Verksamhetsberättelse 2016
Miljö- och byggnadsnämnden
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
1.1 Nämndens uppdrag ... 3
1.2 Bygglovsenheten ... 3
1.3 Miljö- och hälsoskyddsenheten ... 3
1.4 Mät- och kartenheten ... 3
1.5 Kansli ... 3
2 Året som gått ... 4
3 Ekonomi ... 8
3.1 Sammanfattning ... 8
3.2 Driftredovisning ... 8
3.3 Investeringsredovisning ... 10
4 Nämndens åtaganden och mått ... 11
4.1 Näringsliv och arbetsmarknad ... 11
4.2 Förebyggande insatser och omsorg ... 11
4.3 Miljö och samhällsutveckling ... 12
4.4 Kommunikation ... 12
5 Uppdrag ... 14
5.1 Status nämndens uppdrag från KF, KS och KSAU ... 14
6 Kommungemensam planering ... 15
6.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 15
6.2 Jämställdhet- och mångfaldsplan ... 15
6.3 Kompetensförsörjningsplan ... 15
6.4 Sveriges mest attraktiva kommun (SMAK)... 15
7 Nulägesanalys ... 17
7.1 Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat ... 17
7.2 Personalmått ... 20
8 Riskhantering - internkontroll ... 21
8.1 Uppföljning ... 21
8.2 Sammanfattande analys ... 22
Bilagor
Bilaga 1: Bilaga 1 Nyckeltal
1 Inledning
1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning
Miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet, bygglov, tillsyn inom plan- och byggområdet, mät- och kartteknisk verksamhet samt energirådgivning.
1.2 Bygglovsenheten Beskrivning
Bygglovsenheten verkar för en god byggnadskultur och en god och estetiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö samt uppnår en rättssäker myndighetsutövning. Vårt arbete präglas av effektiv handläggning och god service.
1.3 Miljö- och hälsoskyddsenheten Beskrivning
Miljö- och hälsoskyddsenheten verkar för ett gott hälsoskydd och en bra miljö för Sollentunas invånare. Maten ska vara säker och livsmedelshanteringen redlig. Vår tillsyn är riskbaserad, ändamålsenlig, effektiv och professionell. Vi har högt förtroende hos allmänhet och företag.
1.4 Mät- och kartenheten Beskrivning
Mät- och kartenheten bidrar till att samhället har tillgång till korrekta geografiska data (så kallat kartdata) samt korrekta adresser. Enheten utför också mättjänster samt gör förberedande arbeten åt Lantmäteriet inför fastighetsförrättningar.
1.5 Kansli Beskrivning
Kansliet leder, stödjer och samordnar det övergripande arbetet på förvaltningen gentemot övriga enheter på kontoret, till ledningsgruppen och till nämnden. Kansliet ansvarar för övergripande administration, kommunikation och nämndhantering. det sammanhållande arbetet bidrar till att MBK:s medarbetare kan arbeta effektivt och utföra sina åtaganden enligt uppsatta mål.
2 Året som gått
• Av 7 fastställda åtaganden för år 2016 bedöms 5 vara uppfyllda i år, 2 mål är av karaktären flerårsöverskridande. Dessa 2 bedöms i år nått den uppfyllnad som krävs för att nå slutmålet.
• Fortsatt ökad ärendeinströmning
• Rekrytering av personal
• Miljö- och byggnadskontoret effektiviserar sina arbetsprocesser
• Stora- och kontroversiella byggprojekt har tagit mycket tid i anspråk
• Fokus på barn och kemikalier Stab och kansli
I och med den organisationsövergripande omorganisationen gällande kommunikatörer förflyttades alla nämnders kommunikatörer till kommunledningskontoret från årsskiftet 2016/2017. Tidigare sorterades dessa under respektive nämnd. Under året har
verksamheten även anställt en controller på heltid för att utveckla och säkerställa planering och uppföljning.
Energirådgivningen
Energirådgivningen, vilken sorteras under Stab och kansli, är ett samarbete mellan 27 kommuner som driver och deltar i projekt för att nå olika målgrupper. Målet är ökad användning av förnyelsebar energi och att minska energianvändningen och
miljöbelastningen genom energieffektivisering. Energirådgivningen vänder sig till privatpersoner, företag och organisationer genom bland annat telefonrådgivning och webbservice. Verksamheten är oberoende och finansieras genom statliga bidrag från Energimyndigheten.
Energimyndighet har meddelat kompletterande föreskrifter gällande rådgivningen vilka ska ha särskilt fokus inom målgrupperna hushåll i bostadsrätt, äganderätt samt hushåll i småhus. Det bidrag som tidigare getts till Sollentuna kommun ökas till totalt 624 000 kr (345 000 kr). I föreskrifterna finns krav på en 50 % anställning för att säkerställa
åtagandet och genomförandet av rådgivningen. Sollentuna har kommit överens att tillsammans med Upplands Väsby och Vallentuna kommun rekrytera en operativ energi- och klimatrådgivare som heltidsanställs av och placeras i Upplands Väsby kommun. Energi- och klimatrådgivaren ska arbeta för de tre kommunerna.
