfattning
7
1
Inledning
9
1.1 Bakgrund 9 1.2 Syfte 91.2.1 Direkta och indirekta 10
1.2.2 Systemgräns 10
1.3 Metod 11
1.3.1 Intervjuer 11
1.3.2 Genomgång av servicerapporter och fakturor 12
1.3.3 Verifiering av arbetsgrupp 12
1.4 Avgränsningar 12
1.5 Definitioner och beteckningar 12
2
Arbetsgruppens uppfattningar
14
2.1 Vanliga fel 14
2.1.1 Kommunikation, kunskap och kvalitet 15
2.2 Felorsak 16
3
Livsmedelsbutiker
19
3.1 Butiksstorlek 19
3.2 Skötsel av kylsystemen 19
3.2.1 Service av kylsystemen 20
3.2.2 Dokumentation och servicerapporter 20
3.2.3 Ansvar, utbildning och personalomsättning 21
3.2.4 Riskbedömningar 21
3.3 Åsikter hos butikschefer och butiksägare 21
3.4 Energimätning och elförbrukning 22
4
Identifiering och kategorisering av fel
23
4.1 Felsymptom 23
4.2 Feltyper 24
4.3 Delsystem 26
4.4 Antal fel, besök och serviceåtgärder 26
4.5 Identifiering av svar på studiens frågeställningar 27
5
Antagna kostnader
28
5.1 Antagna direkta kostnader 28
5.1.1 Lönekostnader för servicetekniker 28
5.1.2 Resekostnader 28
5.2 Antagna indirekta kostnader 28
5.2.1 Lönekostnader för butikspersonal 28
5.2.2 Kassation av kylda och frysta livsmedel 29
6
Resultat
31
6.1 Fördelning mellan butiker 31
6.2 Fördelning för vanliga felsymptom och feltyper 35
6.2.1 Vanliga felsymptom 35
6.2.2 Vanliga feltyper 35
6.3 Fördelning kostnader 38
6.3.1 Kostsamma feltyper 39
6.3.2 Fördelning mellan direkta och indirekta kostnader 40
6.4 Känslighetsanalys av indirekta kostnader 41
6.5 Resultat jämfört med arbetsgruppens erfarenhet 42
7
Fel att gå vidare med
44
7.1 Kompressorer 44
7.2 Köldmediekrets 44
7.3 Avfrostning 45
7.4 Avlopp 46
8
Diskussion
47
8.1 Riskbedömningar för driften av kylsystem i livsmedelsbutiker 48
8.2 Osäkerheter i studien 49
9
Slutsatser
50
9.1 En livsmedelsbutiks årliga kostnad för att åtgärda fel i kylsystem 50
9.2 De vanligaste typerna av fel i livsmedelskylsystem 50
9.3 De mest kostsamma typerna av fel i livsmedelskylsystem 51
Referenser
52
Bilaga 1 – Antal fel, besök och serviceåtgärder för de olika
butiksstorlekarna
53
Bilaga 2 – Vanliga fel
55
Förord
SP Energiteknik har inom ramen för EFFSYS+ genomfört ett projekt om drift och underhåll av kyl- och värmepumpssystem. Energimyndighetens EFFSYS+ är ett fyraårigt tillämpat forsknings- och utvecklingsprogram för främjandet av resurseffektiv kyl- och värmepumpsteknik. Projektet finansieras av Energimyndigheten, Kylbranschens
Samarbetsstiftelse och ClimaCheck AB. Målet var att identifiera vanliga och kostsamma fel hos kylsystem för livsmedel i butiker samt hos fastighetsvärmepumpar, för att kunna föreslå underhållsprinciper för att förebygga dessa fel. Denna rapport är en delrapport i projektet och beskriver en undersökning av vanliga och kostsamma fel hos kylsystem i livsmedelsbutiker.
SP Energiteknik har under hösten 2011 och våren 2012 intervjuat butiksägare och andra personer som ansvarar för kylsystemen i livsmedelsbutiker samt fått del av material i form av servicefakturor och anläggningsdokumentation. Vi vill tacka alla de intervjuade personerna som har ställt upp i denna undersökning och de personer som deltog i arbetsgruppen för butikskyla, som har gett av sin tid, kunskap och sina erfarenheter.
Sammanfattning
I dagens livsmedelsbutiker används kylteknik för att upprätthålla de temperaturer som lagstiftning kräver för kylda och frysta livsmedel. För att inte bryta kylkedjan så att matvaror blir förstörda, måste de kylsystemen som är installerade upprätta krävda lagringstemperaturer och inte få driftsbortfall. Drift och underhåll påverkar kylsystemets förmåga att kyla matvaror och hur butiken bedriver detta arbete påverkar butikens
omkostnader för livsmedelskyla väsentligt. Inom ramen för Energimyndighetens program EFFSYS+ utförde SP Energiteknik ett projekt om drift och underhåll av kyl- och
värmepumpssystem med det övergripande målet att utforma en metodik för hur drift- och underhåll kan förbättras för att bidra till en bättre driftsekonomi.
Denna arbetsrapport är en del av projektet och beskriver en undersökning av fjorton svenska livsmedelsbutiker där vanliga och kostsamma fel hos kylsystem för livsmedel har kartlagts. Syftet var att svara på frågorna; hur mycket kostar det att åtgärda de fel som uppstår hos kylsystem i en livsmedelsbutik under ett år samt vilka är de vanligaste och mest kostsamma felen? Kylsystemens krävda funktion är att upprätthålla rätt temperatur för att lagra kylda och frysta livsmedel och bruten kylkedja leder till kassation av varor. Det är främst avhjälpande underhåll, där insatser görs då ett fel upptäcks, som sker i livsmedelsbutiker idag för att förhindra att kylkedjan bryts. Motsatsen är förebyggande underhåll där insatser görs för att förhindra uppkomsten av fel. Målet med detta projekt var att identifiera de vanligaste och mest kostsamma fel då de borde vara mest lönsamma att förebygga.
De kostnader som uppstår i samband med fel hos kylsystem delades upp i direkta och indirekta kostnader. Direkta kostnader är relaterade till kostnader för servicetekniker och material för avhjälpandet av fel. Indirekta kostnader är relaterade till resurser som krävs för att lasta om varor, kassation av varor och utebliven försäljning. Direkta fel och kostnader kartlades genom att gå igenom servicefakturor och indirekta genom att intervjua butikschefer eller personer som ansvarar för kylinstallationer, då dessa kostnader överlag inte dokumenteras. Totalt har ett års servicefakturor för 14
livsmedelsbutiker gåtts igenom och 8 intervjuer gjorts. För att särskilja butikerna delades de in i fyra butiksstorlekar och kallades närbutik, mellanbutik, storbutik eller
stormarknad. Av de 14 butikerna som är med i undersökningen var 4 närbutiker, 3 mellanbutiker, 6 storbutiker och 1 stormarknad. De fel som beskrevs i servicerapporterna kategoriserades utefter hur de uppenbarade sig och vilket objekt eller funktion som åtgärdades för att avhjälpa felet. Sammanlagt hade de 14 butikerna under ett års tid haft 372 fel, 428 besök av servicetekniker och 493 serviceåtgärder hade utförts. En
serviceåtgärd är en insats gjord av ett serviceföretag för att avhjälpa fel. Kostnaden för att avhjälpa fel under ett åt i de fjorton livsmedelsbutikerna uppgick totalt till ca 2 334 000 SEK exklusive moms i direkta och indirekta kostnader. Dessa siffror säger att i
genomsnitt hade en livsmedelsbutik besök av en servicetekniker var 12:e dag och att ett besök i medel kostade 5 500 SEK exkl. moms. Butiksmedlet för att åtgärda samtliga fel hos kylsystemen under ett år var 167 000 SEK.
