2019-04-17
UPPFÖLJNING LINNÉS VÄG SERVICEBOENDE,INDIES
Anna-Karin Stillfors Kvalitetsstrateg
Vård- och omsorgskontoret, Avtal och uppföljning
2
1 Innehållsförteckning
1 Bakgrund ... 3
2 Sammanfattning ... 3
4 Tillvägagångssätt ... 3
5 Verksamhetsobservation ... 4
6 Genomförandeplaner ... 4
7 Social dokumentation ... 5
8 Överrapportering – vid skifte av personal ... 6
9 Bemanning ... 6
10 Individuella- och gemensamma fritidsaktiviteter ... 7
11 Mat och måltider ... 7
12 Personal och kompetens ... 8
13 Ledarskap ... 8
14 Styrkor och svagheter ... 9
15 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun ... 9
3
1 Bakgrund
InDies har ansvarat för driften av Linnés vägs serviceboende sedan oktober 2017.
Linnés väg är ett serviceboende enligt LSS med 11st fullvärdiga boendelägenheter samt gemensamt kök och vardagsrum.
På boendet bor 11 personer inom personkrets 1. Nivåbedömningar är satt av LSS-handläggare från nivå 2 till nivå 3. Organisationen består av verksamhetschef, platsansvarig och
boendestödjare. Bemanning finns dygnet runt, under natten har verksamheten sovande jour.
Verksamheten har idag åtta tillsvidareanställd personal och fyra vikarier.
Ansvarig verksamhetschef är densamma som vid övertagande av driften oktober 2017.
2 Sammanfattning
Verksamhetsuppföljning genomförs men anledning av att vård- och omsorgsnämnden behöver fatta beslut om avtalet med utföraren InDies skall förlängas med ytterligare 2 år för att driva servicebostaden Linnés väg vidare.
Verksamheten upplevs som en stabil och välfungerande verksamhet som kontinuerligt arbetar med brister som upptäcks samt med att utveckla verksamheten.
De boende som kvalitetsstrategen träffade under verksamhetsobservationen var mycket nöjda med personalen på boendet och att de återkommande erbjuds aktiviteter.
Personalen som arbetar i verksamheten uppger att de trivs och har en god arbetsmiljö och ett närvarande ledarskap. Verksamheten arbetar hela tiden med att bemanna utifrån de boendes behov.
Verksamheten arbetar aktivt med att erbjuda och uppmuntra till enskilda- och gemensamma aktiviteter och är noga med att aldrig säga nej till en aktivitet som en boende önskar.
Verksamheten har enkla och lättöverskådliga genomförandeplaner. Verksamheten har fått återkoppling från kvalitetsstrateg med synpunkter på att de vore bra om varje person fick en levnadsberättelse upprättad som en del i genomförandeplanen. Verksamheten anger själva att de kommer påbörja detta arbete omgående och att det skall vara klart till sommaren 2019.
Den sociala dokumentationen är väldigt sparsamt skriven utifrån hur många gånger per månad som något dokumenterats och verksamheten bör se över om allt som skall dokumenteras gällande händelser av vikt/avvikelser faktiskt dokumenteras.
Verksamheten jobbar på ett respektfullt sätt gentemot de boende genom att be om lov innan de tex öppnar kylskåpet för att se över vad som behöver handlas. Personalen jobbar även
uppmuntrande för att få de boende så självständiga som möjligt vilket ses som väldigt positivt.
4 Tillvägagångssätt
Verksamhetsuppföljning har skett via en enkät som verksamheten har besvarat innan besök i verksamheten. Verksamhetsbesök har genomförts den 19 februari 2019, närvarande vid besöket var verksamhetschef, platsansvarig samt en boendestödjare. Kvalitetsstrateg har granskat fem genomförandeplaner samt två utdrag ur social dokumentation. Kvalitetsstrateg har även genomfört en verksamhetsobservation den 2 mars mellan kl. 14:45 till 16:55
4
5 Verksamhetsobservation
Verksamhetsobservation genomfördes på Linnés väg den 2 mars mellan kl. 14:45 till 16:55.
