Kallelse till möte för Kultur- och fritidsnämnden 2021-05-17

(1)

KALLELSE ^1[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2021-05-10 Kod: 1.1.2.1

Dnr: KFN/2020:00002

Botkyrka Kommun

Kallelse till möte för Kultur- och fritidsnämnden 2021-05-17

Datum: 2021-05-17 Tid: 19:00

Plats: Konferensrum Sillen/Fisken, Munkhättevägen 49, 147 85 Tumba, digitalt deltagande genom Teams

Ordförande: Robert Aslan (S) Sekreterare: Carl Lidén Högselius

Ärenden

Upprop Justering

Kultur- och fritidsdirektören informerar Presentation från verksamhetsområde Bad, idrott och motion – Badvärdar, satsning på ungas arbete 2021

Ärenden för beslut Dnr

1. Delårsrapport 1 KFN/2021:00155

2. Uppföljning av internkontroll delår 1 KFN/2021:00156 3. Nytt bidragsreglemente för drift av öppen

fritidsverksamhet KFN/2021:00182

4. Återrapportering av uppdrag om att pröva om civilsamhället kan vara utförare av verksamheter och ingå långa samarbetsavtal

KFN/2021:00150

5. Utredning av lokalerna som används som mötesplatser för verksamheten för unga vuxna

KFN/2021:00122

6. Ansökan om medel från Kulturrådet för

stärkta bibliotek 2021 KFN/2021:00130

7. Att utreda Redline records studio som

besöksmål KFN/2021:00128

(2)

KALLELSE ^2[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2021-05-10 Kod: 1.1.2.1

Dnr: KFN/2020:00002

Botkyrka Kommun

Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se

8. Föreningsbidrag VT 2021 KFN/2021:00176

9. Upphandlingsstrategier i Botkyrka kommun KFN/2021:00190

10. Yttrande över motion KFN/2021:00215

11. Botkyrkas idrottsstipendier KFN/2021:00158 12. Botkyrkas barn- och ungdomskulturpris KFN/2021:00160

13. Botkyrkas stjärnor KFN/2021:00157

14. Botkyrkas kulturstipendium KFN/2021:00159 15. Delegationsärenden

16. Anmälningsärenden

Kontrollera i god tid att du även fått en digital inbjudan till sammanträdet till din e-postadress.

Meddela gärna förhinder till carl.liden.hogselius@botkyrka.se.

Välkomna!

Robert Aslan (S) Carl Lidén Högselius

Ordförande Kultur- och fritidsnämnden Nämndsekreterare

(3)

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2]

Kultur- och fritidsnämnden 2021-05-10 Kod:1.1.3.1

Dnr: KFN/2021:00182

Botkyrka Kommun

Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061

Referens Mottagare

Robert Aslan

robert.aslan@botkyrka.se Kultur- och fritidsnämnden

3 Nytt bidragsreglemente för drift av öppen fritidsverksamhet

Förslag till beslut

1. Kommunfullmäktige antar nytt bidragsreglemente för drift av öppen fritidsverksamhet.

2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar om att utvärdera bidragsreglementet i samband med framtagandet av Utvecklingsprogrammet för öppen fritidsverksamhet 2025–2029.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsförvaltningen har, på nämndens uppdrag, tagit fram ett nytt bidragsreglemente med förlängd bidragsperiod för Botkyrkas

fritidsklubbs- och fritidsgårdsverksamheter, där rutinerna för

ersättningsmodell samt budget- och kvalitetsuppföljning framgår. Det nya bidragsreglementet ersätter KF/2013:59. Det nya bidragsreglementet följer utvecklingsprogrammet i det av KS beslutade ärendet ”Uppdrag –

kvalitetssäkra den öppna fritidsverksamheten” KOF/2018:105.

Bidragsreglementet är ett styrdokument som reglerar processen för hur bidragsgivningen går till, samt innehåller kriterier för bidragsgivning, kriterier som ska vara lika för alla föreningar/studieförbund som ansöker om drift av öppen fritidsverksamhet.

De främsta förändringarna i det nya bidragsreglementet är:

• Bidragsperioden förlängs till att gälla upp till 4 år.

• Förtydligande av vilken form av uppföljning och redovisning som förvaltningen begär för den öppna fritidsverksamheten.

(4)

Dnr: KFN/2021:00182

Botkyrka Kommun

Hemsida: www.botkyrka.se

• Förtydligande av överenskommelsens funktion i förhållande till bidragsgivningen.

• Införande av ett prövoår för nya aktörer som beviljas drift av öppen fritidsverksamhet.

Nya rutiner för verksamhets- och budgetuppföljning har införts då överenskommelserna löper över flera år. Kravet på uppföljning lyfts i bidragsreglementet §9 och förtydligas i överenskommelsen. Paragraferna §5 och §9, slår fast budget- och kvalitetsuppföljningen, medan rutinerna hur dessa ska genomföras regleras i överenskommelsen. Förvaltningen har sammanställt en årsplanering för att befintliga utförare ska få en överblick på vad som förväntas av dem under varje driftår.

(5)

TJÄNSTESKRIVELSE 1[5]

Kultur- och fritidsförvaltningen 2021-03-26 Kod:1.1.3.1 Dnr: KFN/2021:00182

Botkyrka Kommun

Vivianne Coly

Vivianne.coly@botkyrka.se Paulin Issa Senci

Paulin.issa.senci@botkyrka.se

Kultur- och fritidsnämnden

Nytt bidragsreglemente för drift av öppen fritidsverksamhet

Förslag till beslut

1. Kommunfullmäktige antar nytt bidragsreglemente för drift av öppen fritidsverksamhet.

2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar om att utvärdera bidragsreglementet i samband med framtagandet av Utvecklingsprogrammet för öppen fritidsverksamhet 2025–2029.

Sammanfattning

ersättningsmodell samt budget- och kvalitetsuppföljning framgår. Det nya bidragsreglementet ersätter KF/2013:59. Det nya bidragsreglementet följer utvecklingsprogrammet i det av KS beslutade ärendet ”Uppdrag –

kvalitetssäkra den öppna fritidsverksamheten” KOF/2018:105.

Bidragsreglementet är ett styrdokument som reglerar processen för hur bidragsgivningen går till, samt innehåller kriterier för bidragsgivning, kriterier som ska vara lika för alla föreningar/studieförbund som ansöker om drift av öppen fritidsverksamhet.

De främsta förändringarna i det nya bidragsreglementet är:

• Bidragsperioden förlängs till att gälla upp till 4 år.

• Förtydligande av vilken form av uppföljning och redovisning som förvaltningen begär för den öppna fritidsverksamheten.

• Förtydligande av överenskommelsens funktion i förhållande till bidragsgivningen.

(6)

Botkyrka Kommun

• Införande av ett prövoår för nya aktörer som beviljas drift av öppen fritidsverksamhet.

Nya rutiner för verksamhets- och budgetuppföljning har införts då överenskommelserna löper över flera år. Kravet på uppföljning lyfts i bidragsreglementet §9 och förtydligas i överenskommelsen. Paragraferna §5 och §9, slår fast budget- och kvalitetsuppföljningen, medan rutinerna hur dessa ska genomföras regleras i överenskommelsen. Förvaltningen har sammanställt en årsplanering för att befintliga utförare ska få en överblick på vad som förväntas av dem under varje driftår.

Ärendet

ersättningsmodell samt budget- och kvalitetsuppföljning framgår. Det reviderade bidragsreglementet är ett led i att stärka kvalitén och styrningen av de öppna fritidsverksamheterna och ersätter KF/2013:59.

