8. Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor

(1)

1T1 SOLLENTUNA KOMMUN Sammanträdes- protokoll

Sammanträdesdatum 2012-12-12

Sidan 34 av 57

§137/2012 Dnr 2012/0584 KS-9 Diariekod: 119

Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2012-11-13 från kommunledningskontoret.

Sammanfattning

Fullmäktiges beslutade i samband med budget 2011 att ge trafik- och

fastighetsnämnden i uppdrag att utforma ett hyressättnings- och ersättningssystem för upplåtande av kommunens verksamhetslokaler till föreningsliv och andra intressenter på kvällar och helger. Uppdraget utvidgades till att även se över nuvarande hyresmodell och föreslå förbättringar.

Nuvarande hyresnivåer för grundskolor och förskolor som kommunen äger är låga och speglar inte marknadens villkor för lokaler vilket i sin tur för med sig att det blir en obalans mot de skolor som inte hyr sina lokaler av kommunen. Obalansen kompenseras idag med ett lokalbidrag för verksamheter som hyr på

marknadsmässiga villkor.

De lokaler som kan hyras ut under icke verksamhetstid är samlings- och

verksamhetslokaler, dock ej gymnastiksalar/hallar. De kommunala skolor som har bäst fysiska förutsättningar för att upplåta identifierade lokaler väljs med

eftersträvan om en geografisk spridning i kommunen. För dessa lokaler träffas överenskommelse mellan skolan och kultur- och fritidsnämnden innebärande atl kultur- och fritidsnämnen hyr ut lokalen på tider som skolan själv inte nyttjar den.

Korttidsuthyrningen till föreningar m.m. sköts därefter av kultur- och fritidsnämnden.

Genom att överföras på årsbasis 40 miljoner kronor från trafik- och

fastighetsnämnden och 16 miljoner kronor från kommunstyrelsen till barn- och ungdomsnämnden kommer respektive grundskola och förskola via check- och pengsystemet bli kompenserade för hyreshöjningen

Kommunstyrelsens förslag

Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige antar nytt hyressystem för verksamhetslokaler avseende grundskolor och förskolor enligt bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlålande 2012-10-12.

2. Fullmäktige överför 20 miljoner kronor från trafik- och fastighetsnämndens anslag 2013 till barn- och ungdomsnämnden.

3. Fullmäktige ger kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att efter samråd med barn- och ungdomsnämnden utforma regler för upplåtelse av

verksamhetslokaler under icke verksamhetstid.

4. Hyresansvaret för tio gymnastiksalar enligt bilaga 1 till

kommunledningskontorel tjänsteullåtande överförs från barn- och ungdomsnämnden till kultur och fritidsnämnden.

Sign. Ordf. Juste ra re Exp. datum Sign.

(2)

SOLLENTUNA KOMMUN Sammanträdes-

Kommunfullmäktige protokoll

Sidan 35 av 57

5. 1,1 miljoner kronor överförs från barn- och ungdomsnämnden budget 2013 till kultur- och fritidsnämnden budget 2013 för hyresansvaret avseende

gymnastiksalarna.

6. De nu gällande hyresavtal som har en längre löptid än 2013-12-31 ska höjas med 50 % från och med 1 oktober 2013.

Kommunstyrelsen föreslås för egen del besluta, under förutsättning av fullmäktiges beslut ovan:

7. 8 miljoner kronor överförs från kommunstyrelsens oförutsedda medel till barn- och ungdomsnämnden för budgetåret 2013.

Överläggning i fullmäktige

Under överläggningen yttrar sig Anna Vikström (S), Magnus Ramstrand (KD), Janet Sibose (SP), Douglas Lithborn (M), Barkat Hussain (V), Larissa Karimson (MP), Carina Knorpp (FP) och Anna Myrhed (C).

Anna Vikström (S) med instämmande av Janet Sibose (SP), Barkat Hussain (V) och Larissa Karimson (MP) yrkar i första hand

ärendet återremitteras till kommunledningskontoret för framtagande av förslag till nytt hyressystem som bygger på följande principer:

o Lokalhyran särskiljs från check- och peng till grundskolor och förskolor o Verksamhets- och barnperspektiv samt möjlighet till en bra arbetsmiljö

ska genomsyra fastighetspolitiken,

o Trafik- och fastighetskontoret är ansvariga för att hyra ut lokaler o Likvärdiga villkor och förutsättning vad avser lokaler ska eftersträvas

mellan respektive förskolor och grundskolor

o Optimering av lokal nyttjande ska eftersträvas - lämpliga lokaler i samtliga skolor ska kunna hyras ut till bl a föreningsliv.

Magnus Ramstrand (KD) med instämmande av Douglas Lithborn (M), Carina Knorpp (FP) och Anna Myrhed (C) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

Proposition

Ordföranden frågar om ärendet ska avgöras i dag eller återremitteras.

Ordföranden finner att ärendet ska avgöras i dag.

Omröstning begärs

De som röstar för att ärendet ska avgöras idag röstar ja, de som röstar för återremiss röstar nej.

Omröstningen utfaller med 36 ja-röster, 23 nej-röster och 0 avstår och 2

frånvarande. Omröstningslista bifogas protokollet (bilaga 1). Fullmäktige beslutar med minoritet att återremittera ärendet.

jj-r: Sk |.f

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(3)

Sammanträdes- protokoll

Sidan 36 av 57

Kommunfullmäktiges beslut

• Ärendet minoritetsåterremitteras till kommunstyrelsen för framtagande av förslag till nytt hyressystem som bygger på följande principer:

Lokalhyran särskiljs från check- och peng till grundskolor och förskolor Verksamhets- och barnperspektiv samt möjlighet till en bra arbetsmiljö ska genomsyra fastighetspolitiken.

Trafik- och fastighetskontoret är ansvariga för att hyra ut lokaler

Likvärdiga villkor och förutsättning vad avser lokaler ska eftersträvas mellan respektive förskolor och grundskolor

Optimering av lokalnyttjande ska eftersträvas - lämpliga lokaler i samtliga skolor ska kunna hyras ut till bl a föreningsliv.

Protokollsanteckning

Anna Vikström (S) för Socialdemokraternas ledamöter i fullmäktige och Janet Sibose (SP) för Sollentunaparliets ledamöter i fullmäktige

lämnar protokollsanteckning (bilaga 2).

Beslutsexpediering:

Akt

Ekonomichef Håkan Wikman

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(4)

Sammanträdes- protokoll

Sidan 37 av 57

Votering: 12. Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor. Besluta idag eller återremittera.

2012-12-12 kl. 19:40

Totalt [JA]: 36 Totalt [NEJ]: 23 Totalt [AVSTÅR]: 0 Totalt [FRÅNVARANDE]: 2

Anger Folke (M)(Ersätter Källman Jessica) - JA Ardenfors Thomas (M) - JA

Bojovic Tänja (S) - NEJ Cedrenius Bengt (MP) - NEJ Dalunde Jerker (MP) - NEJ Ekdahl Kjell (S) - NEJ Ericson Kjell (FP) - JA Feldin Oswald (M) - JA Flodin Inger (M) - JA

Forsberg Berit (S)(Ersätter Sjöberg Robin) - NEJ Franzén Tomas (M) - JA

Fraser Agneta (M) - JA

Frödin Åke (M)(Ersätter Wetterberg Linnea) - JA Gabrielsson Lennart (FP) - JA

Goliath Harriet (SP)(Ersätter Ström Tommy) - NEJ Hansson Britta (SP) - NEJ

Hellström-Boström Ewa (SP)(Ersätter Wramberg Jan) - NEJ Hermansson Lars-Erik (M) - JA

Hultman Gunilla (S) - NEJ Hussain Barkat (V) - NEJ

Isacson Erik (S)(Ersätter Meyer Richard) - NEJ Jacobs Mona (M) - JA

Jansson Oscar (M) - JA Karimson Larissa (MP) - NEJ Karlsson Björn (M) - JA Knorpp Carina (FP) - JA Kullgard Benkt (M) - JA Lama Lilian (S) - NEJ Lithborn Douglas (M) - JA Lundqvist Freddie (S) - NEJ