Bygglovsenheten
Rekrytering av personal
Under året (och på senhösten 2015) uppstod en generell rekryteringsvåg i länet och i och med det slutade flera bygglovshandläggare i Sollentuna. Effekten blev förutom underbemanningen också att rekryteringarna var mycket resurskrävande eftersom det fanns få sökande. Mycket tid och fokus har därför lagts på rekryteringar av personal med rätt kompetens och att introducera dessa. Först i december 2016 hade
bygglovsenheten i stort sett återbesatt samtliga vakanta tjänster.
Effektiva arbetsprocesser
Sollentuna kommun är en kommun som växer och bostadsbyggandet har tagit fart vilket
fått som följd att ärendetillströmningen ökat. Enheten har arbetat med att tydliggöra, förenkla och effektivisera verksamheten, bland annat för att minska den totala handläggningstiden. För att komma längre i arbetet har enheten beslutat att fortsätta med bland annat förbättringsåtgärder för enhetens e-tjänster. Dessa används inte av de lovsökande i önskad omfattning.
Under hösten genomfördes också en kartläggning över arbetssätt, process och
förbättringsområden. Det ledde till att kontoret under januari år 2017 kommer införa ett ändrat arbetsupplägg och implementerar en teamuppdelning inom personalen för att tydliggöra och effektivisera arbetsflödet.
Stora och/eller kontroversiella byggprojekt i kommunen
Året har inneburit flera lovprövningar och hantering av ansökningar för allmännyttiga ändamål som till exempel evakueringsskola i en park och bostäder för nyanlända som anvisats till kommunen. Den typen av ärenden anses av många som kontroversiella och har inneburit en väsentligt ökad handläggning och administration för kontoret under år 2016. Exempelvis överklagades ett ärende av drygt 80 personer med påföljande
hantering. Även byggnationer av flerbostadshus har väckt intresse, många med negativa synpunkter och överklaganden.
Upphandling av konsult för bygglovshandläggning
En förenklad upphandling gjordes av bygglovskonsult eftersom behoven fanns och kostnaderna för konsulthjälp riskerade att överstiga gränsen för direktupphandling.
Sedan november månad har kontoret inte längre någon konsult i verksamheten men de upphandlade avtalen ger möjlighet att ta in sådana om ett stort behov uppstår.
Strandskydd
Före sommaren 2016 beslutade kommunfullmäktige att överföra ansvaret för dispenser från strandskyddet från kommunstyrelsen till miljö- och byggnadsnämnden.
Utredningar har gjorts under hösten för att fullfölja projektet med att utöva tillsyn över bryggor i Edsviken och Norrviken.
Miljö- och hälsoskyddsenheten Rekryteringar av personal
Den tidigare miljö- och hälsoskyddschefen slutade i januari och den nyrekryterade chefen tillträdde under maj månad. Den nya chefen har myndighetserfarenhet från både kommunal och statlig nivå.
Upphandling nytt verksamhetssystem
Ett stort arbete har genomförts under hösten med upphandlingsunderlag för ett nytt ärendehanteringssystem. Det nuvarande systemet kommer att utgå och är inte längre funktionellt. Upphandlingen avslutas under början av år 2017.
Miljö- och hälsoskyddstillsynen
Antalet genomförda inspektioner inom miljöbalkstillsynen har ökat något. Till stor del beror det på att nästan alla förskolor i kommunen inspekterades i samband med
tillsynsprojektet "Kemikaliesmart förskola". Dock genomfördes inte all den planerade
miljö- och hälsoskyddstillsynen. Till stor del beror det på att flera klagomålsärenden krävde omfattande insatser. Förändringar i personalsituationen har också bidragit till resultaten.
Fokus barn och kemikalier
Miljö- och hälsoskyddsverksamheten har år 2016 prioriterat förebyggande tillsyn i verksamheter där barn utsätts för skadliga kemikalier. Inom projektet "Kemikaliesmart förskola" har 74 förskolor besökts och fått information och rekommendationer om hur skadliga kemikalier kan undvikas. Frågan om smittorisker uppmärksammades särskilt.
Enheten har också deltagit i Läkemedelsverkets nationella projekt ”Barnkoll med fokus på märkning av kosmetiska och hygieniska produkter” där stickprovskontroller
genomfördes i butiker.
Hälsoskyddstillsyn
Inom hälsoskyddstillsynen har enheten bland annat fortsatt att förebygga att elever utsätts för hälsorisker i skolor till följd av inomhusmiljön. Även kontroll inom flerbostadshus har utförts i syfte att säkerställa att boenden inte utsätts för hälsorisker till följd av bristande inomhusmiljö. Dessutom besöktes kommunens alla offentliga bassängbad för att kontrollera att inga hälsorisker fanns för de badande.
Miljöskyddstillsyn
Inom miljöskyddstillsynen har enheten bland annat säkerställt att de kontrollerade verksamheterna följer gällande miljölagstiftning. Enheten har bidragit till arbetet med avfallsplanering i samarbete med SÖRAB, arbetat med avfallshantering vid rivning av byggnader och utfört kemikalietillsyn med inriktning på båtbottenfärger. Den
bullerreducerande asfalten på E4:an i Rotebro följdes upp avseende effekter över tid.
Resultaten visar att effekten av asfalten för att minska buller har minskat.