Under de senaste åren har Kultur- och fritidsnämnden lyft fram att det finns skillnader i kvaliteten inom den öppna fritidsverksamheten i Botkyrka. I ärendet ”Uppdrag – kvalitetssäkra den öppna fritidsverksamheten”

KOF/2018:105, utreddes vilka åtgärder som krävs för att långsiktigt

kvalitetssäkra den öppna fritidsverksamheten. Att utreda om den nuvarande avtalsperioden på ett år kunde förlängas till fleråriga överenskommelser var en av de åtgärderna som rapporten föreslog.

Kultur- och fritidsförvaltningen gav därmed i uppdrag till Ramboll

Management Consulting (Ramboll) att utreda hur detta skulle kunna gå till (KOF/2019:131). Rambolls övergripande slutsats var att fortsätta drift genom den redan existerande modellen med bidrag till

föreningar/studieförbund, och att förlängd bidragsperiod upp till fyra år, bör prövas utifrån utvecklingsarbetet som görs genom det antagna

utvecklingsprogrammet för öppen fritidsverksamhet 2020–2024. Rambolls slutsats baserades på att nuvarande bidragsmodell inte har testats fullt ut inom ramen för det pågående kvalitetsarbetet inom den öppna

fritidsverksamheten.

Ramboll konstaterade, att upphandling skulle kunna vara en möjlig framtida modell som bidrar till stärkt kvalitetsarbete, men att det krävs omfattande förändringar för att kunna tillämpa den, som Botkyrka kommun i dagsläget saknar förutsättningarna för. Upphandling kräver bland annat en ny

ersättningsmodell och att en beställarorganisation inrättas.

(7)

Botkyrka Kommun

Ramboll konstaterade vidare att utmaningarna som finns idag, är med sannolikhet inte relaterade till modellen med bidragsgivning, utan har snarare att göra med historiken av otillräcklig styrning och uppföljning av verksamheterna. Alternativet att fortsätta i befintlig regi men med förlängd bidragsperiod är en modell som har förutsättning att bidra till hög

måluppfyllelse. Önskad effekt av en förlängd bidragsperiod är att bland annat förbättrade arbetsvillkor för personalen och möjligheten att behålla och anställa kvalificerad personal, vilket har pekats ut som den viktigaste insatsen för att långsiktigt kvalitetssäkra den öppna fritidsverksamheten. En förlängd bidragsperiod skulle även bidra till långsiktighet i det pågående utvecklingsarbetet men även bidra till ökad finansiell trygghet för de öppna fritidsverksamheterna. Den årliga administrativa bördan för

föreningar/studieförbund vid ansökan av drift och vidare kommunens

handläggning av ansökningarna, skulle även ge väsentligt utslag i frigörande av administrativ tid.

Drift genom bidrag till föreningar/studieförbund som modell, med förlängd bidragsperiod, bör därmed prövas utifrån utvecklingsarbetet med bakgrund i det antagna utvecklingsprogrammet för öppen fritidsverksamhet 2020–2024.

En utvärdering av bidragsgivning som modellen bör genomföras i samband med framtagandet av Utvecklingsprogrammet för öppen fritidsverksamhet 2025–2029, detta för att se om kvalitetsarbetet stärkts i förhållande till modellen samt utvärdera om modellens långsiktiga hållbarhet.

Bidragsreglementet

Kultur- och fritidsnämnden beviljar bidrag för drift av öppen fritidsverksamhet i Botkyrka kommun. Bidragsreglementet är ett

styrdokument som reglerar processen för hur bidragsgivningen går till, samt innehåller kriterier för bidragsgivning, kriterier som ska vara lika för alla föreningar/studieförbund som ansöker om drift av öppen fritidsverksamhet.

Hittillsvarande bidragsreglemente beslutades om 2013 (KF/2013:59).

Det nya bidragsreglementet innebär följande förändringar:

• Bidragsperioden förlängs till att gälla upp till 4 år

• Översyn av struktur, språk och innehåll

• Översyn och flytt av relevanta delar mellan överenskommelsen och bidragsreglementet

• Förtydligande av vilken form av uppföljning och redovisning som förvaltningen begär för den öppna fritidsverksamheten. Rutinerna för hur uppföljning och redovisning sker, återfinns i överenskommelsen

• Förtydligande av överenskommelsens funktion i förhållande till bidragsgivningen

(8)

Botkyrka Kommun

• Tydliggörande av gränsdragningen mellan bidragsreglementet och överenskommelsen

• Införande av ett prövoår för nya aktörer som beviljas drift av öppen fritidsverksamhet

• Borttagande av delar som berör ’Mötesplatserna för unga vuxna’

• Förtydligande om att ’Öppen fritidsverksamhet för personer med funktionsnedsättning’ enbart gäller verksamheten 30+.

Rutiner för ersättningsmodell samt budget- och kvalitetsuppföljning Kultur- och fritidsförvaltningen har sett över den ersättningsmodell som används internt för beräkning av driftbidrag. Förvaltningen gör

bedömningen att den befintliga modellen för beräkning av driftbidraget inte testats fullt ut i förhållande till det pågående kvalitetsarbetet. Vi har därför som ett led i kvalitetsarbetet förtydligat rutinerna för budgetuppföljning av beviljat driftbidrag. Kravet på uppföljning lyfts i bidragsreglementet §9 och förtydligas i överenskommelsen. Förvaltningen vill med detta få redogjort för verksamheternas ekonomiska utfall. Med detta kan vi inhämta mer underlag för att på ett bättre sätt värdera den nuvarande

ersättningsmodellens funktionalitet.

Paragraferna §5 och §9, behandlar budget- och kvalitetsuppföljningen.

Rutinerna kring hur budget- och kvalitetsuppföljningen ska genomföras regleras i överenskommelsen. Förvaltningen har även sammanställt en årsplanering för att befintliga utförare ska få en överblick på vad som förväntas av dem under varje driftår.

Överenskommelse

Förvaltningen har sett över befintlig överenskommelsemall som reglerar avtalsförhållandet mellan kommun och den förening/studieförbund som beviljats bidrag för drift av öppen fritidsverksamhet i Botkyrka kommun.

Överenskommelsen redogör för hur det verksamhetsnära arbetet ska genomföras och följas upp, och blir aktuellt när en driftansökan beviljas.

Överenskommelsen är ett levande dokument som ses över årligen då aspekter som exempelvis förändringar på både lokal- och samhällsnivå kan bli relevanta.

Överenskommelsen innehåller och tydliggör bland annat:

• verksamhetens omfattning, inriktning och ansvar

• verksamhetens årligt beräknade bidragsstöd.

• uppföljnings- och redovisningsrutiner exempelvis besöksstatistik, ekonomisk uppföljning och verksamhetsplanering

(9)

Botkyrka Kommun

• Botkyrka kommuns riktlinjer och styrdokument för den öppna fritidsverksamheten

Eftersom överenskommelsen lever i symbios med bidragsreglementet har förvaltningen även behövt se över dokumentet, så att det fortsatt kan komplettera bidragsreglementet på rätt sätt. Överenskommelsen behandlar frågor som exempelvis lokaler, säkerhet, orosanmälan samt

verksamhetsplanering.

Överenskommelsen biläggs ärendet endast för kännedom och ingår inte i ärendet om förslag till nytt bidragsreglemente.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet

Beslutet får inga ekonomiska konsekvenser för ramens storlek, men när överenskommelserna skrivs flerårigt så fastställs därmed storleken på bidraget. Detta leder till att kultur- och fritidsförvaltningen har mindre flexibilitet i sitt årliga budgetarbete med effektiveringar med mera.