På plats i verksamheten arbetar tre personal. Två boendestödjare samt platsansvarig. I början av verksamhetsobservationen träffas personalgruppen på kontoret och har en kort överrapportering tillsammans med den personal som skall avsluta sitt pass. Personal som skall arbeta vidare under kvällen och natten har en kort avstämning om hur kvällens arbete skall läggas upp. Vissa moment är förutbestämda utifrån de pass man arbetar. Tex den som arbetar natt har även ansvar för att stötta med inköp för en specifik boende. Under kvällen för verksamhetsobservationen så har verksamheten våffelfest varpå personalen byter några stödinsatser med varandra för att det skall fungera med den kommande festen. I början av diskussionen kring kvälles planering uppfattar kvalitetstrateg att det blir lite rörigt i planeringen men att det sedan reds ut och när all personal lämnar kontoret så uppfattar kvalitetsstrateg att alla vet vem i personalen som gör vad under kvällen.
Personalen har ett fint och varmt bemötande mot de boende och uppfattas trivas tillsammans på jobbet och de boende uppger att de trivs med personalen.
Personalen handleder en boende som behöver stöd i att prioritera genom att sammanfatta vad som skall hända under kvällen och hur mycket tid som kommer finnas för att genomföra andra aktiviteter samt ger förslag på hur den boende skulle kunna lägga upp sin planering för kvällen.
En boende får stöd med att portionera upp sin mat, personen lagar maten själv, men behöver hjälp med uppskattning av portionsstorleken för matlådorna.
Personalen som kvalitetsstrateg följer frågar alltid om lov innan personalen gör olika saker i den boendes lägenhet. Till exempel, Kan jag öppna ditt kylskåp? Får jag titta på den nya
badrumsmattan som du har köpt? Ska vi hjälpas åt senare idag att sätta upp ditt nya duschdraperi?
Kvalitetsstratget träffar fem av 11 boenden under tiden för observationen. Alla boenden uttrycker, när kvalitetsstrateg frågar om de trivs i sin bostad, att de trivs och att det är bra personal. Några andra kommentarer som framkom var att ”det ordnas med mycket aktiviteter i och utanför boendet, det hade jag inte i mitt tidigare boende” samt att ”alla är snälla”.
Många av stödinsatserna är kortare insatser där man checkar av att städ är genomförd, pratar om planering inför kvällen, stämmer av mående med en person som varit hemma från daglig
verksamhet vid upprepade tillfällen.
Innan våffelfesten upptäcker en i personalen att det saknas smör till stekningen av våfflorna, personalen löser detta genom att en personal åker och handlar det som saknas. Personalgruppen uppfattas som väldigt lösningsfokuserad. De boende uppmuntras inför våffelfesten att delta i förberedelserna och hjälpa till genom att duka och röra ihop smeten till våfflorna.
Det finns en glädje mellan de som arbetar och de som bor i boendet. Flera kramar delas ut till en vikarie som inte varit i verksamheten på några dagar och en annan personal som varit på semester och som kommit åter i tjänst.
6 Genomförandeplaner
Verksamheten har inför verksamhetsuppföljning lämnat i fem genomförandeplaner för granskning.
5
Verksamheten har varannan vecka personalmöte, vid dessa möten går verksamheten igenom alla genomförandeplaner samt om något behöver ändras eller uppdateras. Verksamheten uppger att genomförandeplanerna är ett levande dokument i verksamheten och som revideras och uppdateras regelbundet.
Verksamheten har alltid en större uppföljning av genomförandeplanerna inför sommaren och i samband med att verksamheten gör sin sommarplanering. Efter sommaren genomförs en uppföljning av hur sommarplaneringen fortlöpte. Verksamheten har även samma upplägg inför varje julledighet.
