Plats och tid Vara kommun, sammanträdesrum Mäntsälä eller SKYPE, klockan 15.00-17.00
Beslutande Herman Bynke, ordf.
Carl-Uno Olsson Peter Björk Henrik Ljungdahl Viktor Lindholm
Övriga deltagande Martin Strandholm, VD Emelia Runeberg, kanslichef
Helena Mellqvist Bjursell, adjung. ledamot
Justerare Carl-Uno Olsson
Justeringens plats och tid Onsdagen 16 september klockan 16.00
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 41-48
Emelia Runeberg
Ordförande
Herman Bynke
Justerare
Carl-Uno Olsson
VARANET AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SammanträdesdatumVaraNet AB Styrelsen 2020-09-15 2
Utdragsbestyrkande
§ 41
Utseende av justerare
Styrelsen utser Carl-Uno Olsson att justera dagens protokoll.
§ 42
Godkännande av dagordning Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 43
Presentation av styrelsen och verkställande direktör Styrelsen hälsar verkställande direktör välkommen till VaraNet AB.
Samtliga styrelseledamöter och verkställande direktör presenterar sig.
§ 44
Föregående mötesprotokoll
I protokollet från 2020-05-12 framkommer ett redaktionellt fel där § 17 Delårs- rapport per den 30 april 2020 rätteligen ska vara § 27.
Styrelsen noterar ändringen och lägger föregående protokoll till handlingarna.
§ 45
Delårsrapport per den 31 augusti 2020
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. Ta del av delårsrapporten per den 31 augusti 2020 och överlämnar den- samma till Vara Koncern AB.
2. Ge verkställande direktör i uppdrag att undersöka huruvida kostnaden om 688 tkr för översyn av kommunnätet ska gå som en investering istället för som drift. För det fall en ändring är befogad ges verkstäl- lande direktör i uppdrag att genomföra ändringen innan överlämnandet till Vara Koncern AB.
Sammanfattning
En delårsrapport per den 31 augusti 2020 har upprättats. Årets resultat progno- stiseras till 310 000 kronor.
En översyn över befintligt "kommunnät" har inletts och ett antal brister och oklarheter har uppdagats. Beräknad kostnad är 688tkr.
Styrelsen diskuterar kostnaden för översyn av kommunnätet och om denna kostnad rätteligen bör tas som en investering istället för på driften. Styrelsen initierar att verkställande direktör ser över detta och för det fall det behövs uppdaterar delårsrapporten därefter.
En fusion är planerad av sex fiberföreningar där föreningarna ska gå in Vara slättens bredbandsförening. En fusion förbättrar förutsättningarna för ett lång- siktigt starkt ägande.
§ 46
Genomgång riskanalys inför antagande av intern kontroll- plan
Beslut
Styrelsen fastställer riskanalysen och ger verkställande direktör i uppdrag att, utifrån denna, ta fram en intern kontrollplan för 2021.
Sammanfattning
Styrelsen är ansvarig för att tillse att det finns en god intern kontroll i bolaget.
Utifrån detta antas varje år en intern kontrollplan. Som grund till kontrollpla- nen tas en riskanalys fram för att bedöma och värdera de risker bolaget står in- för. Föregående års riskanalys diskuteras i styrelsen där styrelsen går igenom re- spektive risk och ser om den fortfarande är aktuell samt ser över behov av att lägga till ytterligare risker.
§ 47
Diskussion kring strategifrågor
Beslut
Styrelsen ger verkställande direktör i uppdrag att ta fram förslag på affärsplan 2021-2023 utifrån dagens diskussion kring strategifrågor.
Sammanfattning
Inför antagande av verksamhetsplan/affärsplan ska styrelsen ha ett strategi- möte för att diskutera viktiga frågor framöver.
Ett viktigt utvecklingsområde är hur privatpersoner och företag som vill ha till- gång till fiber ska få sin röst hörd i dialog med exempelvis Telia. Verkställande direktör föreslår att tillsammans med fiberföreningarna arbeta fram ett årshjul och på så sätt få fram underlag över behov att bygga ny fiber. Detta kan använ- das som ett medel i att utveckla kontakten med exempelvis Telia.
VARANET AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SammanträdesdatumVaraNet AB Styrelsen 2020-09-15 4
Utdragsbestyrkande
Föreningarna arbetar redan med att samordna kunder som i efterhand vill an- sluta sig, för att på så sätt få bättre paketpriser. Framgent kan fusionen av före- ningarna bidra till att samordning kan ske över tidigare föreningsgränser. Det underlättar också samordning mellan föreningen och VaraNet AB.
Verkställande direktör initierar frågan om att skapa en hemsida för VaraNet AB. Domänen finns redan men den används inte idag. Styrelsen ställer sig po- sitiv till att få igång hemsidan och på så sätt kunna ha lättillgänglig information till medborgare.
Vidare finns det både behov och vilja i att samverka ytterligare med andra fi- berbolag i Sverige. SSNF årskonferens är nästa vecka vilket kan vara en bra grund för att hitta samverkanspartners.
Styrelsen diskuterar också att Vara ligger strategiskt bra till i landet för att kunna ha en snabb kommunikation. Finns det möjlighet att arbeta för att få hit fler kommunikationskrävande företag? Styrelsen är enig i att VaraNet AB be- höver ha ett utökat samarbete med kommunen kring plan- och etableringsfrå- gor så att tillgång till fiber tas med i beaktning redan från början.
Styrelsen anser också att det är viktigt att arbeta för att få en bra samverkan även med de fristående föreningarna. Här är det bra om verkställande direktör tar en inledande kontakt med samtliga föreningar för att få till ett gott samar- bete redan från start.
§ 48
Övriga frågor
Tvisten Rydalink
Styrelsen frågar hur status är för den pågående tvisten Rydalinks område. Verk- ställande direktör ska uppdatera sig i ärendet och återkommer med information till styrelsen på nästa möte.
Eventuellt ytterligare styrelsemöte
Nästa styrelsemöte är den 1 december. Styrelsen diskuterar behov av att even- tuellt lägga in ett ytterligare möte innan dess för att gemensamt kunna diskutera förslaget till affärsplan.
