Revisionsrapport
Said Ashrafi Projektledare Susanna Huber Projektmedarbetare Oktober 2018
Tillsyn av
livsmedelshantering
Sollentuna kommun
Innehåll
Sammanfattning ... 2
1. Inledning ... 3
1.1. Bakgrund ... 3
1.2. Syfte och revisionsfråga ... 3
1.3. Revisionskriterier ... 3
1.4. Kontrollmål ... 3
1.5. Metod och avgränsning ... 4
2. Livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd ... 5
3. Iakttagelser och bedömningar ... 6
3.1. Organisation ... 6
3.2. Mål ... 7
3.3. Måluppfyllelse ... 9
3.4. Kompetens ... 10
3.5. Utvärdering ... 11
3.6. Återrapportering ... 13
Sammanfattning
På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en granskning av miljö- och byggnadsnämndens tillsyn av livsmedelshantering. Granskningen har som inriktning sin utgångspunkt i kommunallagens revisionskapitel. Följande områden har granskats:
- Mål för tillsynsverksamheten samt måluppfyllelse - Ändamålsenlig organisation
- System för utvärdering av kvalitet och enhetlighet - Tillräcklig kompetens
- Rapportering till nämnden
Utifrån genomförd granskning är den sammantagna bedömningen att miljö- och byggnadsnämnden bedriver en ändamålsenlig tillsynsverksamhet avseende
livsmedelskontroll och att den interna kontrollen inom området är till övervägande del tillräcklig.
Underlag för revisionell bedömning redovisas i följande avsnitt.
För att utveckla verksamheten inom det granskade området bör följande rekommendationer prioriteras:
Nämnden säkerställer att det totala antalet mål inte blir allt för många samt att förvaltningen ges tillräckligt med stöd i prioriteringar mellan målen.
Nämnden behöver följa upp att det finns tillräckligt med personella resurser för kontrollen. Nämnden bör ge uttryck i internkontrollplanen för
risker/kontrollmoment kring att måluppfyllelse inte nås.
Nämnden säkerställer tillgång till ett fullgott juridiskt stöd inom specifika områden kopplat till livsmedelstillsynen.
Efterkontroller av efterlevnaden av överenskomna rutiner av de beslut som handläggarna har fattat bör göras.
Internkontrollplanen kompletteras med rutiner för säkerställande av kvalitet och enhetlighet.
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Ett antal statliga utredningar och redovisningar har visat brister i det nuvarande systemet för miljötillsyn och livsmedelskontroll. Detta innebär att Sverige inte fullt ut lever upp till bl.a. EU:s högt ställda krav på likvärdighet, effektivitet och rättssäkerhet i kontrollen.
Regeringen tillsatte därför två utredningar under 2016 i syfte att utreda hur dessa brister skulle kunna omhändertas och åtgärdas. Dessa utredningar har under 2017 redovisats till regeringen med slutsatser som visar att kommunerna behöver samverka i större
omfattning. Miljö- och byggnadsnämnden har också gett miljö- och byggnadskontoret i uppdrag att utreda om Sollentuna kommun kan samverka mer med grannkommunerna inom livsmedelskontrollen. I samband med sakavstämningen uppgavs att uppdraget är utvidgat och gäller hela miljö-och hälsoskyddsområdet. Den 19 juni beslutade KS att bordlägga ärendet om att samverka med Täby. Reviderat samverkansbeslut väntas under hösten.
Livsmedelskontrollen har de senaste åren skärpts i flera omgångar bl.a. i hur den ska planeras och följas upp. Från 2018 skärps den ytterligare genom att de kontrollområden som idag kontrolleras blir lagstiftningsområden.
Mot bakgrund av ovanstående har revisorerna i sin riskanalys funnit det motiverat med en granskning av tillsynsarbetet inom livsmedelsområdet.
1.2. Syfte och revisionsfråga
Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga:
Miljö- och byggnadsnämnden bedriver en ändamålsenlig tillsynsverksamhet avseende livsmedelskontroll och den interna kontrollen inom området är tillräcklig?