Helena Hellström Ida Burén

Kultur- och fritidsdirektör Verksamhetschef

Kultur och ung fritid

Bilagor

Bilaga 1 - Bidragsreglemente för drift av öppen fritidsverksamhet Bilaga 2 - Mall för överenskommelse

Expedieras till:

ABF Botkyrka-Salem Botkyrka Vi Unga

Byggnadsföreningen Heijmdal i Tumba Föreningen ViGör

Studiefrämjandet Stockholms län

(10)

Bidragsreglemente för drift av öppen fritidsverksamhet

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler

Diarienummer: KFN/2021:00182

Dokumentet är beslutat av: Kommunfullmäktige Dokumentet beslutades den: 22 juni 2021 Dokumentet gäller för: Kultur- och fritidsnämnden Dokumentet gäller till den: 2025-12-31

(11)

_______________________________________________________________________________________

Dokumentet ersätter: KF/2013:59

Dokumentansvarig är: Kommunfullmäktige

För revidering av dokumentet ansvarar: Kultur- och fritidsnämnden För uppföljning av dokumentet ansvarar: Kultur- och fritidsnämnden

Relaterade dokument: Utvecklingsprogram för Botkyrkas fritidsklubbs- och fritidsgårdsverksamheter 2020–

2024 (KOF/2017:00027)

(12)

(13)

Bidragsreglemente för öppen fritidsverksamhet

§ 1 Öppen fritidsverksamhet

Med öppen fritidsverksamhet avses i denna bestämmelse följande typer av verksamheter:

- Fritidsklubbar - Fritidsgårdar

- Öppen fritidsverksamhet för personer med funktionsnedsättning 30+

Definitioner och beskrivningar av de olika verksamheterna regleras genom kultur- och fritidsnämndens för tidpunkten gällande riktlinjer och styrdokument.

§ 2 Omfattning

Botkyrka kommuns kultur- och fritidsnämnd avgör utifrån inlämnade bidrags- ansökningar, aktuella behov och resurser hur många öppna fritidsverksamheter som ska finnas i kommunen. Resurserna och därmed bidragets storlek styrs av anslaget i budget, d.v.s. den ram som kommunfullmäktige fastställer.

§ 3 Allmänna villkor

Bidraget kan sökas av allmännyttig ideell förening/studieförbund som är regi- strerad i Botkyrka kommuns föreningsregister och uppfyller de allmänna villkoren nedan samt önskar bedriva öppen fritidsverksamhet i enlighet med kultur- och fritidsnämndens aktuella mål och prioriteringar. (När ”förening” fort- sättningsvis anges inkluderas studieförbund i denna benämning).

Föreningen ska:

- vara religiöst och politiskt obunden - vara ansluten till en riksorganisation

- ha en vald styrelse och antagit stadgar som är godkända av riksorgani- sationen

- ha erfarenhet av att bedriva barn- och ungdomsverksamhet

- inom organisationen ha fungerande administrativa funktioner, så som ekonomi- och lönefunktioner, som inte är beroende av den öppna fritidsverksamheten.

- följa kommunens aktuella styrdokument som gäller för öppen fritidsverksamhet, exempelvis Botkyrka kommuns utvecklingsprogram för

(14)

öppen fritidsverksamhet samt kommunens rådande regler och riktlinjer för tobak, alkohol och narkotikafria verksamheter.

Föreningar som beviljas bidrag för öppen fritidsverksamhet kan inte samtidigt få föreningsbidrag ur Botkyrka kommuns föreningsstöd för samma verksamhet. De har däremot möjlighet att söka övriga bidrag enligt därför gällande regler.

§ 4 Ansökan och utlysning av drift

Ansökan om drift av öppen fritidsverksamhet

Ansökan om drift av öppen fritidsverksamhet görs genom det ansökningsfor- mulär som kultur- och fritidsförvaltningen inför varje ansökningsperiod till- handahåller tillsammans med instruktioner om vilka obligatoriska dokument som gäller för varje verksamhetstyp och för den kommande verksamhetspe- rioden.

Vid ansökan om bidrag för befintlig verksamhet åligger det föreningen att kon- takta kommunen för att inhämta denna information. Kultur- och fritidsnämn- den beslutar om ansökningsdatum för drift av den öppna fritidsverksamheten.

Utlysning av drift av öppen fritidsverksamhet

Kultur- och fritidsförvaltningen ska utlysa en särskild intresseförfrågan om driftansökningar i följande fall:

• då kultur- och fritidsnämnden beslutat att en ny öppen fritidsverksamhet ska startas

• då en förening som bedriver befintlig verksamhet meddelat att de inte avser ansöka om bidrag för fortsatt drift av denna

• då en förening som bedriver befintlig verksamhet p.g.a. bristande förtroende hos kultur- och fritidsnämnden riskerar avslag på framtida ansökan (se §5 Särskilda bestämmelser).

Utlysningen av intresseförfrågan ska göras känd för föreningar i kommunen genom förvaltningens aktuella kommunikationskanaler. Till utlysningen bifogas även gällande styrdokument för den öppna fritidsverksamheten.

Detta gäller under förutsättning att kultur- och fritidsnämnden inte väljer att driva verksamheten i kommunal regi.

(15)

§ 5 Särskilda bestämmelser Överenskommelse

Vid beviljad ansökan om drift av öppen fritidsverksamhet i form av fritidsklubb och fritidsgård, tecknas en överenskommelse mellan förening och Botkyrka kommun.

Överenskommelsen innehåller och tydliggör:

• verksamhetens omfattning, inriktning och ansvar

• verksamhetens bidragsstöd

• uppföljnings- och redovisningsrutiner exempelvis besöksstatistik, ekonomisk uppföljning och verksamhetsplanering

• Botkyrka kommuns riktlinjer och styrdokument för den öppna fritidsverksamheten

Föreningar som beviljas drift av fritidsklubb och fritidsgård för första gången beviljas drift för 1 provår innan driftperioden förlängs. För utförare av befintlig verksamhet löper bidragsgivningen för beviljad ansökan om drift upp till 4 år, förutsatt att de allmänna villkoren, styrdokumenten och överenskommelsen följs.

Avtalsperioden för öppen fritidsverksamhet för personer med funktionsned- sättning 30+ löper i 1 år.

Vid utlysning av ny verksamhet kan överenskommelsen ingås i mitten av en period.

§ 6 Bedömningsgrunder

Om flera föreningar ansöker om bidrag för drift av samma verksamhet ska den väljas som kan antas ha de bästa förutsättningarna att uppfylla villkoren för bidraget och utföra verksamheten på bästa sätt.

Hänsyn ska tas till om föreningen tidigare haft bidrag för den aktuella verksamheten eller likande verksamhet och hur den i så fall uppfyllt de förvänt- ningar som beskrivs i gällande överenskommelse.

Hänsyn ska också tas till om det finns samordningsmöjligheter mellan olika verksamheter som kan höja kvaliteten och förbättra anställningsformerna för

(16)

personalen, vilket medför positiva effekter för verksamheterna och därmed besökarna i kommunen som helhet.

Kultur- och fritidsnämnden ska samtidigt främja en mångfald av aktörer och bör av den anledningen upprätthålla en balans och möjliggöra för olika aktörer att tilldelas bidrag. Detta får dock inte överväga kravet på verksamhetens kva- litet.

Kultur- och fritidsnämnden svarar för det slutliga urvalet.

§ 7 Bidragets storlek

Bidragets storlek utgår från kultur- och fritidsnämndens tilldelade budgetram (se § 2). Bidraget ska beräknas på lika kriterier och beräkningsgrund för samtliga föreningar som beviljas bidrag inom samma verksamhetstyp. Efter bi- dragshandläggning och beredning i förvaltningen fattas beslut om drift av öp- pen fritidsverksamhet i kultur- och fritidsnämnden.

Bidragets storlek lägger grunden för den överenskommelse som ska tecknas, där verksamhetens omfattning under den aktuella avtalsperioden tydligare specificeras. Justeringar på bidragets storlek kan eventuellt genomföras under avtalsperioden.

