Tid Onsdag 31.08.2016kl. 14.00
Plats Ämbetshuset, ÄmbetsEdu
Ärenden som skall behandlas Sida
20 § Sammanträdets laglighet och beslutförhet 30
21 § Val av protokolljusterare 30
22 § Godkännande av föredragningslista 30
23 § Budget 2017, Köks- och städservice 31
24 § Budgetuppföljning 2016, per 31.7 32
25 § Uppdatering av kökens arbetstidsdimensioneringstabell 33
26 § Upphandling av transporter 34
27 § Upphandling av brödprodukter 35
28 § Upphandling av potatis 36
29 § Upphandling av kött, chark och fjäderfä 37
30 § Anmälningsärenden 38
Tid Onsdag 31.08.2016 kl. 14.00 – 16.05
Plats Ämbetshuset, ÄmbetsEdu
Beslutande Näs Greta, ordförande
Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika
Lawast Sören, viceordförande Strang Frej
Frånvarande Övriga deltagande
Franzén Veronika, vik. kosthållsschef Jakobsson Margaretha, serviceförman
Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare
Paragrafer 20 – 30
Underskrifter Ordförande Protokollförare
Greta Näs Gunilla Lillbacka
Protokolljustering
Tid och plats Nykarleby den 2.9.2016
Underskrifter Ann-Charlott Enlund Frej Strang
Framlagt till allmänhetens Påseende
Måndagen den 3.11.2016 i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7
Tid och plats
Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare
CK:247/2016/001
20 § SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET
Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stads- styrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför.
______
Kos 20 §
Beslut: Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört.
______
CK:248/2016/001
21 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE
Kos 21 § Förslag:
Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också.
______
Beslut: Till protokolljusterare utsågs Ann-Charlott Enlund och Frej Strang.
Protokollet justeras på ekonomikontoret fredagen den 2.9.2016 kl. 16.00.
______
CK:249/2016/001
22 § GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA
Kos 22 § Förslag:
Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektion- en föredragningslistan.
______
Beslut: Föredragningslistan godkändes.
______
23 § BUDGET 2017, KÖKS- OCH STÄDSERVICE
Bilaga 1-3/23 § Ett förslag till budget för kosthållet 2017 har gjorts upp. Förslaget klarar den givna preliminära ramen på 894 397 €. Den av stadsstyrelsen fastställda inbesparings- summan på 47 000 € har fördelats på kosthållet 17 000 € och på städ 30 000 €. De största förändringar under 2017 är att Ytter-Jeppo skola stängs till hösten och tid och portioner kommer att minska vid Jeppo skolas kök. Hagalund börjar redan under hösten tillreda mat till HVC och personalen utökas med 1,4 årsverken för att klara utdelningen vid HVC. Socklot daghem blir klart och från årsskiftet kommer det att behövas ett kombinerat köksbiträde/städare. Budgeten bygger på samma råvarupris d.v.s. 1,02 € per portion och lunchpriset för skolorna, har kunnat sänkas från 3,02 € till 2,93 € och för daghemmen från 3,86 € till 3,77 €. Priset på en kostdag på Hagalund/HVC har sänkts från 13,00 € till 12,70 €. Kosthållets budget, baserat på externa kostnader är 884 975 euro, eller -2,9 % i förhållande till budge- ten 2016. Den totala omsättningen på kosthållet är 1 396 696 €.
Ett förslag till budget för städservice 2017 har gjorts upp. Förslaget klarar den givna ramen på 602 757 €. De största förändringar under 2017 är att förvaltnings- kostnaderna minskar märkbart, även de städade utrymmena kommer att ändra. En del utrymmen tas ur bruk andra används mera sällan. Ökade ytor och därmed också kostnader finns i Socklot och Ämbetshuset. Städservicens budget, baserat på externa kostnader är 601 971 eller -4,87 % i förhållande till budgeten 2016.
Den totala omsättningen inom städningen är 886 945 €.