1.3. Revisionskriterier
Revisionskriterier för granskningen utgörs av:
Livsmedelslagen, livsmedelsförordningen samt Livsmedelsverkets föreskrifter
Sollentuna kommuns riktlinjer för tillsyn inom området
1.4. Kontrollmål
Granskningen riktar in sig mot följande kontrollmål:
Det finns mål för tillsynsverksamheten.
Tillsynsverksamheten är organiserad på ett ändamålsenligt sätt.
Målen för tillsynsverksamheten uppfylls.
Nämnden har system för att utvärdera kvalitet och enhetlighet i myndighetsutövningen.
Nämnden säkerställer att erforderlig kompetens inom området finns i organisationen.
En kontinuerlig rapportering sker till nämnden.
1.5. Metod och avgränsning
Granskningen avgränsas till Miljö- och byggnadsnämnden och fokuserar på åren 2017- 2018.
Granskningen har omfattat genomgång av relevanta underlag (styrande- och stödjande dokument, beslutsunderlag) samt intervjuer med miljö- och byggnadsnämndens
ordförande och 2e vice ordförande (opposition), förvaltningschef respektive enhetschef, samt de inspektörer som utför det praktiska tillsynsarbetet.
2. Livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd
Av livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd (SLVFS 1990:10) framgår att avsikten med den offentliga livsmedelstillsynen är att se till att livsmedelslagstiftningens
bestämmelser följs. Detta i syfte att skydda konsumenter mot hälsorisker och mot oredliga förfaranden. Kravet på redlighet innebär bl.a. att livsmedlen skall uppfylla de krav på sammansättning och märkning som finns i livsmedelslagstiftningen. Den offentliga tillsynen bör i första hand inriktas mot inspektioner, utvärdering av företagens egentillsyn, provtagning och analys samt information och rådgivning.
Av livsmedelsverkets föreskrifter framgår även:
- Offentlig livsmedelstillsyn, inklusive inspektioner, skall bedrivas regelbundet.
Varje verksamhet bör bli föremål för inspektion minst en gång per år.
- Tillsynsmyndigheten skall utarbeta en plan för den årliga tillsynsverksamheten.
Planen skall fortlöpande följas upp och verksamheten utvärderas.
- En kommun får inte underlåta att bedriva livsmedelstillsyn med hänvisning till bristande resurser eller kompetens.
Kostnaderna för livsmedelskontroll ska, med enstaka undantag, vara avgiftsfinansierad.
Kommuner har således rätt att ta ut avgifter för livsmedelskontrollen. De flesta kommunerna har konstruerat sina taxemodeller så att kostnaderna för
livsmedelskontrollen täcks, med undantag av de kringuppgifter som inte går att ta betalt för ex. allmänna informationsmöten, informationsutskick etc.
3. Iakttagelser och bedömningar
3.1. Organisation
3.1.1. Iakttagelser
Inom kommunens politiska organisation regleras ansvarsfördelningen i miljö- och byggnadsnämndens reglemente (KF 2016-12-15 § 191). Enligt reglementet fullgör nämnden uppgifter inom miljöbalken och inom ”det speciallagsreglerade miljö- och hälsoskyddsområdet i övrigt”. Detta omfattar bl a livsmedelslagstiftningen. I nämndens verksamhetsplan (MBN 2017-10-18 § 163) beskrivs att nämnden ansvarar för tillsyn inom
”miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet”.
Tjänsterpersonernas beslutsbefogenheter regleras främst i nämndens delegationsordning (MBN 2018-03-22 § 34). I delegationsordningen finns cirka 50 punkter utifrån
livsmedelslagen som delegeras till miljö- och hälsoskyddschef och miljöinspektör. Vi noterar särskilt följande delegationer:
- Beslut att meddela förelägganden och förbud utan vite (miljö- och hälsoskyddschef, miljöinspektör)
- Besluta att förena föreläggande eller förbud med löpande vite på högst 20 000 kr (miljö- och hälsoskyddschef)
- Besluta om återkallande eller tillfälligt upphävande av godkännande av livsmedelsanläggning (miljö- och hälsoskyddschef, inspektör)
- Besluta om att tillfälligt eller permanent återkalla en livsmedelsanläggnings godkännande (miljö- och hälsoskyddschef, inspektör)
Det praktiska tillsynsarbetet genomförs vid miljö- och hälsoskyddsenheten, vilken tillhör miljö- och byggnadskontoret. Inom enheten finns, sedan en mindre
organisationsförändring 2017, en livshälsagrupp bestående av 6 personer. Dessa arbetar i varierande grad med livsmedel och/eller hälsoskydd. Tjänsterna som är tilldelade
livsmedelsområdet motsvarar 3,2 årsarbetare. I samband med organisationsförändringen införlivades även ett uppdrag som samordnare (20 %) i en av inspektörstjänsterna.
