Dnr 2016/0536 KS-1 Diariekod: 023
Kommunstyrelsen
Ny delegationsordning för kommunstyrelsen och ny behörighet att teckna handlingar för styrelsens
räkning, september 2016
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Ny delegationsordning för kommunstyrelsen fastställs enligt bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2016-09-07.
2. Kommunstyrelsen meddelar behörighet att underteckna handlingar på kommunstyrelsens vägnar på sätt som framgår av bilaga 2 till
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2016-09-07.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen har, i likhet med övriga nämnder, möjlighet att delegera beslutanderätt till utskott, enskilda förtroendevalda eller tjänstemän hos kommunen. Delegation meddelas vanligen genom en delegationsordning.
Kommunledningskontoret har upprättat ett förslag till ny delegationsordning för styrelsen.
Kommunledningskontoret har även reviderat den s.k.
behörighetsförteckningen, d.v.s. styrelsens beslut om hur handlingar i styrelsens namn skall undertecknas.
Formalia
Kommunallagens regler om delegering
6 kap. 33 och 34 §§ kommunallagen reglerar en nämnds (i detta fall kommunstyrelsens) möjligheter att delegera beslutanderätt i ärenden.
6 kap. 37§ reglerar s.k. vidaredelegering.
Vem som kan utses till delegat
En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden.
Vilka ärenden som ej får delegeras
Följande ärenden får inte delegeras:
2. framställningar eller yttranden till fullmäktige
3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt
4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter
Denna typ av ärenden måste alltså avgöras av kommunstyrelsen.
Vidaredelegering
S.k. vidaredelegering innebär att delegaten överför sin beslutanderätt till någon annan. Detta är bara möjligt när delegaten är förvaltningschef och nämnden (kommunstyrelsen) uttryckligen medgett vidaredelegering.
Anmälan av delegationsbeslut till kommunstyrelsen
Enligt 6 kap. 35 § kommunallagen ska delegerade beslut anmälas till den nämnd som delegerat beslutanderätten, enligt den ordning som nämnden beslutat.
Gränsen mellan beslut och verkställighet
I praktiken finns det i den kommunala verksamheten en mängd ärenden som inte är beslut i kommunalrättslig mening och som avgörs på
tjänstemannanivå.
Det utmärkande för denna kategori av ärenden är att de inte innefattar något politiskt ställningstagande, och att kommunmedlemmarnas intresse av att få ett överklagbart beslut bedöms som ringa. Det gäller i första hand interna driftsförhållanden som inköp, fastighetsförvaltning och
personaladministration.
Rätten för de anställda att vidta sådana åtgärder följer inte av delegering, utan av den arbetsfördelning mellan förtroendevalda och de anställda som måste finnas för att verksamheten skall kunna fungera. Dessa s.k.
”verkställighetsbeslut” återfinns inte i delegationsordningen.
Ärenden av principiell beskaffenhet
När det gäller all delegation är det värt att notera den allmänna restriktionen som finns på sid.1 i delegationsordningen:
”Ärenden som är av principiell beskaffenhet ska delegaten hänskjuta till kommunstyrelsen för avgörande.”
Förslaget till ny delegationsordning - kommentarer
Kommunledningskontoret har upprättat ett förslag till ny delegationsordning (bilaga 1).
Här nedan följer kommunledningskontorets kommentarer till den nya delegationsordningen, rubrik för rubrik.
Ny organisation inom stadsbyggnadsavdelningen
Stadsbyggnadsavdelningen har från och med 2015-10-01 fyra underställda enheter;
- Planenheten
- Exploateringsenheten - Väsjöenheten
- Strategiska enheten
Inom exploateringsenheten har skapats en särskild tjänst som verksamhetsansvarig för exploatering.
Tjänsten som enhetschef för väsjöenheten är tillsatt med ordinarie anställd per 2016-05-01.
Delegationsordningen är justerad med hänsyn till ovanstående. De aktuella delegaterna är KLK 29, 17 och 58. Delegationerna återfinns under punkt 2 – Fastighetsärenden.
Punkt 3 – Ekonomisk förvaltning
Punkt 3.1 Fordringar
Kommunledningskontoret föreslår att delegationen justeras så att
ekonomichef och budget- och redovisningschef får besluta om avskrivning av fordringar upp till 100 000 kr per tillfälle. För belopp upp till 1 miljon kronor föreslås att AU är delegat. En förtydligande text föreslås läggas till om att befogenheten även omfattar avstående från att kräva viten.
Punkt 3.2 Borgensförbindelser
Punkt 3.2.1 avser beslutanderätt att ingå borgen inom ramen för fullmäktiges bemyndigande. Texten har justerats i förtydligande syfte.
Beslutanderätten i punkt 3.2.2 – Pröva och godkänna borgensförbindelse och annan säkerhet – har kompletterats med stadsbyggnadschefen och exploateringschefen med anledning av att kommunen ofta kräver säkerhet i exploateringsprojekt.
Punkt 3.3 Upptagande av lån
Delegaterna har kompletterats med budget- och redovisningschefen.
Punkt 3.3.1 är kompletterad med beslut om säkringsinstrument, dvs. att vid upptagande av lån säkra t.ex. växel- eller räntekurs.
Punkt 3.4 Leasingavtal
Punkten är ny. Kommunledningskontoret föreslår att beslutanderätten att teckna leasingavtal för kommunen delegeras till ekonomichefen, budget- och redovisningschefen samt finanschefen. Delegationerna är beroende av att fullmäktige beslutar anta den föreslagna finanspolicyn som behandlas
Punkt 3.5 Placering och utlåning
I den föreslagna finanspolicyn, med riktlinjer för kortfristiga placeringar, anges att kommunstyrelsen beslutar om medelsplacering, utlåning till de helägda bolagen och fördelning av checkkredit mellan kommunen och bolagen.
