Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens logistik (FMLOG), Teknikdivisionen i Arboga den 23 oktober 2007.
Förelägganden.
1. FMLOG Teknikdivision ska tillse att dess arkivhandlingar förvaras i godkända lokaler. Flera av de inspekterade lokalerna uppfyller inte de tekniska krav som uppställs i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. (Se avsnitten 3, 4 och 6.)
2. FMLOG AdmE ska, med hänvisning till RA-FS 1991:1 med ändring RA-FS 1997:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 7 kap, utföra en gallringsutredning för system DELTA, innan överföring av uppgifter sker till system PRIO. Utredningen bör göras i samarbete med produktägaren. (Avsnitt 6.)
3. FMLOG AdmE ska, med hänvisning till RA-FS 1991:1 med ändring RA-FS 1997:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 3 kap, utreda och fastställa FMLOG:
s arkivbildning. Krigsarkivet anser att det vore lämpligt att utredningen också omfattar expeditionella frågor vid Teknikdivisionen. (Avsnitt 8.)
4. FMLOG Teknikdivision ska, med hänvisning till RA-FS 2003:2, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling, 4 kap, upprätta en förteckning över vid divisionen förekommande ADB-system med tillhörande systembeskrivningar (avsnitt 9).
Anmärkningar.
Teknikdivisionen bör tillse att diarieförda handlingar i ett så tidigt skede som möjligt överförs från närarkivet till ett godkänt centralarkiv (avsnitt 3).
Krigsarkivet anser också att FMLOG AdmE bör ta upp frågan om digital arkivering, när det om ett par år blir dags att avveckla diarieföringssystemet DIANA (avsnitt 3).
Krigsarkivets sammanfattande synpunkter.
Krigsarkivet genomförde den 23 oktober 2007 en inspektion av arkivvården vid FMLOG:s
Teknikdivision. Föregående inspektion ägde rum den 19 oktober 2004. Inspektionen var väl förberedd av Teknikdivisionen och av FMLOG:s Administrativa enhet. Den omfattade Staben, Mediabiblioteket, Reservmaterielenheten och frågor rörande Teknikdivisionens arkivbildning, arkivredovisning och expedition. Både nu befintliga och tilltänkta arkivlokaler besöktes, varvid NN från Riksarkivets Bevarandeavdelning medföljde som expert på arkivlokaler. Det visade sig att ett par av de befintliga arkivlokalerna i ett eller flera avseenden inte uppfyller de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter.
Krigsarkivet noterar dock med tillfredsställelse att FMLOG har planer på att i Arboga bygga ett centralarkiv för både pappershandlingar och digitala handlingar. Det är naturligtvis svårt att idag göra en korrekt och allsidig bedömning av det påbörjade arkivlokalprojektet i Tunnel 8, men det finns all anledning att fortsätta utreda denna fråga.
Det är mycket glädjande att Teknikdivisionen kommit så långt med upprättandet av dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner för de olika avdelningarna. Planerna ger tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för allmänna handlingars handhavande och arkivering. Också på flera andra områden har ett stort och gott arbete nedlagts. Så har de handlingar tillhörande reservmaterielförsörjningen vilka proveniensmässigt tillhör Försvarets materielverk (FMV), men förvaras hos FMLOG i Arboga, nu gjorts i ordning för leverans till FMV. Mot bakgrund av detta anser Krigsarkivet att arkivvården vid Teknikdivisionen har
förbättrats i många avseenden och i huvudsak får anses vara tillfredsställande. Teknikdivisionen bör dock utreda de oklarheter rörande arkivbildningen som påtalas i rapporten. Ett annat av föreläggandena rör en utredning om förutsättningen för gallring i system DELTA. De ovan uppräknade föreläggandena och anmärkningarna riktar sig både till FMLOG som helhet och till Teknikdivisionen specifikt.
Inspektion.
1. Presentation av Teknikdivisionen och FMLOG.
Stabschefen NN redogjorde i korthet för Teknikdivisionens organisation. Totalt sysselsätter divisionen ca 150 personer, av vilka huvuddelen arbetar inom Reservmaterielenheten (ResmatE). Förutom reservmaterielförsörjningen är Teknikdivisionen Försvars-maktens (FM) resurs när det gäller tekniskt systemstöd och underhåll av FM:s materiel- och andra IT-system. Också andra delar av FM och FMLOG har verksamhet i Arboga; totalt finns här omkring 300 FM-anställda.