Lundqvist Karin (S)(Ersätter Hovmöller Sven) - NEJ Lunnergård Sonia (KD) - JA

Morin Anders (FP) - JA Myrhed Anna (C) - JA Nyberg Jan-Erik (FP) - JA

Nyströmer Oscar (M)(Ersätter Stockhaus Maria) - JA Olovsson Maria (M) - JA

Patay Andras (M) - JA Ramstrand Magnus (KD) - JA

Roos Gun-Lis (FP)(Ersätter Bergqvist Gunnar) - JA Schwinn Birgitta (M) - JA

Sedigh Cecilia (M) - JA Sharma Swapna (S) - NEJ Sibose Janet (SP) - NEJ Sjöberg Roger (S) - NEJ Sjöstedt Agneta (M) - JA Ström Qarina (V) - NEJ Sturesson Birgitta (M) - JA Sundholm Anders (SD) - NEJ

Svegander Lars-Erik (M)(Ersätter Hård Marie) - JA Thunes Henrik (M) - JA

Vatani Sharam (M)(Ersätter Rosdahl Torbjörn) - JA von Vegesack Henrik (M) - JA

(5)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunfullmäktige

Sammanträdes- protokoll

Sidan 38 av 57

Wenker Eva (C)(Ersätter Lundgren Carina) - JA Hjalmarson Vertovec Inger (M) - JA

Vikström Anna (S) - NEJ

von Witting Dieter (MP)(Ersätter Godlund Peter) - NEJ Åhman-Eklund Ingwar (SP) - NEJ

Örnéus Gunnar (M) - JA

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(6)

Prot okolisanteckning avseende ärende 8 "Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och för skolo t" vid

kommunstyrelsens sammanträde den 28 november 2012

V i stödjer inte de grundläggande principer som förslaget till nytt hyressystem bygger på.

V i yrkade därför att förslaget skulle återremitteras till kommunledningskontoret för framtagande av förslag till nytt hyressystem som bygger på andra principer än det föreliggande förslaget.

Den grundläggande principen är att lokalhyran särskiljs från check- och pengsystemen för grundskolor och förskolor. V i anser att då lokalhyran ska betalas med check/peng så skapar dc ojämlika förhållanden mellan olika skolor. Lokalhyran borde ligga separat från pengarna till undervisning mm Likvärdiga villkor och förutsättningar vad avser lokaler ska eftersträvas mellan respektive förskolor och grundskolor. Kvaliteten i undervisningen ska inte styras utifrån vilken skollokal man gar i och om skolan är nybyggd, nyrenoverad eller inte.

Det ska vara trafik- och fastighetsnämndens ansvar att garantera att det finns en bra fysisk

arbetsmiljö i kommunens grundskolor och förskolor. Lokalerna ska underhållas kontinuerligt och anpassas utifrån barnens behov och förutsättningar och den verksamhet som ska bedrivas i lokalerna.

I det liggande förslaget läggs ansvaret för lokaler pä flera olika huvudmän. V i anser att trafik- och fastighetskontoret är ansvariga för att hyra ut lokaler. Det slår dock inte i motsats till alt vi

fortfarande anser att kultur- och fritidsnämnden kan sköta schcmaläggning för föreningslivets nyttjande av lokaler och att hyran för föreningslivet ska följa kultur- och fritidsnämndens nu gällande taxesystem. Genom att vi vill öppna upp fler skolor och förskolor för föreningslivet sä innebär våra principer bättre tillgäng till lokaler för föreningslivet. V i strävar alltså efter ett sa optimalt lokalutnyttjande som möjligt där lämpliga lokaler i samtliga skolor ska kunna hyras ut.

Föi respektive parti

••A ,

Freddie Lmutyvist (S) Ingwar Ahman Kklund (SP)

(7)

Kommunstyrelsen

SOLLENTUNA KOMMUN Sammanträdes protokoll

Sidan 17 av 63

§191/2012 Dnr 2012/0584 KS-9 Diariekod: 119

Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2012-11-13 från kommunledningskontoret.

Sammanfattning

Fullmäktiges beslutade i samband med budget 2011 att ge trafik- och fastighelsnämnden i uppdrag att utforma ett hyressättnings- och ersättnings- system för upplåtande av kommunens verksamhetslokaler till föreningsliv och andra intressenter på kvällar och helger. Uppdraget utvidgades till att även se över nuvarande hyresmodell och föreslå förbättringar.

Nuvarande hyresnivåer för grundskolor och förskolor som kommunen äger är låga och speglar inte marknadens villkor för lokaler vilket i sin tur för med sig att det blir en obalans mot de skolor som inte hyr sina lokaler av kommunen. Obalansen kompenseras idag med ett lokalbidrag för verksamheter som hyr på marknadsmässiga villkor.

De lokaler som kan hyras ut under icke verksamhetstid är samlings- och verksamhetslokaler, dock ej gymnastiksalar/hallar. De kommunala skolor som har bäst fysiska förutsättningar för att upplåta identifierade lokaler väljs med eftersträvan om en geografisk spridning i kommunen. För dessa lokaler träffas överenskommelse mellan skolan och kultur- och fritidsnämnden innebärande att kultur- och fritidsnämnen hyr ut lokalen på tider som skolan själv inte nyttjar den. Korttidsuthyrningen till föreningar m.m. sköts därefter av kultur- och fritidsnämnden.

Kommunledningskontorel föreslår också att hyresgästansvaret för 10 gymnastiksalar flyttas från barn- och ungdomsnämnden (skolorna) till kultur- och fritidsnämnden

Genom att överföras på årsbasis 40 miljoner kronor från trafik- och fastighetsnämnden och 16 miljoner kronor från kommunstyrelsen till barn- och ungdomsnämnden kommer respektive grundskola och förskola via check- och pengsystemet bli kompenserade för hyreshöjningen

Arbetsutskottets förslag

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige antar nytt hyressystem för verksamhetslokaler avseende grundskolor och förskolor enligl bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2012-10-12.

2. Fullmäktige överför 20 miljoner kronor från trafik- och

fastighetsnämndens anslag 2013 till barn- och ungdomsnämnden.

(8)

SOLLENTUNA KOMMUN

sen

Sammanträdes- protokoll

Sidan 18 av 63

3. Fullmäktige ger kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att efter samråd med barn- och ungdomsnämnden utforma regler för upplåtelse av verksamhetslokaler under icke verksamhetslid.

4. Hyresansvaret för tio gymnastikssalar enligt bilaga 1 till

kommunledningskontoret tjänsteutlåtande överförs från barn- och ungdomsnämnden till kultur och fritidsnämnden.

5. 1,1 miljoner kronor överförs från barn- och ungdomsnämnden budget 2013 till kultur- och fritidsnämnden budget 2013 för hyresansvaret avseende gymnastiksalarna.

7. 8 miljoner kronor överförs från kommunstyrelsens oförutsedda medel till barn- och ungdomsnämnden för budgetåret 2013

Överläggning i kommunstyrelsen

Freddie Lundqvist (S) med instämmande av Barkat Hussain (V) och Ingwar Åhman-Eklund (SP) yrkar att ärendet återremitteras till

kommunledningskontoret för framtagande av förslag till nytt hyressystem som bygger på följande principer:

Lokalhyran särskiljs från check- och peng till grundskolor och förskolor Verksamhets- och barnperspektiv samt möjlighet till en bra arbetsmiljö ska genomsyra fastighetspolitiken.

Trafik- och fastighetskontoret är ansvariga för att hyra ut lokaler Likvärdiga villkor och förutsättning vad avser lokaler ska eftersträvas mellan respektive förskolor och grundskolor

Optimering av lokalnyttjande ska eftersträvas - lämpliga lokaler i samtliga skolor ska kunna hyras ut till bl a föreningsliv.

Proposition

Ordföranden frågar om ärendet ska avgöras i dag eller återremitteras.

Ordföranden finner att ärendet ska avgöras i dag.

Därefter ställer ordföranden arbetsutskottets förslag mot Freddie Lundqvists (S) med fleras yrkande. Kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag.

Kommunstyrelsens förslag

Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige antar nytt hyressystem för verksamhetslokaler avseende grundskolor och förskolor enligt bilaga till kommunledningskontorets tj änsteutlåtande 2012-10-12.

IX.-

(9)

Sammanträdes protokoll

Sidan 19 av 6£

3. Fullmäktige ger kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att efter samråd med barn- och ungdomsnämnden utforma regler för upplåtelse av verksamhetslokaler under icke verksamhetstid.