Livsmedelskontrollen
Under 2016 genomfördes 490 inspektioner vilket motsvarar 94 procent av den planerade kontrollen. Ett produktionskök för skolor drabbades av ett mycket stort utbrott av sapovirus kopplat till livsmedel som resulterade i att cirka 400 personer insjuknade. Utbrottet innebar stora utrednings-, tillsyns- och informationsinsatser för kontoret. Av de mål som sattes upp för livsmedelskontrollen år 2016 uppfylldes målen om att registrera alla nya verksamheter inom två veckor efter inkommen ansökan samt att inspektörerna genom gemensamma kontroller skulle öka samsynen i bedömningarna.
Mät- och kartverksamheten
Sollentuna kommun och Järfälla kommun har sedan januari 2016 tillsammans tecknat ett samverkansavtal som låter kommunerna anlita varandras arbetskraft i respektive kommun för att på ett effektivt sätt jämna ut arbetsbelastningen för befintlig personal i kommunerna. Verksamheten har haft en stor ökning av antalet beställningar av
nybyggnadskartor vilket tyder på en fortsatt trend med hög byggtakt i kommunen.
Järfälla kommun har bistått Sollentuna i arbetet med att producera nybyggnadskartor eftersom beställning av dessa kartor ökat avsevärt sedan år 2015. Samarbetet med Järfälla kommun har varit lyckat.
Även arbetet med att förbereda fastighetsregleringar (förrättningar) har ökat väsentligt men resursproblem i Sollentuna kommun har inneburit att statliga Lantmäteriet tagit en
majoritet av uppdragen i Sollentuna eftersom nybyggnadskartorna har prioriterats på enheten. Kontoret bedömer att andelen förrättningar i Sollentuna fortsatt kommer ligga på en hög nivå, mycket på grund av Väsjöstadens framväxt.
Mät- och kartchefen har som ordförande för KSLs Geodataråd (Kommunförbundet Stockholms län) bidragit till att kommunens inköpsenhet upphandlat ett för länet gemensamt avtal för produktion av flygbilder, digitala höjdmodeller och kartering.
Flygbilderna används i samhällsplaneringsarbetet och är en värdefull informationskälla för bland annat bygglovsenheten i dess prövnings- och tillsynsarbete.
3 Ekonomi
3.1 Sammanfattning
Miljö- och byggnadsnämndens redovisar ett positivt resultat om 2,3 miljoner kronor i jämförelse med budget. Resultatet beror dels på ett fortsatt ökat antal ansökningar av bygglov vilket ger bygglovsenheten ökade intäkter. Miljö- och hälsoskyddsenheten har även haft lägre personalkostnader vilket till viss del bidrar till överskottet.
3.2 Driftredovisning
3.2.1 Kommentar till driftredovisningen MBN
Utfall 2015 Utfall 2016 Budget 2016 Utfall i % av
budget Budgetavvikelse
MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND
Intäkter -15 475 -18 610 -15 194 122 3 416
Kostnader 33 850 37 122 36 046 103 -1 076
Netto (tkr) 18 374 18 512 20 852 89 2 340
Resultat (tkr) per verksamhetsområde
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0
Kostnader 805 783 771 102 -12
Netto (tkr) 805 783 771 102 -12
Stab och Kansli
Intäkter -345 -345 -345 100 0
Kostnader 2 449 2 911 2 450 119 -460
Netto (tkr) 2 104 2 566 2 105 122 -460
Bygglovsenheten
Intäkter -8 653 -11 362 -8 078 141 3 284
Kostnader 13 156 16 105 14 599 110 -1 506
Netto (tkr) 4 503 4 743 6 521 73 1 778
Mät- och kartenheten
Intäkter -3 203 -3 177 -2 826 112 351
Kostnader 7 011 6 241 6 042 103 -200
Netto (tkr) 3 809 3 064 3 216 95 151
Utfall 2015 Utfall 2016 Budget 2016 Utfall i % av
budget Budgetavvikelse
Miljö- och
hälsoskyddsenhet
Intäkter -3 275 -3 727 -3 945 94 -218
Kostnader 10 428 11 082 12 184 91 1 102
Netto (tkr) 7 153 7 356 8 239 89 883
Prel. kostnader-
interna 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar
Verksamheterna har under året påverkats av olika faktorer, en del av dem okända när budgeten för år 2016 beslutades. En sådan händelse är den förstärkning av personal som blev möjlig för stab och kansli då en verksamhetscontroller anställdes på heltid. Under Stab och kansli sorteras även verksamheten för energirådgivning vilket ger de
redovisade intäkterna.
Under året har bygglovsenheten beviljat ett flertal mer omfattande och större bygglov vilket gett en stor effekt på intäkterna. Den nya taxan som beslutades år 2015 har tagits i anspråk under hela året.
Bygglovsverksamhetens intäkter är till stor del beroende av vilka ansökningar som inkommit och när de sökande kompletterar sina handlingar. Det senare gör det mycket svårt att förutse intäkter under året vilket gör att intäktsöverskottet i jämförelse med budget redovisas till 3,3 miljoner kronor. Eftersom det varit ett stort antal
bygglovsansökningar och vakanser under året har verksamheten haft en mycket hög arbetsbelastning. Det har därför varit nödvändigt att anlita konsulter för att säkerställa verksamheten och arbetsmiljön. Nettokostnaden för detta redovisas till 1,2 miljoner.