NN, chef Inriktningsavdelningen, redogjorde så för FMLOG:s organisation. Vid sidan av den centrala staben finns tre divisioner: Teknikdivisionen, Försörjningsdivisionen (i Boden) och Servicedivisionen (i Karlskrona). Under divisionschefen i Arboga återfinns dels en stab med Inriktningsavdelningen, Genomförandeledningsavdelningen, Uppföljningsavdelningen, Informationssäkerhetsavdelningen och Uppdragsledningsavdelningen, dels följande teknikområden: Mark, Sjö, Luft, Ledning och Resmat.
Markverkstäder finns på fem olika orter (Boden, Enköping, Skövde, Halmstad och Södra Sandby), Flygverkstäder i Luleå, Såtenäs och Ronneby, och Marinverkstaden, slutligen, återfinns i Karlskrona.
2. Åtgärder vidtagna sedan föregående inspektion.
Genom arkivarie NN:s försorg har Resmat-handlingar tillhörande FMV nu avskiljts från FM:s handlingar och kommer inom kort att levereras till FMV:s centralarkiv. De ritningar som använts av FMV har
mikrofilmats, och en kopia av filmen kommer att förvaras här i Arboga. Det omfattande Mediabiblioteket (se avsnitt 4) har inventerats men är ännu inte förtecknat. En inventering av Teknikdivisionens handlingar har gjorts och sammanställts av arkivarie NN i en dokument- och arkivbildningsplan, som ännu inte är fastställd; bland annat har inte ResmatE:s handlingar inarbetats. Krigsarkivet ser med tillfredsställelse på det stora arbete som nedlagts.
Frågan om användande av åldringsbeständigt papper är något oklar, men Servicedivisionen ansvarar för denna fråga, och enligt uppgift inköps endast åldringsbeständigt papper.
3. Expeditionen och närarkiv samt diarieföringsfrågor.
NN förevisade Teknikdivisionens närarkiv, som också tjänar som postsorteringsrum. Handlingarna står här mycket oskyddade, både mot brand och mot obehörig tillgång. Låsbara träskåp håller emellertid på att införskaffas, men även när detta har skett kan konstateras att lokalen endast är lämplig för kortvarig förvaring av arkivhandlingar (se RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler).
Diarieförda handlingar för åren 2003-2007 förvaras i närarkivet och är delvis boxlagda. Arkivet tillväxer ett par hyllmeter per år. Sorteringsordningen har ändrats vid ett par tillfällen: idag sker sortering på de tre första siffrorna i KMÄ (Klassificering av Militära Ärenden), men från och med 2008 används alla fem siffrorna. En del skrivelser alltsedan 2002 är fortfarande utestående hos handläggarna, trots att Teknikdivisionen har den goda vanan att två gånger per år gå ut till handläggarna med uppmaningen att avsluta sina ärenden.
I väntan på ett gemensamt centralarkiv för FMLOG har en del av Teknikdivisionens bevarandehandlingar överförts till Karlsborg för arkivering. Diarieförda handlingar för åren 2002-2003 har på detta vis
överförts, men bestämda regler för när och hur detta ska ske saknas. I avvaktan på att Teknikdivisionen får ett godkänt närarkiv, bör man tillse att diarieförda handlingar i ett så tidigt skede som möjligt överförs från närarkivet till ett godkänt centralarkiv.
Ett särskilt problem utgör Ledningsteknikenheten (LedTekE), som har sitt säte i Enköping. Dess handlingar arkiveras för närvarande på denna ort, också de handlingar som hanteras av enhetens
handläggare i Arboga. Vid den slutliga förvaringen i ett framtida centralarkiv är det tänkt att samsortering med övriga diarieförda handlingar ska ske.