4. Hyresansvaret för tio gymnastikssalar enligl bilaga 1 till

kommunledningskontorel tjänsleutlåtande överförs från barn- och ungdomsnämnden till kultur och fritidsnämnden.

Kommunstyrelsen beslutar

för egen del under förutsättning av fullmäktiges beslut ovan:

Freddie Lundqvist (S) meddelar att Socialdemokraterna inte deltar i beslutet.

Barkat Hussain (V) deltar inte i beslutet.

Ingwar Åhman-Eklund (S) deltar inte i beslutet

Protokollsanteckning

Freddie Lundqvist (S) för Socialdemokraternas ledamöter i kommunstyrelsen och Ingwar Åhman-Eklund (SP) lämnar protokollsanteckning (bilaga 1).

Beslutsexpediering:

Akt

Barn och ungdomsnämnden Controller O l o v Larsson Controller C a m i l l a Hulterström

I 7

Sign. Ordf. Justeräre Exp. datum Sign.

(10)

Protokolisanteckning avseende ärende 8 "Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolof

^y

vid

kommunstyrelsens sammanträde den 28 november 2012

V i stödjer inte de grundläggande principer som förslaget till nytt hyressystem bygger på.

V i yrkade därför att förslaget skulle återremitteras till kommunledningskontoret för framtagande av förslag till nytt hyressystem som bygger på andra principer än det föreliggande förslaget.

D e n grundläggande principen är att lokalhyran särskiljs från check- och pengsystemen för grundskolor och förskolor. V i anser att då lokalhyran ska betalas med check/peng så skapar dc ojämlika förhållanden mellan olika skolor. Lokalhyran borde ligga separat från pengarna till undervisning mm Likvärdiga villkor och förutsättningar vad avser lokaler ska eftersträvas mellan respektive förskolor och grundskolor. Kvaliteten i undervisningen ska inte styras utifrån vilken skollokal man går i och om skolan är nybyggd, nyrenoverad eller inte.

Det ska vara trafik- och fastighetsnämndens ansvar att garantera att det finns en bra fysisk

arbetsmiljö i kommunens grundskolor och förskolor. Lokalerna ska underhållas kontinuerligt och anpassas utifrån barnens behov och förutsättningar och den verksamhet som ska bedrivas i lokalerna.

I det liggande förslaget läggs ansvaret för lokaler på flera olika huvudmän. V i anser att trafik- och fastighetskontoret är ansvariga för att hyra ut lokaler. Det står dock inte i motsats till att v i fortfarande anser att kultur- och fritidsnämnden kan sköta schemaläggning för föreningslivets nyttjande av lokaler och att hyran för föreningslivet ska följa kultur- och fritidsnämndens nu gällande taxesystem. Cjenom att vi vill öppna upp fler skolor och förskolor för föreningslivet så innebär våra principer bättre tillgäng till lokaler för föreningslivet. V i strävar alltså efter ett så optimalt lokalutnyttjande som möjligt där lämpliga lokaler i samtliga skolor ska kunna hyras ut.

Freddie Lundqvist (S) Ingwar Å h m a n Eklund (SP)

(11)

I K H SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunledningskontoret

Tjänsteutlåtande

2012-11-13 Sidan 1 av 8 Håkan Wikman

Dnr 2012/0584 K S - 9 Kommunstyrelsen

Diariekod: 119

Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige antar nytt hyressystem för verksamhetslokaler avseende grundskolor och förskolor enligt bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2012-10-12.

3. Fullmäktige ger kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att efter samråd med barn- och ungdomsnämnden utforma regler för upplåtelse av verksamhetslokaler under icke verksamhetstid.

4. Hyresansvaret för tio gymnastikssalar enligt bilaga 1 till

kommunledningskontoret tjänsteutlåtande överförs från barn- och ungdomsnämnden till kultur och fritidsnämnden.

Sammanfattning

Fullmäktiges beslutade i samband med budget 2011 att ge trafik- och fastighetsnämnden i uppdrag att utforma ett hyressättnings- och ersättnings- system för upplåtande av kommunens verksamhetslokaler till föreningsliv och andra intressenter på kvällar och helger. Uppdraget utvidgades till att även se över nuvarande hyresmodell och föreslå förbättringar.

Nuvarande hyresnivåer för grundskolor och förskolor som kommunen äger är låga och speglar inte marknadens villkor för lokaler vilket i sin tur för med sig att det blir en obalans mot de skolor som inte hyr sina lokaler av

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(12)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 2 av 8

kommunen. Obalansen kompenseras idag med ett lokalbidrag för verksamheter som hyr på marknadsmässiga villkor.

De lokaler som kan hyras ut under icke verksamhetstid är samlings- och verksamhetslokaler, dock ej gymnastiksalar/hallar. De kommunala skolor som har bäst fysiska förutsättningar för att upplåta identifierade lokaler väljs med eftersträvan om en geografisk spridning i kommunen. För dessa lokaler träffas överenskommelse mellan skolan och kultur- och fritidsnämnden innebärande att kultur- och fritidsnämnen hyr ut lokalen på tider som skolan själv inte nyttjar den. Korttidsuthyrningen till föreningar m.m. sköts därefter av kultur- och fritidsnämnden.

Kommunledningskontoret föreslår också att hyresgästansvaret för 10 gymnastiksalar flyttas från barn- och ungdomsnämnden (skolorna) till kultur- och fritidsnämnden

Genom att överföras på årsbasis 40 miljoner kronor från trafik- och fastighetsnämnden och 16 miljoner kronor från kommunstyrelsen till barn- och ungdomsnämnden kommer respektive grundskola och förskola via check- och pengsystemet bli kompenserade för hyreshöjningen

Bakgrund

Kommunledningskontoret fick det samordnande ansvaret lör att ta fram förslag på ovanstående uppdrag tillsammans med trafik- och

fastighetskontoret, barn- och utbildningskontoret och kultur- och fritidskontoret.

2011 anlitades konsultföretaget Structor F M Projektutveckling A B för en genomlysning av nuvarande hyresmodell samt att ta fram förslag till ett förbättrat hyressystem för verksamhetslokaler till grundskolor och förskolor.

Uppdraget innebar en genomlysning av nuvarande hyresmodell samt

framtagande av förslag på förbättringsåtgärder, principer och en tillämpning avseende lokalhyresavtal inom kommunen som ska leda till en bättre

styrning och ökad effektivitet i lokalutnyttjandet i Sollentuna kommun.

Nuvarande hyressystem

Nuvarande hyresnivåer för grundskolor och förskolor som kommunen äger är låga och speglar inte marknadens villkor för lokaler vilket i sin tur för med sig alt det blir en obalans mot de skolor som inte hyr sina lokaler av kommunen. Obalansen kompenseras idag med ett lokalbidrag för

verksamheter som hyr på marknadsmässiga villkor.

(13)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 3 av 8

Idag tillämpas en schablonhyra i tre olika nivåer för skolor och förskolor.

850 kr/kvm och år i kallhyra för äldre, icke renoverade lokaler, 1025 kr/kvm i kallhyra för renoverade lokaler och 1300 kr/kvm i kallhyra för nybyggda och moderniserade lokaler.

Förslag på principer för ändrad hyresmodell

Nedan sammanfattas i punktform huvudinriktningen för en framtida

hyresmodell och hyresförhållande avseende lokalupplåtelser för grundskola och förskola:

• Samtliga hyresavtal för lokaler i egna fastigheter tecknas i normalfallet på 3 år med 3 års förlängning och en uppsägningstid på 9 månader.

• Hyresjusteringar och hyreshöjningar bedöms i genomsnitt mellan 30 - 40% är nödvändigt för anpassning till marknadshyra. Den totala hyreshöjningen blir högre med ett ändrat ansvarsgränssnitt.

• Trafik- och fastighetskontoret som företrädare för fastighetsägaren ges en tydligare roll som fastighetsägare och fastighetsutvecklare i sitt förhållningssätt mot bl.a. hyresgästen och verksamheten. Detta för att inta samma förhållningssätt som marknadens fastighetsägare.

• Konkurrensneutralitet ska tillämpas vid hyressättning, vilket innebär att samma principer för verksamhet som finansieras via kommunen oavsett utförare ska gälla (egen regi eller extern regi).