Under avtalsperioden kan tillägg till bidraget göras baserat på särskilda områ- desspecifika behov, höga besöksantal eller andra prioriterade insatser. Tilläg- get kan endast beviljas föreningar som bedriver någon av de två första typerna av öppen fritidsverksamhet som nämns i § 1, då övriga har möjlighet att söka föreningsbidrag enligt ’Regler för föreningsbidrag. Tillägget kan stödja gemensamma aktiviteter, särskilda insatser och projekt, inköp och oväntade situ- ationer som kräver särskilt stöd under verksamhetsåret. Beslut om bidragstill- lägg fattas enligt kultur- och fritidsnämndens gällande delegationsordning.

För verksamhet som bedrivs i kommunägd eller av kommunen hyrd lokal beta- lar kultur- och fritidsnämnden hyra. För verksamhet i egen lokal kan lokalbi- drag utgå baserat på verksamhetens omfattning.

§ 8 Utbetalning

Utbetalning av bidraget sker kvartalsvis inom avtalsperioden. Den första delut- betalningen görs efter att undertecknad överenskommelse inkommit till kultur- och fritidsförvaltningen och därefter görs utbetalningarna i förskott. Utbetal- ning av löpande bidrag sker i enlighet med varje enskilt beslut.

(17)

Om föreningen inte har genomfört den redovisning som regleras i överens- kommelsen eller i övrigt inte iakttagit de villkor som gäller för bidraget har kommunen rätt att hålla inne med bidragsutbetalning.

§ 9 Uppföljning av verksamhet och bidrag

Kultur- och fritidsförvaltningen genomför uppföljning av verksamhet och bidrag för att tillgodose att beviljade föreningar följer kommunens uppsatta mål och riktlinjer för öppen fritidsverksamhet. Uppföljning av verksamhet och bidrag (se §5) specificeras i överenskommelsen.

§ 10 Brister i verksamhet och uppsägning

Om kommunen under avtalsperioden får indikationer och kännedom om miss- förhållanden och/eller brister i verksamheten ska föreningen snarast informeras om detta och en gemensam dialog om förslag till lösningar och åtgärder inledas. Om kommunen anser att bristerna inte kan åtgärdas av den aktuella före- ningen och/eller saknar förtroende för dennes fortsatta drift av verksamheten ska denna i god tid informeras om att kommande bidragsansökan kan komma att avslås. Detta ska ske med minst 4 månaders varsel med hänsyn till uppsäg- ningstid av personal och möjlighet till förberedelse för en ny förenings överta- gande. Om kommun och förening är överens kan ett avslut ske med kortare varsel. Vid allvarligare brister kan överenskommelsen avslutas även under innevarande avtalsperiod genom beslut i kultur- och fritidsnämnden.

En förening som inte har för avsikt att ansöka om fortsatt drift av verksamheten för kommande avtalsperiod bör av samma skäl informera kommunen om detta inom samma tidsram på 4 månader.

§ 11 Tolkning och tillämpning

Tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser ankommer på kultur- och fritidsnämnden.

(18)

2021-02-01

1 [13]

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN

Post Botkyrka kommun, Tumba · Besök Munkhättevägen 45 E-post kult.fri@botkyrka.se

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Webb www.botkyrka.se Kultur- och fritidsförvaltningen

Ung fritid

Överenskommelse om fritidsklubbs- och fritidsgårdsverksamhet år 2021

Detta är en överenskommelse för att reglera den öppna fritidsverksamheten i Botkyrka kommun. Överenskommelsen skrivs mellan (utförare), nedan kallad

”Utföraren” och Botkyrka kommuns kultur- och fritidsförvaltning och gäller för öppen fritidsverksamhet för fritidsklubbs- samt fritidsgårdsverksamhet på (verksamhet) i (lokal), nedan kallad ”lokalen”.

§1 GILTIGHETSTID

Överenskommelsen gäller från 1 januari 2021–31 december 2024.

§2 VERKSAMHET

Utföraren ska bedriva öppen fritidsverksamhet som äger rum i lokalen, i form av Fritidsklubb X

Fritidsgård X Fritidsklubb

Den öppna verksamheten för årskurs 4–6 ska bedrivas i enlighet med Skollagens bestämmelser om annan pedagogisk verksamhet (skollagen kapitel 25, 1–16§) samt följa skolverkets ”Allmänna råd för öppen fritidsverksamhet”.

Övergripande i skollagen är att den öppna fritidsverksamheten genom pedagogisk verksamhet ska komplettera utbildningen i grundskolan och erbjuda barnen möjlighet till utveckling och lärande samt en meningsfull fritid och rekreation. Fritidsklubben årskurs 6 ska löpande under verksamhetsåret ha utslussning till efterföljande öppen fritidsverksamhet.

Fritidsgård

I fritidsgårdsverksamheten är målgruppen årskurs 7–9. Årskurs 6 får slussas in till fritidsgårdsverksamheten löpande under hela verksamhetsåret. Till skillnad från fritidsklubben, styrs inte fritidsgården av skollagen. I Botkyrka kommun ska de, liksom fritidsklubben, bedriva meningsfull fritid för målgruppen och erbjuda besökarna möjlighet till utveckling och lärande. Fritidsgården årskurs 9 ska årligen ha utslussning till efterföljande öppen fritidsverksamhet.

§3 ERSÄTTNING Utbetalning

Utbetalning av bidraget sker vid fyra tillfällen varje år: januari, mars, juni och september under förutsättning att Utföraren redovisar verksamheten.

(19)

BOTKYRKA KOMMUN Kultur- och fritidsförvaltningen

Ung fritid 2020-02-01

2 [13]

Förändrade bidrag

Bidragets storlek utgår från kultur- och fritidsnämndens tilldelade budgetram.

Justeringar på bidragets storlek kan eventuellt genomföras under avtalsperioden.

Bidraget räknas upp enligt samma modell som för kommunens nämnder och bolag. Uppräkningen baseras på Sveriges kommuner och landstings bedömning (2019 är den 3%). Ersättningen kommer därutöver, liksom för de kommunala nämnderna, justeras ned, efter det av politiken beslutade kravet på årlig effektivisering, (2019 är det 2%).

Ekonomisk redovisning

Efter avslutat verksamhetsår ska ekonomisk redovisning av bidraget årligen tillhandahållas Kultur- och fritidsförvaltningen.

§4 MINIMIKRAV

Minikraven för Botkyrkas öppna fritidsverksamheter uppdateras i enlighet med satta mål i Utvecklingsprogrammet samt i linje med det gällande bidraget.

Nedan presenteras de övergripande minikraven som gäller samtliga öppna fritidsverksamheter över överenskommelsen hela giltighetstid.

Verksamhetsledare

Inom ramen för den schemalagda personalen ska det finnas en verksamhetsledare i verksamheten. Utförare som bedriver fritidsklubbs- och fritidsgårdsverksamhet ska ha en verksamhetsledare om 100 % knuten till verksamheten. Utförare som endast bedriver fritidsklubbsverksamhet ska ha en tjänst om 50 % till den person i verksamheten som har verksamhetsledaransvar.

Anställning och rekrytering

Utföraren står som arbetsgivare för personalen och har fullt arbetsmiljöansvar.

Utföraren ansvarar för att det finns ett kollektivavtal upprättat. Innan anställning sker ska utdrag ur belastningsregistret inhämtas. När rekrytering sker bör tjänster utlysas. Personalen bör ha fritidsledarutbildning eller motsvarade pedagogisk utbildning och/eller erfarenhet av arbete med barn och unga. Minimiålder för anställda fritidsledare är 20 år.

Personal

Utföraren får ersättning för minst tre personal per öppetdag.

