Tid Onsdag 8.04.2015kl. 14.00
Plats Ämbetshuset, Hörnrummet
Ärenden som skall behandlas Sida
13 § Sammanträdets laglighet och beslutförhet 17
14 § Val av protokolljusterare 17
15 § Godkännande av föredragningslista 17
16 § Upphandling av torrvaror 18
17 § Bokslutet 2014 20
18 § Sparkravet 2016 21
19 § Sysselsättning av långtidsarbetslösa 23
20 § Anhållan om ersättning för köksbiträde som vik.husmor eller ansvarig köksa på
tillredningskök 25
21 § Städdimensionering 26
22 § Salmonellaprovtagning 27
23 § Kundnöjdhetsenkäten 2014 28
24 § Anmälningsärenden 30
Tid Onsdag 8.04.2015kl. 14.00 – 16.00
Plats Ämbetshuset, Hörnrummet
Beslutande Näs Greta, ordförande
Enlund Ann-Charlott
Lawast Sören, viceordförande Strang Frej
Broo Gun-Marie, ersättare för M Holmberg
Frånvarande Holmberg Marika
Övriga deltagande
Backlund Eva, kökschef
Jakobsson Margaretha, serviceförman
Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare
Paragrafer 13 - 24
Underskrifter Ordförande Protokollförare
Greta Näs Gunilla Lillbacka
Protokolljustering
Tid och plats Nykarleby den 10.4.2015
Underskrifter Frej Strang Gun-Marie Broo
Framlagt till allmänhetens Påseende
Måndagen den 13.4.2015 i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7
Tid och plats
Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare
CK:97/2015/001
13 § SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET
Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stads- styrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför.
______
Kos 13 §
Beslut: Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört.
______
CK:98/2015/001
14 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE
Kos 14 § Förslag:
Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också.
______
Beslut: Till protokolljusterare utsågs ledamöterna Frej Strang och Gun-Marie Broo.
Protokollet justeras på ekonomikontoret fredagen den 10 april kl. 15.00.
_____
CK:99/2015/001
15 § GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA
Kos 15 § Förslag:
Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektion- en föredragningslistan.
______
Beslut: Föredragningslistan godkändes.
______
CK:101/2015/107
16 § UPPHANDLING AV TORRVAROR
Köks- och städsektionen 6 § 28.01.2015 Bilaga 1/6 §
Staden har inte haft någon offert på torrvaror, sylter, drycker, konserver eller dy- likt. Kosthållschefen har utarbetat ett förslag till anbudsförfrågan för perioden 2015-2016 plus ett optionsår. Förslag till anbudsförfrågan i bilaga 1/ 6 §.
Produktlistan är under bearbetning och utdelas på mötet.
Kos 6 § KAM: Sektionen diskuterar och besluter om upphandlingskriterierna samt den fortsatta processen.
_______
Beslut: I anbudsförfrågan tas med att staden har en kök- och städstrategi som bör efter- strävas. Leverantören bör kunna ge service på båda inhemska. Avtalstid: 2.4.2015- 1.4.2016 med möjlighet till ett optionsår. I anbudsförfrågan tas med de 40 viktig- aste produkterna. Förutom att offerten sätts ut på Hilma sänds den till de lokala af- färerna: M-market, Torghallen och S-market.
Ett extra KOS möte hålls 2.3.2015 kl. 14:30, för att ta ställning till anbuden.
______
Kosthållschefen jobbade vidare på upphandling av torrvaror men konstaterade att det blir ett väldigt tidskrävande arbete med att göra egen upphandling av dessa va- ror, eftersom det vid närmare efterforskningar överstiger gränsen för EU- upphandling (200 000 euro). Kosthållschefen tog då kontakt med Kuntahankinnats kontaktperson och fick information om hur kommuner kan ansluta sig till olika upphandlingar.
Mer info om Kuntahankinnat : www.kuntahankinnat.fi/sv
Kuntahankinnat har gjort offertförfrågan på ca 1000 produkter inom området torr- varor, konserver, frysta varor m.m.
Leverantör på det gällande avtalet som Kuntahankinnat har är Kespro Oy Ab.