• Ett hyresråd med representanter för hyresgäst och hyresvärd inrättas för att hantera eventuella hyrestvister och hyresfrågor. Rådet leds av en central funktion inom kommunen. I rådet ingår även extern sakkunskap.

• Trafik- och fastighetskontoret får tillsammans med hyresgästen för vissa objekt där det finns särskilda skäl förändra ansvarsförhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst för vissa delar, exempelvis markskötsel och vissa löpande underhållsåtgärder.

• Ett lokal råd med representanter för hyresgäst och hyresvärd inrättas för att ständigtutveckla hyresförhållandet och hyresavtalet.

• Lokalbidraget avskaffas.

I bilagan till tjänsteutlåtande finns en mer fullständig lista på förändringarna.

Upplåtelse av verksamhetslokaler på icke verksamhetstid

Det finns ett starkt politiskt intresse att allmänhet, föreningar med flera ska ha möjlighet att hyra och nyttja för- och skollokaler på icke verksamhetstid.

Vissa skolor har bättre fysiska möjligheter att vidareupplåta lokaler för korttidsuthyrning då dessa lokaler går alt nå med en egen ingång och inte kräver säkerhetsåtgärder för att avgränsa åtkomst till andra lokaler.

(14)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 4 av 8

De lokaler som avses är samlings- och verksamhetslokaler, dock ej gymnastiksalar/hallar. De kommunala skolor som har bäst fysiska

förutsättningar för att upplåta identifierade lokaler väljs med eftersträvan om en geografisk spridning i kommunen. För dessa lokaler träffas

överenskommelse mellan skolan och kultur- och fritidsnämnden

innebärande att kultur- och fritidsnämnen hyr ut lokalen på tider som skolan själv inte nyttjar den. Korttidsuthyrningen till föreningar m.m. sköts därefter av kultur- och fritidsnämnden.

Taxan för föreningars nyttjandet av lokalerna samt regler för upplåtelserna kan bestämmas av kultur- och fritidsnämnden. Man måste även beakta finansieringen då det är högst troligt att ersättningen till skolan inte står relation till taxan för lokalerna om uthyrning ska ske i någon större

omfattning. Kultur och fritidsnämnden får återkomma med förslag på regler för upplåtelse och hur finansieringen ska lösas.

Det ovanstående förslaget förutsätter att skolorna själva vill upplåta sina verksamhetskolaler till kultur- och fritidsnämnden.

Föreslagna skolor är Häggviksskolan, Silverdalsskolan, Edsbergsskolan samt Gillboskolorna.

Gymnastiksalar

Kommunledningskontoret föreslår att hyresgästansvaret för 10

gymnastiksalar flyttas från barn- och ungdomsnämnden (skolorna) till kultur- och fritidsnämnden. De avsedda gymnastikssalarna framgår av bilaga 1.

Genom överföringen till kultur- och fritidsnämnden kommer skolornas driftskostnader för gymnastiklokalerna att upphöra.

Ekonomiska effekter och finansiering

För att anpassa nuvarande hyresnivåer i kommunägda lokaler för skolor och förskolor behövs hyreshöjningar i nivå med ca 40 % i genomsnitt. Enstaka hyror kan behöva höjas betydligt mer.

Beträffande förskolor innebär en bedömd marknadsanpassning av hyrorna ett totalt ökat hyresuttag på drygt 7,5 miljoner kronor per år och en justering av genomsnittshyran från ca 970 kr/kvm och år till ca 1300 kr/kvm och år.

Med en avveckling av lokalbidraget ger det en möjlighet att föra ca 9,5 miljoner kronor tillbaka till utövarna genom "check & peng".

För skolorna i kommunens ägda fastigheter bedöms en marknadsanpassning av hyrorna ge totalt ökade hyror med ca 32,5 miljoner kronor per år. Den bedömda hyresjusteringen ger en förändring av genomsnittshyran från ca 960 kr/kvm till ca 1350 kr/kvm

Förslaget att föra över pengar från trafik- och fastighetsnämnden till barn- och ungdomsnämnden ger för kommunens ca 4100 barn i förskolan en ökning om ca 3800 kr/barn per år i ersättning. Den genomsnittliga

(15)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 5 av 8

lokaleffektiviteten är i kommunen ca 7,5 kvm/barn vilket med en potentiell ökning med 3800 kr/barn ger ett ökat ekonomiskt utrymme på drygt 500 kr/kvm och år i hyra.

Utgående lokalbidrag 2011 uppgår till ca 2 miljoner kr per år och omfattar lokaler för ca 360 barn. Med en höjd nivå för check & peng med ca 3800 kr per barn och år kompenseras dessa utövare med ca 1,4 miljoner kr av de 2 miljoner som idag utgår via lokalbidrag.

Förslaget att föra över pengar från trafik- och fastighetsnämnden till barn- och ungdomsnämnden ger för kommunens ca 9100 barn i skolan, en ökning om ca 4 500 kr/elev per år i ökad ersättning. Den genomsnittliga

lokaleffektiviteten är i kommunen ca 10,1 kvm/barn vilket med en potentiell ökning med 4 500 kr/elev ger ett ökat ekonomiskt utrymme på ca 450 kr/kvm och år i hyra. För en nybyggd alternativt moderniserad lokal med god lokaleffektivitet ger det ett ökat ekonomiskt utrymme på ca 550 kr/kvm.

Den översiktligt bedömda hyresnivån med marknadsmässig hyra bygger på samma ansvarsgräns som tidigare och skall justeras med hänsyn till ändrad gränsdragningslista. Det föreslagna förändrade gränssnittet med ett större hyresvärdsansvar medför ett behov om ytterligare hyresökning med ca 250 kr/kvm och år. Totalt ca 27 mkr/år.

För att minimera negativa nettoeffekter för verksamheterna krävs ytterligare höjning av check & peng med 16 miljoner kronor per år till grundskolorna och förskolorna. Genom föreslagna höjning kommer skolor och förskolor få en ersättning som täcker de ökade hyreskostnaderna.

I samband med budgetarbetet för 2014 behövs ytterligare 8 miljoner kronor per år att tillföras barn- och ungdomsnämnden från kommunstyrelsens oförutsedda medel och 20 miljoner kronor från trafik- och

fastighetsnämnen. Även till kultur- och fritidsnämnden behövs 1,5 miljoner kronor tillföras från barn- och ungdomsnämndens anslag 2014. Detta för att hantera helårseffekten som uppstår 2014.

Tidplan

Nuvarande hyresavtal löper med olika löptider. Merparten av alla hyresavtal är möjliga till uppsägning för nya villkor som kan träda ikraft från 2013-07- 01. Totalt 10 avtal har en längre löptid än till 2013-06-31 varav 7 av dessa är möjliga till uppsägning med nya villkor till senast 2013-11-01. Tre avtal löper ut under 2015.

Beaktat hyresavtalens löptider föreslås ett förändrat hyressystem inkl. höjd Check & Peng till 2013-07-01.

• September 2012, genomgång och framtagande av hyresnivåer och övriga villkor.

• September - november, uppsägning av hyresavtal.

(16)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 6 av 8

• Oktober, remiss till berörda nämnder

• December, beslut i kommunfullmäktige

• Jan/feb 2013, beslut om check och peng.

• Jan - april 2013, förhandling och tecknande av avtal

• maj - okt, statusbesiktningar, energikartläggning

• Juli - oktober 2013, nya hyresavtal träder ikraft

Remissvar

Kultur- och fritidskontorets synpunkter

Kultur- och fritidsnämnden bifaller förslag till nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor under förutsättning att följande synpunkter beaktas.

Kultur- och fritidskontoret anser att full kostnadstäckning skall tillföras kultur- och fritidsnämnden som kompensation för lokal- och driftskostnader i och med övertagande av ansvar för 10 gymnastiksalar under 2013. Dessa ekonomiska medel ska täcka även de timmar då skolorna inte bokar

verksamhet i gymnastiksalarna eftersom kultur- och fritidsnämnden oavsett ansvarar för driftkostnader under dessa tider.

När ansvar för 10 gymnastiksalar övergår från barn- och ungdomsnämndens till kultur- och fritidsnämndens ansvar ska nödvändiga åtgärder, i form av underhåll av lokalerna, utifrån den besiktning som gjorts under 2012 vara åtgärdade. Kultur- och fritidskontoret behöver separat utreda frågor kring utformning av regler och taxa för upplåtelse av verksamhetslokaler under icke verksamhetstid. Samråd med barn- och utbildningsnämnden sker angående detta. Därtill behöver även frågor som rör ombyggnation av lokaler, genomförande av övergången lill kultur- och fritidsnämndens ansvar, förhandling kring hyreskostnader, lokalvård samt tillsyn av lokaler ses över.