Samordnaren har planerings-, samordnings- och uppföljningsansvar för livshälsagruppen men inte formellt chefsansvar. Samordnarens uppdrag finns dokumenterat i en
befattningsbeskrivning.
Vid intervjuer ges en samstämmig bild av att livsmedelstillsynen är organiserad på ett väl fungerande sätt. De intervjuade betonar särskilt att de är nöjda med den samordnande funktion som inrättats, då denna utgör ett stöd för övriga inspektörer. Vidare anger de intervjuade att de är nöjda med nuvarande delegationsordningen, vilken setts över och utvidgats efter att i en revision (Länsstyrelsen 2015) fått kritik för att vara ofullständig och otydlig.
Kontrollmål: Tillsynsverksamheten är organiserad på ett ändamålsenligt sätt.
Vid intervjuer förs diskussioner kring det faktum att ett par inspektörer är relativt nyanställda i kombination med att delegationsordningen i sin nuvarande form ger
långtgående delegation av ansvar och befogenheter till inspektörer. De intervjuade uppger att en inspektör inte räknas som delegat från första dag som anställd utan först när
enhetschef gör bedömning att den nyanställde uppnått tillräcklig kunskap och erfarenhet inkluderas denne som delegat. Enhetschef redovisar sedan detta till förvaltningschef.
Detta sker i enlighet med vad nämndens delegationsordning föreskriver.
Vid intervjuer framgår även att utredningar pågått både kring den politiska
organisationen och förvaltningsorganisationen. I dagsläget har de planer som funnits gällande en ny politisk organisation och eventuellt samarbete med grannkommun lagts på is. Istället kommer miljö- och hälsoskydd blir en egen avdelning under
kommunledningskontoret. Av jävsskäl kommer den inte att ingå i den planerade nya samhällsbyggnadsavdelningen under kommunledningskontoret där övriga delar av nuvarande förvaltning kommer att ingå.
3.1.2. Bedömning
Vi bedömer att tillsynsverksamheten till övervägande del är organiserad på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande iakttagelser:
- Det finns politiskt fastställda styrdokument som beskriver ansvar och befogenheter för politik och förvaltning.
- Organisationen uppfattas som ändamålsenlig av både politik och förvaltning.
Enheten har en decentraliserad organisation med långtgående delegation av ansvar och befogenheter. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumenterade regler för
delegering av ansvar och befogenheter och en tillfredsställande intern kontroll.
3.2. Mål
3.2.1. Iakttagelser
Livsmedelskontrollen styrs till stor del från nationellt håll genom livsmedelsverket.
Nämndens behovsutredning1 respektive kontrollplan2 tar avstamp i målformuleringar som på nationell nivå fastställts för den offentliga kontrollen. Här återfinns strategiska målområden, övergripande mål, effektmål samt operativa mål för den offentliga kontrollen.
Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun har fastställt ett antal kommunövergripande mål. Utifrån dessa har miljö- och byggnadsnämnden, i sin verksamhetsplan, fastställt mål för sin verksamhet. Följande tre nämndmål för 2018 berör livsmedeltillsynen:
- Säkra livsmedel. Målet syftar till att förebygga och förbättra livsmedelskvaliteten.
Indikator: antal förelägganden.
1 Behovs- och resursutredning för miljö- och hälsoskyddsverksamheten 2018-2020 (MBN 2018- 03-22 § 36)
2 Kontrollplan enligt livsmedelslagstiftningen 2018-2020 (MBN 2018-02-22 § 21) Kontrollmål: Det finns mål för tillsynsverksamheten.