Alla som bor på boendet har sin genomförandeplan hemma i sin lägenhet i en egen pärm. Den boende har själv ”makten” över sin genomförandeplan och talar om vad som skall göras när personalen kommer. En kopia av varje genomförandeplan finns även förvarad inne på verksamhetens kontor.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har väldigt översiktliga och kortfattade genomförandeplaner, vilket gör det enkelt för personalen att få en bra överblick över vilka moment som varje boende behöver insatser/stöd med. Genomförandeplanerna saknar någon typ levnadsberättelse där det också framgår funktionsnedsättning, etc. Verksamheten uppger vid verksamhetsbesöket att alla boenden innan sommaren 2019 skall ha en uppdaterad
genomförandeplan med tillhörande levnadsberättelse.
7 Social dokumentation
Verksamheten har lämnat två sociala journaler till granskning inför verksamhetsuppföljningen.
Verksamheten dokumenterar händelser av vikt på ett bra sätt. Vid vissa större avvikelser eller när det anges att rutiner skall ändras saknas en återkoppling på åtgärden, så att det går att följa i dokumentationen hur en specifik händelse sedan hanterades. Exempelvis har det antecknas att det enskilde vill ha hjälp med att boka ett möte och personal skriver att de skall ordna detta efter nyårshelgen, men sedan saknas dokumenterad återkoppling på om det bokades ett möte eller ej.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har en förhållandevis sparsam dokumentation vilket ses som positivt dock hittar kvalitetsstrateg att i en av journalerna är en anteckning skriven 26 september och nästkommande 11 november, att inte någon händelse av vikt har hänt på en och en halv månad kan vara möjligt, men kan även behöva ses över av verksamheten så att inte händelser av vikt missas att dokumenteras. Verksamheten har i snitt mellan 1-3 dokumenterade händelser av vikt/avvikelse per månad.
8 Hälso- och sjukvård
Avstämningsbesök gällande hälso- och sjukvård genomfördes på Linnés väg den 8 november 2018 av medicinskt ansvarig sjuksköterska samt verksamhetschef för LSS Rehab & Hälsa.
Besök genomfördes på Linnés väg för att se hur det fungerar med hälso- och sjukvårdsinsatser samt basal hygien. Det finns en stor vilja hos medarbetare att göra rätt och det finns till viss del välfungerande struktur och rutiner. Frågor ställdes hur medarbetare gör vid avvikelse (fall och
6
läkemedel), hur läkemedelshanteringen fungerar samt hur man arbetar enligt basala
hygienrutiner. Gällande basal hygien så saknar förutsättningar med arbetskläder vid sjukdom.
Avvikelseprocessen gällande HSL är inte känd hos medarbetare. Läkemedelshanteringen är välfungerande. För att se rapporten i sin helhet se bilaga 1 Rapport: Avstämningsbesök, hälso- och sjukvård på Linnés väg.
9 Överrapportering – vid skifte av personal
Verksamheten har en överrapporterings tid på 15 minuter vid varje personalbyte. Personalen som skall gå av sitt pass upprättar den sociala dokumentationen alldeles innan ny personal kommer till verksamheten så att det finns möjlighet för ny personal att läsa igenom
dokumentationen i början av sitt pass. Vid överrapportering går personalen även igenom rutinpärmen där det är uppdelat på olika pass under kvällen. Rutinpärmens funktion är att personalen snabbt kan få en överblick vad som skall genomföras under kvällen, vem som jobbar natt, etc.
Sammanfattande bedömning: Personalen har en rutin för informationsöverföring och
överrapportering i verksamheten. De har även en översiktlig upprättad rutin för vad som händer i verksamheten varje dag som gör det lättare för personalen att få en snabb överblick över vad som behöver hanteras under dagen.
