Beslut om att överta beslutanderätt avseende utform- ning och omfattning av feriepraktiken i Botkyrka kommun (KR/2020:2)

(1)

Botkyrka Kommun · Kommunledningsförvaltningen

Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Hemsida: www.botkyrka.se · Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcen-

ter@botkyrka.se

Ärenden

1 Fastställande av föredragningslista

2 Beslut om att överta beslutanderätt avseende utformning och omfattning av feriepraktiken i Botkyrka kommun

3 Beslut om att ställa in ordinarie feriepraktik och utreda alternativa former för feriepraktik

4 Beslut om att överta beslutanderätt avseende personalförsörjning för samhällsvik- tiga funktioner i Botkyrka kommun

5 Beslut om att uppdra åt central krisledning att resurssätta samhällsviktiga funktioner inom Botkyrka kommun

6 Beslut om lättnader avseende begäran av registerutdrag för att säkerställa per- sonalförsörjning inom vård- och omsorgsverksamheter

7 Beslut om att utvidga upphandlingschefs delegation att genomföra kommun-gemensamma upphandlingar

8 Informationsärende - Beslut om särskild vårdplats avseende vård av personermed Covid 19 i samverkan med kommuner

(2)

Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se

Hemsida: www.botkyrka.se Datum och tid 2020-03-30 kl. 11:00-11:22

Plats Mälaren, plan 4, kommunalhuset

Ordförande Ebba Östlin (S)

Beslutande Se bilaga 1

Ersättare Se bilaga 1

Övriga deltagande

Leif Eriksson, kommundirektör, Petra Oxonius, vård och omsorgsdi- rektör, Pernilla Vera-Jr, säkerhetschef, Ann-Kristin Vesterlund, tf kanslidirektör, Ann Gustavsson, kommunjurist, Jesper Dahl, kommun- sekreterare, Nadina Rosengren, stabschef.

Utses att justera Ebba Östlin (S) Stina Lundgren (M)

Datum och tid för

Justering 2020-03-30, kl. 12:00

Plats för

Justering Kommunalhuset, plan 4, Tumba

Sekreterare §§1- 8

Jesper Dahl

Ordförande

Ebba Östlin (S)

Justerare

Stina Lundgren (M)

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Sammanträdesdatum

2020-03-30

Nedtas den

2020-04-21

Nämnd

Krisledningsnämnden

Anslaget den

2020-03-30

Förvaringsplats för protokollet

Kommunledningsförvaltningen, plan 4, kommunalhuset

(3)

Hemsida: www.botkyrka.se

Fastställande av föredragningslista

Beslut

Krisledningsnämnden fastställer föredragningslistan.

Sammanfattning

Av krisledningsnämndens reglemente, § 8, framgår att Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska om möjligt vara skriftlig och innehålla upp- gift om tid och plats för sammanträdet. Den ska tillställas ledamöter och ersättare i så god tid som omständigheterna gör möjligt.

Ledamöter och ersättare ska om möjligt erhålla en föredragningslista före sam-manträdet.

Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredrag- ningslistan ska bifogas.

Föredragningslistan fastställs av nämnden vid sammanträdets början.

Propositionsordning

Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är ordförandeförslaget.

Ordföranden finner att krisledningsnämnden beslutar enligt ordförandeförslaget.

(4)

§ 2 Beslut om att överta beslutanderätt avseende utform- ning och omfattning av feriepraktiken i Botkyrka kommun (KR/2020:2)

Beslut

1. Krisledningsnämnden övertar beslutanderätt i frågor som rör omfattning och utformning för ferieparktiken från arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2. Beslutanderätt i dessa frågor återgår till arbetsmarknads- och vuxenutbildnings-

nämnden när krisledningsnämnden avvecklas.

Sammanfattning

Särskilt regleras krisledningsnämndens mandat och befogenheter i Lag (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Av lagen framgår att:

Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av

verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen eller regionen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning.

Kommunstyrelsen får, när krisledningsnämndens verksamhet som är föranledd av den extraordinära händelsen inte längre behövs, besluta att verksamheten ska upphöra. Om styrelsen fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som

krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Ett sådant beslut om att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra kan även fattas av fullmäktige.

Utifrån prognosen att coronakurvans topp inträffar om cirka 4 veckor dvs i början av maj är det inte rimligt att genomföra feriepraktik i ordinarie form med början i juni.

Feriepraktiken äger rum under sammanlagt 9 sommarveckor indelat i tre perioder. Alla förvaltningar och föreningar inom Civilsamhället (IOP) tar emot ungdomar. Därav behöver beslutanderätten övertas för att snabbt kunna fatta beslut, i senare led, om att ställa in ordinarie ferieparktik sam undersöka alternativa former för feriepraktik.

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2020-03-27.

(5)

Beslut om att ställa in ordinarie feriepraktik och utreda alternativa former för feriepraktik (KR/2020:3)

Beslut

1. Ordinarie feriepraktik ställs in.

2. Krisledningsnämnden ger arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen i uppdrag att undersöka alternativa arbetssätt för feriepraktik.