- Länets bästa myndighetsservice år 2019. Målet innebär ett fortsatt långsiktigt arbete inom fokusområdena bemötande, effektivitet och information. Indikator:
NKI (Nöjd Kund Index)
- Bästa hemsidan. Målet innebär att på sikt ha den bästa hemsidan inom flera myndighetsområden, bl. a livsmedel. Indikator: WSI (Web Service Index)
Utöver de nationella målen och nämndsmålen har nämnden i sin kontrollplan formulerat lokala mål för livsmedelskontrollen, vilka syftar till att bidra till de nationella målen samt kommunens övergripande mål. De lokala målen (i korthet) är:
- Minska antalet livsmedelsburna sjukdomar
- Alla nyregistrerade verksamheter ska besökas inom två månader från det att de startas
- Ökad samsyn livsmedelsinspektörer emellan
- Årligen ta fram två fokusområden som utgår från mål på nationell nivå.
Fokusområden för 2018 är kontroll av hur restauranger hanterar Ehec-fara, samt kontroll tidigt i leden för att säkerställa korrekt information vid märkning av utvalda produkter.
- Verksamheter med besök upp till en gång per år ska åtgärda eventuella avvikelse under innevarande år.
Vid intervjuer uppger tjänsterpersonerna att det är en utmaning att få
livsmedelskontrollen att bidra till måluppfyllelse för kommunens mål, eftersom den i huvudsak styrs från nationellt håll. Dock upplever de att de i år lyckats väl med detta och ser positivt på att livsmedelskontrollen är tydligt omnämnd i verksamhetsplanen för 2018 i och med målet om säkra livsmedel.
De intervjuade uppger att även om både kommunens och livsmedelsverkets mål är väl kända i förvaltningen kan det vara svårt att få ett helhetsgrepp över alla mål samt avgöra hur prioriteringar ska göras målen emellan.
3.2.2. Bedömning
Vi bedömer att det i tillräcklig utsträckning finns mål för tillsynsverksamheten.
Bedömningen baseras på att det finns kommunala, politiskt antagna mål för livsmedelskontroll, utöver de nationella mål som styr kontrollen.
Ett utvecklingsområde kan vara att säkerställa att det totala antalet mål inte blir allt för många samt att nämnden ger förvaltningen tillräckligt med stöd i prioriteringar mellan målen.
3.3. Måluppfyllelse
3.3.1. Iakttagelser
Nämndmålen från nämndens verksamhetsplan utvärderas i årsredovisning och
delårsrapporter. Under 2017 uppnåddes ett av två nämndmål för livsmedelskontrollen. I delårsrapporten per april 2018 är prognosen att två av tre mål kommer att kunna nås.
Under 2017 fanns fyra lokala mål för livsmedelskontrollen. Dessa återfinns i nämndens kontrollplan för 2017-2019. Enligt uppföljning i ”Genomförd kontroll enligt
livsmedelslagstiftningen” uppfylldes ett av dessa mål under 2017. Två mål uppnåddes inte och ett ansågs för ospecifikt för att kunna utvärderas. Dessa mål utvärderas per helår och under granskningen har inte framkommit att en prognos för helåret 2018 gjorts.
Vid intervju uppges att det dessutom finns en tidsgaranti i form av att alla nya
verksamheter skall registreras inom två veckor efter inkommen ansökan. Detta uppfylldes under 2017.
Av verksamhetsberättelsen 2017 framgår att livsmedelskontrollen under året genomfördes enligt beslutad kontrollplan. Samtidigt framgår av uppföljningen av kontrollplan 2018 per april att det från tidigare år finns en kontrollskuld på ca 100
timmar. Vid intervju framgår att denna skuld har följt med från tidigare år då avdelningen hade för få inspektörer.
I mitten av augusti 2018 hade 53 % av kontrolltiden för hela året genomförts, vilket innebär att förvaltningen ligger lite efter i arbetet. Vid intervjuer uppges att detta, i kombination med att samordnaren kommer att avsluta sin tjänst vid förvaltningen, ger upphov till viss oro för huruvida kontrollplanen kommer att kunna efterlevas för helåret 2018. Då tjänstepersoner i slutskedet av granskningen faktakontrollerat
granskningsrapporten framkommer att en vikarie anställts fr.o.m. mitten av oktober och att förvaltningen ser positivt på att kunna fullgöra årets tillsyn enligt gällande
kontrollplan.
