Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kanslienheten
Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82
nadja.skog@trosa.se
Kallelse
Datum
2016-02-19
Tid: Torsdagen den 25 februari 2016, kl. 18:00
Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset
Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 17.30 Gruppmöte oppositionen 17.30
Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden
Ärende Dnr
1. Godkännande av dagordningen
2. Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för kultur- och fritidsnämnden
KFN 2016/9
3. Redovisning av utförd internkontrollplan 2015 KFN 2015/61
4. Internkontrollplan 2016 KFN 2016/8
5. Information: Samkultur Sörmlands kulturplan
(inga handlingar)
6. Information: Remiss Kråmö
(inga handlingar)
7. Tjänstekoncession Trosa camping
(handlingar dukas, inte öppet sammanträde)
KFN 2016/6
8. Delegationsbeslut KFN 2016/1
9. Övriga anmälningsärenden KFN 2016/2
10. Övrigt
(inga handlingar)
Lena Isoz Nadja Furuberget Skog
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg
Produktionschef 0156-520 66
cecilia.hogberg@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2016-02-11
Diarienummer
KFN 2016/9
Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för Kultur- och fritidsnämnden
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna bokslut 2015 och
att överlämna bokslutet till kommunstyrelsen
Sammanfattning
Nämnden redovisar ett positivt resultat med 1 641 tkr.
Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och måluppfyllelsen har på enhetsnivå varit god även om det på övergipande nivå finns möjlighet till förbättring.
Ärendet
Nämnden uppvisar ett positivt resultat med 1 641 tkr. Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Vid delårsrapporten prognostiserades detta ge ett positivt resultat om + 2 400 tkr men resultat försämrades genom kostnadsförda
advokatkostnader rörande tvisten om Safiren. Trosa kommun har meddelats
gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas.
Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, tjänstekoncessionsupphandling för Trosa gästhamn och Kråmö, bidragssystemet har reviderats, meröppet även på Trosa, språkcaféer,
konsttriangeln, kulturfnatt, nya ämnen har testats och införts på Kulturskolan,
kulturskolan har genomfört konserter på samtliga äldreboenden, fritidsgårdarna har
haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti och vi har startat en
Ungdomsgrupp med ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus.
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)
Kultur- och fritidskontoret 2016-02-11
Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om att
kommunicera det nya bidragssystemet, utveckla samarbetet med biblioteken och andra kulturaktörer kring programverksamhet och evenemang, bidra i arbetet med att utveckla skolbiblioteken, samla resurser för att stötta kommunens ungdomar, tidigarelägga möjligheten att gå på kulturskolan, fortsatt arbete för förbättringar på våra idrotts- och friluftsanläggningar, kulturskolan ökar kursutbudet och försöker göra kurser attraktiva för barn i låg- och högstadieåldrar med ämnen som t ex bild/konst, musikteknik/produktion och sång/kör utifrån förfrågan och möjligheter.
Cecilia Högberg Monica Andersson
Produktionschef Ekonom
Bilagor
1. Totalt Bokslut 2015 KFN
Beslut till
Kommunstyrelsen
Kultur- och fritidsnämnden
Ordförande: Lena Izoz (M)
Produktionschef: Cecilia Högberg
Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring
2015 2015 mot budget 2014 14/15
Verksamhetens intäkter 4 087 4 465 378 3 852 15,94%
Verksamhetens kostnader -48 306 -47 043 1 263 -37 373 25,87%
Personal -9 377 -8 995 382 -8 571
Kapitalkostnader -17 593 -14 022 3 571 -6 458
Övriga kostnader -21 336 -24 026 -2 690 -22 344
Nettoresultat -44 219 -42 578 1 641 -33 522 27,02%
Verksamhetsområde
Bibliotek
Fritidsgårdar
Kulturskola
Allmänkultur
Avtal fritidsverksamhet
Föreningsstöd
Båtplatser
Idrottsanläggningar
Friluftsbad
Samlingslokaler
Elljusspår
Gästhamn
Kråmö
Inomhusbad
Camping
Ekonomisk analys
Nämnden uppvisar ett positivt resultat med 1 641 tkr.
Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Vid delårsrapporten prognostiserades detta ge ett positivt resultat om + 2 400 tkr men resultat försämrades genom kostnadsförda advokatkostnader rörande tvisten om Safiren. Trosa kommun har meddelats gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas.
Årets viktigaste händelser
Ett stort antal aktiviter har genomförts under året.
Några viktiga händelser är;
Tjänstekoncessionsupphandling har genomförts för Trosa gästhamn och Kråmö och nya driftavtal från 2016 har tecknats.
Bidragssystemet har reviderats för bidrag till såväl idrotts- och kulturföreningar.
Meröppet finns nu även på Trosa bibliotek som fungerar mycket bra, en lyckad satsning på båda orterna.
Bokjuryn, nästan 1 000 barn läste och röstade under vårterminen.
Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk).
Minibio med kvalitetsfilm för ca 300 barn på biblioteket Navet.
• Konsttriangeln genomfördes i samverkan med lokala konstnärer och Trosabygdens
konstförening.
Kulturfnatt
• ”Bilder som berättar” juni–september:
fotoutställning genomförd av
hembygdsföreningarna i Trosa kommun och Sörmlands museum.
• Konstutställningar i Trosa kvarn för lokala konstnärer i samverkan med Trosabygdens konstförening.