Det vanligaste symptomet på ett fel och det som gjorde att en servicetekniker kallades in, var att rätt temperatur inte upprätthölls i diskar och lagerrum för kylda och frysta
livsmedel och det motsvarade ca 38 % av alla fel. Felsymptomet att övervakningssystem larmar var näst vanligast med ca 20 %. Denna kategori innefattade både faktiska larm hos systemen och problem med själva övervakningssystemen. Fel delades även in i olika feltyper, som beskrev var i kylsystemen en insats har gjorts för att åtgärda felet. Den vanligaste feltypen var kompressorer, med problem som smörjning och larmande eller trasiga säkerhetsfunktioner. Anda vanliga feltyper var stopp i avlopp, igenisning- och avfrostningsproblem samt ej fungerande fläktar. Majoriteten av dessa senare fel uppstod i
kyl- och frysdiskar. Den vanligaste feltypen kompressorer var även den mest kostsamma. Problem med köldmediekretsen, dvs. samtliga komponenter i kretsen förutom själva kompressorn, hamnade på andra plats. Detta indikerar att felåtgärder i den kyltekniska processen var de mest kostsamma då det gäller fel hos kylsystem i butiker. Det tredje mest kostsamma felet var igenisning- och avfrostningsproblem, en kategori med stort bidrag från indirekta kostnader då feltyper som kräver ingrepp i diskar ökade de indirekta kostnaderna. Hantering av livsmedel kräver arbetstid och minskar försäljningen om disken stängs av eller framkomligheten minskar för kunderna.
En femtedel av den total kostnaden stod de indirekta kostnaderna för och var den största osäkerheten i studien då de främst var uppskattningar. Görs en grov känslighetsanalys genom att anta att de indirekta kostnaderna är 50 % högre, skulle totalkostnaden för de fjorton butikerna istället hamna på ca 2 571 000 SEK och medelbesöket kostar 6 000 SEK exkl. moms. Kostnaden för ökad köpt energi i samband med fel på kylanläggningar är också en viktig post, som borde läggas på de indirekta kostnaderna. Den mätning som krävs för att identifiera energianvändning och koppla dem till dålig funktion på kylanläggningar finns dock överlag inte implementerad idag.
En annan osäkerhet var tolkningen av servicerapporter, där det var svårt att utläsa vad som hade åtgärdas. Att referera till objektnamn och om möjligt identifiera felsymptom, felorsak och åtgärd hade underlättat för historik och kunskapsöverföring. Överlag kan dokumentation, kommunikation och uppdaterade ritningar förenkla felsökning och minska risken för att samma typ av fel återkommer.
1
Inledning
Livsmedelskyla fyller en viktig funktion i vårt samhälle idag, då det gäller försäljningen av kylda och frysta livsmedel och att säkra livsmedelskvaliteten. Bryts kylkedjan innebär det att kylda och frysta livsmedel blir förstörda och otjänliga. Detta ställer krav på att butikernas kylsystem kan upprätthålla krävd temperatur under hela sin driftstid för att inte bryta kylkedjan. Oplanerade driftstopp kan leda att stora mängder livsmedel förstörs och måste slängas, vilket innebär stora förluster för butiksägaren.
1.1
Bakgrund
Många anläggningsägare av kylsystem i livsmedelsbutiker har inte börjat hantera sina underhållskostnader på ett modernt och rationellt sätt, jämfört med hur det hanteras inom processindustrin. Dessutom skapar de ökande elpriserna allt större krav på en
energieffektiv drift, vilket gör att behovet av ett genomtänkt underhåll och en klok drift blir allt mer angeläget. I kapitalintensiva industrier av typen processkemi, pappersbruk samt värme- och kraftverk har en kraftfull utveckling av drift och underhåll skett de senaste 30 åren. Huvudsyftet har varit att bibehålla installerad effektivitet och ersätta visst avhjälpande underhåll med förebyggande. Inom livsmedelskyla har motsvarande
utveckling inte kommit till stånd. Livsmedelsbutiker har i regel inga egna driftstekniker och den underhållsprincip som oftast tillämpas är avhjälpande underhåll. Servicetekniker kallas in då fel uppstår och avhjälper fel vid behov. Att istället planera in underhåll, såsom exempelvis rengöring, smörjning och tillsyn, kan fel förebyggas och försämringar upptäcks i tid, innan de leder till driftstopp. Ogynnsam drift kan också klassas som ett fel då det sliter på komponenter och ökar elanvändningen. En förändrad underhållsstrategi hos livsmedelsbutiker, som innebär en balans mellan förebyggande och avhjälpande underhåll är troligen det optimala. Men frågan är; vilka fel som skall förebyggas och hur, för att totalt sätt ge butikerna en lägre drift- och underhållskostnad?
Mot bakgrund av ovanstående har SP Energiteknik drivit ett projekt om drift och underhåll av kylanläggningar i livsmedelsbutiker inom ramen för Energimyndighetens forskning- och utvecklingsprograms EFFSYS+, finansierat av Energimyndigheten, Kylbranschens Samarbetsstiftelse och ClimaCheck. Projekt syftade till att försöka överföra etablerade och accepterade underhållsprinciper från andra typer av verksamheter, för att minska kostnader för drift och underhåll avkylanläggningar i butiker. För att kunna rikta insatserna mot ett effektivare underhåll krävs en kartläggning av vilka fel som är vanligast och vilka som är mest kostsamma. Kostnader för att avhjälpa dessa fel sätter ramen för vilka åtgärder som skulle vara lönsamma att genomföra för att förebygga skador och driftstopp på kylsystemen.
1.2
Syfte
Syftet med projektet ”Drift och underhåll av kyl- och värmepumpssystem” var att lägga grunden till en fördjupad kunskap i avseende på drift och underhåll av kylsystem i livsmedelsbutiker. Det övergripande målet var att utforma en metodik för hur drift och underhåll kan förbättras för att bibehålla installerad effektivitet och ersätta visst avhjälpande underhåll med förebyggande, för att ge en bättre driftekonomi.
Den första delen i projektet syftade till att undersöka hur processindustrin hanterar sitt underhållsarbete och vilka rutiner som kan implementeras för underhåll av kylsystem i livsmedelsbutiker. Denna del är beskriven i en egen arbetsrapport [1].
Andra delen, som beskrivs i denna arbetsrapport, syftade till att identifiera de vanligaste och mest kostsamma felen hos installerade kylsystem i livsmedelsbutiker. Den tredje och avslutande delen av projektet syftade till ge ett åtgärdsförslag för hur underhållsarbetet för livsmedelskylsystem i butiker kan systematiseras och de vanligaste och mest kostsamma felen förebyggas, och beskrivs i en slutrapport [2].
De tre frågeställningarna att besvara i denna delstudie var:
1. Hur mycket kostar fel som uppstår i kylsystemen för en livsmedelsbutik under ett år?
2. Vilka är de vanligaste typerna av fel? 3. Vilka är de dyraste typerna av fel?
1.2.1
Direkta och indirekta
Kostnader för att åtgärda fel hos kylsystem i livsmedelsbutiker delades in i direkta och indirekta kostnader. Totala kostnaden (Kt) för att åtgärda fel var summan av direkta (Kd) och indirekta kostnader (Ki), se Ekvation 1.
𝐾𝑡 = 𝐾𝑑+ 𝐾𝑖 (1)
De direkta kostnaderna syftade till de kostnader som uppstår då ett serviceföretag kallas in för att åtgärda fel och omfattade arbetstid, resekostnader och materialkostnader, såsom byte av komponenter, utrustningskostnader och påfyllning av systemvätskor och
systemgaser. Direkta kostnader var summan av lönekostnader för servicetekniker (Kd,l), materilakostnader (Kd,m), och resekostnader (Kd,r), se Ekvation 2.
𝐾𝑑= 𝐾𝑑,𝑙+ 𝐾𝑑,𝑚+ 𝐾𝑑,𝑟 (2)
De indirekta syftade till de kostnader som uppstår då butikspersonalen måste hantera varor vid fel på kylsystemen och omfattade både arbetstid för exempelvis ur- och inlastning av varor i diskar, kassation av varor på grund av bristfällig kyla samt minskad försäljning. Försäljningen av livsmedel kan minska på grund av att serviceåtgärder hindrar framkomligheten i butikerna eller att diskar är avstängda på grund av fel på kylsystemet. Indirekta kostnader var summan av lönekostnader för butikspersonal (Ki,l), kasserade livsmedel (Ki,k), och förlorad försäljning (Ki,f), se Ekvation 3.
𝐾𝑖 = 𝐾𝑖,𝑙+ 𝐾𝑖,𝑘+ 𝐾𝑖,𝑓 (3)
Ytterligare en indirekt kostnad var energikostnader. Ogynnsam drift kan också klassas som ett fel, då det ökar energibehovet och sliter på komponenter. Vidare har kylsystem en investeringskostnad och en stillastående disk, från vilken ingen försäljning kan ske under livsmedelsbutikens öppettider förlänger avskrivningstiden.