3. Uppdraget återrapporteras 2020-04-15.

Sammanfattning

Utifrån prognosen att coronakurvans topp inträffar om cirka 4 veckor dvs i början av maj är det inte rimligt att genomföra feriepraktik i ordinarie form med början i juni.

Konsekvenser av att ställa in feriepraktiken är framförallt att ca 1350 ungdomar blir sysslolösa och utan lön.

Feriepraktiken äger rum under sammanlagt 9 sommarveckor indelat i tre perioder. Alla förvaltningar och föreningar inom Civilsamhället (IOP) tar emot ungdomar.

1350 ungdomar matchas i våra system mot dom arbetsplatser som finns. Under våren anordnas ett antal kvällar för anställningsavtalsskrivningar och information om

feriepraktiken. Vid varje tillfällen samlas ca 350 ungdomar samt ett tiotal personal, även en del föräldrar brukar komma. Dessa kvällar har vi ställt in pga risk för smittspridning.

Vi utbildar även handledare i grupp för att säkerställa kvalitén. Föreningarna som vi har iop med anställer själva handledare.

De hinder/risker vi ser för att genomföra feriepraktiken med ordinarie arbetssätt är framförallt

- Smittspridning

- Anställningsförfarande hinns inte med

- Löneenheten kan få svårt att klara löneutbetalningarna - Brist på utbildade handledare pga sjukskrivningar - Brist på feriepraktikplatser pga sjukskrivningar - Bortfall av feriepraktikanter pga symtom/sjukdom

- Gymnasiestängningen innebära att terminerna förlängs eller sommarundervisning som krockar med feriepraktik

(6)

Uppdraget innebär att ta fram ett kreativt förslag på en alternativ och förenklad variant av feriepraktik med målet att så många unga som möjligt kan göra nytta och få

ersättning för det. Utgångspunkter för uppdraget är;

- Prioritering utifrån målgruppens behov - Ej anställningsförfarande

- Utökat samarbete med civilsamhälle och andra möjliga aktörer

- Minimerad risk för smittspridning (utomhus, små grupper, ej riskutsatta etc) - Samarbete och dialog med vissa förvaltningar (Inte vård- och

omsorgsfövaltningen eller daglig verksamhet pga smittspridning )

- Kan de unga på något sätt vara behjälpliga i krisen (tex tillverka visir på xenter) - Benchmarking – hur gör andra kommuner

(7)

Beslut om att överta beslutanderätt avseende personal- försörjning för samhällsviktiga funktioner i Botkyrka kommun (KR/2020:4)

Beslut

1. Krisledningsnämnden övertar beslutanderätten i frågor som rör personalförsörj- ning för samhällsviktiga funktioner inom Botkyrka kommun från kommunens övriga nämnder.

2. Beslutanderätt i dessa frågor återgår till ordinarie nämnder när krislednings- nämnden avvecklas.

Sammanfattning

Rådande situation med snabb smittspridning av coronaviruset och befarad stor

omfattning av sjukdomsfall med anledning därav kan medföra stora problem i samhället och försvåra för kommunen som arbetsgivare att bedriva verksamhet på grund av stor personalfrånvaro. Vissa verksamheter kan ha mindre arbetsbelastning än vanligt, medan andra, såsom vård- och omsorg, kan ha högre belastning. Så länge denna extraordinära händelse pågår behöver kommunen vidta åtgärder för att säkerställa att de

samhällsviktiga funktioner som kommunen ansvarar för resurssätts på ett adekvat sätt.

Detta kan innebära att arbetstagare tillfälligt kan behöva arbeta övertid, byta schema, byta arbetsplats eller vikariera för annan arbetstagare med mera.

I de fall personal behöver omfördelas mellan förvaltningarna, det vill säga att utföra arbete inom någon annan förvaltnings verksamhet än den där man normalt har sina arbetsuppgifter, är det krisledningsnämnden som övertar ansvaret för

(8)

personalförsörjning och resurssättning. Ansvaret för personalförsörjning och

resurssättning inom förvaltningarna hanteras i första hand av respektive förvaltning men kan vid behov hanteras av krisledningsnämnden.

Krisledningsnämnden kommer i separat beslut att uppdra åt den centrala krisledningen, CKL, att samordna resurssättningen av de samhällsviktiga funktionerna.

Som ett led i att snabbt kunna säkra personalförsörjning inom samhällsviktiga funktioner avser krisledningsnämnden genom ett enskilt ärende även fatta beslut om lättnader i kraven på registerutdrag för de funktioner där registerutdrag inte krävs enligt lag, exempelvis vård- och omsorgsboenden.

(9)

Beslut om att uppdra åt central krisledning att resurs- sätta samhällsviktiga funktioner inom Botkyrka kom- mun (KR/2020:5)

Beslut

1. Krisledningsnämnden uppdrar åt ordförande i central krisledning att tillse att samhällsviktiga funktioner inom kommunen resurssätts så att verksamheten kan upprätthållas.