• Nya ämnen testats och införts på Kulturskolan, konst samt sång och musikskapande.
• Kulturskolan har genomfört konserter på samtliga äldreboenden.
• Kulturskolefestival genomförd med orkestrar från sex av länets kommuner.
• Fritidsgårdarna har haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti.
• Renovering av hopptornet på Trosa havsbad och Västra Stadsfjärdsbryggan.
• Vi har startat en Ungdomsgrupp med ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus som ska vara med och påverka utformningen av
fritidsgårdarnas verksamheter.
Framtiden
• Genomföra tjänstekoncessions upphandling för Trosa camping och havsbad.
• Kommunicera det nya bidragssystemet.
• Fortsätta utveckla samarbetet med biblioteken och andra kulturaktörer kring
programverksamhet och evenemang.
• Bidra i arbetet med att utveckla skolbiblioteken.
• Gemensamt samla resurser för att stötta kommunens ungdomar.
• Tidigarelägga möjligheten att gå på kulturskolan.
• Fortsatt arbete för förbättringar på våra idrotts- och friluftsanläggningar.
• Kommunens tillväxt gör att vi får under denna period se över eventuella behov av nya verksamheter.
• Kulturskolan ökar kursutbudet och försöker göra kurser attraktiva för barn i låg- och
högstadieåldrar med ämnen som t ex bild/konst, musikteknik/produktion och sång/kör utifrån förfrågan och möjligheter.
Verksamhetsmått
Verksamhetsmått Redov Redov Redov
2015 2014 2013
Småbåtshamn
Antal platser 700 700 700
- varav stora platser 129 129 129
Antal uthyrda platser 650 650 650
Kö, stora platser 44 55 45
Föreningsstöd
Antal föreningar som er-
håller stöd * 33 35 36
Antal aktiviteter,
idrottsföreningar 7 638 7 539 7 556
Totalt antal deltagare 73 247 72 329 71 629
Allmän kultur
Antal kulturföreningar som
erhåller stöd 16 15 19
Kulturbidrag, aktiviteter 126 174 80
Antal kulturarrangemang
och utställningar 72 21 4
Antal arrangemang i Trosa
kvarn 16 21 7
Antal besökare,
kulturarrangemang Trosa
kvarn 1 756 1 118 2 800
Fritidsgårdarna
Antal stora arrangemang 16 15 15
Antal besökare på stora
arrangemang 1 179 857 1 068
Trosa
Vardagskvällar, ant
besökare 21 21 22
Helgkvällar, ant besökare 36 31 28
Vagnhärad
Vardagskvällar, ant
besökare 29 25 29
Helgkvällar, ant besökare 36 28 22
Biblioteken
Antal besökare ** 125 156 133905 114945
Antal utlån*** 64 479 68 101 61 806
Antal e-lån 1 648
Antal besök på
hemsidan**** 7 445 i.u.
Antal utställningar och
arrangemang ***** 118 57
Kulturskolan
Antal debiterade elever 215 259 255
Antal ämneskurser 241 284 285
Kö 53 11 11
*Nya nyckeltal 2013. Kulturföreningar var tidigare inräknade i Antal föreningar under Föreningsstöd. Antal kulturarrangemang fördelas 2013 under allmänna och de arrangerade i Trosa kvarn.
** meröppnare ingår inte, uppskattas till ca 2700 (ca 250/mån), skolbiblioteken har medfört färre klassbesök, många förtidsröstare 2014
***varav 2669 e-lån 2014
**** gammalt nyckeltal
***** nyckeltalet har flyttats till Allmän kultur
Personal
Personal Budget Utfall Utfall
2015 2015 2014
Personalkostnader, tkr 9 377 8 995 8 571 Personalkostn/total
kostnad 19% 19% 23%
Hållbar utveckling
Kulturverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande.
Bibliotekens personal har påbörjat arbetet med, och dialogen om, vår roll i utvecklingen av ekologisk hållbarhet i samhället och våra möjligheter att påverka.
Biblioteken strävar alltid efter att vara en källa för information för att främja demokratin och en mötesplats för alla. Biblioteken utför också värdefulla arbeten genom språkcaféer med SFI, SAS och det finska förvaltningsområdet.
Biblioteken fyller även en viktig funktion då vi har skapat arbetstillfällen i samarbete med AME och arbetsförmedlingen och våra besök i äldreboenden har hälsofrämjande kvaliteter.
Fritidsenheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med SFI och upplåter Trosa fritidsgård på lördagar att vara en öppen plats att mötas på.
Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet med ungdomsgrupper och ett ungdomsråd, som driver olika ungdomsfrågor.
Vi skapar även mycket arbetstillfällen i samarbete med AME.
Vi källsorterar på båda våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta.