10 Bemanning
Verksamheten uppger i den enkät som de besvarat inför uppföljning att de har åtta personer som har en tillsvidareanställning och fyra personer som är vikarier i verksamheten och att det har 6,3 ÅA (årsarbetare). Verksamheten uppger att de har en stabil bemanning och att det är mycket ovanligt att det saknas personal i verksamheten. Flera av dem som är
tillsvidareanställda vill gärna jobba extra tar därför ofta och täcker upp vakanta pass, vid behov går även verksamhetschef in hjälper till.
Verksamheten uppger att de är väldigt noga med att om en personal är ute på en aktivitet med en boende så avslutas inte aktiviteten kl. 20 för att personalen slutar kl. 20. Då stannar
personalen kvar tills aktiviteten är avslutad och skriver upp extra tid för detta. Verksamheten planerar noga sin bemanning och ser till att det finns tillräcklig bemanningen när verksamheten till exempel skall göra större aktiviteter.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har en stabil bemanning och det är ovanligt att de saknar personal i verksamheten. Personalen ordnar själva med vikarier och många gånger ställer tillsvidarepersonal upp och jobbar extra pass vid behov. Verksamheten påpekar vikten av att ha ändamålsenlig bemanning och jobbar aktivt med detta löpande.
1 Rapport: Avstämningsbesök, hälso- och sjukvård på Linnés väg.
7
11 Individuella- och gemensamma fritidsaktiviteter
Verksamheten uppger att de jobbar med aktiviteter och att alla som bor i boendet och som önskar aktiviteter, både individuellt och gemensamt, har detta. Verksamheten bemannar upp med en extra personal två gånger i veckan för att kunna genomföra aktiviteter. På lördagar erbjuds alltid en gemensam aktivitet exempel på aktiviteter som verksamheten genomfört är bowling, restaurangbesök, klättring, bad, picknick, pulkaåkning samt besök på Gröna lund.
Varje fredag genomförs ett hus-möte och då planeras också alltid nästkommande lördags gemensamma aktivitet. Personalen försöker motivera de som är mindre intresserade av att genomföra aktiviteter. De kommer med förslag på aktiviteter, visar bilder på olika ställen som man kan besöka etc. Personalen försöker vägleda de boende att välja mellan aktiviteter som kostar pengar och aktiviteter som är gratis.
Verksamheten har tillgång till en egen bil som använd vid aktiviteter om den boende önskar.
Verksamhetschefen uppger under verksamhetsbesöket att de har bestämt i personalgruppen att de aldrig säger nej till en aktivitet och även om den inte kan genomföras omgående så har de som mål att de förr eller senare kommer uppfylla den boende önskemål om en specifik aktivitet.
Verksamheten erbjuder flera gånger i veckan en kvällspromenad och de har även ett eget pingisbord i källaren som alla har möjlighet att nyttja.
Verksamheten erbjuder längre resor vid några tillfällen under året så såsom resa till Sälen, dansbandsveckan i Malung, kryssning, mm. När verksamheten gör större gemensamma resor så delar verksamheten kostnaden med den boende tex om en boende vill åka skoter i Sälen så betalar den enskilde halva kostnaden och verksamheten halva kostnaden.
Vid personalmötena går verksamheten igenom vilka aktiviteter som är planerade för de boende och ser till att bemanningen anpassas utifrån planeringen.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har ett väl upparbetat sätt att erbjuda och genomföra aktiviteter för och med de boende. Verksamheten arbetar med aktiviteter på alla nivåer, enskilt och gemensamt, kortare och längre aktiviteter. Under verksamhetsobservationen framkommer att flera av de boende är mycket nöjda med aktiviteterna som erbjuds och
genomförs.
12 Mat och måltider
Verksamheten erbjuder gemensam måltid på fredagar och utser varje vecka ”veckans kock, bland dem som är intresserade att vara med. De boende väljer maten och lagar tillsammans.