(samma leverantör som Nykarleby stad anlitar nu) Avtalet gäller till 31.1.2016 och kommuner kan ansluta sig när som helst under avtalsperioden. Inga anslutnings- avgifter eller dylikt.
Kosthållschefen har jämfört våra nuvarande priser med Kepro mot de priser som staden skulle ha om vi ansluts till Kuntahankinnats upphandling.
Jämförelsen har gjorts på de produkter som på års basis är mest kostsamma (över 1000 euro/år). Bara på dessa få produkter ser man en tydlig prisskillnad. Prisskill-
naden på dessa produkter blev över 24 000 € på årsnivå. Till dessa priser tillkom- mer då en leveranskostnad, man kan välja att betala 29 cent per kilo eller 22,60 per leverans. Räknar man till dessa leveranskostnader är inbesparingen ca 15 000
€ per år.
Kos 16 § KAM: Föreslår att Nykarleby stad ansluter sig till Kuntahankinnats gemensamma upphandling av livsmedel, produkt område 1. (torrskaffning, frysta produk- ter) och betalar leveranskostnader 22,60 per leverans.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:425/2015/123
17 § BOKSLUTET 2014
Bilaga 1,2/17 §
Bokslutet för staden som helhet är klart och visat ett underskott på ca 60 000 euro.
Kök och städ finns nu med första året som eget resultatområde. Budgetöverskrid- ningen är dryga 90 000 och kommer från kökssidan. Överskridningarna kommer från löner ca 40 000, det måste ha funnits en felbudgetering på pensionskostnader, eftersom de överstiger budget med ca 22 000 euro. Mattransporter överstiger bud- geten med drygt 11 000 euro p.g.a. att det finns transporter som började mitt under året och inte fanns budgeterade. Livsmedelskostnaderna överstiger budget med ca 49 000 euro. Vi har haft vissa inkörningsproblem med stängningen av HVC köket och överflyttningen till Hagalund och det har tidvis varit turbolent på personalsi- dan. Städsidan underskrider sin budget med ca 18 000 euro. Den långa versionen av bokslutet per platskod sänds per e-post.
Kos 17 § KAM: Antecknas för kännedom.
______
Beslut: Bokslutet för köks- och städsektionen godkändes.
______
CK:232/2015/122
18 § SPARKRAVET 2016
Stadsstyrelsen 82 § 02.03.2015
Stadens ekonomiplaneringsgrupp har diskuterat stadens driftsekonomi utgående från att bokslutet 2014 visar ett underskott på 500 000 euro. 2015 års budget är ännu mer utmanande, eftersom detta år inte finns någon som helst marginal i de budgeterade skatteinkomsterna. Diskussionen om budgetinbesparingar 2016 är synnerligen aktuell, eftersom bildningsväsendet redan nu uppgör läsåret 2015- 2016 års schema.
Enligt stadens ekonomiplan skall staden spara 600 000 euro under 2016, utgående från 2015 års budget. Med tanke på det prekära läget och de obefintliga marginaler på skatte- och statsandelssidan som finns under 2015 föreslår ekonomigruppen ökade inbesparingar och att bildningsnämnden redan inför hösten 2015 tar sparåt- gärderna i beaktande.
Följande inbesparingssummor, netto föreslås:
Allmän förvaltning inkl. kök/städ 70 000 euro
Social- och hälsovård 300 000 euro
Bildningsnämnden 250 000 euro
Miljö- och byggnadsnämnden 20 000 euro
Tekniska nämnden 100 000 euro
Sammanlagt 740 000 euro
Stadskamrer Lillbacka medverkar med en översikt av det ekonomiska läget och det preliminära bokslutet.
Sst 82 § SD: Stadsstyrelsen omfattar ekonomiplaneringsgruppens förslag till besparingar och delger beslutet stadens nämnder och avdelningar.
Stadsfullmäktige ger definitiv budgetram först på sitt junimöte när vi vet mer hur mycket kommunens statsandelar sjunker och hur skatteinkomsterna utvecklas.
