ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.

(1)

Fackliga Marianne Kennysson, TCO Henrik Stagnell, SACO

Övriga närvarande Stefan Bengtsson Anneli Nilsson

Håkan Nilsson Mårten Svensson

Patrik Möller Petra Nuca

Utses att justera Leif G Nilsson

Justeringens

tid och plats Kanslienheten

Sekreterare ... Paragrafer Gunnel Olsson

10-15

Ordförande ………

Leif Rülf

Justerare ………

Leif G Nilsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.

Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Sammanträdesdatum 2015-04-28

Datum då

anslaget sätts upp UppsattDatum ^{Datum då}

anslaget tas ned NedtagsDatum

(2)

Gemensamma nämnden FM 2015-04-28

Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

GN § 10

Informationsärenden

Änr GN 2015/2 Beslut

 Till handlingarna.

Rekrytering påbörjas till Östra kommunhuset

Enligt personalplan Vaktmästare påbörjas maj 2015 (intern rekrytering) Nytt behov platsansvarig Östra kommunhuset påbörjas juni 2015 (intern rekrytering)

Ekonomiuppföljning och program för 2015 Rådhus Skåne

Ekonomisk uppföljning och prognos för 2015 redovisas enligt bilaga.

Information lämnas om att tidigare prognos för mediakostnader i Rådhus Skåne varit alltför låg. Anledningen är bl a att den fasta kostnaden för fjärrkylan samt VA-kostnaden inte räknats med i prognosen.

Slutligt utfall för 2014 är 2 204,6 tkr, vilket är 603,8 tkr högre än tidigare prognos och jämfört med preliminär debitering för 2014. De högre mediakostnaderna kommer att debiteras hyresgästerna under 2015.

Prognosen för mediakostnader 2015 uppgår till 2 990,1 tkr, vilket är 1 186,1 tkr högre än tidigare prognos. Debiteringarna för 2015 kommer att justeras utifrån den nya prognosen.

(3)

Mediakostnader Rådhus

Skåne, tkr Utfall 2014 Prognos 2015

El 1 166,3 1 407,1 Värme & kyla 942,6 1 407,1

Vatten & avlopp 95,7 175,9

2 204,6 2 990,1

(4)

GN § 11

Redovisning av delegeringsbeslut

 Gemensamma nämndengodkänner delegeringsbesluten och lägger redovisningarna till handlingarna.

Sammanfattning

Tilldelning av Möbelupphandling

Delegeringsbeslut som Gemensamma nämndens ordförande har beslutat mellan mötena enligt följande

- Avtal är tecknat med följande

- Konferens och utbildnings möbler Input Interiör KC AB - Arbetsmöbler Input Interiör KC AB

- Solskydd, mörkläggning och textiler Input Interiör KC AB - Matsalsmöbler Kinnarp AB

- Möbler till besökscentra DE3 interiör AB

Förslag till Gemensamma nämnden FM

 Gemensamma nämndengodkänner delegeringsbesluten och lägger redovisningarna till handlingarna.

Beslutsunderlag Delegeringsbeslut

(5)

Serviceavtal Rådhus Skåne

 Gemensamma nämnden beslutar godkänna redovisningen av serviceavtalen för Rådhus Skåne för 2015-2016.

Sammanfattning

Redovisning av de befintliga serviceavtalen och deras eventuella avslut eller förlängningar för Gemensamma nämnden.

Fastställande av förslaget till serviceavtal för Rådhus Skåne för 2015-2016.

Beslutsunderlag Förslag till serviceavtal

(6)

GN § 13

Ekonomisk statusrapport Östra kommunhuset

 Gemensamma nämnden beslutar fastställa den ekonomiska statusrapporten för Östra Kommunhuset.

Sammanfattning

Redovisning av den ekonomiska statusen för Östra Kommunhusets servicekostnader.

 Fastställande av den ekonomiska statusrapporten för Östra Kommunhuset.

Beslutsunderlag

Ekonomisk statusrapport januari-mars 2015

(7)

Internkontrollpunkter 2015

 Gemensamma nämnden fastställer sina processer enligt bilagda VoR-analys 2015

 Gemensamma nämnden godkänner Intern kontrollplan 2015

 Gemensamma nämnden godkänner tidplan och organisation för arbetet med intern kontroll 2016

Sammanfattning

Utvecklingsarbetet med att skapa ett strukturerat ramverk för intern kontroll för såväl kommunledningskontoret som Kristianstads kommun som helhet pågår, bland annat med bakgrund av tidigare revisionsrapport.

Gemensamma nämnden har inför 2015 gjort en väsentlighets- och riskanalys av sina huvudsakliga processer, se bilaga.

De granskningsområden som bedöms ha högst risknivå av de granskade

processerna är tryckeriverksamheten och säkerhetsområdet. Beslut har fattats om tryckeriets fortsatta drift t.o.m. 2016-06-30. Utvärdering ska ske under första kvartalet 2016. Området kommer därmed inte att ingå i 2015 års kontrollplan.

Inom säkerhetsområdet bedöms organisationen vara tillräcklig och under 2015 kommer hantering av krissituationer att diskuteras. Området kommer därför inte att ingå i 2015 års kontrollplan.

Under 2014 har det visat sig att post har felsorterats och att gods har försvunnit.

(8)

Sammanträdesdatum

När det gäller arbetsplatskostnads- och hyresfördelning finns det avtal och en arbetsplatsförteckning men rutin saknas för uppföljning och rapportering.

Processens risknivå bedöms vara medel och området kommer att kontrolleras under 2015.

Enligt KS 2015/108 ska varje nämnd i sin kontrollplan ta hänsyn till de gemensamma kontrollområden som kommunstyrelsen fastställt för 2015 inom styrning/planering/uppföljning, inköp, HR och avtalshantering. Gemensamma nämnden har därför även med de områdena i sin intern kontrollplan.

Utvärdering av 2014 års kontrollplan omfattade tre kontrollområden.

a. Bokning av sammanträdesrum – tillträde till Rådhusets lokaler b. Felanmälan – återkoppling till kunder

c. Kopiering – effekter av minskade volymer

Kommunstyrelsen fattade 2015-02-25 beslut angående tillträde till Rådhusets lokaler.

I samarbete med C4 Teknik har en rutin skapats för felanmälan.

Beslut har fattats angående tryckeriets fortsatta drift.

2015 års interna kontroll ska vara avslutad och beslutad av gemensamma

nämnden den 30 november 2015 för att rapporteras till kommunledningskontoret.

2016 års kontrollplan ska beslutas av nämnden senast den 30 april 2016.

Intern kontrollgrupp för gemensamma nämnden har bestått av chefen för internserviceenheten, nämndens controller och kommunens intern kontrollsamordnare. Inför 2016 föreslås samma organisation.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2015-04-07 VoR-analys 2015

Intern kontrollplan 2015

(9)

 Gemensamma nämnden föreslås fastställa sina processer enligt bilagda VoR- analys 2015

 Gemensamma nämnden föreslås godkänna Intern kontrollplan 2015

 Gemensamma nämnden föreslås godkänna tidplan och organisation för arbetet med intern kontroll 2016

(10)

GN § 15

Extra sammanträde

Änr GN Beslut

 Gemensamma nämnden beslutar avhålla extra sammanträde onsdagen den 10 juni 2015 kl 08.15-10.00.