Fritid & Fritidsgårdarna
Fritidschef: Petter Björkman
Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring
2015 2015 mot budget 2014 14/15
Verksamhetens intäkter 3 242 3 544 302 3 088 14,77%
Verksamhetens kostnader -35 370 -34 628 742 -25 853 33,94%
Personal -2 383 -2 300 83 -2 228
Kapitalkostnader -17 223 -13 624 3 599 -6 059
Övriga kostnader -15 764 -18 705 -2 941 -17 566
Nettoresultat -32 128 -31 084 1 044 -22 765 36,54%
Verksamhetsområde
På entreprenad: Badhuset Safiren, Trosa Gästhamn, Trosa havsbad & camping, Kråmö stugby & naturreservat
Föreningsstöd
Båtplatser
Avtal fritidsverksamhet
Friluftsbad
Elljusspår
Idrottsanläggningar
Idrottshallar och gymnastiksalar
Samlingslokaler
Lotteritillstånd
Fiske
Fritidsgårdarna i Trosa kommun samt dagverksamhet i Hedebyskolan, Vagnhärad
Ungdomsarrangemang i kommunen
Ekonomisk analys
Redovisar ett överskott med 1 044 tkr vilket är kopplat till Badhuset Safiren. Räntor och
avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, som en följd av genomförd investering i badhuset hade
budgeterats för hela året men startade inte förrän i april. Årets resultat påverkades även negativt av advokatkostnader rörande tvisten om Safiren.
Trosa kommun har meddelats gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas.
Årets viktigaste händelser
• Nya driftsavtal med entreprenörerna på Kråmö stugby och i Gästhamnen i Trosa.
• Spontning av Gästhamnen.
• Fritidsgårdarna har haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti.
• Muddring av Gästhamnen och inloppet på Trosaån.
• Renovering av hopptornet på Trosa havsbad och Västra Stadsfjärdsbryggan.
• Vi har startat en Ungdomsgrupp med
ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus som ska vara med och påverka utformningen av fritidsgårdarnas verksamheter.
Följande stora arrangemang har vi genomfört:
Skidresa till Romme
Tjejkväll
2 st. bioresor till Heron City
2 st. discon på Trosa IRL
Gröna Lundresa, skolavslutningen
Resa till Ullared
Skolbal på Folkets Hus
2 st. 24-timmars aktivitetsdygn på Ungdomens Hus
Lazerdom i Hedebyhallen
Spökvandring på Häradsvallen
Stockholmsresa
samt riktade arrangemang till skolorna:
• Teaterföreställning i Hedebyhallen
• Klassamtal på Tomtaklintskolan
• Friluftsdag på Tomtaklintskolan
Framtiden
Renovera de kommunala båtplatsbryggorna.
I samarbete med Studiefrämjandet, erbjuda rockmusikverksamhet och inspelningsteknik.
Fortsatt samarbete i samrådsgruppen där vi gemensamt ska samla resurserna för att stötta kommunens ungdomar.
Utveckla fritidsgårdarnas sommarverksamhet i samverkan med Ungdomsgruppen.
Vi ser över ansvaret för spolning av isar
Avstämning mot mål
70 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och sporthallar är nöjda med sina tider.
I vår senaste enkätundersökning är 63 % nöjda med sina tider. Vi når inte riktigt målet.
Alla kan inte få tider mellan 18.00 – 20.00, måndag – torsdag, vilket är de mest efterfrågade tiderna, men ingen förening blir utan tid.
90 % av föreningarna som kontaktar fritidskontoret är nöjda med bemötande och service.
I vår senaste enkätundersökning är 92 % nöjda med bemötandet och service. Vi når målet.
90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med öppethållandet.
I vår senaste enkätundersökning är 81 % nöjda med våra öppettider. Vi ökar med 6 %, men når inte målet.
90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med bemötandet och servicen.
I vår senaste enkätundersökning är 100 % nöjda med bemötandet och 100 % nöjda med informationen om våra aktiviteter. Vi når målet.
90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar är nöjda med utbudet.
I vår senaste enkätundersökning är 93 % nöjda med våra aktiviteter och 91 % nöjda med arrangemangen. Vi når målet.
Hållbar utveckling
Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med SFI och upplåter Trosa fritidsgård på lördagar att vara en öppen plats att mötas på.
Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet med 2 st. ungdomsgrupper som driver olika frågor.
Vi skapar även mycket arbetstillfällen i samarbete med Arbetsmarknadsenheten.
Vi källsorterar på båda våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta.
Biblioteken
Kulturchef: Johan Eklind
Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring
2015 2015 mot budget 2014 14/15
Verksamhetens intäkter 481 476 -5 356 33,68%
Verksamhetens kostnader -5 976 -5 887 89 -5 712 3,05%
Personal -3 366 -3 215 151 -2 998
Kapitalkostnader -116 -125 -9 -121
Övriga kostnader -2 494 -2 547 -53 -2 594
Nettoresultat -5 495 -5 411 84 -5 357 1,02%
Verksamhetsområden
Folkbibliotek
Skolbibliotek
Utställningar, barnteater och författarbesök
Uppsökande verksamhet, t ex äldreboenden och fritidsgårdar
Bokdepositioner, t ex BVC och Folktandvården
Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund
Ekonomisk analys
Enheten gör ett positivt resultat, främst beroende på att en långtidssjukskrivning inte vikariesatts till 100%.
Årets viktigaste händelser
Meröppet även i Trosa from februari.
En skolbibliotekssamordnare på 25% har anställts för att fortsätta samordningen av uppstartarbetet med alla 6
skolbiblioteken.
Bokhund. Vår barnbibliotekarie går utbildning med sin hund och har haft praktik med en elev på Fornbyskolan.
7 författarbesök/litterära caféer, varav ett fullsatt, i samarbete med Trosabygdens kulturråd och Studiefrämjandet.
Bokjuryn, nästan 1 000 barn läste och röstade under vårterminen och många vann fina priser!