(20)

3 [13]

Bemanning

Verksamheten ska bemannas efter genomsnittligt antal besök och bemanningen ska stärkas under de dagar verksamheten har högre besöksantal. Om utföraren driver flera öppna fritidsverksamheter kan denne samordna tjänsterna i verksamheterna för att sträva efter att uppnå de övergripande personalmålen om heltidsanställningar som återfinns i Utvecklingsprogrammet. Verksamheten ska dagligen bemannas med minst 2 personal.

Planeringstid

Utföraren har totalt 60 personaltimmar för fritidsklubbsverksamheten att fördela under året för gemensamma möten och planeringstid.

I anslutning till varje dags öppethållande på fritidsgården har personalen en halvtimmes planeringstid att fördela före/efter öppettiden. En dag i veckan har personalen dessutom ytterligare en timmes planeringstid, vilken förvaltas fritt av Utföraren för gemensamma möten.

Missförhållanden kring personal

Missförhållanden kring personal (t.ex. allvarliga händelser, brottsmål, arbetsskador eller långvarig sjukskrivning) ska skyndsamt rapporteras till Kultur

& Ung fritid.

Öppettider och tillfälliga ändringar i verksamheten

Enligt skollagen ska omsorg erbjudas i den omfattning det behövs med hänsyn till föräldrarnas arbete eller studier.

Kalenderdata

I kalenderdatan visas årets skollov, röda dagar, aftnar och helger som påverkar fritidsverksamheternas öppettider. Datan är baserad på Utbildnings-

förvaltningens planering och presenteras inför varje verksamhetsår.

(21)

4 [13]

Obs! Exempelbild.

R=aftnar och röda dagar L=lovdagar

H=helger

1=ordinarie skoldag Fritidsklubb

Utföraren åtar sig enligt denna överenskommelse att ha verksamheten öppen för alla barn i årskurs 4-6 år under följande tider:

Ordinarie öppettider

Öppetdag Öppettimmar per dag Rikttid

Vardagar 4 13:00-18:00

Lovdagar* 8 9:00-17:00

Studiedagar* 4 9:00-13:00

Sommarlov 4 9:00-17:00

*Lovdagar

I lov inkluderas jullov, sportlov, påsklov och höstlov, dock ej sommarlov och inte heller helgdagar (aftnar och röda dagar).

*Studiedagar

I Botkyrka kommun har varje grundskola två studiedagar per läsår. Fritidsklubben har flera skolor i sitt upptagningsområde och ska under dessa skolors studiedagar, som förändras varje år, hålla öppet kl. 09:00-13:00. Barnen ska i god tid innan studiedagen hänvisas till närmsta fritidsklubb för eftermiddagsomsorg

(22)

5 [13]

Sommaröppet

Utföraren åtar sig att ha sommaröppet under följande period:

Period 1 Vecka 25-27 Period 2 Vecka 28-30 Period 3 Vecka 31-33 Fritidsgård

Utföraren åtar sig enligt denna överenskommelse att ha fritidsgården öppen:

Ordinarie öppettider

Veckor per år Dagar per vecka Timmar

per vecka Rikttid

vardagar Rikttider

fredag och lördag 23 veckor.

vårterminen (1 jan – 9 jun) 20 veckor.

höstterminen (19 aug – 31 dec)

6 kvällar per vecka, varav både fredag och lördag

22 17:00-21:00 17:00-22:00

Om Utföraren har behov av att förlägga verksamhet utanför rikttiderna ska detta kommuniceras med förvaltningen för beslut.

Helgdagar

På aftnar och röda dagar har fritidsgården stängt.

Lov

På sportlov, påsklov och höstlov har fritidsgården ordinarie öppet.

Sommaröppet

Fritidsgården har sommaröppet under följande period på sommarlovet:

Period 1 Vecka 25-27 Period 2 Vecka 28-30 Period 3 Vecka 31-33

(23)

6 [13]

Sommaröppettider

Dagar per vecka Timmar

per vecka Rikttid

vardagar Rikttider

fredag och lördag 6 kvällar per vecka, varav både

fredag och lördag 22 17:00-21:00 17:00-22:00

Stänga verksamhet

Det är möjligt att vid enstaka tillfällen varje år stänga verksamheten för att hålla i större personalsammankomster. Innan stängning sker, ska Kultur & Ung fritid i Botkyrka kommun underrättas.

Verksamhet på annan plats

Om Utföraren vid något tillfälle önskar att förlägga verksamheten på annan plats och göra eventuella utflykter kan den ordinarie verksamheten hållas stängd.

Dock måste Utföraren säkerställa att barn som inte följer med har en alternativ omsorgsverksamhet att hänvisas till. Utföraren ansvarar då för att i god tid informera barn/föräldrar samt de skolor man tar emot besökare ifrån om vart barnen kan gå istället.

Möjlighet till utökat öppethållande

Utföraren kan ges möjlighet till utökat öppethållande om förutsättningarna ändras. Detta innebär exempelvis att fler öppet-veckor under sommarlovet kan erbjudas Utföraren om kommunen kan avsätta resurser för detta.

Mellanmål och caféutbud

Mellanmål och caféverksamhetens utbud skall följa Botkyrka kommuns kostpolicy.

§ 5 Avgifter och medlemskap

Alla besökare ska kunna delta i den öppna fritidsverksamheten avgiftsfritt.

Avgifter kan endast tas ut vid undantagstillfällen som särskilda evenemang, utflykter och dylikt för att täcka delar av Utförarens självkostnader. När sådana avgifter tas ut bör priset ligga på en sådan nivå att det inte blir avgörande för besökarens möjlighet att delta.

(24)

7 [13]

Utföraren kan om de vill erbjuda besökare medlemskap och har möjlighet att i samband med detta ta ut en avgift. Ett medlemskap får dock inte vara ett krav eller på något sätt påverka besökarnas möjlighet att delta i den öppna verksamheten.

§6 POLICYS, REGLER OCH RIKTLINJER

Verksamheterna omfattas av kommunens policys och regler för barn- och ungdomsverksamhet samt Utvecklingsprogram utformat för Botkyrkas fritidsklubbar och fritidsgårdar.

Policys och styrdokument

Utföraren ska implementera och följa nedan policys och styrdokument i verksamheten. Dessa bifogas i Bilaga 3.

- Utvecklingsprogram för Botkyrkas fritidsklubbs- och fritidsgårdsverksamheter 2020–

2024

- Kostpolicy för Botkyrka kommun

- Regler för kommunens drogförebyggande arbete

- Fritidsklubbarna ska bedrivas i enlighet med Skollagens bestämmelser om annan pedagogisk verksamhet (skollagen kapitel 25, 1-16§).

§7 Kommunikation

Utföraren ansvarar för att kontinuerligt kommunicera uppdaterad, korrekt och aktuell information om den öppna fritidsverksamheten till besökare, vårdnadshavare och kommun. Utföraren ansvarar även för att den verksamhetsinformation som finns på kommunens hemsida är korrekt.

Kommunikationen kan ske i olika former och forum, exempelvis via sociala medier, sms, affischering eller på annat sätt. Verksamhetstelefon ska användas för att bedriva verksamhetens sociala medier. Personal ska inte nyttja sina privata telefoner till att bedriva verksamhetens sociala medier eller fota besökarna. Utföraren ansvarar för att dataskyddsförordningen (GDPR) följs samt att om verksamheten gör digitala sändningar, så behöver en ansvarig utgivare utses.

(25)

8 [13]

§8 KVALITETSARBETE

Utföraren ska följa de mål och riktlinjer satta i Utvecklingsprogrammet för Botkyrkas fritidsklubbar och fritidsgårdar 2020–2024, som antagits av kultur- och fritidsnämnden i Botkyrka.