Vakanserna orsakades till stor del av en generell rekryteringsvåg i länet och innebär också att lönerna drivits upp. För att klara det ökade antalet lovansökningar har det under året rekryterats ny personal och förberedelser gjorts för en ändrad organisering av personalen och dess arbetssätt.
Även mät- och kartverksamheten har under året upplevt ett större antal uppdrag än tidigare år vilket givit en positiv effekt på intäkterna. Dock har det ökade antalet uppdrag bidragit till att samarbetsavtalet mellan Sollentuna och Järfälla kommun nyttjats vilket gett verksamheten något högre kostnader.
Miljö- och hälsoskyddsenheten hade i början av året tjänster som var vakanta under en period och det har även skett en omfördelning av administrativ personal inom kontorets budget. Det har bidragit till de lägre kostnaderna enligt tabellen. Intäkterna når inte riktigt upp till det budgeterade målet. Främst beror det på att miljöbalkstillsynen har fått stå tillbaka något på grund av en sjukskrivning. Den nya taxan som beslutades år 2015 har tagits i anspråk under hela året.
3.2.2 Kommentar till budgetföljsamhet
Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016
Budgetföljsamhet 12,3 % 11,2 %
Kommentar
Budgetföljsamhetens utfall beror främst på grund av ökade intäkter inom bygglovsverksamheten. Se även kommentarer under avsnitt 3.2.1
3.3 Investeringsredovisning
Investeringar (mkr)
Nettoutgifter 2015
Inkomster 2016
Utgifter 2016
Nettoutgifter 2016
Årsbudget 2016
Avvikelse mot budget 2016
0 0 56 59 2000 1941
Investeringen gäller mätapparatur till Mät- och kartenheten.
4 Nämndens åtaganden och mått
Fokusområden:
4.1 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:
4.1.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Senast 2019 ha länets bästa myndighetsservice inom områdena bygglov, miljö- och hälsoskydd samt livsmedel.
Beskrivning
Satsningen innebär ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra information, handläggningstider, tillgänglighet, rättsäkerhet, kompetens och bemötande inom de aktuella tillsynsområdena. De nämnda aspekterna undersöks hos de företag som varit föremål för myndighetsutövning och resultatet vägs samman i ett totalt index för kundnöjdhet som kan jämföras mellan kommuner.
Stockholm Business Alliance mätning görs 2017 och 2019 i alla deltagande kommuner i länet.
Sollentuna kommer att genomföra mätningen av NKI varje år.
Under 2016 förstärks arbetet med att marknadsföra särskilda kanaler för rådgivning riktad till företagare.
Rådgivningen gäller bedömning av genomförbarhet av olika projekt utifrån plan- och bygglagens bestämmelser.
Arbetet fortsätter med att stötta förvaltningens medarbetare i att utveckla ett konsultativt förhållningssätt i myndighetsarbetet. Förhållningssättet underlättar kommunikationen och ökar värdet i våra tjänster för företagare m.m.
Förväntat resultat
Nöjda kunder och länets bästa Nöjd-Kund-Index inom området.
Kommentar
Arbete pågår i flera avseenden för förbättrad myndighetsservice. Genom Information, förstärkning av bemanning, förbättrade hemsidor, särskilda kontaktpersoner för företag m.m. Förändringar i e-tjänsten har påbörjats och är avhängig tillgång till konsult och genomförandet av eventuella förändringar i tjänsten kommer fortsätta under år 2017.
Bidra i det kommungemensamma arbetet med att revidera näringslivsstrategin.
Beskrivning
Sollentuna kommun ska revidera sin näringslivsstrategi för att se hur kommunen ytterligare kan förenkla och underlätta för näringslivet att driva, starta och expandera företag. Arbetet kommer under 2016 att drivas i ett kommungemensamt projekt som leds av kommunledningskontoret.
Förväntat resultat
Nämndens tjänstemannaorganisation har aktivt bidragit med sakkunskap i det kommungemensamma arbetet med att revidera näringslivsstrategin.
Kommentar
Miljö- och byggnadskontorets ledning har deltagit i arbetet med revideringen. Arbetet leddes av kommunledningskontoret.
Fokusområden:
4.2 Förebyggande insatser och omsorg Kommunövergripande mål:
4.2.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv
Nämndens åtaganden
Nämndens åtaganden
Inventering av enkelt avhjälpta hinder i Häggviks centrum inklusive pendeltågsstationsmiljöerna.
Beskrivning
Inventering ska göras av publika ytor i Häggviks centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet. Inventeringen ska leda till att respektive fastighetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att avhjälpa hindren.
Uppdraget redovisas i en rapport som sedan ligger till grund för vidare tillsynsåtgärder.
Förväntat resultat
Att inventeringen är klar och dokumenterad.
Kommentar
Inventeringen enligt handlingsplanen har genomförts under hösten och kommer att ligga till grund för vidare tillsynsåtgärder som ger en förbättrad tillgänglighet för rörelsehindrade.
Fokusområden:
4.3 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:
4.3.1 Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden
Följa upp effekter av Trafikverket utförd åtgärd av bullerreducerande asfalt på E4:an.
Beskrivning
Miljö- och byggnadskontoret utför, genom konsulter, mätningar av partikelhalter och bullernivåer under året för att följa upp effekterna av Trafikverkets åtgärder på E4.