Ibland när det är gemensam måltid äter de boende på restaurang, detta sker ungefär en gång varannan månad. I övrigt så lagar alla boenden mat i sina respektive lägenheter.
Verksamheten har skapat en receptbank i basen som alla i boendet kan låna recept från, receptbanken har upprättats utifrån boendes önskemål. Personalen jobbar aktivt för att försöka inspirera till att hitta olika maträtter som man kan laga. Verksamheten personal och ledning är emot halvfabrikat och jobbar hårt utifrån att alla skall ges möjlighet att laga mat från grunden.
Flera i boendet har matlagningsdagar och lagar då storkok så de blir matlådor till flera dagar och nyttjar sedan tiden för matlagning till en aktivitet istället. Flera av dem som bor i boendet tar med sig middagen till det gemensamma köket och äter tillsammans.
8
Sammanfattande bedömning: Verksamheten arbetar aktivt med ämnet mat och måltider, de ger möjlighet till gemensam måltid en gång i veckan samt att de boende alla dagar i veckan har möjlighet att äta sin mat i det gemensamma köket om så önskas. Verksamheten jobbar aktivt för en god kosthållning, vilket ses som mycket positivt. De personerna som behöver stöd med att bereda måltider ges möjlighet till detta.
13 Personal och kompetens
Verksamheten använder sig av ett speciellt upplägg när de söker ny personal. När annons har gått ut så kallas vissa utvalda till ett två timmars långt seminarium där verksamheten presenterar företaget, LSS lagstiftningen, hur de arbetar och varför. Seminariet avslutas med en
gruppdiskussion kring olika etiska dilemman som man kan stöta på i sitt arbete som
boendestödjare. Verksamheten upprättar en personlighetsprofil för att tydligare se vad de letar efter för person. Efter detta välj lämplig personal ut och får genomföra minst två
introduktionspass i verksamheten och efter detta sitter verksamhetschef ned med personen för en vidare diskussion om man blir erbjuden en anställning eller inte. Personalen är mycket positiv till denna typ av rekryteringsprocess och uppger att de verkligen ges möjlighet att lära känna personen och kunna avgöra om de är lämpliga för arbetsuppgiften eller inte, på ett bra sätt. Verksamheten söker främst personer med personlig lämplighet, men även USK,
barnskötare och arbetsterapeuter.
Verksamheten har egna interna utbildningar inom tydliggörande pedagogik samt arbetar med ett lågaffektivt bemötande. Personalen uppger att de alla uppskattar olika utbildningar men att de behöver bli bättre på att ta sig iväg på externa utbildningar.
Verksamheten är noga med att alla vikarier deltar på personalmötena kontinuerligt. De är även tydliga med att de ställer samma höga krav på alla vikarier som på tillsvidareanställd personal.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har ett nytänkt kring rekryteringsprocessen som verkar falla mycket väl ut när de behöver rekrytera ny personal. Verksamheten är noggrann i val av ny personal vilket uppges medföra att verksamheten har en god arbetsmiljö, nöjda medarbetare och det viktigaste av allt att de boende är nöjda med den personal som de möter.
14 Ledarskap
Vid verksamhetsbesöket samt under verksamhetsobservationen uppger personalen att de har en närvarande ledning. Trots att verksamhetschefen inte är på plats fysiskt så uppger personalen att de alltid kan ringa och får stöd via telefon, detta upplever personalen som en viktig trygghet.
Verksamhetschefen känner även till alla boenden och är delaktig vid upprättande och reviderande av samtliga genomförandeplaner.
Verksamhetschefen handleder personalen på plats eller via telefon vid behov. Alla i ledningen i företaget känner till alla individer på boendet och kan stötta upp vid behov. Om boendet möter på svårigheter kring någon boende så går verksamhetschefen in och strukturerar upp situationen för att sedan successivt introducera och lämna över det fortsatta uppdraget till verksamhetens personal.