Planering

Utföraren ska årligen redovisa sin verksamhetsplanering med stöd av nedanstående planer.

Aktivitetsplan

Hur Utföraren planerar att jobba mot målen i Utvecklingsprogrammet ska framgå tydligt i en aktivitetsplan. Detta innebär att samtliga mål i programmet ska brytas ner till aktiviteter i verksamheten.

Likabehandlingsplan

För att stärka arbetet med att skapa fritidsverksamheter där alla inom målgruppen känner sig trygga och välkomna, ska verksamheterna årligen utforma och uppdatera likabehandlingsplaner tillsammans med personal och besökare.

Verksamheterna ska enligt skollagen ha rutiner kring likabehandlingsarbete för att förebygga mobbing, diskriminering, trakasserier och främja jämställdhet, jämlikhet och likabehandling. Denna ska uppdateras årligen och användas som ett redskap i verksamheten.

Delaktighetsplan

I samband med ett främjande förhållningssätt ska verksamheterna utforma rutiner och arbetssätt kring hur besökarna uppmuntras till delaktighet i verksamheten för att stärka förmågan att samarbeta, få sin röst hörd, känslan av social tillit och kunskap om demokratisk organisering bland barn och unga.

Delaktighetsplanen ska årligen utformas och uppdateras av verksamheterna.

Samverkansplan

Verksamheterna ska genomsyra samverkan som arbetssätt för att uppnå målen i Utvecklingsprogrammet. Därmed ser verksamheterna årligen över sin samverkansstrategi för att skapa trygga och främjande platser för barn och unga.

I samverkansplanen ska det framgå hur och inom vilka mål verksamheten planerar att samverka med externa aktörer.

Riktlinjer och handlingsplan för trygghetsarbete

För att skapa trygga verksamheter ska Utföraren årligen uppdatera riktlinjer

(26)

9 [13]

kring trygghetsarbetet kopplat till orosanmälan och arbete mot sexuella

övergrepp mot barn. Arbetsrutiner och handlingsplan för personalen ska tydligt framgå inom dessa områden.

Uppföljning och redovisning

Utförarna ska genomföra löpande rapportering enligt tillhandahållen Bilaga 2 med information om rutiner för uppföljning.

Tertialrapport

Information om verksamhetens aktiviteter och måluppfyllelse i enlighet med Utvecklingsprogrammet fylls i löpande med slutredovisning tertialvis.

Besöksstatistik

Statistik av besökare fylls i löpande med slutredovisning tertialvis.

Verksamhetsstatistik

Övergripande information om verksamhetens bemanning och anställningar fylls i årligen.

Vid utebliven redovisning

Vid utebliven redovisning av verksamheten förskjuts utbetalning till dess att underlaget inkommit till Kultur & Ung fritid. Utebliven redovisning kan innebära att bidragsutbetalningen hålls inne.

Sammankomster att delta vid

Utföraren ska ha personal i de sammankomster som Kultur- och fritidsförvaltningen kallar till. Deltagande i sammankomster som områdesgrupperna eller andra arbetsgrupper kallar till kan vara aktuella och behovet stäms i så fall av i samråd med Kultur- och fritidsförvaltningen.

Sammankomsterna har som syfte att samordna Botkyrkas öppna fritidsverksamheter och diskutera gemensamma mål och utmaningar.

Kvalitetsmöten

Två gånger per år träffas Utförare och Kultur & Ung fritid för att se över rapporteringar, målsättningar och eventuella ändringar i kommande överenskommelser och bidrag.

(27)

10 [13]

Verksamhetsledarmöten

Månatligen ses samtliga verksamhetsledare från de öppna fritidsverksamheterna.

Nätverksmöten

Verksamhetsledare ska finnas närvarande vid kallelse från områdesstrateg till nätverksmöten.

Kraftsamlingsmöten

Vid kallelse från skola ska verksamhetsledare finnas närvarande på kraftsamlingsmöten.

Samverkan

I enlighet med det aktuella Utvecklingsprogrammet ska utföraren samverka med aktörer i kommunen och civilsamhället för att skapa trygga, välkomnande och främjande verksamheter för hela målgruppen.

Verksamheten bör vid lov, skolavslutningar och andra större arrangemang samordnas med andra fritidsklubbar och fritidsgårdar och i samråd med kommunens områdesgrupper och andra aktörer.

§9 GRÄNSDRAGNING Overhead-kostnader

I Utförarens bidrag från Botkyrka kommun ingår en ersättning för overheadkostnader, särskilda indirekta kostnader kopplade till verksamheten.

Utifrån verksamhetens behov avgör Utföraren vilken/vilka overheadkostnader som genomförs under verksamhetsåret. Med Overheadkostnader menas:

- Administrativa kostnader

- Kompetensutveckling av personal - Förbrukningsmaterial

- Internet/telefoni/datorer Inventarier

Vid uppstart av en ny fritidsverksamhet tillgår Botkyrka kommun för ett grundutbud av inventarier enligt Bilaga 4. Befintliga inventarier ägs av Botkyrka kommun. De får användas fritt av Utföraren. Inventarierna tillfaller Botkyrka kommun om verksamheten upphör eller om Utföraren inte vill

(28)

11 [13]

fortsätta driva verksamheten. Utföraren ansvarar för inköp och underhåll av övriga inventarier för eventuell nischad verksamhet.

Datorer, internet och telefoni

Datorer och verksamhetstelefon köps in och ägs av Utföraren vid uppstart av verksamhet genom Botkyrka kommuns uppstartsbidrag. Utföraren står sedan för underhåll av dessa. Utföraren står för internet i sin verksamhet. Verksamheten ska ha minst en verksamhetstelefon.

Felanmälan

Utföraren disponerar Lokalen och ansvarar för mindre underhåll som inte kräver särskild fackkunskap och/eller behörighet. Botkyrka kommun ersätter för felanmälan vid behov av större åtgärder som kräver särskild fackkunskap och/eller behörighet. Väsentliga skador på fastigheten och inventarier som orsakats av besökares eller personals oaktsamhet ersätts inte av Botkyrka kommun.

§10 SÄKERHET, FÖRSÄKRING & FORCE MAJEURE Botkyrka kommuns olycksfallsförsäkring

Besökare i den öppna fritidsverksamheten omfattas av Botkyrka kommuns kollektiva olycksfallsförsäkring. Kultur- och fritidsförvaltningen ska förse utföraren med försäkringens omfattning och villkor.

Orosanmälan

Personalen lyder under kapitel 14, 1 § i Socialtjänstlagen där det står att alla som arbetar med barn (upp till 18 år) har ett ansvar att anmäla till socialtjänsten om de känner oro för ett barn.

Rutiner vid olycksfall

Eventuella olycksfall och tillbud ska rapporteras via e-post till Kultur & Ung fritid i Botkyrka kommun.

Försäkringar

Botkyrka kommun försäkrar sin egendom. Utföraren ansvarar för försäkringar (inkl. självrisker) för sin personal.

(29)

12 [13]

Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)

Utföraren har brandskydds- och säkerhetsansvar för lokalen där verksamheten bedrivs. Detta innebär att Utföraren bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA) där det sker regelbundna kontroller av utrymningsrutiner, larmsystem och skyddsmaterial.

Force Majeure

Vid force majeure kan eventuellt väsentliga förändringar av Utförarens verksamhet ske kopplat till Utförarens bidrag, målgrupp, öppettider, arbetsuppgifter och dylikt.