2. Beslutet och uppdraget till central krisledning upphör att gälla när krisledningsnämnden avaktiveras.

Sammanfattning

Krisledningsnämnden har i tidigare fattat beslut övetagit beslutanderätten i frågor som rör personalförsörjning för samhällsviktiga funktioner inom Botkyrka kommun från kommunens nämnder. Detta för att säkerställa att verksamheten vid dessa funktioner kan upprätthållas även vid frånvaro av ordinarie personal.

Krisledningsnämnden uppdrar nu åt ordförande i central krisledning att tillse att

personalförsörjningen är adekvat. Vid en sådan extraordinär händelse som just nu råder kan ordförande i central krisledning besluta om att omfördela tillgänglig personal från en verksamhet eller en förvaltning till en annan där brist råder.

(10)

§ 6 Beslut om lättnader avseende begäran av registerut- drag för att säkerställa personalförsörjning inom vård- och omsorgsverksamheter (KR/2020:6)

Beslut

1. Krisledningsnämnden upphäver tillsvidare tidigare fattat beslut, KS 2017-10-09,

§ 201, om krav på utdrag från belastningsregistret vid anställning dels på vård- och omsorgsboenden, dels vid anställning inom hemtjänsten samt vid

anställning inom LSS-verksamheten för vuxna.

2. Beslutet förfaller när krisledningsnämnden avaktiveras.

Sammanfattning

Sedan tidigare har kommunstyrelsen beslutat, 2017-10-09, § 201, att vård- och

omsorgsförvaltningen vid anställningar av personal på vård- och omsorgsboenden och servicehus ska kräva utdrag ur belastningsregistret, på samma sätt och med samma rutiner och regler som idag görs vid anställning av personal i t ex hemtjänsten eller på gruppbostäder.

Med anledning av rådande och eventuellt eskalerat läge med Coronavirusets omfattning behöver kommunen säkerställa personalförsörjning inom vård- och omsorgsboenden.

Därför behöver beslut om lättnader av tidigare beslut fattas. Nuvarande beslut utgör omfattande hinder för att kunna förflytta personal från en annan förvaltning till vård- och omsorgsförvaltningen om personalbortfallet skulle eskalera. Handläggningstiden för utdrag från belastningsregistret utgör ett hinder för förflyttningar och på så sätt säkra upp personalförsörjningen inom dessa verksamheter.

Beslutet avser endast anställning vid vård- och omsorgsbeoenden, i övrigt gäller ordinarie rutiner vid anställningsförfarandet. Således gäller beslutet om lättnad endast för de verksamheter som kommunen inte enligt lag är skyldig att inhämta utdrag ur belastningsregistret innan anställning.

Yrkande

Ebba Östlin (S) yrkar på att revidera ordförandeförslaget till att beslutet även ska gälla för personal inom hemtjänsten samt för personal inom LSS-verksamheten för vuxna.

(11)

(12)

§ 7 Beslut om att utvidga upphandlingschefs delegation att genomföra kommungemensamma upphandlingar

(KR/2020:7)

Beslut

1. Krisledningsnämnden övertar rätten att revidera kommunstyrelsens delegationsordning avseende upphandlingschefens delegation.

2. Krisledningsnämnden beslutar om en tillfällig utvidgning av upphandlingschefens delegation genom ett nytt avsnitt G9 i kommunstyrelsens delegationsordning: ”Beslut om upphandling eller annan anskaffning av varor och tjänster som är kommungemensam upp till ett värde om fem miljoner (5 000 000) kronor vid varje enskilt anskaffningstillfälle.”

3. Behörigheten innefattar att initiera upphandling och att teckna avtal med vald leverantör.

4. Delegationen upphör och avsnitt G9 tas bort vid det tillfälle då krislednings- nämnden avaktiveras.

Sammanfattning

I rådande situation med snabb smittspridning av coronaviruset behöver kommunen snabbt kunna säkerställa försörjning av bristvaror, exempelvis handsprit samt annan förbrukningsmateriel. Nuvarande delegation enligt kommunstyrelsens

delegationsordning försvårar ett sådant förfarande. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att krisledningsnämnden beslutar om en tillfällig utvidgning av

upphandlingschefens delegation om att initiera och besluta om upphandling eller annan

(13)

(14)

§ 8 Informationsärende - Beslut om särskild vårdplats av- seende vård av personer med Covid 19 i samverkan med kommuner (KR/2020:8)

Beslut

Krisledningsnämnden noterar informationen till protokollet.

Sammanfattning

Petra Oxonius, vård- och omsorgsdirektör, redogör för ärendet.

(15)

JA JA NEJ JA NEJ AVSTÅR X

X X X X

Jägemalm Camilla, Ersättare TUP X

Lund Tuva, Ersättare S

Ksiazkiewicz Emanuel, Ersättare S Melki Gabriel, 1:e v ordförande S Lundgren Stina, 2:e v ordförande M

NEJ AVSTÅR

Östlin Ebba, Ordförande S