Förväntat resultat
Mätresultat finns från bullerundersökningar för att verifiera åtgärdens/asfaltens beständighet avseende bullerreduktion.
Kommentar
Två mätningar har genomförts under året. En under sommarsäsong och en under vintersäsong.
Fokusområden:
4.4 Kommunikation Kommunövergripande mål:
4.4.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Göra information tillgängligt som "öppna data".
Beskrivning
Genom att tillgängliggöra information som "öppna data" kan intressenter använda detta för att t.ex.
skapa tjänster i både samhällsnyttiga och kommersiella syften.
Under 2016 publiceras fler informationsmängder från något av nämndens verksamhetsområden.
Förväntat resultat
Olika datamängder finns tillgängliga och att de kan skapa nytta för andra aktörer än kommunen.
Kommentar
Under året har flygbilder från år 2015 publicerats på websidan.
Senast 2019 ha bästa hemsidan inom myndighetsområdena bygglov, miljö- och hälsoskydd och livsmedel.
Nämndens åtaganden Beskrivning
Syftet med denna satsning är att underlätta för företag och privatpersoner i kontakt med myndigheten att hitta information, kontakta oss och göra det lätt att göra rätt inom myndighetsområdena bygglov och miljö- och hälsoskydd samt livsmedel. Webben är navet för information och service och strategiskt viktig att satsa på
Målet med åtagandet är att vinna utmärkelsen Web Service Award som är en tävling som fokuserar på användarvänlighet, information och kontaktmöjligheter, snarare än design. Besökarna rankar de webbplatser de besöker och ett index ges (WSI).
Åtgärder består bland annat i att förbättra strukturen av informationen, innehållet och visualisering av informationen enligt handlingsplanen.
Förväntat resultat
Förbättrade resultat (WSI) vid ny webbundersökning 2016-2017. Nå utmärkelsen Webb Service Award för bästa hemsidor i kategorin samhällsinformation senast 2019.
Kommentar
Mätningen är utförd under hösten men resultatet har ännu inte presenterats i skrivande stund.
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen.
Beskrivning
För att kunna möta de förväntningar och behov som invånarna och övriga intressenter har på
kommunen behövs ökad kännedom om olika målgruppers behov, attityder och värderingar. Kommunen behöver även fördjupa kunskapen om hur invånare och andra intressenter önskar hämta information från oss. Vi vet att många av kommunens målgrupper använder sociala medier och vi behöver därmed göra en särskild satsning på att utveckla användningen av sociala medier. Behovet av att förbättra kunskaperna om hur kommunikationen kan anpassas till just sociala medier är därför stort. Arbetet leds första året av kommunledningskontoret och nämndens tjänstemannaorganisation ska bidra i arbetet utifrån de projektplaner som tas fram av kommunledningskontoret och som stäms av med
förvaltningarna.
Nämnden kommer därefter att implementera målgruppsanalysen i det ordinarie kommunikationsarbetet och utveckla användningen av sociala medier ytterligare. Detta kommer att ske under 2017.
Förväntat resultat
2016: Nämndens tjänstemannaorganisation deltar i framtagandet av en målgruppsanalys.
2017: Målgruppsanalysen har integrerats i nämndens kommunikationsarbete och användningen av sociala medier har ökat. Former för utvärdering av detta tas fram under 2016.
Kommentar
Arbetet med målgruppsanalys har genomförts enligt kommunledningskontorets projektplan.
Mått Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde
2016 Web Service Award, kategori
Information och service
50
Kommentar
Branschvärdet är 46 och för den totala siffran för alla webbplatser som undersökningen omfattar 2015 är 68. Inget resultat gällande år 2016 är i skrivande stund publicerat.
5 Uppdrag
5.1 Status nämndens uppdrag från KF, KS och KSAU
"Uppdrag att se över om det finns fler verksamheter i kommunen som kan utföras av arbetsmarknadsenheten" (dnr 2016/0050). Rapporterades under våren och är avslutat enligt plan.
6 Kommungemensam planering
6.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin
Under året har en inventering av enkelt avhjälpta hinder i Häggviks centrum och pendeltågsstationer genomförts. Inventeringen kommer att ligga till grund för vidare tillsynsåtgärder som ger en förbättrad tillgänglighet för rörelsehindrade. Detta görs genom att kontakta och ställa krav på fastighetsägare för att åtgärda hinder.
6.2 Jämställdhet- och mångfaldsplan
Seminarium med miljö- och byggnadskontorets medarbetare kring mångfald och
jämställdhet utifrån Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan för perioden 2016-2018
6.3 Kompetensförsörjningsplan
Under året har kontoret gjort en översyn av introduktionsprogrammet och utarbetat ett nytt introduktionsprogram tillsammans med personalavdelningen. Syftet är att ge en god introduktion till nya medarbetare.
Inom verksamheterna har arbetet med att utveckla "back-upp ansvar" för att säkerställa att kompetens finns hos flera medarbetare per område. Medarbetare uppmuntras till att delta i egna och befintliga nätverk - inom och utom kommunen - för att nyttja och få kompetens.
Miljö- och hälsoskyddsenheten och mät- och kartenheten har även under året tagit fram arbetsprov som används i rekryteringsprocesser för att säkerställa prioriterade
kompetenser och egenskaper.