Protokollsanteckning: Stadsstyrelsen gav revisionsnämnden i uppdrag att särskilt granska äldre- omsorgen, tandvården och social- och hälsovårdsverkets hyror under åren 2013-14 när man utför granskningen av social- och hälsovården enligt det uppdrag som stadsfullmäktige gav revisionsnämnden den 11.12.2014.
______
Beslut: Stadsstyrelsen omfattade stadsdirektörens förslag och beslöt att nämndernas för- slag till inbesparingar bör inlämnas till stadsstyrelsen senast 15.5.2015.
______
Allmän förvaltnings sparkrav 2016 är 70 000 euro. Uträknat solidariskt från bud- geten för 2015 skulle det betyda att kök och städs andel är ungefär 50 % d.v.s.
35 000 euro.
Kos 18 § KAM: Sektionen bör ta ställning till olika möjliga sparåtgärder.
- hur inverkar åtgärderna nämnda i köks- och städstrategin - hur påverkar en eventuell ändring av skolstrukturen - vad finns det för andra möjliga sparåtgärder?
______
Beslut: Köks- och städsektionen diskuterade olika alternativ och kom fram till att vi under 2016 kommer att kunna göra inbesparingar på torrvaror med ca 15.000 €, samt att kök och städ sammanlagt gör en inbesparing på ca 10.000 € om gruppfamiljedag- hemmet i Pensala stängs. Total inbesparing 25.000 €.
______
CK:342/2015/114
19 § SYSSELSÄTTNING AV LÅNGTIDSARBETSLÖSA
Stadsstyrelsen 99 § 16.03.2015
Från och med årsskiftet ökade kommunernas ansvar för finansieringen av arbets- marknadsstödet. Kommunernas finansieringsandel är 50% för dem som varit ar- betslösa i 300-999 dagar och 70 % om personen fått stödet i minst 1 000 dagar.
Nykarleby stad har de senaste åren försökt ta ett aktivare grepp kring sysselsätt- ningen av långtidsarbetslösa. Tack vare samarbete inom staden och med tredje sektorn har antalet långtidsarbetslösa kunnat minskas genom såväl direkt lönear- bete som rehabiliterande arbetsverksamhet. När den nya lagstiftningen trädde i kraft vid årsskiftet har behovet av ytterligare åtgärder aktualiserats. Inom staden verkar nu en sektoröverskridande styrgrupp (AKTIV) som koordinerar arbetet och försöker hitta sysselsättningsåtgärder inom alla sektorer.
Sysselsättningen av långtidsarbetslösa ger staden möjligheter till extra arbetskraft samtidigt som det ger långtidsarbetslösa en chans att komma tillbaka på arbets- marknaden. Tack vare sysselsättningsåtgärder finns även relativt stora pengar att spara i och med att stadens andel av arbetsmarknadsstödet minskar för varje per- son som sysselsätts.
Närmare information ges på mötet.
Sst 99 § SD: Stadsstyrelsen beslutar att Nykarleby stad skall ta ett aktivare grepp om sysselsättningen av långtidsarbetslösa och ger stadens samtliga sektorer och koncernbolag i uppgift att skapa arbetsuppgifter för att sysselsätta långtids- arbetslösa.
______
Beslut: Stadsdirektörens förslag godkändes.
Beslutet meddelas alla förmän.
______
Resultatområdet kök och städservice har redan aktivt tagit emot långtidsarbetslösa och kommer att fortsätta att göra så. Lämpliga platser har hittats på Hagalunds kök, HVC städ och inom dagvården.
Kos 19 § KAM: Sektionen antecknar ärendet för kännedom uppmanar teamledarna att ak- tivt ta emot och sysselsätta långtidsarbetslösa.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:264/2015/115
20 § ANHÅLLAN OM ERSÄTTNING FÖR KÖKSBITRÄDE SOM VIK.HUSMOR ELLER
ANSVARIG KÖKSA PÅ TILLREDNINGSKÖK
Personalpolitiska utskottet 13 § 19.02.2015 Bilaga 1/13 §
Kosthållschef Eva Backlund anhåller om att köksbiträde som vikarierar husmor eller ansvarig köksa på tillredningskök, (t.ex då ordinarie kokerska eller husmor är ledig/sjuk eller på semester) skulle få ett extra tillägg för de dagar som hon/han ansvarar för kokandet.