1.2.2
Systemgräns
Studien syftade till att undersöka vanliga fel och kostnader för att åtgärda fel hos kylsystem i verksamma livsmedelsbutiker i Sverige idag. Traditionellt sett är system för kylda livsmedel fullständigt indirekta system och system för frysta livsmedel delvis indirekta system. Direktexpanderade system med transkritisk CO2 ökar i nybyggda livsmedelsbutiker och butik med CO2 ingick i studien.
De tekniska system som ingick i studien var diskar och lagerrum för kylda och frysta livsmedel, kyl- och frysaggregat, rörsystem för köld- och värmebärare samt
kylmedelkylare för överskottsvärme. Dessa objekt ingick i livsmedelsbutikens kylsystem. Diskar av typen plug-in, som är mobila enheter med egen köldmediekrets ingick också i undersökningen. Dessa kan ägas av livsmedelsleverantör.
1.3
Metod
Metoden som användes i denna delstudie av projektet, för att studera vanliga fel och kostnader för fel hos kylsystem i livsmedelsbutik och svara på de tre frågeställningar, se avsnitt Fel! Hittar inte referenskälla., var:
Intervjuer med butikschefer, servicetekniker och personer ansvariga för driften av anläggningarna.
Genomgång av servicerapporter och servicefakturor,
Verifieringar av resultat och diskussion med en arbetsgrupp, bestående av representanter från branschen.
Målet var att få underlag från minst 10 butiker av varierande storlek, för att kunna studera fel som uppstår under ett års tid.
En arbetsgrupp var etablerad i projektet för att diskutera resultat, vidare arbete och synen på drift och underhåll av kylsystem. Arbetsgruppen bestod av projektutförare och representanter från branschen, så som personer som ansvarar för drift av kylsystem i butiker, butiksägare, serviceföretag och leverantörer av kylsystem.
1.3.1
Intervjuer
Butikschefer eller personer som ansvarar för kylinstallationer intervjuades för att få deras syn på hur drift och underhåll av kylanläggningarna fungerar. Intervjuer användes för att svara på frågorna:
1. Hur är service på kylsystemen upphandlat? 2. Hur fungerar övervakning och hur hanteras larm? 3. När kallas servicetekniker till butiken?
4. Förekommer någon form av rondering för översyn av kylsystemet? 5. Utför butikspersonalen själv något underhåll av kylsystemet?
6. Hur stor är tidsåtgång och kostnader för ur- och ilastning av varor i diskar och lagerrum vid serviceinsatser?
7. Vad är kostnader för kassation av varor på grund av bristfällig kyla vid fel på kylsystemet?
8. Hur stor är andelen förlorade intäkter i sålda livsmedel på grund av att diskar är avstängda vid serviceåtgärder eller haverier?
Information om kylsystemen, såsom systemritningar, antal och ålder på aggregat, diskar och köldmedium samlades också upp under intervjuerna i mån den var tillgänglig. För att kartlägga indirekta kostnader, se stycke Fel! Hittar inte referenskälla., och identifiera värden för Ekvation 3 användes intervjuer. Dokumentation över indirekta kostnader sker överlag inte i livsmedelsbutiker idag.
1.3.2
Genomgång av servicerapporter och fakturor
För att kartlägga direkta kostnader, se stycke Fel! Hittar inte referenskälla., och identifiera värden för Ekvation 2 användes servicefakturor. Dessa innehåller ofta en arbetsbeskrivning eller servicerapport, som det upphandlade serviceföretaget ger till butiker i samband med fakturering.
1.3.3
Verifiering av arbetsgrupp
En arbetsgrupp var representerad i projektet. I denna grupp ingick representanter från branschen såsom butiksägare, serviceföretag och tillverkare av kylanläggningar.
Inledningsvis fick denna grupp beskriva vad de ansåg var de vanligaste felen och vad som orsakade dessa fel. Då undersökningen av fel på kylsystem i livsmedelsbutiker var
avslutad presenterades resultatet för arbetsgruppen för verifiering. Därefter valdes de feltyper ut som ska tas vidare till nästa steg. Nästa steg i arbetet blir att analysera orsaken till felen och finna bra underhållsprinciper ur ekonomisk synvinkel för att förebygga dem.
1.4
Avgränsningar
Denna delrapport beskriver studien där fel på kylsystem i livsmedelsbutiker identifierades och beskriver inte förslag på åtgärder för att minska antalet fel. Endast livsmedelsbutiker i Sverige har undersökts. Servicefakturorna som gicks igenom var daterade under
tidsperioden januari 2010 till december 2011.
Studien omfattade serviceåtgärder för att upprätthålla den installerade kapaciteten hos kylsystemen. Den omfattade inte modifieringar som förbättrar systemens kapacitet. Studien omfattade inte heller eventuell komfortkyla, utan endast den kyla som avser att upprätthålla önskad temperatur på kylda och frysta livsmedel i butiker.
1.5
Definitioner och beteckningar
Nedan följer en lista på definitioner i denna rapport.
Avhjälpande underhåll: Underhåll som genomförts efter det att funktionsfel upptäckts och med avsikt att få enheten i ett sådant tillstånd att den kan utföra krävd funktion.
Aggregat: Samlingsnamn på kyl- och frysmaskiner, samt kylmedelkylare.
Besök: Besök av servicetekniker i livsmedelsbutik.
Direkt kostnad: Kostnader som är kopplade till insatser gjorda av serviceföretag för att åtgärda fel i kylsystem.
Fel: Upphörandet av en enhets förmåga att utföra en krävd funktion.
Fel hos kylsystem i livsmedelsbutiker som kräver åtgärd/åtgärder av servicetekniker.
Felorsak: Omständighet som har lett till fel.
Anledning, eller felkällan, till att ett fel har uppstått kan vara skild från platsen där felet uppenbarar sig.
Felsymptom: Anledning till att servicetekniker kontaktas för att få ett fel avhjälpt.
Feltyp: Kategorisering av fel i olika feltyper, utefter var någonstans i kylsystemet ett fel har uppstått eller insats har gjorts för att åtgärda ett fel.
Förebyggande underhåll: Underhåll som görs vid förutbestämda intervall eller enligt förutbestämda kriterier och i avsikt att minska sannolikheten för fel eller degradering av en enhets funktion.
Indirekt kostnad: Kostnader som uppkommer indirekt då serviceföretag gör insatser för att avhjälpa fel. Exempelvis lönekostnader för att butikspersonal, kassation av livsmedel och minskad försäljning.
Kylanläggning: Kyl- och frysmaskiner.
Kylmöbler: Kyl- och frysdiskar.
Kylsystem: Alla de system som har installerats i en butik för att upprätthålla krävd temperatur i de lagerrum som lagrar kylda och frysta varor.
Total kostnad: Summa av direkta och indirekta kostnader som uppstår på grund av fel i en livsmedelsbutiks kylsystem.
Serviceåtgärd: Det arbete och ingrepp, som servicetekniker utför för att avhjälpa ett fel.
Underhåll: Åtgärder som utförs för att upprätthålla eller återställa en
enhet till ett sådant tillstånd att den kan utföra krävd funktion. Syftar både till tekniska, organisatoriska och administrativa åtgärder.
Nedan följer en lista på beteckningar i denna rapport.
K Kostnad; SEK exklusive moms
A Antal; st d direkt i indirekt l lön m material r resor k kassation av livsmedel
f förlorad försäljning av livsmedel
b besök
2
Arbetsgruppens uppfattningar
Projektet startade med ett arbetsgruppsmöte i slutet av maj 2010. Representanter från branschen, såsom servicetekniker, leverantörer för kylsystem, samordnare för skötsel av kylsystem och butiksägare ingick i arbetsgruppen. Sammanlagt var det elva
representanter från branschen på mötet som diskuterade sin syn på vanliga fel hos system för livsmedelkyla i butiker och orsaker till felen.