Barn- och ungdomsnämndens synpunkter

Barn- och utbildningskontoret är positiv till de föreslagna förändringarna.

Det är bra att ett större ansvar läggs på fastighetsägaren vilket innebär att skolledarna kan lägga mer fokus på det pedagogiska ledarskapet. Den föreslagna överföringen av medel från barn- och ungdomsnämnden till kultur- och fritidsnämnden med anledning av överföringen av

gymnastiksalar anser kontoret vara för hög. Förslaget innebär att 1,5 mnkr överförs för 2013. Kontoret anser att 1,1 mnkr bör överföras för 2013, vilket innebär 2,2 mnkr på helår. Ett av skälen till differensen är att man i förslaget räknat med gymnastiksalen i Trollholmens skola som barn- och

utbildningskontoret inte längre hyr.

(17)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 7 av 8

Trafik- och fastighetskontorets synpunkter

Ändrat synsätt på hyressättning

Med nuvarande modell för hyressättning finns en ekonomisk risk i att hantera hyresgästinitierade investeringsprojekt då hyresgästen inte påverkats av en högre hyra om projektet blir dyrare än planerat. Med det nya förslaget till hyresmodell får även hyresgästen incitament att hålla kostnaderna på rätt nivå då det avspeglar sig i hyran.

Kontraktstider

Enligt förslaget ska hyresgäst ha möjlighet till att avträda från befintligt hyreskontrakt med en löpande uppsägningstid om 9 mån om båda parter är överens. En förutsättning för att trafik- och fastighetskontoret ska kunna ingå sådan överenskommelse är att intresse finns från annan part att överta hyresobjektet.

Ändrat gränssnitt

Förslaget innebär att trafik- och fastighetskontoret ska överta markskötseln som hyresgästerna idag ansvarar för. Det finns en risk med höga

förväntningar på att kontoret snabbt ska återställa allt eftersatt underhåll.

Det blir en utmaning för kontoret att hantera detta. För objekt där det finns särskilda skäl till att en hyresgäst behåller markskötselansvaret föreslås att det undantagsvis kan godkännas.

Energiincitament

Förändringen från kallhyra till varmhyra förenklar trafik- och

fastighetskontorets hantering av energiinvesteringar. Förslaget innebär ett tydligare ansvar att aktivt jobba med energieffektiviseringar via

investeringar och energioptimering av befintliga anläggningar.

Risker

Med marknadsanpassade hyror finns risk för att hyresgäster söker

alternativa lokaler vilket de tidigare saknat incitament för då hyrorna varit mycket lägre än hyrorna på den öppna marknaden. Det innebär en

ekonomisk risk i och med övertagandet av samtliga mediakostnader. Med ökade hyror kommer sannolikt ökade förväntningar på kontoret, förslaget ändrar dock inte förutsättningarna för planerat och felavhjälpande

underhåll.

Resurser

Den nya modellen innebär ett nytt arbetssätt med hantering av hyreskontrakt för skolor & förskolor. Genomförandet av ny hyresmodell innebär att extra resurser tas från befintlig organisation vilket kan leda till att andra

arbetsuppgifter blir lidande. Samtliga hyresavtal ska sägas upp och det ska tas fram nya avtal samt förhandlas med respektive hyresgäst. Det finns inte

(18)

Tjänsteutlåtande

2012-11-13

Dnr 2012/0584 K S - 9 Sidan 8 av 8

aktuella ritningar för samtliga objekt som enligt förslaget ska ingå som bilaga i hyresavtalen.

Kommunledningskontorets beredning

Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat förslaget om "Nytt hyressystem för verksamhetslokaler för grundskolor och förskolor" till trafik- och fastighetsnämnden, barn- och ungdomsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. Alla tre har inkommit med svar och synpunkter, se ovan.

Det har även inkommit ett svar från rösjöskolan (Rösjöstyrelsen) med synpunkter på förslaget. Då rösjöskolan är att betraktas som hyresgäst har ärendet inte remitteras till rösjöstyrelsen. Information om förslaget och synpunkter har fått lämnas på samma sätt som övriga hyresgäster inom grundskolan och förskolan oavsett kommunal eller privat utförare.

Utifrån de synpunkter som kommit från berörda remissinstanser har förslaget justerat på två punkter. Beloppet som ska överföras mellan barn- och ungdomsnämnden justerats för 2013 från 1,5 miljoner kronor till 1,1 miljoner kronor. Förslaget har också kompletteras med att " Trafik- och fastighetskontoret får tillsammans med hyresgästen för vissa objekt där det finns särskilda skäl förändra ansvarsförhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst för vissa delar, exempelvis markskötsel och vissa löpande underhållsåtgärder"

Kommunledningskontoret anser att trafik- och fastighetsnämnden bör återkomma under första kvartalet till kommunstyrelsens arbetsutskott och redovisa hur de kommer att säkerställa det förändrade hyressystemet.

Katarina Kämpe Kommundirektör

Bilaga 1

Förslag till nytt hyressystem för verksamhetsloker för grundskolor och förskolor

(19)

B I L A G A 1

Förslag till nytt hyressystem för

verksamhetsloker för grundskolor och förskolor

Bakgrund

För att öka valfriheten och konkurrensen inom barnomsorg och grundskola införde kommunen i mitten av 90-talet barnomsorgscheck och skolpeng.

Sollentuna kommun har sedan införandet av check och peng tillämpat en gemensam hyresmodell för förskolor och grundskolor oavsett om det är en privat eller kommunal hyresgäst.

De fastigheter där det bedrivs skol- och förskoleverksamhet i Sollentuna kommun, ägs till stor del av kommunen, för förskolor till knappt 60 % och grundskolor till knappt 95 %. Huvuddelen av kommunens lokaler är uppförda under 1960-1970-talcn. Under de senaste åren har ett omfattande byggande av nya lokaler och renoveringar genomförts, framförallt i skolor, förskolor och idrottslokaler. Behovet av nybyggnation och modernisering av skolor och förskolor är fortsatt stort i kommunen.

Nuvarande hyror är baserade på en schablonhyra i 3 nivåer som inte indexerats eller uppräknats de senaste åren. Skolor och förskolor som inte hyr lokaler av kommunen hyr på marknadsmässiga villkor, alternativt äger sina egna lokaler. För att kunna finansiera den högre hyran som utgår vid marknadsmässiga villkor finns möjlighet att hos kommunen söka

lokalbidrag.

Hyresmodellen har de senaste åren blivit underfinansierad. Den nuvarande hyresmodellen har bl.a. inte kunnat hantera expansionen och behov av ökat underhåll. Senast översynen av hyresmodell genomfördes 2005.

Kommunledningskontoret fick det samordnande ansvaret för att ta fram förslag på ovanstående uppdrag tillsammans med trafik- och

fastighetskontoret, barn- och utbildningskontoret och kultur- och fritidskontoret.

Uppdraget

2011 anlitades konsultföretaget Structor F M Projektutveckling A B för en genomlysning av nuvarande hyresmodell samt att ta fram förslag till ett förbättrat hyressystem för verksamhetslokaler till grundskolor och förskolor.

Uppdraget innebär en genomlysning av nuvarande hyresmodell samt

framtagande av förslag på förbättringsåtgärder, principer och en tillämpning avseende lokalhyresavtal inom kommunen som ska leda till en bättre

styrning och ökad effektivitet i lokal utnyttjandet i Sollentuna kommun.

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(20)

I uppdraget har följande beaktats och genomlysts:

• Hyresmodellen ska hålla över tiden, för att undvika kontinuerliga justeringar.

• Hyresmodellen bygga på "likabehandlingsprincipen".

• Hyresmodellen ska vara transparent och lättförståelig.

• Ett förslag på hur ett förändrat system ska införas (ex. kompensation, övergångsregler)

• En modell har tagits fram för uthyrning av lokalerna vid skolor och förskolor på icke verksamhetstid (ej gymnastiksalar)

• Ett förslag har tagits fram på hur och när utvärdering av systemet ska göras.