Kök och städsektionens sammanlagda budget omfattar 2 283 641 € och ligger 10 208 € under den av stadsstyrelsen givna ramen men med beaktande av den drag- hjälp den sänka semesterpenningen ger ligger den totala kosthålls och städbudge- ten ca 5 800 euro över.
Kos 23 § KAM:
Det uppgjorda budgetförslaget för 2017 godkänns, delges EK och förs vi- dare till stadsstyrelsen.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:820/2016/123
24 § BUDGETUPPFÖLJNING 2016, PER 31.7
Bilaga 1/24 §
Visst har det funnits en del utmaningar i början av 2016 men budgetuppföljningen ser ändå relativt bra ut för kök och städsektionen.
Kosthållet har per den 31.7 använt 53,7 % av sin budget och ligger enligt bokfö- ringen dryga 31 000 euro över budget men beaktar man att det finns inkomster för drygt 35 000 euro som saknas för kosthållets del för juli månad så är resultatet till- fredsställande.
Städservice har använt 57,3 % av sin budget och ligger 3 800 euro under budget per sista juli.
Kos 24 § KAM:
Sektionen antecknar ärendet för kännedom.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
25 § UPPDATERING AV KÖKENS ARBETSTIDSDIMENSIONERINGSTABELL Bilaga 1-2/25 § Personalpolitiska utskottet (PPU) har den 18.08.2008 § 50 beslutat att godkänna en ny dimensioneringstabell för stadens kök. Tabellen som varit i kraft sedan 1.1.2007 har uppdaterats av t.f. kosthållschefen. Orsaken till att tabellen behöver uppdateras är att kökens arbetsmetoder och utrustning moderniseras och att det är bra att med jämna mellanrum ta upp dimensioneringstabellen för uppdatering.
Kos 25 § KAM:
Sektionen besluter att den nya dimensioneringstabellen tas i bruks fr.o.m.
1.9.2016.
Beslutet meddelas köken samt PPU.
______
Beslut: Sektionen antecknade en skrivelse från Carleborgsskolans kök för kännedom, skrivelsen har tillställts några sektionsmedlemmar.
Sektionen beslöt bordlägga ärendet och anlita en utomstående konsult för att se över arbetsfunktionerna och tidsdimensioneringen vid Carleborgsskolan samt re- kommenderar personalen att åka på ett praoutbyte med köket i Sursik.
______
CK:100/2015/107
26 § UPPHANDLING AV TRANSPORTER
Köks- och städsektionen 5 § 28.01.2015 Bilaga 1/5 §
Utgående från de fastställda bedömningskriterier som fanns i anbudsförfrågan kan konstateras att K.I.B Trans/Nykarlebud, totalekonomiskt har det mest fördelaktiga anbudet och väljs därmed som leverantör av mattransporter för tiden 01.01.2015 - 31.12.2016 med möjlighet till ett optionsår. Jämförelse i bilaga 1/ 5 §.
Kos 5 § KAM: Antecknas för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
______
Kos 26 § KAM:
Mattransporterna med K.I.B Trans/Nykarlebud har fungerat bra och sekt- ionen besluter att utnyttja det möjliga optionsåret under 2017 (1.1.2017- 31.12.2017).
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
27 § UPPHANDLING AV BRÖDPRODUKTER
Bilaga 1/27 §
Upphandling av brödprodukter gjordes inför 2015 med ett optionsår och under 2016 har optionsåret utnyttjats. Följande allmänna principer gavs då:
- Råvarornas ursprungs land ska uppges.
- Tiden från gräddning till leverans får inte överstiga 6 timmar.
- Leveranskedjan bör vara så kort som möjlig.
-I offerten ska produkternas innehåll, vikt samt tillverknings ort framgå.
- Leverans enligt beställning , beställning bör kunna göras på svenska
- Offerten kan omfatta hela stadens behov eller enbart en eller några inrättningar.