Medellönen (UR-lön) för köksbiträdet på tillredningskök är 1 786,49 och UR- lönen för kokerska är 1 945,58. Skillnaden utgör 159,09 per månad. Dividerat med 22 arbetsdagar per månad ger en skillnad på 7,23 euro per dag. Ersättningar för lördag, söndag, aftonarbete m.m. erhålls som normalt enligt AKTA.
Denna morot skulle göra det enklare att få köksbiträden att koka de dagar som det behövs och belöna de som redan nu ställer upp, en extra ersättning.
PPU 13 § SD: Köksbiträden som tillfälligt vikarierar kokerska får ett tillägg på UR-lönen med 7,23 euro/dag.
_____
Beslut: Tillägget utbetalas fr.o.m. 1.2.2015.
Beslutet delges kosthållschef Eva Backlund.
______
Kos 20 § KAM: Sektionen antecknar ärendet för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
______
CK:426/2015/114
21 § STÄDDIMENSIONERING
Staden har tre fastigheter som behöver städdimensioneras från grunden, Socklot daghem och skola, Munsala förskola och Jeppo daghem. Serviceförmannen har uppskattat att kostnaden blir ca 800-1200 euro för alla tre.
Kos 21 § KAM: Sektionen beslutar att köpa en grundlig städdimensionering för dessa tre fastigheter.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:455/2015/114
22 § SALMONELLAPROVTAGNING
Bilaga 1/22 §
Enligt § 20 i Lag om ändring av lagen om smittsamma sjukdomar 935/2003 får en arbetstagare inte jobba med sådana uppgifter i en livsmedelslokal som innefattar hantering av oinpackade, lättförskämbara livsmedel förrän än utredning av en all- mänfarlig smittsam sjukdom (t.ex. salmonella) gjorts. Detta betyder att man måste ta ett salmonella prov så snart som möjligt när man varit på resa utanför Norden i mera än 4 dygn. Remiss för inlämnande av prov fås från företagshälsovården.
Några skriftliga rekommendationer har inte tidigare funnits i Nykarleby stad.
Kos 22 § KAM: Sektionen ger skriftliga anvisningar till kökspersonalen enligt bilaga . ______
: Mera information finns i folkhälsoinstitutets åtgärdsanvisning för att förhindra salmonella, 4/2007, som bifogas med anvisningen.
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:88/2014/107
23 § KUNDNÖJDHETSENKÄTEN 2014
Köks- och städsektionen 6 § 29.01.2014 Köks- och städsektionen 17 § 20.02.2014
Köks- och städsektionen 28 § 03.04.2014 Bilaga 1-5/28 §
Bilaga 1-3/23 § Enligt stadens kök och städstrategi är ett av målen ”Via regelbundna matråd i sko- lorna och kundnöjdhetsenkäter säkerställs att kunderna möjlighet att ge feedback på köks- och städtjänster” och det är sagt att det sker via ”Kundnöjdhetsenkät en- ligt uppgjort formulär minst två gånger per år”
Sektionen bör diskutera när det anses mest lämpligt att dessa enkäter hålls och om det finns speciella områden, frågor eller tyngdpunktsområden som anses speciellt viktiga.
Kos 6 § KAM:Sektionen besluter om utformandet av kundnöjdhetsenkäterna och när de sänds ut och till vilka målgrupper.
______
Beslut: Sektionen beslöt att alla medlemmar och tjänstemännen till nästa möte gör en lista på tänkbara frågor som kunde tas med i en för kök och städ gemensam kundnöjd- hetsenkät och e-postar dem till sekreteraren som sammanställer en lista till nästa möte. Bedömningsskalan kunde vara 1-5. Målsättningen är att enkäten görs senast i april. På nästa möte bestäms till vilka grupper och på vilket sätt enkäten görs.
______
Kos 17 § KAM: Sektionen tar beslut om hur enkäten ser ut och till vilka kundgrupper den sänds ut.