Kommunledingskontoret föreslår att uppgifterna delegeras till ekonomichefen, budget- och redovisningschefen samt finanschefen.
Punkt 4 – Ärendehantering
Beslut om remiss av motioner har länge varit delegerat till
kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunledningskontoret föreslår att delegationen utökas med övriga remisser där nämndernas yttranden behöver efterfrågas i övriga ärenden som ska beslutas av fullmäktige
Punkt 9 – Upphandlingsärenden och övriga avtal
Punkt 9.1 Direktupphandling
Beloppsgränsen för när direktupphandling får användas har ändrats från 15 till 28 procent av tröskelvärdet enligt LOU. Delegationstexten har anpassats till detta.
Punkt 9.4 Placering och medelsförvaltning
Delegaterna har utökats med budget- och redovisningschefen.
Punkt 9.10 Tillägg till avtal
Punkten är ny. Kommunledningskontoret föreslår att kommundirektören bemyndigas besluta om tillägg till befintliga avtal, under förutsättning av att tillägget inte ändrar det ursprungliga syftet med avtalet eller är till nackdel för kommunen.
Punkt 10 – Övrigt
10.2 Arbetsresor utomlands
I punkt 10.6.3 har kommunstyrelsens tidigare beslut, att delegera beslut att godkänna arbetstagares och förtroendevaldas resor utomlands, lagts in i delegationsordningen.
10.9 Ombud vid bolagsstämmor
Punkten är ny. Inför årsstämma/bolagsstämma med sådana bolag där kommunen är delägare (t.ex. SÖRAB och SRF) är tiden mellan det att kommunen får kallelsen och dagen för stämman oftast alltför kort för att kommunstyrelsen ska hinna utfärda en instruktion till sitt ombud.
Kommunledningskontoret föreslår därför att kommunstyrelsens arbetsutskott bemyndigas utfärda sådan instruktion.
10.10 PUL-ombud
Punkten är ny. Enligt personuppgiftslagen (PUL) kan den som är personuppgiftsansvarig (i detta fall kommunstyrelsen) utse ett personuppgiftsombud. Ombudets uppgift är att se till att den
personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt.
Kommunledningskontoret föreslår att uppgiften att utse PUL-ombud delegeras till kommundirektören.
10.11 Ansökan om bidrag
Punkten är ny. Kommunledningskontoret föreslår att beslut att ansöka om div. bidrag delegeras till kommundirektören och kontorets avdelningschefer.
En viktig restriktion är att delegationen inte får utnyttjas för sådana bidrag som förutsätter kommunens medfinansiering såvida denna inte är särskilt budgeterad.
Förteckning över delegaterna
Varje delegat har angivits med bokstavsförkortningar och - för tjänstemännen - en siffra.
I bilaga A till delegationsordningen finns en koppling mellan den använda förkortningen och den befattning som delegaten har.
Kommundirektören ger några gånger per år ut ”Meddelande om behörighet”, med en aktuell förteckning över delegaterna.
Behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen -
”firmateckningsrätt”
Samtidigt som kommunstyrelsen fastställer ny delegationsordning, brukar styrelsen bestämma hur handlingar i styrelsens namn skulle undertecknas.
Man utser m.a.o. ”firmatecknare”.
Även denna behörighetsförteckning har nu reviderats.
Kommunledningskontoret har därför upprättat förslag till ny förteckning, (bilaga 2).
Ett styrelsebeslut om behörighet behöver ofta företes inför domstolar och myndigheter vid vissa rättshandlingar, för motparter vid avtalstecknande, vid bank- och postgirotransaktioner, och vid upprättande av deklarationer m.m.
Kommundirektören ger återkommande ut ett ”Meddelande om behörighet”, där det framgår vilka personer som är innehavare av de befattningar som fått delegation eller behörighet att teckna kommunstyrelsens ”firma”. Där finns alltså kopplingen mellan befattningsbeteckningen och den person som vid tillfället innehar tjänsten.
Behörigheten behöver kunna styrkas i samband med verkställigheten av beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige, när en delegat fattat beslut med stöd av delegation, och när det är fråga om rena verkställighetsåtgärder.
Förändringar i behörigheten
Ett antal förändringar har gjorts på grund av personella förändringar i organisationen.
Därutöver föreslås följande tillägg:
Deklaration och ansökningar till Skatteverket
Den tidigare punkten 11 har delats upp i två punkter, 11 och 12.
Anledningen är att deklaration för mervärdeskatt respektive
uppbördsdeklaration för preliminärskatt och arbetsgivaravgift numera redovisas i separata deklarationer i ställer för, som tidigare, i ett och samma dokument.
Övrigt
Punkten 21 om kvittens av värdepostförsändelser har kompletterats med försändelser från Kronofogden m.m.
Punkten 23 är ny. Den avser rätt att skriva friskrivningsdokument, dvs. ett dokument som friskriver en motpart från ett åtagande där en garanti eller annan säkerhet lämnats och där kommunen inte kan återfinna denna säkerhet när åtagandet är uppfyllt.
Delegater
Under punkt A Delegater anges att ”den som av kommunstyrelsen utsetts till delegat har rätt att underteckna de avtal och andra rättshandlingar som behövs för verkställande av delegationsbeslutet”
Kommunledningskontoret föreslår att en restriktion läggs in, som innebär att detta inte gäller när annat anges i denna behörighetsförteckning. Ett exempel är när det finns flera delegater i delegationsordningen, men
behörighetsförteckningen anger att handlingstypen ska tecknas av två i förening.
Katarina Kämpe
Kommundirektör Ingegärd Bornelind
Bilagor:
1. Förslag till ny delegationsordning
2. Förslag till ny behörighet att underteckna handlingar