Skrivelser registreras i diarieföringssystemet DIANA. NN meddelade att när en skrivelse inkommer, är det nödvändigt att först söka i databasen för att se om skrivelsen redan har registrerats av
Teknikdivisionen. En och samma handling kan vara diarieförd på den centrala staben och de tre divisionerna. En gemensam databas används. Diarieförda handlingar förtecknas i fyra olika
delprovenienser, men själva diariet finns endast redovisat hos den centrala staben. (Se vidare avsnitt 8 om FMLOG:s arkivbildning.) Diariet har ännu inte tagits ut på papper, men när så sker kan uttaget endast göras för hela FMLOG och inte för endast Teknikdivisionen. Bland annat av denna orsak är det angeläget att frågan om digital arkivering förs upp på dagordningen, när det blir dags att avveckla DIANA.
4. Mediabiblioteket.
Teknikdivisionen ansvarar enligt verksamhetsuppdrag från Högkvarteret för det s.k. mediabiblioteket. Det innebär att Teknikdivisionen ska arkivera, förvara, uppdatera samt vid behov distribuera mjukvara med tillhörande dokumentation för samtliga vid Försvarsmakten använda ADB-stöd. Det gäller även ADB- stöd som inte längre är i bruk. Tidigare var detta FMV:s ansvar. Teknikdivisionen ska genom kopiering säkerställa att det finns två exemplar av all programvara. NN berättade att en del frekventa produkter även läggs över på server. Det är produktägaren till ett system som ska se till att programvaran skickas till Teknikdivisionen för arkivering.
Mediabiblioteket har nyligen inventerats varvid det konstaterades att endast 32 av 9000 artiklar saknades.
Däremot har det inte redovisats i en arkivförteckning. Teknikdivisionen kunde vid inspektionen inte uppge enligt vilken ordningsprincip mediabiblioteket är sorterat.
Lokalen som handlingarna förvaras i uppfyller inte de krav som ställs i RA-FS 1994:6 (1997:3).
Lokalen är ett skyddsrum och får därför inte användas som arkivlokal då de byggnadstekniska kraven på arkivlokaler respektive skyddsrum är oförenliga. Vidare ger arkivlokalen inte tillräckligt skydd mot vare sig brand och skadlig upphettning eller vatten och skadlig fukt (se vidare Bilaga 1).
I ett annat, som arkivlokal ej godkänt, utrymme i anslutning till mediabiblioteket förvaras loginoriginal som upprättats av FM:s centrala IT-helpdesk. Loginoriginalen har upprättats för användare av FM:s standardarbetsplats (FM AP) vid införandet av helpdesken. Handlingarna torde vara gallringsbara men gallringsfristen är oklar.
5. Staben.
På NN:s arbetsrum förvaras en del upprättade handlingsserier. Det rör sig om protokoll från möten med Teknikdivisionens samverkansgrupp (2002 och framåt), protokoll från ledningsgruppmöten (2002 och framåt), stabsrapporter (2007) samt protokoll från möten med stabssamverkansgruppen (2007).
Chefssekreteraren har tidigare, till arkivlokal vid FMLOG i Karlsborg, överfört andra protokoll och ordrar vilka finns redovisade i Teknik-divisionens arkivförteckning i divisionsstabens delarkiv.
6. ResmatE.
NN berättade att Reservmaterielenheten (ResmatE) är den enhet som försörjer Försvarsmaktens verkstäder, nationella och internationella förband, underhållsindustrin och övriga kunder med
reservmateriel och drivmedel. ResmatE tillhörde fram till 2001-12-31 FMV. I verksamheten har ingått driften av centrallager samt lokala lager av reservmateriel på garnisonsorterna, en verksamhet som inom kort kommer att outsourcas till SAAB Aerotech. ResmatE kommer endast att behålla kompetens för kravställning och återanskaffning.
ResmatE använder i sin verksamhet huvudsakligen ADB-systemet DELTA, som är ett komplett styr- och informationssystem, med alla rutiner som behövs för anskaffning, lagerhållning, redovisning, distribution, försäljning och avveckling. DELTA ger stöd både till lokal och central nivå, och användarna finns inom FM, FMV samt försvarsindustrin. När ResmatE tillhörde FMV var denna myndighet produktägare, numera är det C Produktionsledningen i HKV som innehar denna roll med FMLOG Teknikdivisionen som driftägare.
