Protokoll PU 2016-05-12 §§ 27-34

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Utdragsbestyrkande

Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2016-05-12 1

Tid och plats Klockan 08.00-10.30, Konferensrum (plan 2), Solgårdens äldreboende

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Ingemar Gruvaeus (C)

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Övriga närvarande Lena Larsson, resultatenhetschef Christina Strandman, resultatenhetschef Anne-Charlotte Borglund, rehabcoach Gunnel Emanuelsson, tf. HR-chef Per Kärnblad, nämndsekreterare

§ 27

§ 28

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens tid och plats 2016-05-16 Klockan 13.00, Kommunhuset

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 27-34

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2016-05-12

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2016-05-17 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2016-06-07

Underskrift

(2)

Enhetsbesök på Solgårdens äldreboende och Vara hemtjänst ... 2

Slutrapport från sjukfrånvaroprojektet ... 3

Svar på skrivelse från Lärarförbundet ... 4

Svar på skrivelse från socialsekreterare på Individ och familjeomsorgen, IFO ... 5

Semestervikarier under sommaren 2016 ... 6

Nyttjande av kommunens friskvård ... 7

Uppföljning av blanketter i samband med avskedssamtal ... 8

Övriga frågor ... 9

(3)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande PU § 27

Enhetsbesök på Solgårdens äldreboende och Vara hemtjänst

Vara hemtjänst ansvarar för nästan hela Varas tätort. Enheten är fördelad geo- grafiskt på två grupper. Totalt ansvarar enhetschefen Christina Strandman för 42-43 anställda, vilka har ungefär 90 ärenden. Bland enheterna består även mat- leveransgruppen och Ebba-gruppen; som ansvarar för svårare demens.

Enhetens primära uppgifter går ut på tillsyn, stöttning med mat, städ, hjälp med hygien, inköp och social tid med brukarna. Personalen har fått tekniska hjälpmedel för att underlätta deras arbete och exempelvis regelbunden använd- ning av mobiler har förenklat dokumentationen och kontakten med brukarna.

Solgårdens äldreboende består av 3 våningar med 10 personer per våning. På enheten arbetar 6 personer på morgonen och 5 personer på kvällen.

Det finns ett rum som själv får möbleras av brukarna och ett gemensamt kök.

Brukarna har ett väldigt stort behov, många har rullstol eller behöver hjälp med maten. På enheten arbetas det mycket med kultur och att brukarna ska få känna gemenskap och en god fortsättning på livet.

På båda enheterna upplevs ett problem med rekryteringen. Det finns många som inte kan språket så bra men som ändå brinner för arbetet och samtidigt upplevs vårdutbildningens intag inte vara optimalt. Ett förslag på att lösa detta skulle kunna vara en uppdelning i arbetsuppgifter, där mindre kvalificerade de- lar som inte har samma dokumentationskrav lyfts ut för att bli en egen tjänst.

Problemet här är att det kan bli många delade turer för personalen.

__________

(4)

Slutrapport från sjukfrånvaroprojektet

Personalutskottets beslut

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att återrapportera resultatet av hälsoprofilen för cheferna när det är färdigställt.

__________

Sammanfattning av ärendet

På personalutskottets sammanträde 2016-02-11 § 2 önskades en slutrapporte- ring av sjukfrånvaroprojektet som bedrivits i Vara kommun.

I slutrapporten redovisas att totalt 36 personer (47%) sänkte antalet korta sjukbortfall från i genomsnitt 8 per år till 5 per år. 9 personer fick ett ökat antal sjukbortfall. 11 personer hade samma andel. 10 personer blev långtidssjuk- skrivna. 11 personer slutade sina tjänster.

Idag görs en hälsoprofil för cheferna som kommer att bli klar i juni. En perso- nalvårdsrond pågår också. HR-avdelningen bevakar regelbundet kosttidsfrån- varo och initierar 3-parts-samtal så tidigt som möjligt. Även arbetet och ut- vecklingen av friskvården pågår löpande. Avdelningen försöker även att medverka på andra enheters APT för att prata om vilka åtgärder som kan tas vid sjukdom eller stress.

Det viktiga är att HR-avdelningen får vetskap om eventuella problem på avdel- ningarna. Samtidigt får inte HR-avdelningen ta över chefens roll, utan ska endast vara ett stöd som kan användas vid behov. Det upplevs att det är chefernas tid som ibland inte räcker till för att ta tag i sjukfrånvaron, snarare än deras vilja.