Vår succé med kvalitetsfilm för de små fortsatte under 2015 med ca 300 barn som besökte vår minibio som hålls på biblioteket Navet varannan onsdag.
Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk).
Berätta, Leka, Läsa - även de minsta har rätt till kvalitativ kultur, och det fick nästan alla kommunens 1-3-åringar i form av teaterföreställning och en egen bok!
Framtiden
Skolbiblioteken blir riktiga skolbibliotek.
Arbetet med ”Bokjuryn” fortsätter med hjälp av bidrag från Kulturrådet.
Den uppsökande verksamheten ses över så böcker oftare byts ut på t ex
fritidsgårdar, BVC och Folktandvården.
Samverkan med kommunens
verksamheter och föreningar fortsätter att utvecklas. T ex SFI/SAS, litterära caféer, lovverksamhet och användande av biblioteksrummet i utbyte mot tjänster.
Fortsatt samarbete med länets bibliotek och länsbiblioteket.
Avstämning mot mål
År 2015 är 90% av medborgarna nöjda med öppettiderna.
Resultat: 78% nöjda, målet är inte uppnått men resultatet är inte tillförlitligt pga enbart 33 enkätsvar. (84% 2014, 79% 2013)
År 2015 upplever 95% av medarbetarna ett högt medarbetarengagemang.
Resultat: 79%, utvecklingsarbete utifrån enkätens frågeställningar planeras till kommande år. (83% 2014, 79% 2013)
År 2015 är 90% av de som kontaktar kommunens bibliotek nöjda med bemötandet och servicen.
Resultat: 92% nöjda . Målet uppnått men resultatet är inte tillförlitligt pga enbart 33 enkätsvar. (87%
2014, 82% 2013)
År 2015 är 90% av medborgarna nöjda med mediebeståndet på kommunens bibliotek.
Resultat: 73% nöjda. Målet är inte uppnått men resultatet är inte tillförlitligt pga enbart 33 enkät- svar. (81% 2014, 38% 2013)
Hållbar utveckling
Bibliotekens personal har påbörjat arbetet med, och dialogen om, vår roll i utvecklingen av ekologisk hållbarhet i samhället och våra möjligheter att påverka.
Biblioteken strävar alltid efter att vara en källa för information för att främja demokratin och en mötesplats för alla. Biblioteken utför också värdefulla arbeten genom språkcaféer med SFI, SAS och det finska förvaltningsområdet.
Biblioteken fyller även en viktig funktion då vi har skapat arbetstillfällen i samarbete med AME och arbetsförmedlingen och våra besök i äldreboenden har hälsofrämjande kvaliteter.
Allmänkultur
Kulturkonsulent: Sara Fältskog Eldros
Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring
2015 2015 mot budget 2014 14/15
Verksamhetens intäkter 160 234 74 218 7,38%
Verksamhetens kostnader -2 290 -2 245 45 -1 756 27,87%
Personal -309 -269 40 -273
Kapitalkostnader -193 -193 0 -201
Övriga kostnader -1 788 -1 783 5 -1 282
Nettoresultat -2 130 -2 011 119 -1 538 30,77%
Verksamhetsområde
Allmän kultur
Föreningsstöd
Ekonomisk analys
Verksamheten uppvisar ett överskott vilket främst beror på intäkter från hyra av Trosa kvarn.
Årets viktigaste händelser
KonstTriangeln 16–20/4: konstrunda i samarbete med lokala konstnärer och Trosabygdens konstförening.
”Bilder som berättar” juni–september:
fotoutställning genomförd av
hembygdsföreningarna i Trosa kommun och Sörmlands museum.
Kulturfnatt i Vagnhärad 12/9.
Samarbete med biblioteken kring programverksamhet.
Påbörjat ett strategiskt arbete med mål och verksamhetsplan för programverksamheten.
Stöd till kulturarrangemang som genomförts inom ramen för finskt förvaltningsområde.
Samarbeten med lokalt föreningsliv: föredrag med Brutus Östling i samverkan med
Naturskyddsföreningen.
Översyn av föreningsbidrag, genomförd centralt på Kultur- och fritidskontoret.
Framtiden
Fortsatt samarbete med andra kulturaktörer i regionen.
KonstTriangeln påskhelgen 2016.
Fortsatt samarbete med bl.a. biblioteken kring evenemang.
Fortsatt arbete med kulturevenemang inom ramen för finskt förvaltningsområde.
Fortsatt arbete med mål och verksamhetsplan för programverksamheten i samarbete med biblioteken.
Tydligare kommunicera bidragssystemet.
Avstämning mot mål
1. År 2015 ska 95 % av publiken vara nöjda med utbudet av kulturarrangemang Målet handlar om att medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen inom kultur. Utvärdering har inte kunnat genomföras under året.
2. År 2015 ska 95 % av kulturföreningarna svara 4-5 på en femgradig skala där 5 är högsta betyg
Målet handlar om de lokala kulturföreningarnas och övriga kulturaktörernas nöjdhet rörande bemötande från kulturkonsulenten. Enligt enkätundersökning genomförd i november 2015 ger 97 % av respondenterna betyget 4-5. Målet anses uppfyllt.