______
Beslut: Sektionen beslöt att kundnöjdhetenkätens målgrupp är alla barn, elever, stu- derande och personal i daghem och skola samt boende och personal inom vård och omsorg samt boende hemma som köper mat via hemservice. Ett utkast till frågor gjordes på mötet.
______
Kundnöjdhetsenkäten har varit utsänd till samtliga intressegrupper enligt beslut och svartiden är 21.3-31.3.2014. Resultaten sänds ut på e-post så fort vi har dem sammanställda och presenteras på sektionens möte
Kos 28 § KAM: Antecknas för kännedom.
______
Beslut: Stadskamrerns förslag godkändes.
Resultatet av enkäten delges teamledarna samt husmödrarna i Jeppo och Munsala.
______
De gamla enkätsvaren som bilaga.
Kos 23 § KAM: Sektionen diskuterar de tidigare enkätsvaren och sektionen ser över vad vi åtgärdat och vad vi ännu kunde åtgärda.
______
Beslut: Sektionen beslöt att inge göra någon ny enkät under 2015, utan först 2016.
______
CK:427/2015/001
24 § ANMÄLNINGSÄRENDEN
20.2.2015 Anställning av städare till Hagalund 75 %, Petra Karlström valdes, börjar 02.03.2015 04.03.15 Daghemshygien info har hållits för daghemsstädare/dagvårdspersonal, hur gör vi för att
förhindra smittan vid t.ex. magsjuka
10.03.15 Hagalund/Hvc-personal på info angående Hygienisk städning vid vårdhem
23.03.15 Arbetarskydds inspektion har gjorts vid Ämbetshuset, Hagalund och Topeliusgymnasiet 25.03.15 Teamledarmöte hölls 25.3.2014
31.03.15 Arbetsplatsinspektion har gjorts vid Ämbetshuset och Topeliusgymnasiet 2015 Ny städmetod vid Hagalund pensionärscenter har tagits i bruk
2015 Omändringar av Mariannes städytor/kaffekokning har gjorts vid Ämbetshuset, fortfa- rande under arbete
2015 Uppdatering av städinfo-mappar på gång, skall finnas tillgänglig för städpersonal/vikarier 2015 Dimensionering skall påbörjas vid Jeppo daghem, Socklot daghem och Munsala förskola Juli 2015 Florahemmet tar mat under juli från Hagalund.
Kos 24 § KAM: Antecknas för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
Beslöts att ett extra KOS-möte hålls den 2.9.2015 l. 14.00.
______
ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄR
Besvärsförbud
Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan, enligt KomL 91 §, rättelseyr- kande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet.
Paragrafer: 17 – 20, 24
Anvisning för rättelseyrkande
Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande till stadssty- relsens köks- och städsektion inom 14 dagar från delgivningen av beslutet.
Paragrafer: 13 – 16, 21 - 23
Kontaktinformation:
Köks- och städsektionen, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi
Rättelseyrkandet kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem.
Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsut- draget om beslutet sänts till parten per brev. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt.
I rättelseyrkandet ska den som söker rättelse, och den som avfattat skrivelsen, an- teckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. De framförda kraven på rättelse med motiveringar skall tydligt framgå av rättelseyrkandet.
Till rättelseyrkandet skall bifogas:
o beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original o handlingar man hänvisar till
Rättelseyrkandet skall vara köks- och städsektionen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som rättelseyrkande får framställas.
Anvisning för besvär
I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär.
Kommunalbesvär, paragrafer:
Förvaltningsbesvär, paragrafer:
Besvärsmyndighet:
Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi, fax 02 956 42 760
Annan besvärsmyndighet:
Adress:
Paragrafer:
Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar.
Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvalt- ningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut.
För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 90 €. I Lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) finns särskilda bestämmelser om vissa fall där avgift inte uppbärs.
Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs.
Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem.
Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter:
o Ändringssökandes underskrift
o Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges.
o Vilket beslut som överklagas o Vilka ändringar som yrkas i beslutet o Motiveringar till att beslutet bör ändras.
Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas.
Besvär får anföras på den grunden att
o Beslutet har tillkommit i felaktig ordning,
o Den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller o Beslutet annars strider mot lag.