Det har funnits en gallringsföreskrift för DELTA, publicerad som FFS 1995:8. Föreskriften upphävdes dock i och med RA-MS, Riksarkivet myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan
arkivhantering, 2003:21. Den har sedan dess inte ersatts med någon ny föreskrift. Enligt FFS 1995:8 skulle produktägaren årligen ta ut databasen på en CD, CD DELTA, vilken skulle bevaras medan övriga upptagningar eller utdatahandlingar i systemet kunde gallras när de inte längre behövdes för verksamheten. Om gallring har skett i enlighet med föreskrifterna borde alltså CD DELTA innehålla fler uppgifter än den aktiva databasen.
I och med införandet av system PRIO kommer DELTA att avvecklas. Uppgifter från DELTA som fortsatt behövs för verksamheten kommer att föras över till det nya systemet. Det är däremot oklart vad som kommer att hända med de uppgifter som inte överförs. Krigsarkivet anser att en gallringsutredning ska göras för system DELTA, innan överföring av uppgifter till system PRIO.
ResmatE har ett omfattande bestånd av anbudshandlingar, uppdelade på antagna och ej antagna anbud. De förstnämnda är sorterade efter leverantör (leverantörsnummer) och löpnummer, medan ej antagna anbud är ordnade efter målnummer. Sorteringsordningen ska anges i Teknikdivisionens arkivredovisning för att underlätta återsökningen efter en framtida leverans av handlingarna till Krigsarkivet. Som sökhjälpmedel används DELTA. Antagna anbud kan gallras efter två år.
Upphandling där summan är högre än 200 000 kronor görs av särskilda upphandlare som tillhör FMLOG Servicedivisionen. Handlingarna i dessa ärenden arkiveras dock tillsammans med övriga upphandlingsärenden vid ResmatE. För tydlighets skull bör detta anges i Teknikdivisionens
arkivbeskrivning på samma sätt som med övriga handlingar som hanteras och upprättas av andra enheter inom FMLOG.
Anbudshandlingarna förvaras i närarkiv i två år innan de flyttas till arkivlokal i källaren i RematsE:s huvudbyggnad. Sistnämnda arkivlokal uppfyller ingalunda kraven i RA-FS 1994:6 (1997:3). Lokalen ger inte tillräckligt skydd mot vare sig brand och skadlig upphettning eller vatten och skadlig fukt. (Se vidare Bilaga 1.)
NN har lagt ned ett omfattande arbete på att gå igenom, gallra och ordna handlingarna i arkivlokalen. En stor del av handlingarna i lokalen har utgjorts av handlingar tillhörande FMV: s arkiv. Av dessa har nu 160 hm gallrats och 200 hm kommer inom kort att överföras till FMV i Stockholm. Kvar finns 130 hm handlingar, både gallringsbara handlingar och bevarandehandlingar, som tillhör Teknikdivisionens arkiv.
7. Tunnel 8 och frågan om ett centralarkiv för FMLOG:s handlingar.
Frågan om lokaliseringen av ett framtida centralarkiv för FMLOG har varit på dagordningen en tid, men är ännu inte löst. Gallringsbara handlingar förvaras för närvarande hos Svensk Museitjänst i Tumba, men det finns inom FMLOG ett uttalat behov av egna arkivlokaler både för pappershandlingar och digitala handlingar. Ett sådant centralarkiv bör ligga någorlunda nära Stockholm. Förslag finns nu på att göra om en numera oanvänd tunnel (Tunnel 8) i ResmatE:s bergrumsanläggning till arkivlokal för främst FMLOG:
s handlingar. Vid inspektionen fanns endast möjlighet att göra en okulär besiktning av lokalerna, som består av kontorslokaler. Krigsarkivet anser att Teknikdivisionen kan fortsätta att utreda möjligheten att iordningställa arkivlokaler i tunneln (se vidare Bilaga 1).
8. FMLOG arkivbildning och förtecknande av arkiv.
Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (SFS 1990:782) och i
arkivförordningen (SFS 1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 § arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv ”bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 § tryckfrihets-förordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering”. I enlighet med Förordning med instruktion för Försvarsmakten (SFS 2000:555) är varje organisationsenhet inom Försvarsmakten att betrakta som myndighet i arkivhänseende och ansvarar därför för vården av sina egna arkiv.
