Protokoll PU 2017-10-27 §§ 43-52

(1)

Tid och plats Klockan 13.30-15.27, HR-chefs rum, kommunhuset

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Rune Fridén (C), tjg. ers.

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare Peter Persson, Miljö-Byggnadsnämnden Johannes Lundén, Miljö-Byggnadsnäm.

§ 44

Justerare Per Gunnarsson

Justeringens tid och plats 2017-10-30 kl. 17.00, konserthuset Vara

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 43-52

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Per Gunnarsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2017-10-27

Datum för när anslaget ska 2017-10-31 Datum för när ansla- 2017-11-22

(2)

Innehållsförteckning

Ändringar i ärendelistan ... 2

Personalsituation och arbetsmiljö inom Miljö- och Byggnadsnämnden .... 3

Projekt gällande förändring av schemaläggning inom socialförvaltningen 4 Uppföljning av semestervikarier 2017 ... 5

Personalutskottets sammanträdestider 2018 ... 6

Skrivelse om tjänster för förskoleklasslärare i Vara kommun ... 7

Politisk organisation 2019-2022: Fortsatt uppdrag ... 8

Information från förvaltningen ... 9

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 10

Ändring av sammanträdestid ... 11

(3)

PU § 43

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Nytt beslutsärende § 52 ”Ändring av sammanträdestid” tillkommer - Ärende 10 ”Övriga frågor” utgår

__________

(4)

PU § 44

Personalsituation och arbetsmiljö inom Miljö- och Byggnadsnämnden

Miljö- och Byggnadsförvaltningen är den minsta förvaltningen i Vara kommun.

I förvaltningen finns det ungefär ett 15-tal medarbetare som arbetar inom miljö- och byggnadsområdet. Förvaltningen har ett stort myndighetsansvar och utövar tillsyn över andra verksamheter; både privata och offentliga inom den egna kommunen.

En av de första utmaningarna för framtiden är den höga personalomsättningen som skett under de senaste åren. Exempelvis har det varit tre olika miljö- och byggnadschefer under den nuvarande mandatperioden. Detta har självklart på- verkat arbetet inom förvaltningen då medarbetarna påverkas om det inte finns en stabil ledning inom organisationen. Samtidigt har det varit en hög personal- omsättning på andra tjänster inom förvaltningen såsom bygglovshandläggare där det just nu saknas en tjänst.

Samtidigt har förvaltningen en låg sjukfrånvaro och det upplevs finnas en stor flexibilitet för medarbetarna då de har möjligheter att arbeta hemifrån eller på tåget.

__________

(5)

PU § 45 Dnr 131/2017

Projekt gällande förändring av schemalägg- ning inom socialförvaltningen

Personalutskottets beslut

Personalutskottet har tagit del av avrapporteringen och önskar en fortsatt rap- portering kring projektet i framtiden.

__________

Sammanfattning av ärendet

På personalutskottet 2017-05-24 § 33 fick HR-chef i uppdrag att tillsammans med socialförvaltningen undersöka möjligheten att utse lämpligt pilotområde där schemaläggning med ständigt helgschema, eller andra schemaläggningsåt- gärder i syfte att förbättra arbetsmiljön, prövas och utvärderas.

HR-chef har i dialog med socialförvaltningen nu utrett vilka enheter inom för- valtningen som ska vara en testpilot. Inom socialförvaltningen har nu två enheter valts ut som testpiloter där en annan typ av schemaläggning kommer att testas.

HR-generalist samt kvalitetsstrateg kommer att vara inblandade i projektet för- utom de direkt berörda inom socialförvaltningen.

__________

(6)

PU § 46 Dnr 98/2016

Uppföljning av semestervikarier 2017

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Inför semesterperioden under sommaren 2017 fick bemanningsenheten in cirka 335 ansökningar, vilket kan jämföras med 370 under 2016. På grund av neddragningar inom boende för ensamkommande anställdes det något färre i år; 140-150 stycken, jämfört med 180-189 personer under 2016. Den lägre siff- ran motsvarade dock det behov som verksamheten hade för semestervikarier.