2.1
Vanliga fel
Inledningsvis identifierades vanliga fel genom brainstorming, där mötesdeltagarna fick lista vad de upplevde som vanliga problem i livsmedelsbutikers kylsystem. Listan över vanliga fel ser ut som följer:
- Överlastning av kylmöbler - Igenfrysning
- Dålig rengöring av kylbatterier och avlopp - Köldmedieläckage i direkta system - Hög temperatur i diskar
- Felaktiga parameterinställningar - Dåliga flöden i värmeväxlare - Dåligt fungerande kompressorer - Fläkthaveri
- Strulande ventiler: styrventiler för köldbärare - Dåligt klimat i butiker, som fuktig luft - Fel/dåliga injusteringar
o Dålig kommunikation mellan leverantör och installatör av system för livsmedelkyla
o Regulatorer och elektronik: många olika fabrikat att lära sig, outbildade tekniker.
o Användarvänligheten är dålig hos vissa produkter
o Nödvändigt att servicetekniker kan styrsystemet. Mycket svårt att kunna alla olika styrsystem.
o Glömmer att det finns två sidor: både förångare och kondensor - Täta gaskylare, kondensorer
- Automatlarm (överlastning, givaren känner fel temperatur) - Överhettning, fyllnadsmängd och underkylning i köldmediekrets - Små kylbatterier: täta lameller som ger problem med avfrostning - Ljud i kylda rum, högre krav ställs
- Plug-in diskar, ”obehandlade historier”: många diskar från livsmedelsleverantörer som ställs i butiken och oklart vem som är ansvarig för dem och ofta är
elförbrukning hög
- Luftströmmar, som ger kondensbildning - Kondensbildning vid fuktig miljö
- Utomhusaggregat, som ofta stannar på vintern
- Ny teknik som serviceteknikerna inte hinner lära sig: servicetekniker är överlag sämre på själva kyltekniken idag och systemkompetensen är sämre
- Dålig isolering: såsom fuktskadad, påkörning som ger skador, gammal isolering - Handhavandefel i butik
Enligt arbetsgruppen är vanliga problem hos diskar och lagerrum överlastning av kylmöbler, smutsiga avlopp och kylbatterier samt igenisningar av värmeväxlare, vilket kan resultera i fel temperaturer i kylmöbler samt vattenläckage. Inneklimatet är av betydelse för driften av kylsystemen där fuktig miljö i butikerna är ett problem. Fuktig innemiljö uppstår främst på sommaren och ökar ispåväxt på värmeväxlarna, vilket i sin tur ökar elanvändningen. För att förbättra innemiljön ställs krav på ventilationssystemet och att kommunikation mellan ventilationstekniker och kyltekniker fungerar. Fel eller uteblivna injusteringar resulterar i system som inte drivs effektivt och kan ha svårt att upprätthålla den installerade kapaciteten. Ogynnsam drift skapar större påfrestningar på komponenter, som kan resultera i försämrad livslängd. Då det gäller köldmediekretsen så påverkar köldmediefyllnad, överhettning, underkylning och smörjningsegenskaper kompressorn och kan ge ogynnsamma driftförhållande som sliter på kompressorerna och kan leda till haveri. Kompressorns säkerhetsfunktioner ska skydda kompressorn från drift utanför arbetsområdet, vilket kan medföra många autolarm och kompressorer som stannar.
Arbetsgruppen lyfte också vikten av en ordentlig idrifttagning av kylanläggningar, då det minskar framtida problem. Vid en ordentlig igångkörning ges möjlighet att verifiera att systemet går som projekterat och ger möjlighet att göra bra injusteringar. Under
projektering och igångkörning behövs någon med helhetsansvar som har till uppdrag att se till att alla delsystem och olika teknikområden fungerar bra ihop. En kyl- och
fryssysteminstallation kan innefatta kylteknik, ventilation, uppvärmning, rördragning, avlopp, elektronik, styr- och reglering och övervakningssystem. Kompetens behövs för att kunna knyta ihop dessa teknikområden till ett välfungerande system, som uppfyller önskad funktion i butikerna, dvs. kylda och frysta livsmedel vid rätt temperatur.
Beställarkompetens behövs både vid inköp av nya anläggningar och system och vid inköp av service, för att kunna göra en bra kravspecifikation och minimera suboptimeringar.
2.1.1
Kommunikation, kunskap och kvalitet
För att sammanfatta diskussionen och varför fel uppstår hos kylsystemen kan felen sorteras in i fem kategorier utefter hur de skulle kunna förhindras:
Samordning vid projektering och idrifttagning: samordning krävs vid projektering och igångkörning för att få ett väl fungerande system. Flera
teknikområden ska samsas i ett system, såsom värme, kylteknik, ventilation och övervakning- och styrsystem ska fungera ihop och leverantörer av dessa
delsystem måste kommunicerar med varandra.
Kommunikation mellan butikspersonal och servicetekniker: kan vara bristfällig under driften av anläggningarna. Dokumentation och förståelse för varandras arbete behövs för att minska uppkomsten av fel och veta vad som har gjorts med anläggningarna.
Butikspersonalens påverkan: överlastning i kylmöbler, prislappar som täcker för insuget i kylmöbler, förstörda påkörningsskydd, rengöring av diskar.
Serviceteknikers påverkan: injusteringar, parameterinställningar och styrning av system. Krav på kunskap både då det gäller att komma till butiker och
anläggningar man inte har servat förut och att behärska de teknikområden som krävs för att serva ett kylsystem.
Kvalitet på komponenter och system: går komponenter lätt sönder, är de användarvänliga, har systemen designats så de samspelar bra? Billiga komponenter ger i regel sämre kvalitet.
Det som genomsyrade diskussion var vikten av beställarkompetens både då det gäller inköp av kylsystem och upphandling av service samt kunna stämma av att man har fått det man beställde och kunna följa anläggningens effektivitet.
2.2
Felorsak
Under arbetsgruppsmötet fick deltagarna också sortera in de vanliga felen, som listades i olika kategorier utefter vad de ansåg var orsaken till felen. De olika kategorierna var:
1. Handhavandefel – fel som orkas av brukaren, dvs. butikspersonal 2. Servicefel – fel som orsakas av felaktig service
3. Komponentfel – komponenter med dålig kvalitet eller som inte fungerar som de ska
4. Konstruktionsfel – fel som uppstår redan vid projekteringen och installationen, när systemen designas och konstrueras.
5. Igångkörningsfel – fel som uppstår då driften av anläggningen justeras in vid igångkörning.
6. Normalt slitage – en komponent eller ett objekt havererar på grund att den har nått sin livslängd
De flesta av felen kan orsakas av samtliga kategorier, så flera av felen delades in i fler än en orsakskategori av mötesdeltagarna. Utfallet av kategoriseringen ses i Figur 1 och Figur
2. Figur 1 beskriver antal svar för respektive vanligt fel. Figur 2 beskriver procentuell fördelning av felorsakerna utefter svarsutfallet i Figur 1.
Figur 1. Vanliga fel hos system för livsmedelskyla i butiker fördelat på felorsaker.
Alla deltagare fyllde inte i felorsak för samtliga vanliga fel och Figur 2 presenterar endast de svar som lämnades och ska ses som en indikation för anledningen till varför fel uppstår.
0 5 10 15 20 25
Överlastning av kylmöbler Igenfrysning Dålig rengöring av batteriet och avlopp Köldmedieläckage i direkta system Hög temperatur i kylmöbler Felaktiga parameterinställningar Flöden i värmeväxlare Dåligt fungarande kompressorer Fläkthaveri Strulande ventiler Dåligt klimat i butiker, fukt Fel eller dåliga injusteringar Dålig kommunikation mellan leverantörer & installatörer Många fabrikat på regulatorer & elektronik, svårt att kunna alla Dålig användarvänlighet på produkter Okunskap hos servicetekniker gällande styrsystem Dålig kommunikation mellan aktörer ventilation & kyla Köldbärarventil Täta gaskylare, kondensorer Automatlarm, fel temperatur i kylmöbler Överhettning, fyllnadsmängd, underkylning Små batterier, för täta lameller Ljud i kylda rum Instabil styrning Handhavandefel Larmfrekvens beror på butikspersonal Utomhusaggregat stannar vintertid Sämre system- och kylkompetens idag Skadad isolering
Antal svar per felkategori
Figur 2. Felorsaker till vanliga fel oss system för livsmedelskyla i butiker.
Enligt Figur 2 uppstår en dryg tredjedel av problemen i konstruktions- och
igångkörningsfasen och med andra ord byggs problem in innan kylsystemen är ordentligt i drift. Komponentfel och normalt slitage motsvarar tillsammans ca 11 %. Om kategorin
normalt slitage hade varit större hade det inneburit att komponenter nyttjades hela sin
livslängd. Bristfällig kunskap och kommunikation såsom, handhavandefel hos butikspersonal och servicefel hos tekniker motsvarar ca hälften av felorsakerna.
23% 29% 7% 20% 17% 4% Handhavandefel användare Servicefel Komponentfel Konstruktionsfel Igångkörningsfel Normalt slitage
3
Livsmedelsbutiker
Sammanlagt studerades fjorton livsmedelsbutiker för att kartlägga fel och kostnader för fel hos kylsystemen under ett år. De benämndes med bokstäver, från A till och med N. Den nordligaste butiken var lokaliserad i Stockholm och den sydligaste i Malmö. Samtliga livsmedelsbutiker var lokaliserade i storstadsregioner.