3. År 2015 ska 80 % av kulturföreningarna svara 4-5 på en femgradig skala där 5 är högsta betyg
Målet handlar om de lokala kulturföreningarnas och övriga kulturaktörernas nöjdhet rörande
kulturkonsulentens hantering av ärenden. Enligt enkätundersökning genomförd i november 2015 ger 95 % av respondenterna betyget 4-5. Målet anses uppfyllt.
4. År 2015 ska minst tre kulturföreningar ansöka om Utvecklingsbidrag
Utvecklingsbidraget har under 2015 sökts av en kulturförening i Trosa kommun. Målet anses inte uppfyllt.
Hållbar utveckling
Kulturverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltnings- område främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande.
Kulturskolan
Kulturchef: Johan Eklind
Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring
2015 2015 mot budget 2014 14/15
Verksamhetens intäkter 204 192 -12 190 1,12%
Verksamhetens kostnader -3 033 -2 999 34 -2 882 4,08%
Personal -2 415 -2 402 13 -2 234
Kapitalkostnader -43 -50 -7 -44
Övriga kostnader -575 -547 28 -603
Nettoresultat -2 829 -2 807 22 -2 692 4,29%
Verksamhetsområden
Kulturskolan genomför avgiftsbelagd frivillig undervisning inom kulturområdet för barn och ungdomar i åldrarna 6-ca 20 år. Utbudet består av musikundervisning - enskilt, i grupper och i ensembler – och konst samt streetdance och teater i samarbete med NBV.
Kulturskolan genomför musikundervisning i grundskolans åk 3 som innebär att samtliga elever får undervisning i musik av
kulturskolans lärare två gång i veckan.
Ekonomisk analys
Enheten gör ett svagt positivt ekonomiskt resultat.
Viktigaste händelser i år
Konst, OnStage och sång
Nya ämnen har testats och införts. En konstgrupp i Västerljung, en elevgrupp som fick undervisning i musikskapande samt sångelever.
Kultur i särskilda boenden Alla elever i åk 3 gjorde uppskattade konsertbesök i alla äldreboenden, och duon
”Näckrosorna” besökte alla äldreboenden en gång per månad.
Konserter för kulturskolans elever m fl UKS big band, som består av elever från flera orter i Sörmland, besökte oss och spelade tillsammans med Trosa storband och den moderna folkmusikgruppen Kolonien gjorde en konsert och hade en workshop med
kulturskoleelever.
Kulturskolefestival/Kulturskolans dag Trosas egen kulturskolefestival, med orkestrar från 6 av länets kommuner, där alla som ville av kulturskolans elever fick möjlighet att framträda.
Bland övriga händelser märks deltagande i firande av Valborgsmässoafton och andra konserter, bland annat klassorkesterkonserter för alla föräldrar till barn i åk 3 och en konsert med Stadsmusikkåren.
Framtiden
Tack vare en satsning utökar vi med konstkurser VT 2016 i Västerljung.
Vi tidigarelägger möjligheten att börja i vår frivilliga undervisning till vårterminstarten i åk 3 from VT 16.
Flera elever har sökt till det nya ämnet sång och kommer att tas in VT 16.
Fortsatt arbete med elevdemokrati.
Avstämning mot mål
Mål för Kulturskolan 2015
• År 2015 är 90 % av eleverna nöjda med verksamheten.
Resultat: 95% nöjda av 33 svarande.
Målet uppnått men osäkert pga det låga deltagarantalet. (94% 2014, 91% 2013)
• År 2015 upplever 95 % av medarbetarna ett högt medarbetarengagemang.
Resultat: 96%. Målet uppnått.
(98% 2014, 98% 2013)
• År 2015 är 90 % av föräldrar och elever nöjda med bemötande och hantering av ärenden.
Resultat: 84% nöjda av 49 svarande.
På fråga angående bemötande: 96%.
Åtgärder ska fortsätta göras, framförallt med översyn av informations- och kontaktvägar. (82% 2014, 79% 2013)
Hållbar utveckling
Kulturskolans personal har påbörjat arbetet med, och dialogen om, vår roll i utvecklingen av ekologisk hållbarhet i samhället och våra möjligheter att påverka.
Kulturskolan har i samarbete med länets musik- och kulturskolor startat ett projekt där vi satsar på elevernas delaktighet och inflytande.
Våra elevers konsertbesök i äldreboendena har en hälsofrämjande effekt.
Måluppföljning Kultur & fritidsnämnden
Mål Målprecisering
Upp-
fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar
1.
Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv
Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med
51 Medborgarunder- sökningen
Plats 51 2015 jämfört med plats 54 2013
2.
Medarbetarna i Kultur- och fritidsnämndens
verksamheter upplever ett högt medarbetar-
engagemang
80% ska svar 4-5 i en femgradig skala där 5 är högsta betyget
88%
Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av SKL och RKA
Bra siffra
3.
Kulturutbudet är utökat för barn och ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (utvecklingsbidraget)
Få kulturfören- ingarna att söka från utvecklings- bidraget
1
Mäts två ggr/år vid beslut om bidrag och jämförs med året innan
Se nedan
4.
De som kontaktar Kultur- och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden
90% ska vara nöjda 91% Egen enkät Se nedan
Några kommentarer
Mål 1
Mål 2 Mål 3
Mål 4 Vi når målet. Vi får betyg 92% inom fritid och 91% inom kultur.