Urvalskriterierna var:
Kvalitet 30 %
Pris 60 %
Transportsträcka, miljöaspekter och leveranssäkerhet 10 % Förslag till offertförfrågan i bilaga.
Kos 27 § KAM:
Upphandlingen av brödprodukter görs för 1 + 1 optionsår enligt tidigare kriterier och bifogat förslag.
______
Beslut: Sektionen beslöt att upphandlingen av brödprodukter görs enligt tidigare modell men för 2 år + 1 optionsår.
______
CK:823/2016/107
28 § UPPHANDLING AV POTATIS
Bilaga 1/28 §
Staden upphandlade potatis 2016 och valde då Jeppo Potatis Ab som leverantör av potatis för tiden 1.1-31.12.2016.
Kos 28 § KAM:
Ny upphandling görs för 2017 + 1 optionsår enligt bifogat förslag till offert- förfrågan.
______
Beslut: Ärendet bordlades för vidare utredning till nästa möte.
______
29 § UPPHANDLING AV KÖTT, CHARK OCH FJÄDERFÄ
Bilaga 1/29 §
Upphandling av kött, chark och fjäderfä gjordes tillsammans med Pedersöre kommun för tiden 1.5.2014-31.12.2015 + 1 ev. optionsår, vilket har utnyttjats.
Snellman är leverantör av kött och chark och Atria leverantör av fjäderfä. Den ti- digare gjorda offertförfrågan finns som bilaga.
Kos 29 § KAM:
Sektionen besluter att vi tillsammans med Pedersöre och eventuellt andra grannkommuner gör en ny upphandling för 1 + 1 optionsår.
______
Beslut: Upphandlingstiden ändrades till 2 år +1 optionsår och att kravet i offertförfrågan skall vara att ursprungslandet är Finland.
______
CK:825/2016/001
30 § ANMÄLNINGSÄRENDEN
juni Arbete med sektorns höga sjukfrånvaro, möte med chefsläkaren i september hösten Städdimensionering görs, Socklot daghem
hösten Mindre städning vid Stjärnhallen, under renoveringen hösten Mindre städning på skolområdet, personal omplacerad
25.8.2016 Husmödrarna + T.f. kosthållschefen på Kespro mässa till Uleåborg oktober Hvc köket startas upp
hösten
Diskussioner med Munsala pensionärshem angående deras kök och luncher, avtalet går ut 31.12.2016.
- Problem med dålig kvalitet och kort datum på grönsaker från Kespro - Kundnöjdhetsenkäten som planerats till våren, utförs under hösten.
Kos 30 § KAM:
Antecknas för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
______
ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING (rättelseyrkande) OCH BESVÄR
Beslutsorgan Datum för sammanträde Köks- och städsektionen 31.08.2016
Besvärsförbud
Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen om- prövningsbegäran (rättelseyrkan) inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet.
Paragrafer: 23 – 25, 27 - 30
Anvisning för begäran om omprövning (rättelseyrkande)
Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om om- prövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet.
Paragrafer: 20 – 22, 26 Kontaktinformation:
Stadsstyrelsen i Nykarleby, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi
Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyl- dighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem.
Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offent- ligt.
I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer.
Kravet med motiveringar skall framgå av omprövningsbegäran. Till begäran om omprövning skall bifogas beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original samt handlingar man hänvi- sar till. Omprövningsbegäran skall vara stadsstyrelsen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som begäran om omprövning får framställas.
Anvisning för besvär
I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär.
Besvärstid
Kommunalbesvär, paragrafer: 30 dagar
Förvaltningsbesvär, paragrafer: 30 dagar Besvärsmyndighet:
Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi
Annan besvärsmyndighet:
Adress:
Paragrafer:
Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslu- tet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs.
Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem.
Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter:
o ändringssökandes underskrift
o om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges
o vilket beslut som överklagas
o vilka ändringar som yrkas i beslutet och motiveringar till att beslutet bör ändras
Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning,
o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag
Inlämnande av besvärshandlingarna
Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshand- lingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget an- svar.
Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut.