Måluppfyllelse för de olika målen 2017 samt prognos 2018 illustreras i tabell nedan.
Måluppfyllelse 2017 Prognos 2018
Nämndsmål med relevans
för livsmedelskontrollen 1 av 2 2 av 3
Lokala mål för
livsmedelskontrollen 1 av 4 -
Kontrollplan Efterlevdes Osäkert
Tidsgaranti nyregistrering Efterlevdes - Kontrollmål: Målen för tillsynsverksamheten uppfylls.
3.3.2. Bedömning
Vi bedömer att målen för tillsynsverksamheten till övervägande del uppfylls.
Bedömningen baseras i huvudsak på att livsmedelskontrollen under året genomfördes enligt beslutad kontrollplan.
Gällande kontrolltiden för 2018 hade i mitten av augusti 2018 genomförts 53 % av kontrolltiden för hela året, vilket innebär att förvaltningen ligger lite efter i arbetet.
Nämnden behöver följa upp att det finns tillräckligt med personella resurser för kontrollen.
Vi rekommenderar att nämnden ger uttryck i internkontrollplanen för risker/kontrollmoment kring att måluppfyllelse inte nås.
3.4. Kompetens
3.4.1. Iakttagelser
Enligt kontrollplanen för 2018 är det beräknade behovet av årsarbetskrafter för
livsmedelskontrollen 2018 3,4. Totalt är 3,6 årsarbetskrafter avsatta för kontrollen och därmed bedömer nämnden att det finns tillräckliga resurser för att kunna genomföra den planerade kontrollen.
Flertalet intervjuade tjänstepersoner uppger att de i dagsläget är tillräckligt många till antalet. En intervjuad uppger dock att Sollentunas inspektörer, baserat på jämförande nyckeltal med andra kommuner, har en hög arbetsbelastning. Vid intervjuer ger flera av de intervjuade uttryck för en viss oro inför framtiden, då samordnare kommer att avsluta sin tjänst under hösten och det ännu inte bestämts om/vem som ska ersätta denne.
Samordnarfunktion, som i augusti 2018 utvärderats med anledning av fackliga krav på prövotid, har därefter permanentats och rekrytering för ny samordnare pågår i skrivande stund.
Det uppges inte vara svårt att rekrytera till inspektörstjänserna, men erfarna inspektörer uppges vara en utmaning att hitta. För att säkerställa en tillräcklig kompetens uppges vid intervjuer att man istället satsar på kompetenshöjande insatser, i form av både interna och externa kurser och utbildningar. Vid intervjuer uppges att kompetensen och möjligheten till kompetensutveckling i stora drag är god. Av naturliga skäl blir inspektörerna ibland specialister inom olika områden men ambitionen är att
inspektörernas kompetenser ska överlappa varandra. Tid och resurser uppges finnas att fortbilda sig.
För att utvärdera kompetensen används, i samband med medarbetarsamtal, ett särskilt verktyg s k kompetensrosen. Detta för att identifiera behov av kompetensutveckling både för gruppen men även för den enskilda inspektören. Den senast genomförda
kompetenskartläggning, i januari 2018, visade att kompetensen är tillräcklig bland inspektörerna.
Kontrollmål: Nämnden säkerställer att erforderlig kompetens inom området finns i organisationen.
En brist som lyfts vid intervjuer är tillgång till juristkompetens. Den kommunjurist som inspektörerna har tillgång till uppges inte ha fullgod kunskap inom specifika områden kopplat till livsmedelstillsynen. Mer specifikt stöd, samt mer tid, önskas av inspektörerna.
Slutligen noterar vi att antalet överklagade beslut inom livsmedel under 2017-2018
uppgår till ett. Beslutet skickades till länsstyrelsen i augusti 2018 och kommunen inväntar svar.