6.4 Sveriges mest attraktiva kommun (SMAK)
I arbetet med att bidra med målet att nå utmärkelsen Sveriges mest attraktiva kommun har miljö- och byggnadsnämnden främst arbetat med marknadsföra e-tjänster och förbättra servicen till företag.
En kvalitetsgaranti har marknadsförts som innebär att en rabatt ges om 10% på bygglovstaxan om sökanden drabbas av en handläggningstid som är längre än de lagstadgade tio veckorna.
Då året präglats av underbemanning och ökat ärendeinflöde har stort fokus legat på att bemanna och organisera för att klara verksamheten. Konsulter och pensionerade bygglovshandläggare har anlitats för att hålla servicenivån uppe på bästa sätt.
Förbättringar i olika delar av handläggningsprocessen har skett löpande för att korta av handläggningstiderna. Exempelvis har fler personer, än tidigare enbart bygglovschefen, nu uppgiften att ge råd till företag i tidiga skeden. För att förbättra tillgängligheten sker den första kontakten genom bygglovskoordinatorn.
Kontoret har prioriterat det fortsatta arbetet med att utveckla hemsidorna inom
områdena bygglov, miljö- och hälsoskydd och livsmedel. Bygglovsenhetens webbsidor som är några av kommunens mest besökta sidor, och därför strategiskt viktiga att
förbättra, har omstrukturerats under hösten 2016. Arbetet har bestått i förbättrad information, struktur och visualisering och rutiner har bestämts för hur
webbutvecklingen ska fortsätta framåt på kontoret.
Under hösten har ledningsgruppen arbetat fram en strategi för att förankra utveckling av kontorets verksamhet vilken bland annat syftar till att effektivisera och förenkla
processerna inom verksamheterna.
7 Nulägesanalys
7.1 Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat Övergripande utvecklings- och förbättringsarbete
Med två relativt nya enhetschefer, en senior advisor och en ny controller i miljö- och byggnadskontorets ledningsgrupp har tid lagts på ledningsgruppsutveckling och överenskommelser för samarbete och utveckling av kontorets verksamhet. Höstens arbete banar väg för en nyuppstart och förstärkning av förbättringsarbetet. Kontoret har gjort en direktupphandling av konsultstöd för arbetet. Stödet behövs för att ge kontoret bättre struktur och verktyg att analysera och prioritera förbättringsområden och få dem åtgärdade. Alla medarbetare förväntas vara aktiva i förbättringsarbetet vilket har ett
”lean-insprirerat” förhållningssätt (dvs. ta bort onödiga moment, ledtider, skapa mallar mm).
Bygglovsenheten
Under år 2016 har bygglovsenheten ställts inför utmaningar som påverkat enhetens arbetsprocesser, bland annat på grund av den personalstrukturella situationen som tidigare beskrivits. En av enhetens utmaningar är att minska de ledtider som finns i den arbetsprocess för lovansökningar och fokus har även under detta året varit att öka kundnöjdheten. För att få en större inblick i kundnöjdheten anlitades ett konsultföretag för att djupintervjua och analysera företagens uppfattning och attityd till
bygglovsenheten.
Resultatet av undersökningen visar överlag en positiv erfarenhet från de kontaktade respondenterna. Från undersökningen framkom att företagen upplever ett bra bemötande och handläggarna upplevs som proaktiva och är bra på att ge råd och komma med synpunkter som underlättar ansökningsförfarandet. Handläggarna beskrivs även som kompetenta, lyhörda, flexibla och hjälpsamma.
De utvecklingsområden som framkom i undersökningen var att det önskades mer information om kostnader och tid för ärendet samt ökad tillgänglighet.
För att komplettera undersökningen i syfte att även få en bild av hur verksamheten uppfattas ur servicesynpunkt av medborgare skickar bygglovsenheten ut en enkät tillsammans med alla beslut om bygglov. Över lag kan en sjunkande tendens i resultaten ses. Troliga orsaker finns dels i personalomsättningen, men även i driftsättningen av den nya digitala hanteringen som kräver många nya rutiner för medarbetarna.
Undersökningarna har bland annat varit ett verktyg för att på ett djupare plan få information om hur enheten kan nå två av sina uttalade mål vilka anger att
verksamheten senast år 2019 ska ha bästa myndighetsservice men även bästa hemsidan.
Bästa myndighetsservice mäts genom NKI (nöjd kund index) och bästa hemsida mäts genom WSI (web service index) och innebär att verksamheten ska nå bästa ranking inom länet. NKI-mätningen år 2016 gällande ärenden år 2015 visade ett NKI på 57 vilket är en försämring i jämförelse med föregående mätnings höga index vilket då var 72. Året dessförinnan var index 56. Det område som visar högst resultat är området Rättssäkerhet medan Effektivitet visar lägst resultat. Det lägre resultatet under år 2015 har förmodligen samma orsaker som tidigare angetts. Resultaten visar dock att
bygglovsenheten behöver förbättra sina områden, främst genom att minska den totala
handläggningstiden.
Utifrån den information som inhämtats från undersökningar och nyckeltal finns det utvecklingspotential att fortsätta utveckla enheten inom kvalitet och effektivitet i enhetens arbete. En utveckling som skett är att det skapats två team där de viktigaste kvalitetsmålen är följande:
• Effektivisera arbetssättet med fokus att korta ner ledtider, framförallt minska den totalahandläggningstiden.