9
När någon ny skall flytta in i boendet så startar alltid verksamhetschefen upp kontakten genom att boka en aktivitet tillsammans med den nya personen för att lära känna varandra och
kartlägga behov och se hur personen fungerar i olika sammanhang.
Sammanfattande bedömning: Ledarskapet fungerar väl utifrån personalens egna uppgifter.
Verksamhetschefen är lätt att komma i kontakt med och har en god insyn i verksamheten och vad som behöver göras. Verksamhetschefen jobbar även en del i direkt arbete med de boende vid behov, vilket av personalen ses som positivt då personalen vet att verksamhetschefen har kunskap om alla boendes olika behov och eventuella svårigheter.
15 Styrkor och svagheter
Under verksamhetsbesöket får personalen på plats samt verksamhetschef frågan vilka
verksamhetens styrkor och svagheter är. Verksamheten uppger att de behöver arbeta mer med att vidga vyerna och delta i mer externa utbildningar samt jobba ännu mer med tydliggörande pedagogik övergripande i hela verksamheten.
Styrkorna i verksamheten är att personalen har hjärtat på rätt ställe vill vara och trivs på jobbet.
Personalen tycker om att se att de boende mår bra och att följa deras utveckling. Personalen bidrar i stor utsträckning till en mycket god arbetsmiljö.
16 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun
Verksamheten har inga registrerade klagomål hos kommunen under 2018.
Om klagomål inkommer ringer verksamhetschefen upp den klagande omgående. Verksamheten hanterar sedan klagomålet genom att försöka åtgärda och upprätta handlingsplaner, vid behov.
Verksamheten har tydliga rutiner för hur klagomål skall hanteras och uppger att det sällan mottar klagomål utan att de mer får in synpunkter till verksamheten.
10
Bilaga 1
Avstämningsbesök, hälso- och sjukvård på Linnés väg
Datum: 2018-11-08
Medverkande: Ida Lorenzson, MAS, Ida Tegnefjord VC LSS Rehab & Hälsa, en medarbetare på Linnés väg
Besök gjordes på Linnés väg för att se hur det fungerar med hälso- och sjukvårsinsatser och basal hygien. Det finns en stor vilja hos medarbetare att göra rätt och det finns till viss del välfungerande struktur och rutiner. Frågor ställdes hur man gör vid avvikelse (fall och läkemedel), hur läkemedelshanteringen fungerar samt hur man arbetar enligt basala hygienrutiner. Basal hygien saknar förutsättningar ex. arbetskläder vid sjukdom.
Avvikelseprocessen gällande HSL är inte känd hos medarbetare.. Läkemedelshanteringen är välfungerande. Förbättringsförslag beskrivs nedan.
Åtgärdsplanen ska fyllas i (åtgärd, ansvarig och klart datum) och skickas till MAS senast 31/11- 18. Kursiv stil är kommentarer från MAS.
16.1 Åtgärdsplan
Händelse/avvikelse/brist Åtgärd Ansvarig och
klart datum Det saknas kunskap om basal
hygien särskilt vid smittorisk ex vid magsjuka.
Läkemedelsskåp är små och inte ändamålsenliga i alla lägenheter. Två brukares läkemedel förvaras i litet gemensamt skåp på kontoret.
Alla brukare ska ha ett eget ändamålsenligt skåp till sina läkemedel i lägenhet eller på gemensamt ställe..
Bristande följsamhet till basal hygien, arbetskläder och skyddskläder
(plastförkläden) saknas.
Behov av
arbetskläder/skyddskläder är bara aktuellt för vård av sjuka brukare exempelvis vid
11
eventuella
influensa/magsjukor.
Virkon ska finnas vid eventuell magsjuka i huset, ska finnas att tillgå
omgående vid utbrott av magsjuka.
Kunskap saknas om hur och var man rapporterar en HSL avvikelse (ex fall,
läkemedel).