3.4.2. Bedömning
Vi bedömer att kompetensen är tillräcklig. Bedömningen baseras i huvudsak på följande iakttagelser:
- de intervjuade bedöms ha en relevant utbildning för sina arbetsuppgifter.
- identifiering av kompetensutvecklingsbehov sker både för gruppen men även för den enskilda inspektören.
- intervjuade upplever att kompetensen och möjligheter till kompetensutveckling är tillräckliga.
- att kontrollplanen under föregående år kunde fullföljas.
Ett utvecklingsområde kan vara att säkerställa tillgång till ett fullgott juridiskt stöd inom specifika områden kopplat till livsmedelstillsynen.
3.5. Utvärdering
3.5.1. Iakttagelser
Kvalitet
I en årlig kvalitetsredovisning (MBN 2018-06-12 § 75) får nämnden en samlad redovisning och analys av tillgängliga data och information gällande verksamheten.
Kvalitetsredovisningen syftar till att ge en bild av hur kommunen står sig jämfört med andra kommuner. Redovisningen utgör ett underlag till verksamhetsplanen inför kommande år.
En del i kvalitetsredovisningen utgörs av rapportering av NKI och av senaste redovisning framgår följande:
- 2017 uppgick NKI för livsmedelskontrollen till 72, vilket innebär att kommunen placeras sig på plats 11 av de 143 kommuner som deltagit i undersökningen.
- Serviceområdet (NKI = 80) och effektivitet (NKI=76) lyfts fram som områden med särskilt gott betyg.
- Användarvänlighet och tydlighet på hemsida utgör förbättringsområden.
Enhetlighet
Som ovan nämnts omfattar kontrollplanen ett mål om ökad samsyn mellan inspektörer.
Detta ska uppnås genom att inspektörerna genomför gemensamma kontroller, där minst 2 inspektörer deltar. Varje inspektör ska under året delta vid minst 6 gemensamma inspektioner.
Kontrollmål: Nämnden har system för att utvärdera kvalitet och enhetlighet i myn- dighetsutövningen.
Vid intervjuer beskriver inspektörerna att de, utöver gemensamma inspektioner, tillämpar följande arbetssätt för att främja likvärdiga bedömningar och en enhetlig
myndighetsutövning:
Livsmedelsgruppen träffas veckovis för avstämningar och diskussion kring pågående kontroller.
Nyligen har inspektörer börjat skicka en digital enkät till varje tillsynsobjekten efter genomförd tillsyn, i syfte att få in synpunkter på tillsynen. Dock har några svar ännu inte inkommit.
Kommunen deltar i en samverkansgrupp för livsmedelskontroll inom ramen för Stockholms Läns miljösamverkan. Här träffas livsmedelschefer eller samordnare 4 gånger per år, bl. a i syfte att öka likvärdigheten i bedömningar mellan
kommunerna. Här genomfördes kontroller gemensamt med andra kommuner.
Gemensamma mallar/checklistor för genomförande av tillsynsbesök har inte upprättats.
Inkomna klagomål inom livsmedelsområdet registreras i ärendesystemet. Under 2017 och 2018 (jan-sep) inkom 24 respektive 10 klagomål rörande exempelvis bristande
kvalitet/misskötsel i livsmedelsbutik/restaurang. En förklaring till inkomna klagomål uppges vara att en del av dem kommer från människor från andra kommuner, som i vissa fall inte har full förståelse för livsmedelskontrollens uppdrag.
Klagomål gällande livsmedelsinspektörernas genomförande av tillsyn eller av deras bedömningar registreras inte i ärendesystemet. Vi har under granskningen inte kunnat verifiera hur vanligt förekommande det är. Vid intervjuer uppges dock att förekommer någon gång per år men att det är ovanligt.
3.5.2. Bedömning
Den revisionella bedömningen är att nämnden till övervägande del har tillräckliga system för att utvärdera kvalitet och enhetlighet i myndighetsutövningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande iakttagelser:
- I den årliga kvalitetsredovisning (MBN 2018-06-12 § 75) får nämnden höga betyg avseende service och effektivitet.
- kontrollplanen har ett mål om ökad samsyn mellan inspektörer.