Delfrågan i MU placerar Trosa på plats 51 av 133 kommuner. Betygssnittet för kommungruppen är 7,2 och Trosa har 7,4 (7,3 år 2013). På en 10-gradig skala där 10 är det högsta betyget får Höganäs det högsta betyget med 8,3. Lägst betyg får Lilla Edet med 5,8. Av kommuner med 10 000-14 999 placerade sig Trosa på plats 5 av 21. Bäst är Tibro med betyg 8,0. 2013 placerade sig Trosa på plats 8 i denna kommungrupp av 22 kommuner. Det året var Olofström bäst med betyg 8,0.
Naturligtvis ett fantastiskt bra utfall. Vi är mycket stolta över det engagemang som personalen visar.
2015 har 1 kulturförening sökt utvecklingsbidraget, 2014 var antalet 0.
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg
Produktionschef 0156-520 66
cecilia.hogberg@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2016-02-13
Diarienummer
KFN 2015/61
Redovisning av utförd internkontroll 2015
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar
att godkänna redovisning av 2015 års internkontroll.
Ärendet
Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2015-05-11. Kontroll av 27 rutiner/ moment har genomförts och endast 2 redovisas med anmärkning. Den ena punkten rör outbildade lärare inom kulturskolan och under året saknade 2 lärare adekvat utbildning men detta bedöms inte ha negativ effekt på
undervisningskvalitén. Den andra punkten avser mäta om antalet elever på kulturskolan minskar, här redovisas en svag minskning.
En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Samlat dokument utförd internkontroll 2015 KFN”.
Cecilia Högberg Produktionschef
Bilagor
1. Samlat dokument utförd internkontroll 2015 KFN
Utförd internkontroll
Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller
Nämnd/förvaltning:
Datum:
Kontroll utförd av: Johan Eklind Rutin som kontrolleras: samtliga enligt plan
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
2015-12-18
Prod chef 10 Låg kvalitet på undervisning
Prod chef 10 Färre elever kan innebära färre kurser i vissa ämnen.
Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret/ Kulturskolan
Hörselproblem Ljudnivå Hörselskydd
Kulturchef Bullermätningar Stickprov av
Mätning har inte gjorts i år.Ett Fler avslutade än intagna
elever
Statistik intag och avslut
Kulturchef Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under hö tt i
1 gång/år (dec) Outbildade lärare Adekvat utbildning Kulturchef Studera betyg vid
anställning.
Vid anställning
Prod chef 12 Hörselskaderisk finns då den dagliga
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
outbildade lärare
fler avslutade än intagna elever
hörselproblem
Kontrollen utförd:
Datum: 2015-12-18
Underskrift: Johan Eklind
Hörselskadliga ljudnivåer har uppmätts 2011 och endast en lärare använde då hörselskydd. 2012 erbjöds alla hörselkontroll och personliga formgjutna hörselskydd som används då de behövs. Bullermätning har inte gjorts. Eftersom förhållanden inte har ändrats sedan förra mätningen, 2011, sköts ny mätning upp till när behov upplevs.
Hörselskydd Stickprov av
användande av hörselskydd
gjorts i år.Ett stickprov, i november
dagliga
bullerexponeringsnivån på 85dB kan överskridas om inte hörselskydd används.
Vi har 2 lärare som saknar adekvat utbildning men de sköter ändå sina jobb utmärkt med hög kvalitet på undervisningen. Ingen skillnad mot tidigare år.
HT 2011 254st, HT 2012 259st, HT 2013 255st, Ht 2014 259, HT 2015 215 debiterade elever. Danskurser riskerar minska i antalet. Intag VT 2016 beräknas kompensera det totala antalet.
Utförd internkontroll
Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller
Nämnd/förvaltning:
Datum:
Kontroll utförd av: Johan Eklind Rutin som kontrolleras: samtliga enligt plan
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Våldsamma eller störande personer Våldsamma eller störande
personer
Ingen, personal har inte utsatts
incidentrapportering Kulturchef Fortbildning om bemötande
Löpande 2015-12-18
Prod chef 12
Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret/ Bibliotek
Det har inte förekommit några incidenter som har upplevts som hotfulla.
Kontrollen utförd:
Datum: 20151218
Underskrift: Johan Eklind
Utförd internkontroll
Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller
Nämnd/förvaltning:
Datum:
Kontroll utförd av: Sara
Rutin som kontrolleras: samtliga enligt plan
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Trosa kvarn
2015-12-31
Skadegörelse, skador på lokal/inventarier
incidentrapportering Kultur- konsulent
Okulär besiktning Löpande rapport från hyresgäst vid skada
Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret/ Trosa Kvarn
Kulturchef 15
Det har inte förekommit någon rapporterad skadegörelse
Kontrollen utförd:
Datum:
Underskrift:
Nämnd/förvaltning: Kultur o Fritid Datum:
Kontroll utförd av: Petter Björkman Rutin som kontrolleras: Bidragsutbetalning
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Trosa Vagnhärad kampsportklubb TBOK
Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller 2015-12-14
Bidrag Aktivitets-
deltagande
Fritidschef Kontroll av inmatad data/ansökningen
2 st slumpvis utvalda föreningar
Prod chef 4 2
Ansökningen överenstämmer med aktivitetslistor Ansökningen överenstämmer med aktivitetslistor
Kontrollen utförd:
Datum: 2015-112-14
Underskrift: Petter Björkman
Nämnd/förvaltning: Kultur o Fritid Datum:
Kontroll utförd av: Petter Björkman Rutin som kontrolleras: Resor
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Vid varje resa
Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller
Prod chef 10 5
Kontroll av personal. Fugerar bra.