3.1
Butiksstorlek
Storleken på butikerna varierade och terminologin som COOP och ICA använder för att definiera sina matbutiker användes för att beskriva storleken på de undersökta butikerna, se Tabell 1.
Tabell 1. Definition av storlek på undersökta livsmedelsbutiker.
Storlek Konceptnamn COOP Konceptnamn ICA
Närbutik Nära Nära
Mellanbutik Konsum Supermarket
Storbutik Extra Kvantum
Stormarknad Forum Maxi
Då det gäller mängd kylda och frysta livsmedel till försäljning kan storbutiker och stormarknader likställas, då det främst är utbudet av varor som inte är livsmedel som skiljer dem åt. De har ändå valts att separeras i denna undersökning, då temperaturen oftast är något högre i stormarknader eftersom försäljningsyta med kyl- och frysdiskar procentuellt är mindre jämfört med storbutiker. En sammanställning av de butiker som undersöktes ses i Tabell 2.
Tabell 2. Livsmedelsbutiker som studerades i projektet. Butik Storlek A Närbutik B Storbutik C Närbutik D Mellanbutik E Stormarknad F Storbutik G Storbutik H Mellanbutik I Storbutik J Närbutik K Storbutik L Närbutik M Mellanbutik N Storbutik
3.2
Skötsel av kylsystemen
Ingen av butikerna hade egen personal med kylteknisk kunskap. Denna kompetens köptes in vid behov. Fastighetsskötare fanns hos de flesta av butikerna, men dennes uppgifter var mer inriktade på sysslor som trädgårdsarbete, belysning och sanitet. Rondering för översyn av kyl- och frysaggregaten utfördes inte i någon av butikerna. Diskar och
lagerrum ronderades i enlighet med livsmedelslagar för att mäta lagringstemperaturen för livsmedel i butiken.
3.2.1
Service av kylsystemen
Samtliga butiker hade upphandlat ett serviceföretag med uppgift att åtgärda de fel som uppstår i kylsystemen samt att utföra periodisk läcksökning1. Ungefär hälften av butikerna hade upphandlat fullservicekontrakt, där serviceföretaget ansvarade för övervakning då butikspersonal inte var på plats, jour, rengöring av diskar och med tillåtelse att byta komponenter utan att stämma av med butiksägaren upp till en viss summa, se Tabell 3. De övriga butikerna övervakade kylsystemen själva och ringde in servicefirmor när butikspersonalen själva inte kunde avhjälpa felen som uppstår.
Tabell 3. Skötsel av kylsystemen för respektive butik. Butik Fullserviceavtal Insats av butikspersonal
A Nej Rengör diskar vid behov. Borttagning av sly
under kylmedelkylare.
B Nej Nej
C Nej Rengör diskar vid behov.
D Nej Rengör diskar vid behov.
E Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
F Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
G Nej Nej
H Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
I Nej Regelbunden rengöring av diskar och av
kylmedelkylare.
J Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
K Ja Nej
L Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
M Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
N Ja Uppgift saknas, ej besökt butik.
Avståndet till servicefirmorna varierade mellan ett par kilometer till någon mil. Ingen av butikerna har mer än två mil till sitt upphandlade serviceföretag. Det varierade även huruvida kostnader för resor till butik och omkostnader för servicebil fakturerades eller inte.
3.2.2
Dokumentation och servicerapporter
Överlag kunde dokumentation av ritningar och funktionsbeskrivningar förbättras i de besökta butikerna. De hade inte alltid en given plats, kunde inte tas fram av
butikspersonal i vissa fall eller var inte särskilt överskådlig för en servicetekniker, som kommer till butiken för första gången. Rörscheman ska finnas i maskinrum och vara uppdaterade.
Hos de besökta butikerna dokumenterades servicerapporter främst i form av arbetsbeskrivningar på servicefakturorna. Åtgärder dokumenterades inte på ett systematiskt sätt knutet till systemens olika objekt. Två butiker hade infört en egen servicebok för att underlätta kommunikation mellan servicetekniker och den egna
1 Köldmedieförordningen (SFS 2009:382)
butikspersonalen för att veta vad som var gjort. Denna servicebok användes främst för att stämma av om fakturorna stämde överens med utfört arbete.
För de butiker som inte besöktes fanns servicerapporter i ett webbaserat servicesystem, där butikspersonal kan lägga in servicesorder och servicetekniker fyller i sina
arbetsbeskrivningar i systemet. Informationen som kunde utläsas i dessa
arbetsbeskrivningar var likvärdig den som återfanns på servicefakturor, för de butiker som inte hade ett webbaserat servicesystem. Tabell 3 visar vilka butiker som besöktes.
3.2.3
Ansvar, utbildning och personalomsättning
För de intervjuade butikerna fanns det ingen i personalstyrkan som ansvarade för kyl- och frysanläggningarna. Däremot fanns det ofta en person hade ansvar för kyl- och
frysdiskarna och som också hade kunskap om vad överlastning i diskar medför.
Kontinuerlig utbildning gällande kylsystemen i butiker fanns inte, men ny personal lärdes upp hur diskar ska skötas. Vid behov kunde i vissa fall servicetekniker hålla en utbildning om hur luftflöden och avfrostning påverkar temperaturer i diskar och lagerrum.
Butikerna upplevde inte något problem med att personalomsättning gör att kunskap om kylsystemen försvinner i och med att egen butikspersonal slutar. Antingen var
personalomsättningen låg eller så fanns det alltid någon erfaren som kunde lära upp de nyanställda.
3.2.4
Riskbedömningar
Butikerna arbetade inte aktivt med riskbedömningar och klassificering av komponenter. Med riskbedömning anses här att man analyserar vad det innebär och kostar om olika objekt och komponenter havererar i kylsystemet och klassificerar hur viktiga
komponenter är för driften. Indirekt hade butikerna dock ändå gjort en enklare
riskbedömning, då de var medvetna om vad ett haveri på den enda köldbärarpumpen eller på det enda frysaggregatet skulle innebära. Men ingen av butikerna arbetade systematiskt med riskbedömningar där statistik för olika objekt och komponenter kunde följas gällande felfrekvens, åtgärder och kostnader. Riskbedömningar och historik ger underlag för riktade insatser för att bygga bort problem i kylsystemen.
3.3
Åsikter hos butikschefer och butiksägare
De flesta av de tillfrågade butikscheferna och butiksägare upplevde att det var mycket problem med kylsystemen i butiken och att det kostar mycket att serva anläggningarna. Uppfattningen var att de fel som finns ofta återkommer utan att de kan avhjälpas helt och att det ofta fanns ett eller några objekt i butiken som var problemföremål. Dessa
problemföremål slukade de mesta av omkostnaderna för service. Oftast var ett sådant objekt en kyl- eller frysdisk, men kunde även vara exempelvis problem med små avlopp, fläkthaverier, smutsiga kylmedelkylare eller gamla köldbärarpumpar. Butikscheferna upplevde att de vanligaste felen var temperaturlarm i diskar och lagerrum samt problem med avfrostningar av värmeväxlarna i kyl- och frysdiskar.
Butik G hade infört egna serviceböcker för att de tyckte att informationen som serviceteknikerna gav efter åtgärder var bristfällig och fakturor kunde inte följas upp. Butik I upplevde att den högsta kostnaden då det gäller service var resekostnader för servicetekniker och hade även de infört servicebok för arbetsrapportering.
I butikerna C och D sades att de har kommit till rätta med problem att upprätthålla önskad temperatur i diskar genom att sätta på luckor och dörrar. En jämnare temperaturprofil över disken upprättas då och temperaturen i diskarna blev stabilare. I butik I sade man att luckor på diskar togs bort för att de minskade försäljningen med 10 %.
Då det gäller kassation av matvaror på grund av dålig livsmedelskyla upplevde ingen av de besökta butikerna att det var något problem. Kassationen har minskat och den var nu så liten att ingen av butiksägarna kunde sätta siffror på den eller minnas siffror på någon större kassation inom en tvåårsperiod. De främsta kassationskategorierna var utgånget datum, förstörda förpackningar och att kunder plockade i matvaror i sina kundkorgar som de sedan lämnade.