- inspektörerna tillämpar, utöver gemensamma inspektioner olika arbetssätt för att främja likvärdiga bedömningar och en enhetlig myndighetsutövning.
Baserad på våra iakttagelser rekommenderar vi följande:
Efterkontroller av efterlevnaden av överenskomna rutiner av de beslut som hand- läggarna har fattat bör göras.
Internkontrollplanen kompletteras med rutiner för säkerställande av kvalitet och enhetlighet.
3.6. Återrapportering
3.6.1. Iakttagelser
Under granskningen har framkommit att nämnden inte formellt fastställt
struktur/tidsplan för återrapportering av livsmedelstillsynen. Dokumentgranskning styrker dock att återrapportering ges på följande sätt:
- Den årliga verksamhetsberättelsen omfattar uppföljning av ekonomi och nämndsmål. Tertialrapporter med fokus på ekonomin lämnas per april och per augusti.
- Kontrollplanen följs upp per april, per augusti samt per helår. Uppföljningarna omfattar bl. a utförda kontroller och kontrollskuld. Helårsuppföljningen innehåller en mer djupgående uppföljning av tillsynen samt nämndens lokala målen för livsmedelskontrollen.
- Årlig kvalitetsredovisning vilken, som ovan nämnts, innehåller återrapportering av kvalitetsindikatorer i jämförelse med andra kommuner. Bl.a. rapporteras
kvalitativa aspekter som viktiga förändringar i verksamheten och resultat från nöjd kund-undersökningar. I tabellform redogörs för kvantitativa indikatorer i form av intäkter för kontrollen, debiterade timmar, självfinansieringsgrad, antal tillsynsbesök och antal fattade beslut, antal avgöranden från överinstans och åtalsanmälningar m.m.
- De uppdrag som förvaltningen fått från nämnden, exempelvis att utreda
kommunens tjänstemannaorganisation eller samarbete med andra kommuners myndighetsnämnder, återrapporteras.
- Beslut fattade på delegation återrapporteras vid varje nämndssammanträde. Med anledningen av att delegationsordningen är långtgående noterar vi särskilt att det under 2017 och 2018 inte fattats några beslut på delegation kring att stänga verksamhet eller att omhänderta livsmedel. Intervjuade representanter från nämnden uppger att den regelbundna återrapporteringen av beslut fattade på delegation ger dem en god inblick i verksamheten. De intervjuade anser att så länge klagomål och överklagande inte förekommer i större utsträckning har nämnden ingen anledning att ta tillbaka några delegationer.
Vid intervjuer beskrivs att en del av livsmedelsverksamheten bedrivs i projektform.
Tjänstepersoner håller regelbunden muntliga presentationen för nämnden gällande genomförda projekt.
Granskningen styrker att uppföljning av självfinansieringsgrad lämnas till nämnden.
Enligt uppgift finns en ambition om att öka kostnadstäckningsgraden som 2017 låg på 56
%. Anledningen uppges vara att fokus ligger på verksamhetens kvalitet, men även på att tillse att ha tillräckliga resurser för tillsynen.
Kontrollmål: En kontinuerlig rapportering sker till nämnden.
Vid intervjuer beskrivs livsmedelskontrollen som ”självgående” och ”välfungerande”.
Detta har bidragit till att förvaltningens återrapportering till nämnden primärt fokuserar på andra området som varit mer problematiska. Dock ger tjänstepersoner och politiker en samstämmig bild av att återrapporteringen är tillräcklig och dialogen välfungerande.
Vi noterar slutligen att nämndens internkontrollplan följs upp i tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Internkontrollplanerna för 2017 respektive 2018 innehåller generella risker som relaterar till bland annat fakturering, oegentligheter och bisysslor, vilket i viss mån har bäring på livsmedelskontrollen.
3.6.2. Bedömning
Vi bedömer att återrapporteringen till nämnden är tillräcklig. Bedömningen baseras i huvudsak på följande iakttagelser:
- Återrapportering kring verksamhet och ekonomi ges regelbundet och tillräckligt ofta.
- Det finns en väl fungerande dialog mellan verksamhet och politik.
2018-10-04
Anders Hägg Said Ashrafi
Uppdragsledare Projektledare