2015-12-18
Olyckor och andra incidenter vid resor.
Fordons säkerhet och kontroll av ungdomars nykterhet, ålder
Fritidschef Att upphandlade bolag används, deltagarlistor, alkotest
Kontinuerligt
Kontrollen utförd:
Datum:
Underskrift:
Nämnd/förvaltning: Kultur o Fritid Datum:
Kontroll utförd av: Petter Björkman Rutin som kontrolleras: Friluftsbad
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Komöte
Sillebadet Kontroll av Västerljungs IF + egen kontroll - fungerar bra
Trosa havsbad
Utförd internkontroll
Stickprovskontroller 2015-12-14
Badolyckor Bryggor, stegar, räddningsmaterial
Fritidschef Kontroll att allt fungerar
2 ggr/vecka under säsong
Prod chef 10 5
Kontroll av Komfix + egen kontroll - fungerar bra
Kontroll av campingentreprenör + egen kontroll - fungerar bra
Kontroll enligt kontrollplan
Kontrollen utförd:
Datum:
Underskrift:
Nämnd/förvaltning: Kultur o Fritid Datum:
Kontroll utförd av: Petter Björkman Rutin som kontrolleras: Skadegörelse
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Gymnastiksalar/hallar-Utrustning
Byggnader/arenor Kontr. av Komfix, förening, entrepren, egen kontr. - fungerar bra
Bryggor/badstegar Skadegörelse vid anläggningar
Bryggor, badstegar, utrustning,
byggnader
Fritidschef Kontroll att allt är helt och fungerar
Kontinuerligt
Utförd internkontroll Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller 2015-12-14
Prod chef 12 4
Kontr. av KGM, Komfix, förening, egen kontr. fungerar bra
Kontr. av Komfix, förening, entrepren, egen kontr. - fungerar bra
Kontrollen utförd:
Datum:
Underskrift:
Nämnd/förvaltning: Kultur o Fritid Datum:
Kontroll utförd av: Petter Björkman
Rutin som kontrolleras: Stökigt vid ungdomsarrangemang
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Kon-
moment till sekvens
Urval: Kontrollresultat och övriga noteringar:
Vid arrangemang Bråk, för mycket besökare, fel åldrar
Nykterhet, ålder och max antal besökare.
Fria nödutgångar.
Fritidschef Rätt bemanning, alkotest, genomgång av lokalerna
Vid varje arangemang
Prod chef 10 5
Utförd internkontroll
Kontroll av personal. Fungerar bra.
Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller 2015-12-14
Kontrollen utförd:
Datum:
Underskrift:
Utförd internkontroll
Kontroll enligt kontrollplan Stickprovskontroller
Nämnd/förvaltning:
Datum:
Kontroll utförd av: Respektive ansvarig Rutin som kontrolleras: samtliga enligt plan
Rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Risk Reslutat
moment till
Rätt lön Analyslista - Rätt lön till rätt person
Chef enl.
delegation
Attest analyslista Månatlig Prod.chef 9 Inga avviklser rapporterade Personal som slutar Lyhördhet,
öppenhet
Chef. Samtal, förtroende Några ggr/år Prod.chef 15 Ok Missbruk av tider utifrån
eget ansvar
Stickprover, lyhördhet i gruppen och till chef
Chef enl.
delegation
Arbetsrättsliga åtgärder Några ggr/år alt.
vid behov/
misstanke
Prod.chef 9 Ok
Inte full produktion Mätning av minskad produktion i jämförelse med full närvaro. (Vad blir inte gjort?)
Chef enl.
delegation
Dialog med den enskilde
En gång/år, vid behov
Prod.chef 12 Ok
Avvecklingskostnader Analys av olika scenarier
Chef enl.
delegation
Överenskommelse, utköp
Vid behov Prod.chef och nämnd
9 Ok
Produktionsbortfall Mätning av minskad produktion i jämförelse med full
Chef enl.
delegation
Enkätundersökning/
dialog med kunder, lyhördhet i gruppen och
En gång/år, vid behov
Prod.chef 12 Ok
Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret /gemensamma Löpande
jämförelse med full närvaro. (Vad blir inte gjort?)
lyhördhet i gruppen och hos chef
Ökade kostnader Sjukfrånvarokostnad och vikariekostnad
Chef enl.
delegation
Avstämning
ackumulerad kostnad - analyslista
En gång/år Prod.chef 12 Ok
Sänkt kvalitet Kvalitetsmätning/ko ntroll
Chef enl.
delegation
Enkätundersökning/
dialog med kunder, lyhördhet i
gruppen/chef
En gång/år, vid behov
Prod.chef 12 Ok
Bisysslor Inventering av
bisysslor
Chef enl.
delegation
Vid utvecklings-samtal 1 gång per år Prod.chef
8 Ok
Arbetsmiljödelegation Att
delegationsordninge n är aktuell
1 gång per år Enhetschef Komplett Prod.chef
8 Ok
Arbetsmiljö Riskanalys och
handlingsplan
1 gång per år Enhetschef Komplett Prod.chef
8 Ok
Personalkostnader Rimlighetsbedömnin g av kostnader för resp. verksamhet.