3.4
Energimätning och elförbrukning
De tillfrågade livsmedelsbutikerna hade ingen separat energimätning för kylsystemen, utan mätte den totala elanvändningen i butiken. Information om hur kylsystemens elanvändning varierar utefter funktion hos objekten kunde därför inte fås. Ökad elanvändningen i och med problem med kylsystemen är en indirekt kostnad av stor betydelse. Ett system som arbetar med 5°C lägre förångningstemperatur har minst 10 % sämre effektivitet och 30 % lägre kapacitet. Denna försämring av arbetsförhållande leder till ökade driftskostnader i form av ökat behov av elenergi. Det finns behov av att
systemet indikerar avvikelser från tänkta driftsförhållanden vid relativt små avvikelser för att kunna påvisa ogynnsam drift.
Att mätningsutrustning visar verkliga förhållanden är också av vikt. Om exempelvis en temperaturgivare i en disk visar en högre temperatur än den verkliga, uppfattar
styrsystemet att temperaturen i disken är för hög och ökar kylningen för att sänka temperaturen. Det medför att den felvisande temperaturgivaren ger ett högre kylbehov och med andra ord också en ökad elanvändning hos kompressorerna. Bortser man från försvårande faktorer, som strålning och fläktvärme är det uppskattade ökade behovet av elenergi till kompressorena proportionellt mot luftens entalpiskillnad inne i och utanför disken (luftens entalpi beror på temperatur och fuktinnehåll). Grovt räknat ger en sänkning på 1°C i en disk med temperaturen 8°C, ca 8-10 % högre elanvändning.
Vintertid är fukthalten låg medan den under sommaren är högre då varmare luft kan hålla mer fukt.
4
Identifiering och kategorisering av fel
Ett fel har ett symptom och en orsak. Uppstår fel, vars felsymptom går att identifiera görs insatser för att åtgärda felet, minska dess påverkan eller så väljer man att inte göra någon insats alls. I denna studie identifierades de fel som har haft ett felsymptom som
butikspersonal eller övervakningssystem har registrerat och där en insats av servicetekniker har gjorts för att åtgärda felet.
Denna studie skiljer på de tre felbegreppen:
1. Felsymptom var yttrade de sig felet och hur upptäcktes det? 2. Felorsak vad var anledningen till att felet uppstod och var i
systemet fanns felkällan? Kan vara skild från felsymptomet.
3. Felåtgärd vad och vilken insats gjordes för att avhjälpa felet?
I många av servicerapporterna i undersökningen var inte dessa tre begrepp särskilda och identifierade. Information för identifiering av samtliga felbegrepp var därför inte tillräckligt för alla fel. Det är med stor sannolikhet heller inte möjligt att i alla fall hitta eller veta felkällan till felen, då obegränsat med tid och resurser för felsökning inte finns. Då orsaken till fel var svår att finna och i många fall okänd delades fel upp i felsymptom och feltyp. Feltyp utlästes från den service som serviceföretagen genomförde för att avhjälpa felsymptomen. Vid genomgång av servicerapporterna gjordes försök att identifiera den plats i kylsystemet och det objekt på vilket fel uppstått och/eller åtgärd genomförts, att identifieras. Benämning på objekt var överlag bristande i servicerapporter, i butikernas dokumentation och på de fysiska aggregaten.
4.1
Felsymptom
Anledningen till att fel upptäcktes kallades i denna studie för felsymptom och beskriver hur felen hos kylsystemen yttrade sig. Vidare kräver felsymptom insats av en
servicetekniker, men behöver inte kräva ett besök i butiken utan kan ske via
telefonsupport eller larm som avhjälps via övervakningssystem hos serviceföretagen. Antalet felsymptom hölls nere för att förenkla överskådligheten, se Tabell 4 där de nio felsymptomen är förklarade.
Tabell 4. Felsymptom, anledning till att hjälp från serviceföretag efterfrågas. Felsymptom Beskrivning
1. Fel temperatur Denna kategori gäller enbart för fel temperatur i diskar och lagerrum.
2. Haveri/Ur funktion Objekt fungerar inte eller går inte att starta.
3. Igenisning Objekt har frostpåväxt eller är igenfruset.
4. Kringutrustning Komponenter i diskar och lagerrum, som inte ingår i själva
kylprocessen är trasiga. Exempelvis: påkörningsskydd, dörrar, gardiner och lister.
5. Larm Säkerhetsfunktioner och övervakningssystem larmar (gäller ej
temperaturlarm i diskar och lagerrum, de benämns som fel temperatur).
6. Oljud Objekt låter illa, ex. fläktar och pumpar.
7. Städ/Översyn Städning eller översyn av objekt.
8. Vattenläckage Vattenläckage eller kondensbildning.
9. Övrigt/Oklart Felsymptom framgår inte eller enstaka felsymptom som dålig lukt.
4.2
Feltyper
För att hitta det fel som var vanligast och/eller mest kostsamma att åtgärda delades fel upp i olika kategorier kallade feltyper, utefter komponenttyp eller funktionstyp. Feltypen kan härledas till var felet uppstod och/eller vad servicetekniker åtgärdade för att avhjälpa felen och är presenterade i Tabell 5. Plug-in diskar presenterade en egen feltyp och här ingick samtliga problem med dessa diskar.
Tabell 5. Feltyper vid identifiering av vanliga och kostsamma fel hos kylsystem. Feltyp Förklarning
1. Avfrostning Problem med igenisning av diskar, lagerrum samt deras värmeväxlare. Avfrostningen och/eller dränering fungerar inte.
2. Avlopp Stopp i avlopp i diskar och lagerrum.
3. Diskar, kringutrustning Trasiga komponenter i diskar, som inte ingår i själva
kylprocessen såsom dörrar, gardiner, glas, lister, lysrör, plåtar, påkörningsskydd och sargvärme.
4. Fläktar Problem med fläktar (gäller samtliga delsystem).
5. Givare Trasiga givare.
6. Kompressorer Problem med kompressorer, såsom säkerhetsfunktioner som larmar, oljeproblem, trasiga komponenter och elfel.
7. Köldmediekrets Läckage, brist, smuts, trasiga komponenter i köldmediekretsen (exklusive kompressor, som är en egen feltyp).
8. Köld- & värmebärare Läckage, fyllningsbrist, smuts eller luft i systemet.
9. Luftcirkulation i diskar Dålig luftcirkulation i diskar, ofta pga. överlastning av varor.
10. Plug-in diskar Alla fel och problem som rör plug-in diskar.
11. Pumpar Problem med pumpar (gäller samtliga delsystem).
12. Lagerrum, kringutrustning Trasiga komponenter i lagerrum, som inte ingår i själva kylprocessen såsom dörrar, gångjärn, påkörningsskydd, termoridå och nödöppnare.
13. Rör Problem med köld- och värmebärarrör.
14. Smutsiga värmeväxlare Problem med smutsiga värmeväxlare.
15. Styrsystem Problem med styrenheter och inställningar samt trasiga komponenter, som exempelvis regulatorer.
16. Ventiler Problem med ventiler (gäller samtliga delsystem exklusive köldmediekretsen).
17. Översyn av aggregat Genomgång av kyl- och frysmaskiner, kylmedelkylare,
maskinrum. Görs exempelvis efter strömavbrott eller felsökning utan att fel hittas.
18. Övervakningssystem Problem med system för övervakning och felaktiga larm.
I kapitel 2 listades vanliga fel utefter arbetsgruppsdeltagarnas erfarenheter. Dessa fel presenteras i Figur 1 och de flesta återfinns även i Tabell 5. De mjuka delarna som kommunikation, kompetens och kunskap som mötesdeltagarna nämnde som vanliga problem återfinns inte som en feltyp i Tabell 5, utan tolkas som en orsak till att fel uppstår.
4.3
Delsystem
All den utrustning och de objekt som behövs för att uppnå ett fungerande kylsystem och för att upprätthålla önskad temperatur i frysta och kylda lagerrum och diskar benämndes i denna studie som kylsystem. Här ingick även den utrustning som används för
övervakning av systemen.
För att få en uppfattning om var i kylsystemet flest fel uppstår eller analysera vilken typ av fel som uppstår var, delades kylsystemet upp i olika fysiska delsystem. Delsystemen delades in utefter vilken funktion de då har det gäller värmeöverföring, se Tabell 6.