• En genomgång av ansvar och gränssnitt för hyresvärd respektive hyresgäst har gjorts.

• Ett förslag om framtagande av komplett avtalskonstruktion inkl. mallar för bilagor och gränsdragningslistor har gjorts.

• Ett förslag på hur energiincitament hanterade i hyresavtalen har tagit fram.

• Förslag hur investeringar i fastigheter och lokaler hanteras utifrån hyresmodellen.

• Förslag hur verksamhetsanpassningar ska finansieras och hanteras i hyresmodellen.

Arbetsmetodik och utförda aktiviteter

Med utgångspunkt av uppdragsbeskrivning har följande aktiviteter utförts:

• Intervjuer med företrädare för verksamheten och hyresgästen för att klargöra nuvarande tillämpning, problemställningar mm.

• Intervjuer med företrädare för fastighetsägaren hyresgästen för att klargöra nuvarande tillämpning, problemställningar mm.

• Genomgång av vissa befintliga hyresavtal inom Sollentuna kommun.

• Undersökning av marknadshyror.

• Ekonomiska analyser och avstämningar.

Problemställningar

Nuvarande hyresnivåer för grund- och förskolor som kommunen äger är relativt låga och speglar inte marknadens villkor för lokaler, vilket i sin tur för med sig alt det blir en obalans mot de skolor som inte hyr sina lokaler av kommunen. Det är svårt för kommunen att framgent tillämpa någon annan hyressättning än den som sker på marknadsmässiga villkor för verksamhet som verkar på en konkurrensutsatt marknad.

(21)

Verksamheter som idag hyr på marknadsmässiga villkor kan erhålla lokalbidrag som kompensation för en högre hyra än andra verksamheter.

Särskilt riktade bidrag minskar incitament och vilja att på sikt hålla ner hyresnivåer och kan vara kostnadsdrivande.

Nuvarande hyressystem

Nuvarande hyresnivåer för grundskolor och förskolor som kommunen äger är låga och speglar inte marknadens villkor för lokaler vilket i sin tur för med sig att det blir en obalans mot de skolor som inte hyr sina lokaler av kommunen. Obalansen kompenseras idag med ett lokalbidrag för

verksamheter som hyr på marknadsmässiga villkor.

Idag tillämpas en schablonhyra i tre olika nivåer för skolor och förskolor.

850 kr/kvm och år i kallhyra för äldre, icke renoverade lokaler, 1025 kr/kvm i kallhyra för renoverade lokaler och 1300 kr/kvm i kallhyra för nybyggda och moderniserade lokaler. Det finns inga skriftliga riktlinjer som närmare beskriver hur indelningen av lokalerna ska gå till i de tre olika kategorierna.

Om kommunen tillämpar en låg schablonhyra skulle detta kunna

omöjliggöra för privata aktörer att konkurrera prismässigt med de lokaler som kommunen tillhandahåller med schabloniserad hyressättning förutsatt att inte lokalbidrag lämnas till alla som en utjämningsfaktor. För att

motverka en sådan situation bör tillhandahållandet av lokaler ske på affärsmässiga grunder.

Med hänsyn till att grundskolan idag verkar på en konkurrensutsatt marknad ställs det krav på atl det finns en konkurrensneutralitet och affärsmässighet i lokalupplåtelsen mellan verksamhet i egen regi och i privat regi oavsett om lokalerna hyrs av kommunen eller en privat fastighetsägare.

Hyresmodellen avseende skolor och förskolor är underfinansierad och med kommande behov av modernisering och eventuellt höjd räntenivå finns risk för stora underskott vid oförändrade hyresnivåer för förskolor och skolor.

Förslag på principer för hyresmodellen

Nedan sammanfattas i punktform huvudinriktningen för en framtida

hyresmodell och hyresförhållande avseende lokalupplåtelser för grundskola och förskola:

• För skolor och förskolor som av kommunen drivs i egen regi belastar den direkta hyreskostnaden verksamhetens resultat och inte via någon central kostnadsfördelning. V i d tecknande av interna hyresavtal bör hyresgästen företrädas av verksamhetschef, t.ex. skolchef, rektor, föreståndare mm.

(22)

Samtliga hyresavtal för lokaler i egna fastigheter tecknas i normalfallet på 3 år med 3 års förlängning och en uppsägningstid på 9 månader.

Hyreskostnaden indexeras till 100% med K P I .

Lokaler som kommunen inte äger utan hyr in via kommunens fastighetsavdelning, upplåts vidare på samma kontraktstid till verksamheten.

Förändrad hyressättning för konkurrensutsatt verksamhet.

Hyressättningen görs på affärsmässiga grunder och med

marknadsmässiga villkor. För lokaler som är kostnadskrävande med hänsyn till speciella tekniska krav för t.ex. verksamhet för barn med funktionshinder tecknas hyresavtal med barn- och

utbildningsförvaltningen enligt självkostnadsprincipen

Hyressättningen ska bygga på ekonomisk långsiktighet och innehålla avsättning för planerat underhåll för objekten på en relevant nivå.

Hyresjusteringar och hyreshöjningar bedöms i genomsnitt mellan 30 - 40% är nödvändigt för anpassning till marknadshyra. Den totala hyreshöjningen blir högre med ett ändrat ansvarsgränssnitt.

Trafik- och fastighetskontoret som företrädare för fastighetsägaren ges en tydligare roll som fastighetsägare och fastighetsutvecklare i sitt förhållningssätt mot bl.a. hyresgästen och verksamheten. Detta för att inta samma förhållningssätt som marknadens fastighetsägare.

Ansvaret för drift och underhåll ses över och förändras till vissa delar. I huvudsak fördelas ansvar enligt följande, för detaljer se bilaga 1-4:

• Hyresvärden svarar för värmekostnader.

• Hyresvärden svarar för elkostnader.

• Hyresvärden svarar för vattenkostnader.

• Hyresvärden svarar för utvändig skötsel och underhåll.

• Hyresvärden svarar för skötsel och underhåll av installationer.

• Hyresvärden svarar för invändigt planerat och felavhjälpande underhåll medan

• Hyresgästen bekostar tillsyn och skötsel invändigt i lokalerna.

• A l l invändig skadegörelse bekostas av hyresgästen oavsett hur gränsdragningen för ansvar avseende underhåll ser ut.

• Utvändig skadegörelse svarar hyresvärden för.

Trafik- och fastighetskontoret får tillsammans med hyresgästen för vissa objekt där det finns särskilda skäl förändra ansvarsförhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst för vissa delar, exempelvis markskötsel och vissa löpande underhållsåtgärder.

(23)

• Investeringar initierade av hyresgästen ska finansieras via förändrade hyresnivåer och betalas av hyresgästen via ett hyrestillägg.

Hyrestillägget beräknas som en annuitet med avskrivning och kommunens internränta som kalkylränta.

• Konkurrensneutralitet ska tillämpas vid hyressättning, vilket innebär att samma principer för verksamhet som finansieras via kommunen oavsett utförare ska gälla (egen regi eller extern regi).

• Hyresavtalen utformas med vidareutvecklade gränsdragningslistor avseende tillsyn, skötsel, felavhjälpande underhåll och planerat underhåll.

• I bilaga till hyresavtalet beskrivs i övrigt förfarandet som skall gälla i hyresförhållandet avseende bl.a. underhåll, verksamhetsanpassningar, energi och övrigt ansvar.

• Rutiner upprättas och innehåll bestäms för underhållsplaner samt hur dessa skall kommuniceras mellan hyresvärd och hyresgäst.

• Ett hyresråd med representanter för hyresgäst och hyresvärd inrättas för att hantera eventuella hyrestvister och hyresfrågor. Rådet leds av en central funktion inom kommunen. I rådet ingår även extern sakkunskap.

• Ett lokalråd med representanter för hyresgäst och hyresvärd inrättas för att ständigtutveckla hyresförhållandet och hyresavtalet.

• Lokalbidraget avskaffas.

• Hyresgäst ska ha möjlighet att under avtalsperioden säga upp lokalytor som är avskilj bara om möjliga för hyresvärd att hyra ut. Uppgörelsen om uppsägning av lokalytor under avtalsperioden kan bara göras om åda parterna är överens. Uppsägningstiden är 9 månader om parterna

kommit överens.

• Den ökade hyresintäkten förs tillbaka till verksamheten via en höjd nivå på check & peng.