1 gång/mån Enhetschef Komplett Prod.chef
8 Ok
Behörigheter att attestera
Attestkontroll mot
reglemente 2 gång per år Enhetschef Komplett Prod.chef 8 Ok
Avsiktlig felkontering Attesteringar, rimlighet i beställning
Ekonom Avstämning faktura och attestering, stickprov
2ggr per år, kontinuerligt
Prod.chef 8 Ok
Delegering Att
delegeringsordninge n är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar
1 ggr per år Nsekr Komplett
genomläsning av delegeringsordni ngen
Prod.chef 8 Ok
Dokumenthantering Aktuell
dokumenthanterings plan är tillgänglig och relevant
1 ggr per år Nsekr Komplett översyn
och
genomläsning av befintlig plan
Prod.chef 8 Ok
Styrdokument Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga
1 ggr per år Ksekr Komplett
genomgång av gällande styrdokument
Prod.chef 8 Ok
Personuppgiftslagen Förteckning enligt
§39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL- ombud
1 ggr per år PuL- ambasadör Stickprov Prod.chef 8 PuL- ambasadör saknas?
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg
Produktionschef 0156-520 66
cecilia.hogberg@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2016-02-13
Diarienummer
KFN 2016/8
Internkontrollplan 2016
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta 2016 års internkontrollplan.
Ärendet
Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.
Internkontrollen avseende 2015 är genomförd och visade på få anmärkningar.
Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av
kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena Personal, Delegering och Personuppgiftslagstiftning. Nytt för i år är att riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet utgår från ett antal
gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är
Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån
sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.
Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall
riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 19 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2016.
Cecilia Högberg Produktionschef
Bilagor
Internkontrollplan KFN 2016
Riskanalys KFN 2016
Internkontrollplan
Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid
För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Kulturskolan Uppdraget
Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen
1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef
Information och kommunikation
Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät Varje termin, vid
terminsstart och Kulturchef Prod chef terminsstart och
enkät varje höst Arbetsmiljö fysisk
Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov
av användade av hörselskydd Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept
Kulturchef Prod chef
Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning
16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare varje vecka, under APT
Kulturchef Prod chef Biblioteket
Besökare
Våldsamma eller störande personer
8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker
Utbildning Kontinuerligt Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö fysisk
Problem med värme och
ventilation 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid
upplevda problem Vid problem Kulturchef Prod chef
Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på
lokal/inventarier 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst Efter rapporterad
skada Kulturkonsule
nt Kulturchef
K:\Nämnder\KFN\KFN 2016\Tjänsteskrivelse\2016-02-25\Internkontrollplan 2016\Internkontrollplan KFN 2016
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Fritidsgårdarna Arrangemang, resor
Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar , Säkerhetsbälten
finns i alla bussar Kontrollera med bussbolaget.
Användning av säkerhetsbälten.
Deltagarlista lämnas hemma
I början av nytt
år. Fritidsgårds-
chef Prod chef
Stökigt vid stora arrangemang 10 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade
Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i
förhållande till arrangemangets f i Alk h l F i
Vid varje stort
arrangemang Fritidschef Prod chef
Friluftsbad
Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial,
infotavlor
Kontrollera att allt är helt och fungerar
1 gång i veckan under badsäsong
Fritidschef Prod chef Skadegörelse
Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser
12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt
Kontrollera att allt är helt och fungerar
En gång/månad Fritidschef Prod chef
Personal- Alla enheter Bisysslor *
8 Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal 1 gång per år Chef enl.
delegation
Prod.chef
Arbetsmiljö* 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Prod.chef
Personalkostnader*
8 Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet.
Enhetschef 1 gång/mån Prod.chef
Rätt lön* 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl. Prod.chef
Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv
Rätt lön 8 Analyslista Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl.
delegation
Prod.chef Personuppgiftslagen* 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända
och tillgängliga.
Stickprov 1 ggr per år Chef enl.
delegation
Prod.chef Personuppgiftslagen* 8 Förteckning enligt §39 PuL är uppdaterad
och anmäld till PuL-ombud
Stickprov 1 ggr per år PuL-
ambasadör
Prod.chef
Delegering* 8 Att delegeringsordningen är relevant
med avseende på kontorets organisation och befattningar
Komplett genomläsning av
delegeringsordningen 1 ggr per år Nsekr Prod.chef
Dokumenthantering* 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är
tillgänglig och relevant Komplett översyn och genomläsning
av befintlig plan 1 ggr per år Nsekr Prod.chef
Styrdokument* 8 Styrdokument beredda/beslutade av
nämnden hålls aktuella och lättillgängliga.
Komplett genomgång av gällande styrdokument
1 ggr per år Ksekr Prod.chef Styrning- Riktlinjer
K:\Nämnder\KFN\KFN 2016\Tjänsteskrivelse\2016-02-25\Internkontrollplan 2016\Internkontrollplan KFN 2016
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Tjänsteskrivelse
Datum
2016-02-19
Diarienummer
KFN 2016/1
Anmälan av delegeringsbeslut
Inga delegeringsbeslut har anmälts till nämndsekreteraren datum som ovan.
Nadja Furuberget Skog
Nämndsekreterare
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kommunkontoret Kanslienheten
Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82
nadja.skog@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2016-02-19
Diarienummer