Tabell 6. Uppdelning av kylsystemet i delsystem. Delsystem Beskrivning
1. Diskar och lagerrum Rum som ska föra bort värme från kylda och frysta varor för att upprätthålla önskad temperatur.
2. Köldbärarsystem System i indirekta kylsystem vars funktion är att föra bort värme från diskar och lagerrum.
3. Köldmediesystem Köldmediekretsen som innefattar själva den kyltekniska processen.
4. Värmebärarsystem System i indirekta kylsystem vars funktion är att föra bort värme från köldmediekretsen. Värmen kan nyttjas till uppvärmning av lokaler.
5. Plug-in diskar Kyl- och frysdiskar som är självständiga enheter med egna köldmediekretsar och skilda från det centrala kylsystemet.
Då information fanns, delades även felen upp efter om de uppstått i de funktioner som ska upprätthålla rätt temperatur för frysta respektive för kylda livsmedelsvaror.
4.4
Antal fel, besök och serviceåtgärder
Vissa av felen, som serviceteknikerna åkte till livsmedelsbutiker för att åtgärda, krävde återbesök. Vidare kan fler än ett fel åtgärdas vid ett besök i butiken. Antal fel, antal besök och antal serviceåtgärder identifierades för respektive feltyp och undersökt
livsmedelsbutik.
Definition på insatser för att avhjälpa fel:
Antal besök, (Ab): Summan av besök som servicetekniker har gjort i en butik
under ett år.
Antal fel, (Af): Summan av antal fel för respektive feltyp under ett års tid.
Är färre än antal besök(Ab), då ett fel kan medföra återbesök.
Antal serviceåtgärder, (As):
Antal åtgärder som har gjorts för att försöka avhjälpa fel under ett år. Är fler än antal besök (Ab), då flera fel kan ha åtgärdas under samma besök och är fler än antal fel (Af), då ett fel kan innebära fler än en arbetsinsats för att åtgärdas.
Alla de fel som rapporterades till serviceföretagen innebar inte ett servicebesök i livsmedelsbutiken av en tekniker. Servicetekniker kan hjälpa till genom telefonsupport eller kvittera larm på distans genom ett webbaserat styr- och övervakningssystem.
4.5
Identifiering av svar på studiens frågeställningar
I syftesavsnittet, se avsnitt Fel! Hittar inte referenskälla., ställdes tre frågor som denna studie skulle svara på. I detta kapitel har olika begrepp definierats, såsom felsymptom, feltyp, besök, fel och serviceåtgärder. Nedan följer en beskrivning av vilka begrepp som användes för att svara på de tre frågeställningarna.
För att svara på frågeställning 1, kostnad för att åtgärda fel i en livsmedelsbutik, användes Ekvation 1 för att identifiera totala kostnaden i de olika undersöka livsmedelsbutikerna. Kostnader under ett års tid kartlades.
Antal serviceåtgärder (As) för respektive feltyp användes för att svara på frågeställning 2, att identifiera vilka feltyper som var de vanligaste. Antal serviceåtgärder användes även för att identifiera vilket felsymptom som var vanligast. Ett års serviceåtgärder i de olika butikerna kategoriserades in i de olika felsymptomen respektive de olika feltyperna. Ekvation 1 användes för att svara på frågeställning 3, att identifiera vilka feltyper som var mest kostsamma. Total kostnad under ett års tid kategoriserades in i de olika feltyperna. Antal serviceåtgärder valdes, framför besök (Ab) och fel (Af), för att få svar på vilka som var de vanligaste feltyperna. Serviceåtgärder beskriver hur många gånger en
servicetekniker gjorde en insats för att avhjälpa en feltyp och återspeglade
arbetsinsatserna bättre än antal fel. Vissa feltyper kan behöva fler än en insats och att enbart räkna antalet fel kan bli missvisande, då ett fel kan kräva återbesök i butiken för att bli åtgärdat. Antal besök räknades ut för respektive butik för att kartlägga hur ofta en livsmedelsbutik fick besök av servicetekniker.
5
Antagna kostnader
Total kostnad (Kt) sammanställdes för varje serviceåtgärd (As) beskriven i de undersökta livsmedelsbutikernas servicerapporter. Totala kostnaden är summan av direkta och indirekta kostnader, se Ekvation 1. Då information om kostnad inte fanns tillgänglig gjordes antagande. Antagandena byggde på de intervjuades erfarenheter och stämdes av med arbetsgruppen.
5.1
Antagna direkta kostnader
I det flesta av de servicerapporter som gicks igenom stod tid och kostnad för de arbetsinsatser, som servicefirmor hade utfört i de undersökta livsmedelsbutikerna. Det fanns ett antal servicerapporter som enbart hade tidsangivelser och antal körda mil för att komma till butikerna. För dessa rapporter utan identifierade kostnader, antogs löne- och resekostnader.
5.1.1
Lönekostnader för servicetekniker
Servicefakturor fanns tillgängliga för butikerna A, B, C, D, F, G och I, där tid och kostnader för de insatser servicetekniker har genomfört i livsmedelsbutikerna var beskrivna. För övriga butiker, E, H, J, K, L, M och N fanns endast servicerapporter med tidsangivelser för arbetsinsatser av servicetekniker tillgängliga. Information om tid för utfört arbete, om arbete har skett på övertid och om jourersättning har utgått var här beskrivet. Dessa tider multiplicerades med antagna lönekostnader för servicetekniker, se Tabell 7.
Tabell 7. Antagna lönekostnader för servicetekniker.
Typ av lönekostnad Kostnad Enhet
Ordinarie arbetstid 550 SEK/h exkl. moms
Övertidsersättning 850 SEK/h exkl. moms
Jourersättning 2 000 SEK/utryckning
5.1.2
Resekostnader
I de fallen där endast antal körda kilometer stod beskrivet i servicefakturor och
servicerapporter för det avståndet servicetekniker åkte för att ta sig till butiken, användes en antagen resekostnad på 1,5 SEK/km.
5.2
Antagna indirekta kostnader
De undersökta butikerna hade ingen dokumentation på indirekta kostnader. Samtliga indirekta kostnader uppskattades och byggde på antagna värden givna under intervjuer.
5.2.1
Lönekostnader för butikspersonal
Antagen lönekostnad för butikspersonal var 250 SEK/h exkl. moms. Allt arbete antogs utföras under vardagar och eventuell kvällstids- och helgersättning utlämnades. Då tid för
arbetsinsats av personal byggde på antagande valdes att snarare underskatta än överskatta kostnaderna för att beskriva en lägre gräns för indirekta kostnader.
Vid problem i diskar behöver oftast varor plockas ut för att kunna lyfta bort plåtar och komma åt exempelvis värmeväxlaren, fläktar och avlopp. Denna hantering av varor kräver en arbetsinsats av servicetekniker eller butikspersonal. Antagandet gjordes att det var butikspersonalen som står för denna arbetsinsats om inget annat står beskrivet i servicerapporten. En butikschef uppskattade tidsåtgång till minst en timma för i- och urplock av varor per disk vid problem och en annan butikschef sa upp till 4 h/disk. Tiden beror på antal löpmeter disk som måste stängas av, antal hyllplan och hur lastade diskarna är. Till de feltyper där det antogs att diskplåtar tas bort för att komma åt insidan av disken uppskattades tidsåtgången för butikspersonal vara en arbetstimma. Detta gäller främst feltyperna 1, 2 och 4 i Tabell 5, det vill säga avfrostning, avlopp och fläktar i diskar. Det antogs även att någon i butikspersonalen lade tid på att uppmärksamma problem såsom larm, vattenläckage, fel temperatur i diskar och kallar in servicetekniker för att åtgärda de fel de inte själva kan avhjälpa. Vidare antogs att en person ur butikspersonalen mötte servicetekniker, som kommer till butiken, för att visa var felet uppstått och förklara förloppet. Hur rapporteringen av problem gjordes beror på hur service var upphandlat och vem som hanterade övervakningen av kylsystemen. Men antagandet gjordes att en person i butikspersonalen lägger en halvtimma på de problem som krävde att servicetekniker kallades till platsen.
5.2.2
Kassation av kylda och frysta livsmedel
Ingen statistik fördes på mängd matvaror som kasseras på grund av dålig kyla hos de besökta livsmedelsbutikerna. Den största orsaken till kassation upplevdes vara utgånget bäst-före-datum, trasiga förpackningar och övergivna kundkorgar med matvaror i. Uppfattningen var att problem med förstörda varor på grund av fel hos kylsystemen har minskat och var i dagsläget så låg att den var svår att sätta siffror på. Butikschef gav förslag på kostnad för kasserade varor i storleksordningar 10 000 till 30 000 SEK/år beroende på butiksstorleks. I Tabell 8 ses de antagna kostnaderna för kasserade varor för de fyra olika butiksstorlekarna, baserade på uppskattningar av intervjuade butikschefer. Dessa kostnader fördelades på de serviceåtgärder som respektive butiks hade under ett år. Arbetsgruppen verifierade sifforna som godtagbara schabloner för förstörda livsmedel som resultat av bristfällig kyla.