Det fanns dock problem även i år med sena avhopp och sjukdom hos se- mestervikarierna vilket innebar att personalbrist ändå uppstod. För att mot- verka detta fick enhetscheferna i år tillgång till nya ansökningar för timanställ- ning som löpande kom in under sommaren. Bemanningsenheten tog en första kontakt med den sökande i mån av tid. Detta ledde till att det blev lättare för enheterna att snabbt hitta nya ersättare.

Överlag anses rekryteringen ha fungerat bättre under 2017 än under 2016. Ar- betet startade tidigare och de flesta enheterna började med rekryteringen i ett tidigt skede. Det är dock många ansökningar från unga och oerfarna vilket gör det svårt att hitta rätt kompetens.

Beslutsunderlag

- Sammanställning ”Semesterrekrytering 2017” från personaladministratör, 2017- 10-19

__________

(7)

PU § 47

Personalutskottets sammanträdestider 2018

Personalutskottet fastställer följande datum och tider för personalutskottets sammanträden 2018:

Personalutskottet kl. 13.00

Fredag 26 januari Fredag 23 februari Fredag 23 mars Fredag 20 april Fredag 1 juni Fredag 24 augusti Fredag 21 september Fredag 19 oktober Fredag 9 november __________

Enligt kommunstyrelsens reglemente är det personalutskottet själva som beslu- tar vilka datum och tider som de ska sammanträda på. Förutom de redan fast- ställda tiderna kan utskottet även sammanträda när ordförande anser att det be- hövs eller när minst två ledamöter begär det.

De föreslagna tiderna utgår från kommunstyrelsens sammanträdestider och placeras i anslutning till kommunstyrelsens arbetsutskott då båda är utskott under denna nämnd.

En skillnad från tidigare år är att tiden ändras från torsdag förmiddag till fredag eftermiddag.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse ”Personalutskottets sammanträdestider 2018” från utredningssek- reterare, 2017-10-02

__________

(8)

PU § 48 Dnr 25/2017

Skrivelse om tjänster för förskoleklasslärare i Vara kommun

Personalutskottet konstaterar att det ligger i bildningsnämndens ansvar att svara på skrivelsen och den överlämnas därför till bildningsnämnden för fortsatt behandling.

__________

Personalutskottet har 2017-10-17 mottagit en skrivelse från förskoleklasslärare i Vara kommun. Skrivelsen berör förskoleklasslärares tjänster och villkor samt förskoleklassens verksamhet.

I skrivelsen beskrivs det att förskoleklasslärare inte har tillräcklig tid för sina ar- betsuppgifter och att det finns olika tjänstevillkor för tjänsten. Det önskas tid både för att kunna förbereda arbetet med eleverna men även för att kunna re- flektera över lärandet, följa upp arbetet, bedriva kompetensutveckling och följa ny forskning samt att ha tid till möten med kollegor. Även tiden till att kunna genomföra ett gott systematiskt kvalitetsarbete saknas.

Sammanfattningsvis önskas att Vara kommun tar sitt ansvar för förskoleklassä- rare och ger dem rättvisare avtal med planering och tjänster.

Beslutsunderlag

- Skrivelse ”Till personalutskottet” från förskoleklasslärare, 2017-10-17 __________

(9)

PU § 49 Dnr 68/2017

Politisk organisation 2019-2022: Fortsatt uppdrag

Personalutskottet återremitterar ärendet för fortsatt behandling på nästa personalutskott.

__________

Kommunstyrelsen har 2017-09-06 § 99 gett personalutskottet i uppdrag att göra en översyn av den politiska organisationen i Vara kommun inför mandatperioden 2019-2022 och återkomma med förslag på hur denna organisation ska se ut.