§11 UPPSÄGNING Uppsägning av kommun

Om kommunen under verksamhetsåret får indikationer och kännedom om missförhållanden och/eller brister i verksamheten ska föreningen snarast informeras om detta och en gemensam dialog om förslag till lösningar och åtgärder inledas. Om kommunen anser att bristerna inte kan åtgärdas av den aktuella föreningen och/eller saknar förtroende för dennes fortsatta drift av verksamheten ska denna i god tid informeras om att kommande bidragsansökan kan komma att avslås. Detta ska ske med minst sex månaders varsel med hänsyn till uppsägningstid av personal och möjlighet till förberedelse för en ny förenings övertagande. Om kommun och förening är överens kan ett avslut ske med kortare varsel.

Uppsägning av Utförare

En förening som har för avsikt att avsluta drift av verksamhet bör av samma skäl informera kommunen om detta minst sex månader innan avveckling.

(30)

13 [13]

§11 BILAGOR

Bilaga 1. Årsplanering öppen fritidsverksamhet år 2021

• Deadlines och länkar till rapporteringsverktyg för det kommande året.

Bilaga 2. Styrdokument och policys

• Utvecklingsprogram för Botkyrkas fritidsklubbs- och fritidsgårdsverksamheter 2020–2024

• Strategi för ett jämlikt Botkyrka

• Kostpolicy för Botkyrka kommun

• Regler för kommunens drogförebyggande arbete Bilaga 3. Inventarielista

• Lista av inventarier som Botkyrka kommun köper in.

§12 ÖVERENSKOMMELSENS UPPRÄTTANDE

Överenskommelsen finns i två exemplar. Botkyrka kommun, Kultur- och fritidsförvaltningen och Utföraren har var sitt exemplar.

--- ---

Ort och datum Ort och datum

--- ---

Underskrift Underskrift

--- ---

Namnförtydligande Namnförtydligande

Kultur- och fritidsdirektör Ombudsman

Botkyrka kultur-och fritidsförvaltning ABF Botkyrka Salem

(31)

Dnr: KFN/2021:00150

Botkyrka Kommun

Robert Aslan

4 Återrapportering av uppdrag om att pröva om civilsamhället kan vara utförare av verksamheter och ingå långa

samarbetsavtal

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner Kultur-och fritidsförvaltningens svar på uppdraget och överlämnar det till Kommunstyrelsens budgetberedning.

Sammanfattning

I mål och budget 2021, med flerårsplan 2022–2024, har samtliga nämnder fått i uppdrag att gå igenom sina verksamheter och pröva om civilsamhället kan vara utförare av verksamheten och om det i så fall är möjligt att ingå långsiktiga samarbetsavtal. En första redovisning av uppdraget om möjliga samarbetsavtal med civilsamhället ska redovisas till Kommunstyrelsens budgetberedning i maj 2021.

Inom Kultur- och fritidsnämndens verksamheter finns en lång tradition av samverkan med civilsamhället för att tillsammans skapa goda möjligheter till en meningsfull fritid för Botkyrkaborna. Samverkan finns på olika nivåer och i olika former, men endast ett fåtal av de civilsamhällesaktörer som Kultur- och fritidsförvaltningen samarbetar med är anslutna till kommunens plattform för idéburna organisationer. Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar dock efter strategin, att när ny samverkan, eller befintliga avtal omförhandlas, ska IOP-avtalsformen alltid övervägas som en möjlighet.

Kultur- och fritidsförvaltningens redovisning tydliggör att det finns en omfattande samverkan med civilsamhället inom Kultur- och

fritidsnämndens verksamhetsområden. Redovisningen framhåller nya och förlängda samt tänkbara samverkansavtal enligt följande:

(32)

Dnr: KFN/2021:00150

Botkyrka Kommun

• Värdskap och tillsyn av idrottsanläggningar

• Kulturstödsavtal för ett rikt kulturliv

• Kulturstödsavtal för ett rikt konstliv

• Bredda aktiviteterna för målgruppen 16–19 år

(33)

Botkyrka Kommun

Helena Hellström

helena.hellstrom@botkyrka.se Kultur- och fritidsnämnden

Redovisning av uppdrag – Civilsamhället som utförare, långsiktiga samarbetsavtal

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner Kultur-och fritidsförvaltningens svar på uppdraget och överlämnar det till Kommunstyrelsens budgetberedning.

Sammanfattning

I mål och budget 2021, med flerårsplan 2022–2024, har samtliga nämnder fått i uppdrag att gå igenom sina verksamheter och pröva om civilsamhället kan vara utförare av verksamheten och om det i så fall är möjligt att ingå långsiktiga samarbetsavtal. En första redovisning av uppdraget om möjliga samarbetsavtal med civilsamhället ska redovisas till Kommunstyrelsens budgetberedning i maj 2021.

Inom Kultur- och fritidsnämndens verksamheter finns en lång tradition av samverkan med civilsamhället för att tillsammans skapa goda möjligheter till en meningsfull fritid för Botkyrkaborna. Samverkan finns på olika nivåer och i olika former, men endast ett fåtal av de civilsamhällesaktörer som Kultur- och fritidsförvaltningen samarbetar med är anslutna till kommunens plattform för idéburna organisationer. Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar dock efter strategin, att när ny samverkan, eller befintliga avtal omförhandlas, ska IOP-avtalsformen alltid övervägas som en möjlighet.

Kultur- och fritidsförvaltningens redovisning tydliggör att det finns en omfattande samverkan med civilsamhället inom Kultur- och

fritidsnämndens verksamhetsområden. Redovisningen framhåller nya och förlängda samt tänkbara samverkansavtal enligt följande:

• Värdskap och tillsyn av idrottsanläggningar

• Kulturstödsavtal för ett rikt kulturliv

• Kulturstödsavtal för ett rikt konstliv

• Bredda aktiviteterna för målgruppen 16–19 år

(34)

Botkyrka Kommun

Ärendet

Bakgrund

I mål och budget 2020, med flerårsplan 2021–2023, fick samtliga nämnder i uppdrag att gå igenom sina verksamheter och pröva om civilsamhället istället ska kunna vara utförare och i de fall det är möjligt att ingå överenskommelse om Idéburet offentligt partnerskap (IOP) eller andra former av samverkansavtal. En första redovisning av vilka IOP:er och samverkansavtal som nämnderna har eller har för avsikt att teckna gjordes till Kommunstyrelsens budgetberedning den 15 maj 2020. Nästa

redovisning, gjordes till Kommunstyrelsens budgetberedning den 7 september 2020.

I årets mål och budget 2021, med flerårsplan 2022–2024, anges att ny första redovisning av uppdraget om möjliga samarbetsavtal med civilsamhället redovisas till Kommunstyrelsens budgetberedning i maj.

Samverkan med civilsamhället inom kultur- och fritidsverksamheterna Inom Kultur- och fritidsnämndens verksamheter finns en lång tradition av samverkan med civilsamhället för att tillsammans skapa goda möjligheter till en meningsfull fritid för Botkyrkaborna. Samverkan finns på många olika nivåer och former; alltifrån 1-åriga eller fleråriga samverkansavtal, bidrag och stöd som kan sökas av civilsamhället, till stöd för olika

arrangemang i form av exempelvis samordningsinsatser och lokaler. Det är dock endast ett fåtal av de civilsamhällesaktörer som Kultur- och

fritidsförvaltningen samarbetar med som är anslutna till kommunens

plattform för idéburna organisationer. Av Kultur- och fritidsnämndens totala budget 2019 gick cirka 20 procent till civilsamhället.

Kultur- och fritidsförvaltningen har sedan uppdraget gavs i mål och budget 2020, arbetat efter strategin att när ny samverkan, eller när befintliga avtal omförhandlas, ska IOP-avtalsformen alltid övervägas som en möjlighet.

Förvaltningen menar att framtida samarbetsavtal bör syfta till att stärka platsperspektivet, medborgarens delaktighet och civilsamhället som medaktör. Samverkan med civilsamhället medför inte per automatik effektiviseringar.