Idrottslokaler

Gymnastik- och sporthallar hyr kommunens fastighetsavdelning ut till kultur och fritidskontoret (KFK) till självkostnad. K F K svarar för drift, skötsel och underhåll med undantag av installationer och byggnadernas fasader och tak. Idrottslokalerna hyrs ut till idrottsföreningarna enligt av kommunen beslutad taxa. Till skolorna hyr K F K ut lokalerna till för på totalnivå en bedömd självkostnad med hänsyn taget till den andel skolan nyttjar mot idrottsföreningarna. I självkostnad räknas samtliga kostnader in och hyran beräknas utifrån bedömd nyttjandegrad för kostnadstäckning. I hyressättningen för idrottslokaler skall en enhetlig hyressättning

eftersträvasmed hänsyn till funktion och skick snarare än yta för lokalen.

(24)

Gymnastiksalar

Förslaget är att hyresgästansvaret för 10 gymnastiksalar flyttas från skolorna till kultur- och fritidskontoret. Gymnastiksalarna kommer att ha samma rutiner och regler som idrottslokalerna ovan.

Genom överföringen till kultur- och fritidsnämnden kommer skolornas driftskostnader för gymnastiklokalerna att upphöra. Däremot kommer de att få betala till kultur- och fritidskontoret för nyttjande av lokalerna på samma sätt som för idrottslokalerna ovan.

För att kultur- och fritidsnämnden ska klara den löpande kostnaden kommer barn- och ungdomsnämnden att överföra 2,2 miljoner kronor per år till kultur- och fritidsnämnden. Beloppet avser att täcka kostnaderna för den tid som räknas som icke verksamhetstid.

Följande grundskolor berörs av förslaget:

• Rösjöskolan

• Sollentuna International school

• Vaxmoraskolan

• Tegelhagsskolan

• Trollholmen

• Eriksbergsskolan

• Kärrdalsskolan

• Töjnaskolan

• Gillboskolan

• Gröndalsskolan

Ekonomiska effekter

Nuvarande hyror är i huvudsak bestämda enligt en schablonmässigt satt hyresnivå med 3 hyresnivåer, 850 kr/kvm, 1025 kr/kvm och 1300 kr/kvm.

Genomsnittshyran för kommunägda lokaler avseende skolor och förskolor motsvarar drygt 950 kr/kvm och år.

För att anpassa nuvarande hyresnivåer i kommunägda lokaler för skolor och förskolor behövs hyreshöjningar i nivå med ca 40 % i genomsnitt. Enstaka hyror kan behöva höjas betydligt mer.

Beträffande förskolor innebär en bedömd marknadsanpassning av hyrorna ett totalt ökat hyresuttag på drygt 7,5 miljoner kronor per år och en justering av genomsnittshyran från ca 970 kr/kvm och år till ca 1300 kr/kvm och år.

Med en avveckling av lokalbidraget ger det en möjlighet att föra ca 9,5 miljoner kronor tillbaka till utövarna genom "check & peng".

För skolorna i kommunens ägda fastigheter bedöms en marknadsanpassning av hyrorna ge totalt ökade hyror med ca 32,5 miljoner kronor per år. Den bedömda hyresjusteringen ger en förändring av genomsnittshyran från ca 960 kr/kvm till ca 1350 kr/kvm

(25)

För att minimera negativa nettoeffekter för verksamheterna kan naturligtvis ytterligare pengar föras in i systemet via höjning av Check & Peng. A v kommunens barn och elever inom för- och grundskola finns ca 85 % i kommunägda lokaler vilket innebär att om de verksamheter som hyr av kommunen på totalnivå ska kompenseras fullt ut vid en hyresjustering till marknadsmässiga villkor krävs ytterligare höjning av check & peng med knappt 8 mkr/år för grund- och förskolor.

Med förslaget att föra över pengar från trafik- och fastighetsnämnden till barn- och ungdomsnämnden så ger det för kommunens ca 4100 barn i förskolan en ökning om ca 3800 kr/barn per år i ersättning. Den

genomsnittliga lokaleffektiviteten är i kommunen ca 7,5 kvm/barn vilket med en potentiell ökning med 3800 kr/barn ger ett ökat ekonomiskt utrymme på drygt 500 kr/kvm och år i hyra.

Utgående lokalbidrag 2011 uppgår till ca 2 miljoner kr per år och omfattar lokaler för ca 360 barn. Med en höjd nivå för check & peng med ca 3800 kr per barn och år kompenseras dessa utövare med ca 1,4 miljoner kr av de 2 miljoner som idag utgår via lokalbidrag.

Med förslaget att föra över pengar från trafik- och fastighetsnämnden till barn- och ungdomsnämnden så ger det för kommunens ca 9100 barn i skolan så ger det en ökning om ca 4 500 kr/elev per år i ökad ersättning.

Den genomsnittliga lokaleffektiviteten är i kommunen ca 10,1 kvm/barn vilket med en potentiell ökning med 4500 kr/elev ger ett ökat ekonomiskt utrymme på ca 450 kr/kvm och år i hyra. För en nybyggd alternativt moderniserad lokal med god lokaleffektivitet ger det ett ökat ekonomiskt utrymme på ca 550 kr/kvm.

Observera att den översiktligt bedömda hyresnivån med marknadsmässig hyra bygger på samma ansvarsgräns som tidigare och skall justeras med hänsyn till ändrad gränsdragningslista. Det föreslagna förändrade

gränssnittet med ett större hyresvärdsansvar medför ett behov om ytterligare hyresökning med ca 250 kr/kvm och år. Totalt ca 27 mkr/år.

För att minimera negativa nettoeffekter för verksamheterna kan naturligtvis ytterligare pengar föras in i systemet via höjning av Check & Peng. A v kommunens barn och elever inom för- och grundskola finns ca 85 % i kommunägda lokaler vilket innebär atl om de verksamheter som hyr av kommunen på totalnivå ska kompenseras fullt ut vid en hyresjustering till marknadsmässiga villkor krävs ytterligare höjning av check & peng med knappt 8 mkr/år för grund- och förskolor.

För att finansiera nybyggda lokaler krävs en högre nivå på hyror än

nuvarande hyra vilket i sin tur ställer krav på en högre lokalersättning för att bekosta hyran.

(26)

Med en översiktlig bedömning av hyresnivån vid nybyggnation av

kommunen som fastighetsägare så behöver hyresnivån vara i nivån, ca 1900 kr/kvm och år. Beräkningen bygger på en produktionskostnad om 26 000 kr/kvm bruksarea och en avskrivningstid på 33 år. Kapitaltjänstkostnaden beräknas enligt annuitetsmetoden med internränta och en drift och underhållskostnad om 450 kr/kvm och år.

Som referens till produktionskostnaden har en av de största privata

fastighetsägarna för grund- och förskolelokaler använts, vilken uppgår till ca 20 000 kr/kvm bruksarena för de 6 senaste byggda objekten. Som referens till drift och underhållskostnader har kommunens nuvarande kostnader hos fastighetskontoret använts.

Med en lokaleffektivitet på 9 kvm/elev ger det en lokalkostnad om 16 950 kr/elev.

Notera att om produktionskostnaden sänks med 2000 kr/kvm alternativt om lokaleffektiviteten förbättras med minst 0,5 kvm/elev, ger det en

lokalkostnad som understiger 16 000 kr per elev och år

Hyresavtalet

Avtalet upprättas med Fastighetsägarföreningens modell för avtalsformulär eller ett liknande upplägg vilket borgar för en god struktur och ett

branschgemensamt format på avtal.

Till alla hyresavtal kopplas ritningar som redovisar lokalupplåtelsens omfattning samt vilka utvändiga ytor som disponeras av hyresgästen.

Mer specifika villkor för lokalupplåtelsen än vad det standardiserade

avtalsformuläret från fastighetsägarna reglerar samlas med fördel i en bilaga för särskilda bestämmelser.

För kommunens skolor och förskolor ska alltid eventuell

andrahandsuthyrning göras av kommuns fastighetsavdelning. Detta beror på att det en sådan uthyrning kommer att räknas som en förstahandsuthyrning.

Gränsdragningslista avseende tillsyn, skötsel, felavhjälpande underhåll och planerat underhåll upprättas som en avtalsmall med ett generellt gränssnitt mellan hyresvärd och hyresgäst. För att tydligt definiera begreppen ovan så används branschens definitioner från A f f , avtal fastighetsförvaltning.