__________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 29 Dnr 42/2016

Svar på skrivelse från Lärarförbundet

Personalutskottet har tagit del av skrivelsen och ger Lärarförbundet följande svar:

Personalutskottet håller med om att läraryrket måste bli attraktivare i Vara kommun och detta har diskuterats i utskottet. På grund av detta beslutade Kommunstyrelsen på dess sammanträde 2016-04-06 § 49 att fördela fem miljoner extra till bland annat lärare, vilket visar att det är ett prioriterat område vad gäller löner.

Åtgärder för att minska arbetsbelastningen är också viktiga. Efter en skärpning av kraven i arbetsmiljöverkets författningssamling detta år kommer det att bli ett fortsatt arbete för personalavdelningen och bildningsförvaltningen att minska arbetsbelastningen på våra skolor.

__________

Lärarförbundet lämnade 2016-01-26 in en skrivelse till kommunstyrelsen där det varnades för att kommunen kan komma att fortsätta tappa lärare, fritidspe- dagoger och förskolelärare. Det efterlyses fortsatta lönesatsningar och åtgärder för att minska arbetsbelastning.

Mottagningsbrev skickades till Lärarförbundet från kommunstyrelsens ordfö- rande 2016-02-09 och i samband med detta lämnades skrivelsen över till personalutskottet för fortsatt behandling.

När det gäller lönesatsningar har kommunstyrelsen på dess sammanträde 2016- 04-06 § 49 beslutat om en särskild lönesatsning på cirka fem miljoner till kon- kurrensutsatts grupper inom verksamheterna, där lärare är en av fyra personalkategorier som prioriteras.

Vad gäller åtgärder för att minska arbetsbelastningen är detta ett arbete som måste ske i samarbete med bildningsförvaltningen. Personalavdelningen har påbörjat ett arbete med att se över hur arbetsbelastningen kan minska. Detta skedde i samband med att kraven i arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) skärptes 2016-03-31, där arbetsbelastning räknas som en del. Än så länge har endast information gått ut till berörda personalkategorier, men arbetet med att följa upp de skärpta kraven kommer att fortsätta.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse ”Svar på skrivelse från Lärarförbundet” från nämndsekreterare, 2016-05-03

- Skrivelse från lärarförbundet Vara, 2016-02-08 __________

(6)

Svar på skrivelse från socialsekreterare på Individ och familjeomsorgen, IFO

Personalutskottet har tagit del av skrivelsen från socialsekreterare på IFO och anser att svar redan har avgetts i och med tf. kommundirektörs svar till avsän- daren daterat 2016-02-09.

En återkoppling från personalen till personalutskottet önskas vid ett senare till- fälle för att bedöma om eventuella arbetsmiljöproblem kvarstår.

__________

En skrivelse har 2016-02-08 inkommit bland annat till personalutskottet, soci- alnämndens arbetsutskott och kommundirektören. Skrivelsen kommer från socialsekreterare på Individ och familjeomsorgen, IFO. I skrivelsen finns syn- punkter på hur arbetsmiljön på sektionen kan förbättras.

Tf. kommundirektör gav ett svar till skrivelsens avsändare 2016-02-09. I svaret hänvisades till de olika samverkansforum som finns i kommunen samt att många av de föreslagna åtgärderna låg inom sektionens egna befogenhet- och ansvarsområden.

Ärendet gick på remiss till socialnämnden 2016-03-23 för att efter yttrande lämnas över till personalutskottet. I svaret från socialnämnden hänvisades till tidigare svar av tf. kommundirektör samt svar som getts på lokal samverkans- grupp. Tf. IFO-chef har i uppdrag att kontinuerligt följa upp frågeställningarna i skrivelsen.

I skrivelsen lyfts flera åtgärder upp som är en fråga för socialförvaltningen och inte något som personalutskottet kan eller bör besluta över. Därför hänvisas till tf. kommundirektörs svar samt till socialförvaltningens pågående dialog med personalföreträdare inom samverkan.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse ”Svar på skrivelse från socialsekreterare på Individ och familjeomsor- gen, IFO” från nämndsekreterare, 2016-05-02

- Skrivelse ”Hur vi kan förbättra arbetssituationen på IFO i Vara” från socialsekre- terare på IFO, 2016-02-08

- Brev ”Sv: Angående arbetssituationen på IFO” från tf. kommundirektör, 2016- 02-09

- Yttrande ”Remiss – inkommen skrivelse från personal på Individ och familjeomsorgen, IFO” från socialnämndens arbetsutskott, 2016-03-30 § 98

__________

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 31 Dnr 98/2016

Semestervikarier under sommaren 2016

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att avge uppföljning för tillsät- tandet av semestervikarier under sommaren 2016 på utskottets sammanträde 2016-06-02.