• Öka medarbetarnas delaktighet i det gemensamma arbetet.
• Öka samsyn i arbetet.
• Eliminera hinder och slöserier i processen.
I det kommande arbetet kommer enheten att förstärkas med ytterligare en bygglovshandläggare och en bygglovskoordinator vilket kommer att medföra en förstärkning för gruppen och förväntas frigöra tid till förbättringsarbetet.
En del i teamarbetet blir att skapa olika projektgrupper för olika förbättringsområden såsom rutiner, riktlinjer, samsyn, rättsäkerhet mm.
Miljö- och hälsoskyddsenheten Näringsliv och arbetsmarknad
Arbetet med att utveckla ett konsultativt förhållningssätt i miljö- och
hälsoskyddsverksamhetens myndighetsarbete fortsätter. Detta är även uttalade mål för verksamheten vilket, likt bygglovsenheten, anger att verksamheten senast år 2019 ska ha bästa myndighetsservice och även bästa hemsidan. Bästa myndighetsservice mäts genom NKI och bästa hemsida mäts genom WSI och innebär att verksamheten ska nå bästa ranking inom länet. Satsningen innebär ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra information, handläggningstider, tillgänglighet, rättsäkerhet, kompetens och bemötande. NKI-undersökningen anger ett index för kundnöjdhet och används bland annat för att identifiera förbättringsområden men även för att jämföra kommunerna sinsemellan. Vid den senaste mätningen som presenterades år 2016 för ärenden under 2015 hade Miljö- och hälsoskyddsverksamheten NKI 72 vilket är en förbättring jämfört med föregående mätning som gav NKI 68. Handläggarna inom
miljöskyddsverksamheten bedömdes ha ett mycket gott bemötande med NKI om 77, vilket är mycket högt.
Webben är navet för information och service och strategiskt viktig att satsa på. Det ska vara lätt att kontakta oss och hitta information. För att kunna möta de förväntningar och behov som invånarna och övriga intressenter har på kommunen behövs ökad kännedom om olika målgruppers behov, attityder och värderingar. Miljö- och
hälsoskyddsverksamheten har under år 2016 justerat webben för att tillgodose var information lättast hittas.
Digitalisering och IT
Av kommunens digitaliseringspolicy framgår att e-tjänsterna behöver vidareutvecklas och underhållas. I linje med detta inför verksamheten under 2017 ett nytt
ärendehanteringssystem. Med ett nytt och modernare ärendehanteringssystem öppnar sig möjligheter till att utveckla bättre e-tjänster och effektivisera
handläggningsprocesser.
Uppföljning av hälsoskyddstillsynen
Länsstyrelsen och Arbets- och miljömedicin inom Landstinget besökte
hälsoskyddsverksamheten i oktober 2016. Syftet med besöket var att ge vägledning och följa upp kommunens operativa hälsoskyddstillsyn enligt miljöbalken. Nytt från
länsstyrelsen är att de ställer frågor om miljö- och byggnadsnämndens rutiner för jävshantering, samarbete med kommunens olika förvaltningar, om den planerade tillsynen genomförs samt hur tillsynen följs upp och utvärderas. Svaren sammanställs och redovisas till Naturvårdsverket i deras uppdrag att följa upp den nationella tillsynen enligt miljöbalken. Sammanfattningsvis bedömdes verksamheten ha tillfredsställande samarbete och rutiner.
Tillsyn av kommunens tobakstillsyn
Länsstyrelsen genomförde i december 2016 tillsyn av rökfria miljöer enligt 19 a § tobakslagen. Sammanfattningsvis ansåg länsstyrelsen att miljö- och
hälsoskyddsverksamheten inte i tillräcklig omfattning ägnar sig åt tobakstillsyn. När länsstyrelsen rapporterar sin slutliga bedömning analyserar verksamheten rapporten och vidtar lämpliga åtgärder.
Mät- och kartverksamhet
Den stora ökningen av beställda nybyggnadskartor har fått den positiva effekten att produktionsprocessen effektiviserats och rationaliserats eftersom personalen arbetat fram effektivare arbetsprocesser genom att systematisera och kartlägga arbetsprocessen.
Effekten blev att man kan utföra fler arbetsuppgifter vid samma tillfälle under
fältarbetet. Dessutom har verksamheten infört produkten "preliminär nybyggnadskarta"
vars syfte är att möjliggöra för en byggentreprenör att projektera även innan fastighetsbildningen är klar hos Lantmäteriet.
Med tanke på Väsjöstadens fortsatta exploatering förväntas mängden uppdrag ligga på minst samma nivå som för år 2016 vilket ställer krav på verksamheten att fortlöpande effektivisera arbetsmetoder och processer för att korta handläggningstiderna för tjänsterna. Samarbetet med Järfälla kommun är till stor hjälp i detta och förväntningen är att Sollentuna kommun kommer utnyttja Järfälla kommuns resurser fortlöpande under året. Ambitionen är att utreda om samarbetet går att fördjupa ytterligare.
Personalen på mät- och kartenheten arbetar aktivt med att inom enheten öka kompetens inom alla områden för att verksamheten ska vara mindre sårbar vid semestrar, sjukdom och när personal byter tjänst.