Krigsarkivet har givit ut handboken ”Arkiv F- Arkivtjänst hos myndigheter som hör till
Försvarsdepartementet”. Innehållet grundar sig på bestämmelserna i arkivlagstiftningen och i RA-FS.
I Arkiv F föreskrivs att varje organisationsenhet ska planera och styra framväxten av arkivet, t.ex. genom att fastställa rutiner för arkivtjänsten. Rutinerna bör dels innehålla generell information om innehållet i relevanta lagar och föreskrifter på arkivområdet och dels särskilda rutiner för organisationsenhetens arkivtjänst. För organisationsenheter med omfattande arkivbildning bör s.k. dokumenthanteringsplaner eller arkivbildningsplaner upprättas.
Det är viktigt att poängtera att utarbetande av rutiner inte bara ska ske med anledning av de krav och rekommendationer som finns i lagar och föreskrifter. Ett tungt vägande skäl är också att fungerande arkivrutiner är ett sätt att kvalitetssäkra den kärnverksamhet som bedrivs vid FMLOG och som kontinuerligt genererar handlingar som ska tas om hand för arkivering. Fastställda rutiner som är väl kända och tillämpade ute i verksamheten bör innebära att fokus kan läggas på kärnverksamhetens bedrivande samt att FMLOG (och dess arkivarier) slipper tids- och kostnadskrävande efterarbete.
Högkvarteret har under 2005, till samtliga organisationsenheter inom FM, sänt ut en mall för en dokumenthanterings- och arkivbildningsplan. Teknikdivisionen har i samarbete med arkivarie NN upprättat en sådan plan. Arbetet är ännu inte helt avslutat men enligt vad Krigsarkivet erfar hör
Teknikdivisionen till de enheter som kommit längst med detta arbete inom FM. Planen är i sin nuvarande form ett utmärkt instrument för att kvalitetssäkra Teknikdivisionens dokumenthantering.
Enligt vad Krigsarkivet erfar är det fortfarande inte formellt beslutat hur FMLOG:s arkivbildning ska se ut och redovisas. Den modell som man har arbetat efter innebär att FMLOG ska bestå av fyra delprovenienser: FMLOG Stab samt de tre divisionerna. Det innebär att FMLOG:s arkiv ska redovisas i fyra olika delförteckningar. Emellertid råder oklarheter över i vilken av provenienserna vissa handlingstyper ska ingå. Detta gäller t.ex. diarieförda skrivelser, personalhandlingar och
ekonomiredovisningshandlingar. På ett liknande sätt som FMLOG i sin stödverksamhet hanterar övriga organisationsenheters handlingar, hanterar vissa enheter i FMLOG handlingar som rör andra FMLOG- enheter. Ett exempel är Servicedivisionen som hanterar personalhandlingar även för övriga delar av FMLOG. Arkivarierna vid FMLOG kunde vid inspektionen inte ge några klara besked om i vilken
proveniens sådana handlingar ska ingå.
Teknikdivisionen har en acceptabelt uppdaterad arkivredovisning men på grund av ovan refererade förhållanden innehåller arkivredovisningen vissa felaktigheter och frågetecken.
Krigsarkivet anser att FMLOG:s arkivbildning ska utredas och fastställas. Om handlingar som rör en delproveniens verksamhet finns i arkivet efter annan delproveniens ska detta framgå av upprättad arkivbeskrivning.
9. ADB-frågor
Krigsarkivet har inte fått in någon förteckning över de ADB-system som används vid Teknikdivisionen.
Det framgick inte vid inspektionen om en sådan förteckning finns.
Teknikdivisionen är driftägare till alla verksamhetsledningssystem inom FM. Det innebär bl.a. att man ansvarar för driftunderhåll och vidmakthållande av systemen. I korthet torde detta ansvar innebära att det är Teknikdivisionen som rent faktiskt utför de olika momenten i fastställda planer för långtidslagring för de av FM:s ADB-system för vilka man är driftägare.
