Protokoll VaraNet AB 2021-09-14 §§ 35-43

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

via Skype.

Beslutande

Ledamöter Herman Bynke (M), ordförande

Peter Björk (SD) Viktor Lindholm (EP) Carl-Uno Olsson (S)

Övriga närvarande

Övriga Martin Strandholm, VD

Anela Lennartsson, kanslichef

Utses att justera Peter Björk

Justeringens plats och tid Digital justering

Justerade paragrafer §§ 35-43

Underskrifter Sekreterare

________________________

Anela Lennartsson

Ordförande

________________________

Herman Bynke

Justerare

________________________

Peter Björk

Signature reference: 2b31e678-f760-485f-8ede-dba627731db4 1

(2)

§ 35 Val av justerare 3

§ 36 Godkännande av dagordning 4

§ 37 Föregående mötesprotokoll 5

§ 38 Delårsrapport augusti 2021 VNAB 2021/3 6

§ 39 Uppföljning av internkontroll per 31 augusti 2021 VNAB 2021/5 7

§ 40 Genomgång av riskanalys inför antagande av intern kontrollplan 2022

VNAB 2021/6 8

§ 41 Strategi/diskussion inför antagande av affärsplan Vara Net AB 2022-2024

VNAB 2021/7 9

§ 42 Information från VD 2021 VNAB 2021/1 10

§ 43 Övriga frågor 2021 VNAB 2021/2 11

(3)

Val av justerare

Styrelsens beslut

Styrelsen utser Peter Björk att justera dagens protokoll.

(4)

Godkännande av dagordning

Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.

Sammanfattning av ärendet

Dagordningen med underlag till dagens sammanträde skickades till styrelsen den 8 september.

(5)

Föregående mötesprotokoll

Styrelsen tar del av föregående protokoll och lägger densamma till handlingarna.

Mötesprotokoll från styrelsemöte 11 maj 2021 har skickats till styrelsen inför dagens möte.

I § 31 står det att: Från 18 maj kan bolagen söka PTS bidrag. VD kommer arbeta vidare med detta. VD informerar på dagens möte att föreningarna måste söka bidrag själva och inte VaraNet som kommunalt bolag.

Beslutsunderlag

Protokoll styrelsemöte 11 maj 2021

(6)

Delårsrapport per den 31 augusti 2021

Styrelsen tar del av delårsrapporten per den 31 augusti 2021 och överlämnar densamma till Vara Koncern AB.

En delårsrapport per den 31 augusti 2021 har upprättats.

Prognostiserat rörelseresultat är 793 kronor och prognostiserat resultat efter finansiella poster är 776 tkr.

Delårsrapport kan efter dagens sammanträde överlämnas till Vara Koncern.

Beslutsunderlag

Delårsrapport för VaraNet AB per den 31 augusti 2021

Beslutet ska skickas till Vara Koncern AB

(7)

Uppföljning av internkontroll per 31 augusti 2021

Styrelsen godkänner internkontrollplanen efter nedanstående revidering och överlämnar detsamma till Vara Koncern AB.

Styrelsen för VaraNet antog 1 december 2020 § 54 en intern kontrollplan år 2021 för VaraNet AB. Enligt bolagsprocessen ska uppföljning av internkontroll göras efter augusti och efter årsskifte.

VD har sammanställd en uppföljning av internkontrollplanen. En komplettering behöver göras avseende kontrollmomentet diarieföring:

Efter sommaren 2021 har ett diarium aktiverats i kommunens

ärendehanteringssystem Evolution för VaraNet AB. Kallelser till styrelsemöten, protokoll och handlingar till styrelsen ska bevaras i detta system från och med dagens sammanträde. Denna rutin kommer att utvecklas och en dialog kommer tas med bolagets VD avseende hur bolaget mer kan ha använda ärendehanteringsystet för att bevara dokument och göra dessa sökbara.

Beslutsunderlag Internkontrollplan 2021

Uppföljning av internkontrollplan per 31 augusti 2021

Beslutet ska skickas till Vara Koncern

(8)

Genomgång av riskanalys VaraNet 2022

Styrelsen godkänner riskanalysen för VaraNet år 2022.

En riskanalys för VaraNet AB för år 2022 har tagit fram inför antagande av intern kontrollplan för år 2022.

Styrelsen gör följande medskick till riskanalysen:

- Budgetuppföljning kan bli en risk.

- En rad ska läggas till om upphandling, att risken finns för kapacitetsbrist. Byt ordet oegentligeheter till försening.

Beslutsunderlag Riskanalys VaraNet 2021

Beslutet ska skickas till VD

(9)

Strategi/diskussion inför antagande av affärsplan Vara Net AB 2022- 2024

Styrelsen gör nedanstående medskick till verkställande direktören inför arbetet med framtagande av affärsplan år åren 2022-2024.

Styrelsen har på dagens möte haft en dialog kring framtagande av affärsplan för åren 2022-2024.

Följande medskick görs till VD inför arbetet med framtagande av ny affärdsplan:

- Nulägesbeskrivningen behöver uppdateras.

- Vd har genomgått en SISU-kurs (säkerhetstjänst för att följa lagstiftningen). Det borde framkomma att styrelsen ska arbeta med långsiktig hållbarhet.

- Även ställningstagande borde tas avseende NIS-direktivet

Affärsplanen för 2022-2024 ska antas på styrelsemötet i december 2021.

Beslutsunderlag

Nuvarande affärsplan för VaraNet åren 2021-2023

Beslutet ska skickas till Verkställande direktör

(10)

Information från VD 2021

Styrelsen tar del av informationen från verkställande direktör.

Verkställande direktör informerar om följande:

- VD har genomgått en SISU-utbildning

- Bolagets hemsida är nu på plats. Länkningarna på hemsidan fungerar bra.

- Bidrag ska sökas av föreningar och inte bolaget.

(11)

Övriga frågor 2021

Avsägelse

Ordförande Herman Bynke informerar att han har avsagt dig alla förtroendeuppdrag i Vara kommun inklusive denna ordföranderoll. Detta på grund av flytt utomlands.

Styrelsen tackar ordföranden för den här tiden.

Protokoll och kallelser

Sekreterare Anela Lennartsson informerar att protokollen och kallelserna kan framöver se lite annorlunda ut. Detta eftersom vi från och med nu använder ärendehanteringssystem för hantering av styrelsemöten.

(12)

Ledamot: Peter Björk

Signature reference: 2b31e678-f760-485f-8ede-dba627731db4

Signed by: Peter Mikael Björk Date: 2021-09-17 13:12:42

BankID refno: 31fdf721-3e46-4e01-a886-99a57472b48d