Viktiga kvalitetsmål är:
• Minska de totala handläggningstiderna för nybyggnadskartor.
• Höja nivån på kompetenserna inom förrättningsarbetet i samarbete med Lantmäteriet och andra kommuner i länet
• Dela upp ansvaret för adresshanteringen så att fler behärskar processen
• Se över arbetsformerna i fält för ytterligare enhetliga arbetssätt
7.2 Personalmått
Nyckeltal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Referensvärd e 2016
Sjukfrånvaro i % 3 % 1,9 % 1,7 %
Kommentar
Sjukfrånvaron är fortfarande förhållandevis mycket låg.
Andel deltidsanställda. 0 % 0 % 0 %
Personalomsättning 28 %
Kommentar
Under året skedde en rekryteringsvåg i de flesta kommuner av länet främst på bygglovssidan, denna omflyttning av personal drabbade även Sollentuna.
8 Riskhantering - internkontroll
Varje år fastställer nämnden en plan för internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens plan för internkontroll 2016. Avsnittet avslutas med en sammanfattande analys.
8.1 Uppföljning 8.1.1 Administration
Att det vid representation/kurs/konferensfakturor, inte finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Deltagare, syfte och program Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året.
Kommentar
Under året har en ny rutin inrättats och med den har kvalitén förbättrats i jämförelse med förra året, föregående år fanns en mindre avvikelse. Av totalt 25 stickprovskontroller av fakturor hittades inga brister i år. Under året har konto 76511 och 76512 kontrollerats.
8.1.2 Ekonomi
Underlag/rutin för kundfakturering.
Kontroller
Processen kundfakturering Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroller och jämförande av underlag från MBN och faktureringsenheten När?
2 gånger under året.
Kommentar
Två stickprovskontroller av fakturafiler har gjorts under året. I dessa två filer fanns totalt 145 fakturor. En rutin har tagits fram där verksamhetscontroller varje månad stämmer av med handläggare,
administration och faktureringsenheten i syfte att förbättra prognoser och bokslut.
Fakturering av fattade avgiftsbeslut.
Kontroller
Kundfakturering Ingen avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Under året har 10 stickprovskontroller utförts och i inga fall av de underlag som togs ut fanns någon avvikelse.
Fakturering av fattade bygglovsbeslut.
Kontroller
Kundfakturering Ingen avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Kontroll har gjorts varje månad och stickproven visade inte några anmärkningar.
8.1.3 Personal Bisyssla
Kontroller
Bisysslor Ingen avvikelse
Hur?
Intervju vid nyanställning samt vid utvecklingssamtal.
När?
1 gång under året Kommentar
Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och vid årliga
medarbetarsamtal. Anställda har underrättats i kommunens regelverk gällande bisysslor. Under året har anställda även skriftligen rapporterat om eventuella bisysslor.
8.1.4 Handläggningsprocess Rubbad opartiskhet
Kontroller
Säkerställa att rutiner finns så att besluts-
och kontrollprocessen inte påverkas. Ingen avvikelse Hur?
Information om lagar, tillvägagångssätt och bemötande samt hålla en öppen dialog internt om situationer som uppkommit eller kan uppkomma.
När?
Löpande under året.
Kommentar
Rutiner för beslut och utdelning av ärenden gällande bygglov sker öppet på veckomöten. Dessa möten behandlar bland annat även frågor kring jäv, påverkan av beslut och korruption. Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess utförs med jämna mellanrum till alla berörda för att hindra korruption och jäv.
8.2 Sammanfattande analys
Under året har en controller anställts vilket gett möjligheter bland annat stärka rutiner och processer kring punkterna i internkontrollen. För 2015 fanns en mindre avvikelse gällande rapportering av deltagare, syfte och program varför denna kontrollpunkt togs upp igen i årets kontrollmoment, i år visar kontrollmomentet ingen avvikelse. Även andra rutiner har förstärkts med hjälp av controllern, t ex. för kundfakturering.
Rutinerna hos de inblandade fungerar väl.
Eftersom miljö- och byggnadskontoret utför myndighetsutövande verksamhet är det av högsta vikt att personalen är införstådda med regelverket och metoderna för att stävja eventuella situationer som kan uppfattas som intressekonflikter eller
förtroenderubbande. Kontrollmomenten gällande bisysslor har utförts och analyserats under året och visade ingen intressekonflikt eller ansågs arbetshindrande, konkurrerande eller förtroendeskadlig. Inom området kontroll gällande besluts- och kontrollprocessen genomförs årligen seminarier i vilka personalen hålls ajour om rådande rättsläge. För att ytterligare hindra att beslutsprocessen otillbörligt påverkas diskuteras olika inkomna ärenden på veckovisa möten, de inkomna ärendena fördelas även öppet inom
bygglovsenheten. Kontrollmomenten kring dessa områden är svåra att säkerställa, dock anses rutinerna kring dessa områden inom internkontrollen vara säkerställda vilket gör att ingen avvikelse kan rapporteras för kontrollområdena.
Kommunen har infört en ny rutin vilken förenklar möjligheten för alla förvaltningars anställda att rapportera misstankar om jäv, påverkan m.m. Möjligheten är bra då anmälan kan göras anonymt.