Erfarenheten visar på att det är vanligt förekommande att hyresgäst och hyresvärd inte är överens vad som ingår i och vad som innefattas av t.ex.

skötsel, reparationer, underhåll och reinvestering.

Hyresgästanpassning/investeringar

Alla hyresavtal och lokaler upplåts i det skick och i den utformning som avtalet beskriver. Vanligtvis upplåts lokalen i befintligt skick. Under hyrestiden kan det uppstå behov hos hyresgästen med förändring av lokalerna för att uppnå en bättre ändamålsenlighet. Om hyresvärden under gällande kontraktstid ska utföra anpassningar träffas ett tilläggsavtal med

(27)

hyresgästen med en tilläggshyra som motsvarar hyresvärdens ökade kostnad. Hyrestillägget beräknas enligt annuitetsmetoden med kalkylränta och en avskrivning som motsvarar anpassningens ekonomiska eller tekniska livslängd alternativt den livslängd som åtgärden beräknas bestå med hänsyn till framtida verksamhetsförändringar, påverkan av demografin mm.

Privata fastighetsägare värderar regelbundet sina fastigheter för att kontrollera att det bokförda värdet inte överstiger det marknadsmässiga.

Offentliga fastighetsägare är ovana att titta på förhållandena mellan bokförda värden och marknadsvärden. Ofta är det inte heller intressant då det först blir aktuellt vid en fastighetsförsäljning och då uppmärksammas ofta ett högre bokfört värde än det marknadsmässiga. Med föreslagen modell till förändrat hyresmodell bör även kommunen skapa en rutin och modell för att översiktligt kontrollera bokförda värden och att dess

genererade kapitaltjänstkostnad tillsammans med övriga fastighetskostnader inte överstiger den marknadsmässiga hyresintäkten. V i d större nödvändiga moderniseringar kan det vara nödvändigt med nedskrivningar av bokförda värden för att den marknadsmässiga hyran inte motsvarar fastighetens kostnader och att fastigheten i befintligt skick inte är ändamålsenlig.

Energiincitament

För att aktivt arbeta med energieffektivisering föreslås ett energiincitament som ger såväl hyresgästen som hyresvärden intressen att gemensamt arbeta med att minska energiförbrukningen. Påverkan på energiförbrukningen kan delas in i tre huvudgrupper. Energieffektivisering via investeringar,

energioptimering via en aktiv drift, skötsel och underhåll samt

energianvändning via handhavande i lokaler. Beroende på hur ansvaret är fördelat så finns det olika påverkan och olika intressen varför det är viktigt att skapa gemensamma mål, intressen och incitament.

På marknaden kommer fler och fler "gröna hyresavtal" innebärande ett gemensamt energi- och miljöarbete kopplat till incitament. Hur dessa "gröna hyresavtal" ser ut skiljer sig åt mellan olika fastighetsägare.

Energimyndigheten tillsammans med Fastighetsägarföreningen har tagit fram en standardiserad gröna bilaga.

Till den reviderade hyresmodellen föreslås att alla objekt kartläggs avseende i första hand uppvärmning samt även elförbrukning om uppvärmning sker via eluppvärmning. För objekten bestäms ett klimat korrigerat normalutfall, baserat på de senaste årens förbrukning beaktat eventuella extraordinära händelser, avseende värmeenergi. Klimatkorrigering utförs genom att den del som påverkas av utetemperaturen korrigeras med SMHI graddagar för området. För den klimatkorrigerade energiförbrukning som överstiger fastställt norm värde betalar hyresgästen X % av kostnaden för

(28)

energiökningen över normvärdet. För energiförbrukning som understiger normvärdet erhåller hyresgästen X % av värdet av energibesparingen. A l l energieffektivisering som hyresvärden låter utföra via investeringar räknas hyresvärden till goda med 100%. Norm värdet justeras utifrån beräknad effekt av utförd energieffektivisering.

Till hyresavtalet kopplas "Grön bilaga" enligt Fastighetsägarföreningen.

Hyresråd

En lokalupplåtelse mellan två juridiska personer omfattas av 12 kap, Jordabalkens även kallad hyreslagen. I enlighet med hyreslagen kan vissa tvister avgöras av Hyresnämnden. Hyresnämnden utgör också medlare mellan hyresvärd och hyresgäst i bl.a. villkorsfrågor. Hyresnämnden är statlig och organiserat under Sveriges domstolar. Ett hyresnämndsärende behandlas i regel av tre ledamöter från Hyresnämnden. För interna hyresavtal kan inte hyresnämnden nyttjas.

För att åstadkomma mer marknadsmässiga spelregler även för de interna lokalupplåtelserna föreslås ett inrättande av ett hyresråd. Hyresrådet behandlar interna meningsskiljaktigheter som t.ex. ansvarsfrågor i avtalet, hyresvillkor mm. Ärenden till hyresrådet kan respektive hyresgäst och hyresvärd anmäla. Hyresrådet är inte beslutande men parterna förväntas följa hyresrådets rekommendation. Rådet bemannas med representant från barn- och utbildningskontoret, hyresvärden, kommunledningen samt en sakkunnig.

Även externa hyresgäster kan erbjudas möjlighet till hänskjuta ärenden till hyresrådet. Förslag till riktlinjer för hyresrådet finns.

Lokalråd

Ett utvecklingsråd skapas med representanter från verksamheten, trafik- och fastighetnämndens fastighetsavdelning och kommunledningskontoret för att utveckla hyresförhållande, ansvar och handhavande m.m.

Upplåtelse av verksamhetslokaler på icke verksamhetstid

Det finns ett starkt politiskt intresse att allmänhet, föreningar med flera ska ha möjlighet att hyra och nyttja för- och skollokaler på icke verksamhetstid.

Enligt genomförda intervjuer med företrädare för skolor i Sollentuna är intresset inte så stort och framför allt saknas betalningsvilja för

korttidsförhyrning av samlings- och verksamhetslokaler inom skolan.

(29)

Vissa skolor har bättre fysiska möjligheter att vidare upplåta lokaler för korttidsuthyrning då dessa lokaler går att nå med en egen ingång och inte kräver säkerhetsåtgärder för att avgränsa åtkomst till andra lokaler.

Verksamhetens kostnad för att säkerställa säkerhetsaspekter runt lokaler samt betalningsviljan vid korttidsuthyrning korrelerar inte alllid.

För att möjliggöra tillgången till lokalen för dessa grupper samtidigt som det knappast är gångbart att tvinga enheter som verkar på en konkurrensutsatt marknad kan upplåtelser ske med liknande förutsättningar som

idrottslokaler till föreningslivet.

De lokaler som avses är samlings- och verksamhetslokaler, dock ej gymnastiksalar/hallar. De kommunala skolor som har bäst fysiska

förutsättningar för att upplåta identifierade lokaler väljs med eftersträvan om en geografisk spridning i kommunen. För dessa lokaler träffas

överenskommelse mellan skolan och kultur- och fritidsnämnden

innebärande att kultur- och fritidsnämnen hyr ut lokalen på tider som skolan själv inte nyttjar den. Korttidsuthyrningen till föreningar m.m. sköts därefter av kultur- och fritidsnämnden.

Taxan för föreningars nyttjandet av lokalerna samt regler för upplåtelserna kan bestämmas av kultur- och fritidsnämnden. Man måste även beaktas finansieringen då det är högst troligt att ersättningen till skolan inte står relation till taxan för lokalerna om uthyrning ska ske i någon större

omfattning. Kultur och fritidsnämnden får återkomma med förslag på regler för upplåtelse och hur finansieringen ska lösas.

Det ovanstående förslaget förutsätter att skolorna själva vill upplåta sina verksamhetskolaler till kultur- och fritidsnämnden.

Föreslagna skolorna är Häggviksskolan, Silverdalsskolan, Edsbergsskolan samt Gillboskolorna.

Uppföljning av systemet

Som uppföljning för att se vilka effekter en förändrad hyresmodell har fått vid ett genomförande föreslås följande parametrar mätas och dokumenteras

1 gång per år.

• Nöjd kundindex

• Lokaleffektivitet

• Klimatkorrigerad energiförbrukning per kvm.

• Ärenden anmälda till det interna hyresrådet.