Som en förberedelse kring ett eventuellt uppdrag har personalutskottet på sitt sammanträde 2017-05-24 § 32 skickat ut den nuvarande politiska organisationen på remiss till partigrupperna i Vara kommun för svar senast 2017-09-30.

Svar på remissen har nu inkommit och redovisas till personalutskottet. Remis- sen har besvarats av fem partier av de åtta tillfrågade. De som svarat är Väns- terpartiet, Socialdemokraterna, Centerpartiet, Liberalerna samt Moderaterna.

I ett fortsatt arbete bedöms det viktigt att utgå från de inkomna remissvaren i syfte att nå en politisk enighet kring den fortsatta politiska organisationen under nästa mandatperiod 2019-2022.

Beslutsunderlag

- Sammanställning ”Politisk organisation 2015-2018” från utredningssekreterare, 2017-10-20

- Remissvar ”Översyn av politisk organisation inför mandatperioden 2019-2022” från Moderaterna i Vara kommun, 2017-09-30

- Remissvar ”Översyn av politisk organisation inför mandatperioden 2019-2022” från Liberalerna i Vara kommun, 2017-09-29

- Remissvar ”Översyn av politisk organisation inför mandatperioden 2019-2022” från Centerpartiet i Vara kommun, 2017-09-28

- Remissvar ”Översyn av politisk organisation inför mandatperioden 2019-2022” från Socialdemokraterna i Vara kommun, 2017-09-26

- Remissvar ”Översyn av politisk organisation inför mandatperioden 2019-2022” från Vänsterpartiet i Vara kommun, 2017-09-05

- Protokoll från kommunstyrelsen, 2017-09-06 __________

(10)

PU § 50

Information från förvaltningen

Lednings och styrningsarbetet

Arbetet med den framtida organisationen för ledning och styrning har fortsatt.

Kommundirektör har förankrat arbetet i ledningsgrupp och i politikergrupper.

Sammanfattningsvis upplevs det att något behöver göras för att få till ett bättre ledningsarbete i kommunen.

Något som har diskuterats är att införa en ny tjänst; verksamhetschefer, som kommer att vara ett led mellan förvaltningschef och enhetschefer på de större förvaltningarna. Detta ska leda till att enhetschefer får mer tillgång till sin chef och förvaltningschefen får större möjlighet att arbeta strategiskt.

Löneöversyn 2018

Processen för löneöversyn 2018 har börjat med förhoppning att lönerna ska betalas ut från och med april/maj under året. Behovet av struktursatsningar kommer att diskuteras i ledningsgruppen och även de fackliga organisationerna kommer att vara delaktiga redan i början av processen.

Rekryteringar

Det har skett en annonsering efter ny bemanningschef. Ungefär 10 ansök- ningar hade kommit in vid slutet av annonseringen och för att få ett större un- derlag har det beslutats om förlängning av annonseringen.

Arbetsmiljö på Tråvads förskola

På Tråvads förskola har det länge upplevts problematiskt med lokalerna.

Skyddsombud har nu åberopat en anmälan enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) 6 kap. 6a § på förskolan. Detta innebär att Arbetsmiljöverket kommer att in- spektera lokalerna.

(11)

PU § 51

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(12)

PU § 52

Ändring av sammanträdestid

Personalutskottets sammanträde 2017-11-17 utgår.

Personalutskottets sammanträde 2017-12-14 flyttas till 2017-12-08, klockan 08.30.

__________

Personalutskottet har två planerade sammanträden kvar under 2017. Nästa sammanträde är 2017-11-17 och det sista är 2017-12-14.

Årets sista möte i december krockar med en dialogdag för kommunens politi- ker och tjänstemän, bland annat de som finns närvarande i personalutskottet.

Det finns därför ett behov av att ändra detta datum om ett möte ska hållas i december.

Det bedöms även att det mötet som är inplanerat till 2017-11-17 ligger för nära mötet som skedde i oktober och därför finns ett behov av att flytta även detta.

__________