Dessvärre har ett antal planerade samarbeten avstannat på grund av den pågående pandemin och de påfrestningar på föreningarnas verksamheter den medfört.

(35)

Botkyrka Kommun

Nya avtal under 2021

Förvaltningen har tecknat ett IOP-avtal med föreningen IFK Tumba fotboll med start i januari 2021. Syftet med partnerskapet är att utveckla ett

sammanhållet arbete som stärker Storvretsbornas folkhälsa, aktiverar unga på kvällar och helger samt främjar trygghetskänslan vid Storvretens IP och andra offentliga miljöer i området. Utgångspunkten är att en aktiv fritid, bättre hälsa och förbättrade skolresultat hänger ihop. Målgruppen för partnerskapet är barn och unga, med särskilt fokus på 16–19 år i Storvreten, som inte deltar i organiserade aktiviteter på fritiden.

IOP-avtal för trygghet och aktivitet i Storvreten är ett pilotprojekt för den här avtalsformen och omfattningen på Kultur- och fritidsförvaltningen, där två verksamhetsområden medverkar och arbetet löpande utvärderas baserat på den modell för idéburet partnerskap med civilsamhället, som Botkyrka kommun tagit fram.

Ett nytt samarbetsavtal har ingåtts med Löparakademin och med IFK Tumba för att starta upp verksamhet för målgruppen i Storvreten. Det planerade samarbetet med Studiefrämjandet om att driva fritidsverksamhet för unga 16–19 år med funktionsnedsättning har pausats med anledning av pandemin, men förväntas nu komma igång under våren 2021.

Förnyade avtal under 2021

Till och med den 1 april har kulturstödsavtal för ett rikt kulturliv med följande parter förlängts att gälla även under 2021; Byggnadsföreningen Heijmdal för Tumbascenen, Botkyrka Riksteaterförening och Film Stockholm. Under 2021 skall nya kulturstödsavtal slutas med följande parter; Cirkus Cirkör, Fanzingo, Byggnadsföreningen Heijmdal för Tumbascenen, Botkyrka Riksteaterförening, ABF Botkyrka Salem för Tekniklabbet och Tumba Bruksmuseum.

Kulturstödsavtal för ett rikt konstliv har förlängts med följande parter att gälla även under 2021; BotkyrkaByggen och Xet-sällskapet - Det är väl fungerande samarbeten som går långt tillbaka. Botkyrkabyggen står för hyran om 72 tKr till lägenheten på Krögarvägen, och upplåter den till verksamheten Residence Botkyrka. Residence Botkyrka är ett ateljéprogram där inbjudna internationella och nationella konstnärer tillsammans med medborgare deltar i ett konstnärligt arbete kring Fittja och Botkyrkas nutid och framtid, vilket är av oerhörd betydelse för Botkyrka konsthalls

verksamhet och utveckling.

Xetmuseet är en del av Botkyrka konsthalls verksamhet. Botkyrka kommun och den ideella föreningen Xet-sällskapets gemensamma ambition är att hålla Sven Xet Erixsons konstnärskap aktuellt samt verka för att kunskapen

(36)

Botkyrka Kommun

om hans liv och gärning fördjupas och får spridning. Xet-sällskapet äger och vårdar samlingarna, och tillhandahåller visningar och verksamhet för olika åldrar och bidrar till att utveckla Botkyrka som plats, och sällskapet tillhandahåller för detta ett bidrag om 55 tKr.

Tänkbara framtida avtal med civilsamhället

Nedan beskrivs de IOP:er och samarbetsavtal som är tänkbara med

civilsamhället inom Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden för 2021 och framåt:

Ett samarbetsavtal som planeras för 2021 är med Botkyrka Ridsällskap, för drift och tillsyn av Skrefsta ridanläggning. Innehållet i avtalet fokuserar på de delar av anläggningsdrift och djurhållning som inte kommunen ansvarar för och är planerat att starta när upprustningen av anläggningen är

färdigställd hösten 2021.

Avtalen skulle kunna innebära subventionerad upplåtelse av anläggning och lokal mot att föreningen tar ökat ansvar för tillsyn av anläggningarna och service till besökare på vardagkvällar och helger. Sociala projekt som ligger utanför föreningens ordinarie verksamhet skulle också kunna bakas in i IOP-avtalen. Hyresreduktion innebär ett intäktstapp för förvaltningen, vilket kan kompenseras med minskade driftkostnader.

Gällande Tumba bruksmuseum har ett arbete pågått med att undersöka om IOP-avtalsformen tillsammans med parterna stiftelsen Tumba

bruksmuseum, Statens historiska museer, Statens Fastighetsverk och Botkyrka kommun skulle kunna vara en väg framåt för att säkra upp museets behov av ökade driftsmedel. Förvaltningen har tillsammans med parten konstaterat att avtalsformen inte är förenlig med behovet, och därför fortsätter detta arbete i andra forum.

Under 2019 tog Kultur- och fritidsnämnden beslut om ett nytt bidrag för att stimulera och stötta civilsamhällets aktörer att rikta kultur- och

fritidsaktiviteter till unga 16–19 år. Bidraget togs som en följd av

”utvecklingen av kommunens arbete för unga vuxna (KS/2018:633)”. I beslutet framgår också att bidraget skall fördelas genom samarbeten med IOP-avtalsform. För närvarande är den totala summan 500 000 kr. För att stödja samverkan med ideella organisationer och föreningar som ska bedriva olika kultur- och fritidsaktiviteter beslöt nämnden att dessa samarbeten skall tecknas som IOP-avtal.

Ett annat utvecklingsområde är att utreda om förvaltningens projekt och lovstöd kan föras över från bidragspotten till IOP-avtal, i syfte att minska administration för såväl civilsamhället som förvaltningen. En sådan lösning

(37)

Botkyrka Kommun

skulle kunna innebära en av flera föreningar efterfrågad effektivisering, men knappast en besparing. En omfattande förändring av bidragspotterna till föreningslivet behöver föregås av utredning och politisk process.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet

En första uppskattning av de ekonomiska konsekvenserna av förslagen framgår av denna tjänsteskrivelse. Vid beslut om att gå vidare med ett eller flera samverkansavtal/IOP:er behöver mer detaljerade beräkningar göras.

• Kulturstödsavtalen och samarbetsavtal för målgruppen unga 16–19 år ryms inom ram.

• Samarbetsavtal kring löpande drift, tillsyn och verksamhet på Skrefsta ridanläggning innebär att driftskompensation för ökad hyra, efter

anläggningens upprustning, förs över till föreningen från Kultur- och fritidsförvaltningen. Ingen effektivisering.

Helena Hellström Agneta Silfver Holst

Kultur- och fritidsdirektör Administrativ chef

Expedieras till:

Kommunstyrelsen

(38)

Dnr: KFN/2021:00122

Botkyrka Kommun

Robert Aslan

5 Utredning av lokalerna som används som mötesplatser för verksamheten för unga vuxna

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av återrapporteringen av

utredningen om lokalerna som används som mötesplatser för verksamheten för unga vuxna.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av återrapporteringen.

Lokalen för Ungdomens hus i Fittja och lokalen Lagret i Storvreten är uppsagda och återlämnade till Botkyrkabyggen. Lokalen för Albys Hjärta används för det nya uppdraget ”ny fokusering av arbetet för unga vuxna”.

Lokalen i Musikhuset Norsborg används nu för öppen fritidsverksamhet.

Kultur- och fritidsnämnden har tidigare tagit del av återrapporteringen av uppdraget att utreda intresset hos civilsamhället att skapa medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus lokaler i Fittja och beslutade då att avbryta uppdraget att utreda intresset hos civilsamhället att skapa

medborgardriven mötesplats/föreningshus i Ungdomens hus lokaler i Fittja.