Tabell 8.Antagna kostnader för kasserade varor på grund av dålig kyla.
Butiksstorlek Kostnad Enhet
Närbutik 10 000 SEK/år exkl. moms
Mellanbutik 20 000 SEK/år exkl. moms
Storbutik 30 000 SEK/år exkl. moms
Stormarknad 30 000 SEK/år exkl. moms
5.2.3
Förlorad försäljning av kylda och frysta livsmedel
Samtliga besökta butiker upplevde att de förlorar intäkter på grund av att problem med kylsystem gör att vissa diskar ibland behöver stängas av och att kunder upplever det som stökigt i butiken, då åtgärder görs för att rätta till felen. Framför allt försvinner
impulshandlandet. En av de intervjuade butikscheferna sa att tre av fyra inte har en inköpslista med sig då de handlar och deras inköp kan minska om diskar är avstängda och/eller framkomligheten är begränsad då servicetekniker eller butikspersonal gör
ingrepp eller hanterar varor i diskar. Någon exakt siffra kunde inte ges på denna förlorade intäkt, men en uppskattning gjord av två butikschefer var 3 000 till 4 000 SEK/år för butiker i storleksordningen närbutik och mellanbutik. En butikschef gav försäljningssiffor på olika livsmedelsvaror per timma och löpmeter disk. Dessa siffror användes för att beskriva förlorad försäljning i de fall det antogs att disken var avstängd för att ingrepp gjordes i en disk för att avhjälpa fel. De värden som användes ses i Tabell 9. Då typ av kyldisk inte stod nämnt i servicerapporten användes medelvärdet för delikatessen och mejeri, det vill säga 40 SEK per timme och löpmeter disk. Vidare antogs att 2,5 meter disk var avstängd då inga storleksangivelser på avstängd disk angavs i servicetrapporten.
Tabell 9. Kostnader för förlorade försäljning för olika livsmedelsvaror. Livsmedelstyp Kostnad Enhet
Delikatessen 50 SEK per h och löpmeter disk
Mejeri 30 SEK per h och löpmeter disk
6
Resultat
Total kostnad, se Ekvation 1, för att åtgärda fel sammanställdes både för respektive livsmedelsbutik och för respektive feltyp. Total kostnad för respektive butik
sammanställdes för att se spridning mellan butikerna och de olika butiksstorlekarna. Antal fel, serviceåtgärder och besök för de olika livsmedelsbutikerna sammanställdes för att beskriva deras frekvens.
Total kostnad och antal serviceåtgärder för respektive feltyp sammanställdes för att hitta de vanligaste och de mest kostsamma felen. Tabell 10 sammanfattar det statistiska underlag som undersökningen byggde på.
Tabell 10. Sammanställning av underlag som resultaten bygger på.
Kategori Antal
Butiker 14 st
Fel, (Af) 372 st
Besök, (Ab) 428 st
Serviceåtgärder, (As) 493 st
Sammanlagt hade de fjorton undersökta butikerna 493 serviceåtgärder under ett års tid. Dessa serviceåtgärder kategoriserades både utefter de nio olika felsymptomen och utefter de nitton olika feltyperna, se avsnitt 4.1 respektive 4.2.
6.1
Fördelning mellan butiker
Kostnader för att åtgärda fel under ett års tid sammanställdes för de fjorton undersökta butikerna och resultat kan ses i Tabell 11. Tabellen visar total kostnad (Kt), dvs. summan av alla direkta (Kd) och indirekta (Ki) kostnader för att besvara frågan hur mycket de fel som uppstår hos kylsystemen kostar en livsmedelsbutik under ett år. Medelkostnaden per butik beskriver total kostnad dividerat med antal serviceåtgärder (As) under ett år i butiken. Tabellen summerar även antal fel (Af) som har rapporteras till serviceföretag och antal besök (Ab) av servicetekniker i butiken. Se Bilaga 1 för uppdelning av total kostnad i direkt och indirekt kostnad.
Tabell 11. Sammanställning på antal fel, serviceåtgärder och besök samt kostnader för att
åtgärda fel i respektive butik.
Butik Storlek på butik Antal fel [st] Antal serviceåt-gärder [st] Antal besök [st] Total kostnad
[SEK exkl. moms]
Total kostnad per serviceåtgärd
[SEK exkl. moms]
A Närbutik 11 22 20 62 000 2 800 B Storbutik 41 76 64 205 000 2 700 C Närbutik 20 31 29 108 000 3 500 D Mellanbutik 12 29 29 168 000 5 800 E Stormarknad 38 49 41 209 000 4 300 F Storbutik 53 61 51 204 000 3 300 G Storbutik 33 40 33 298 000 7 500 H Mellanbutik 9 9 9 40 000 4 400 I Storbutik 20 27 25 195 000 7 200 J Närbutik 29 30 28 120 000 4 000 K Storbutik 39 46 38 148 000 3 200 L Närbutik 8 8 8 180 000 22 400 M Mellanbutik 23 26 24 240 000 9 200 N Storbutik 36 39 29 157 000 4 000 Medel 27 35 31 167 000 4 700
Figur 3 och Figur 4 visar resultatet grafiskt. Översta diagrammet visar total kostnad och nedersta diagrammet total kostnad fördelat på antal serviceåtgärder i butiken. Enligt Figur
3 har butikerna G, I, M och L haft högts omkostnader för att åtgärda fel. Butik G har haft problem med fläkthaverier i diskar och butikerna G, M och L har haft var sitt
kompressorhaveri, som har dragit upp kostnaderna. Butik I har haft problem med
komponenter till övervakningssystemet och köldmedieläckage, som har varit kostsamma. Däremot har butik I årlig rengöring av samtliga diskar och haft få problem med stopp i avlopp och igenisning i diskar.
Figur 3. Antal fel, serviceåtgärder, besök och total kostnad för att åtgärda fel under ett år
för respektive butik. 0 60 000 120 000 180 000 240 000 300 000 360 000 0 15 30 45 60 75 90 K os tn ad [S E K e x kl .m o m s] A n tal [ st]
I Figur 4 kan man tydligt se att medelkostnaden för serviceåtgärderna i butik L var hög jämfört med övriga butiker. Butik L var en liten närbutik med få serviceåtgärder per år som råkade ut för ett kompressorhaveri, vilket resulterade i en hög total kostnad. Butik B:s låga medelkostnad per antal serviceåtgärder var ett resultat av att denna butik hade flest antal besök där flera fel avhjälptes samtidigt.
Figur 4. Antal fel, serviceåtgärder, besök och medelkostnad för serviceåtgärder för att
åtgärda fel under ett år för respektive butik.
Den totala kostnaden för att avhjälpa fel för de fjorton butikerna var 2 334 000 SEK exkl. moms, varav ca 80 % var direkta kostnader (Kd) och 20 % var indirekta kostnader (Ki). Jämförs kostnader mellan de olika butiksstorlekarna så kostade fel hos kylsystem för när- och mellanbutiker ca 115 000-150 000 SEK exkl. moms per år och storbutiker och stormarknader 200 000-210 000 SEK exkl. moms, se Tabell 12.
Tabell 12. Jämförelse av total kostnad mellan de olika butiksstorlekarna.
Storlek på butik Antal butiker Total kostnad samtliga butiker
[SEK exkl. moms]
Medelkostnad för butik
[SEK exkl. moms]
Närbutik 4 470 000 117 000
Mellanbutik 3 448 000 149 000
Storbutik 6 1 208 000 201 000
Stormarknad 1 209 000 209 000
Samtliga butiker 14 2 334 000 167 000
Tabell13 ger en jämförelse mellan de olika butiksstorlekarna med avseende på antal fel, serviceåtgärder och besök. Medel för dessa kategorier räknades ut för att ge en indikation på hur många fel en butik av en viss storlek har per år. Se Bilaga 1 för sammanställning av antal besök, fel respektive serviceåtgärder för respektive butiksstorlek.
0 4 000 8 000 12 000 16 000 20 000 24 000 0 15 30 45 60 75 90 K os tn ad [S E K e x kl .m o m s] A n tal [ st]