__________

Under 2015 sattes 2 annonser ut; gemensam annons för äldreomsorg och omsorg vi funktionsnedsättning samt sjuksköterska, där totalt 289 ansökningar kom in. Av dessa anställdes 135 inom omsorgen för äldre och funktionsned- sättning och 1 sjuksköterska.

Alla ansökningarna behandlades av Bemanningsenheten som i sin tur mailade ut ansökningarna till respektive enhetschef efter vikariens önskemål av plats.

Det upplevdes som att det var svårt med återkoppling och många fick vänta på besked om anställning.

Under 2016 har annonserna delats upp till 5 stycken; äldreomsorg, omsorg vid funktionsnedsättning, boende för ensamkommande, sjuksköterska och Natt- patrullen. 414 ansökningar har kommit in från 340 personer. Hittills har det an- ställts 145 stycken.

Nytt för i år är att ett gemensamt dokument upprättats där varje enhetschef har möjlighet att se ansökningarna och markera personer de är intresserade av, tän- ker anställa eller inte blir aktuella för semestervikariat. Detta har lett till att vi- karien får besked i ett tidigare stadie om anställning eller inte. Ingen ansökan blir heller bortglömd och stannar hos en av enhetscheferna.

Beslutsunderlag

- Statistik ”Semestervikarier 2015-2016” från personaladministratör, 2016-05-11 __________

(8)

Nyttjande av kommunens friskvård

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att göra en utvärdering av hur enheternas egen friskvård har fungerat och rapportera detta på utskottets sam- manträde 2016-10-13.

__________

Under året har det skett två föreläsningar om friskvården. Deltagandet har inte varit högt och en förklaring till detta är att det inte legat på arbetstid utan varit en föreläsning som det erbjöds möjlighet att medverka på under fritiden. Då friskvården inte ingår i arbetstiden, utan erbjuds på ledig tid, har detta upplägg varit nödvändigt.

Under Vararuset 2016 medverkade 90 anställda från kommunen. Dagen för Vararuset ansågs inte optimal eftersom det var dagen före en långhelg där många hade möjlighet att arbeta halvdag.

Gympassen, som kommunens medlemmar får medverka på gratis, har nyttjats av ungefär 10-15 anställda per tillfälle.

Enheterna har själva ett stort ansvar idag när det gäller friskvården för dess an- ställda. Detta har gjort det svårt att notera alla åtgärder för friskvård som görs inom kommunen för HR-avdelningen.

Beslutsunderlag

- Statistik ”Startlista Vararuset 2016” från LEAN-koordinator, 2016-05-09 - Statistik ”Närvaro på föreläsningar 2016” från LEAN-koordinator, 2016-05-06 __________

(9)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 33

Uppföljning av blanketter i samband med av- skedssamtal

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att förtydliga avskedsblanket- terna för att det ska framgå att namn, enhet och befattning måste finnas med för den som avslutar sin tjänst.

__________

Personalutskottet har efterfrågat mer information angående avslutningssamta- len som sker när någon slutar i Vara kommun. Detta med bakgrund i situat- ionen främst när det gäller lärare och personal inom sociala.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslutar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

HR-avdelningen har tidigare uppfattat det som svårt att få in dessa blanketter.

Efter personalutskottets beslut 2016-04-07 § 25, där ett uttalande gjordes om vikten av att genomföra samtal och fylla i den tillhörande blanketten har nu ett antal avskedsblanketter inkommit.

I blanketterna upplevs det ibland som otydligt vem det är som avslutat sin tjänst och på vilken enhet personen hör hemma.

__________

(10)

Övriga frågor

Sommarfest 2016

Alexandra Gustafsson (S) undrar kring personalens sommarfest 2016. Det har uppfattats som att denna inte kommer att ske.

Svaret från förvaltningen är att det inte kommer att bli någon sommarfest detta år. Ett chefsbeslut togs där det bland annat hänvisades till dålig uppslutning och att kommunen redan anordnar andra fester under året.