Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 1-2017
Tid Onsdag 2017-01-18, kl 17.30 – 18.55 (därefter strategiarbetet Sävar IK tvåpunktnoll) Plats: Klubbstugan
Deltagare: Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Thomas Lundberg och Marie Sandström, Mattias Arvidsson, Annika Kimmel, Per Höglund och Lars Westman
Anm förhinder Annika Kimmel , Marie Sandström Övriga inbjudna
Protokoll Förs av Niclas, justeras av Staffan
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga 1. Inledning
2 Dagordning och föregående protokoll med akt
Föregående protokoll och dagordning fastställs.
Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1.
3. Omvärld och externt
UTGÅR 4 Årsmötet 2017 Marie
(SN)
Staffan rapporterar om Valberedningens arbete, som löper på mycket bra. Staffan har bistått med ett enkelt uppdrag och ger i övrigt stöd.
Staffan föredrar förändringarna i stadgarna. Styrelsen ska besluta om dessa, förslag till årsmötet, vid styrelsemötet den 19 februari.
Styrelsen anser att förslag till vision etc. är bra och tas med i stadgar. Tidigare målsättningar tas bort. Övriga synpunkter in till Staffan senast den 12 februari. Därefter slutjusteras förslaget.
Niclas föredrar mallar för verksamhetsberättelse och -plan som ligger på G-drive.
Marcus föredrar mall för budget till 18 jan som också ligger på G- drive. Carina Holmström, Idrottsservice kommer att bistå med rådgivning även framgent.
Staffan och Marie föreslår efter analys att medlemsavgifterna ska kvarstå till nästa år samt att föreslå årsmötet att ge styrelsen
mandat att fatta beslut om medlemsavgift för 2018. Styrelsen fattar beslut vid nästa möte
Niclas uppdras att lägga upp nyheten om årsmötet på webben.
(NY AKTIVITET 6:17 ) 5. Sävar IK
#tvåpunktnoll SN NB (notes kommer)
Syfte: Kort stämma av kvällens program och fortsatt process Fokusområdena redovisas övergripande till den 18 januari.
Staffan fortsätter diskussionerna med Linda på SISU om samarbete (projekt) om föreningsutveckling och ledarutbildning under 2017.
Styrelsen föreslår att Staffan arbetar vidare utifrån en projektidé med föreningsutveckling och en projektanställning. Det innebär i så fall ca 250 tkr/år i snitt under 2,5 år.
6. Intern verksamhet
Marcus Marcus rapporterar om genomförd utbildning Speedledger och ekonomi som Carina Holmström Idrottsservice genomförde. I anslutning till detta arbetades det också fram en Ekonomihandbok Sävar IK, som kommer att beslutas och publiceras under våren.
Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut. (NY AKTIVITET 1:17 )
Marcus uppdras att följa upp att vi genomför avskrivning av multiarenan enligt konstens regler och enligt tidigare fattat styrelsebeslut. (NY AKTIVITET 2:17)
Marcus uppdras att tillse att Inge bokar upp de projektbidrag för multiarenan, som vi inte fått, som en fordran. (NY AKTIVITET 3:17) Patrik och Per uppdras att göra en efterkalkyl på multiarenan till styrelsemötet 19 februari. (NY AKTIVITET 4:17)
Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017. (BESLUT 1:2017) 7. Sävar Camp 2017 Per H? Per rapporterar om arbetet med SävarCamp, som startat arbetet
för året. SävarCamp kommer att ha en något mindre projektgrupp kommande år. SävarCamp räknar med en stor grupp sommar- jobbande då kullen födda 2000 är stor. SävarCamp räknar med ett bra samarbete med Life Zone Soccer då ett lag födda 05/06 kom- mer att finnas på plats under den andra veckan efter midsommar.
Mattias uppdras att till styrelsemötet 19 februari utreda möjligheten att lägga SävarCamp organisatoriskt hos Korpensektionen. (NY AKTIVITET 5:17)
8. Besöket från Sydafrika – bidrag
Staffan informerar om sommarens utbyte med Life Zone Soccer, som detta år kommer med två lag, födda 05/06 samt 99/00.
Staffan informerar om att föreningen tilldelats bidrag från Umeå Kommun på 24 tkr för samarbetet med Life Zone Soccer och deras
Kommenterad [NB(V1]:
besök i Sävar sommaren 2017. Sävar Ik har tidigare fått ett bidrag om 98 tkr från Bernadottes minnesfond.
Fotbollssektionen uppdras att ta ansvar för det första gänget, födda 05/06, som är här under SävarCamp (25-29/6). Access tar ansvar för den äldre gruppen som kommer 30/6 – 2/7.
Staffan (Access och SIK) svarar för koordinering övergripande och Per ansvarar för Sävar IK fotboll och koppling med Sävar Camp.
9. Domararvoden för Innebandyn
TL Frågan är löst och behöver inte behandlas.
10 Övriga frågor Inget
11 Styrelsen; möten 2016
Nästa möte:
Sön 19 feb kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sedan tidigare beslutade mötesdatum:
Sön 12 mars 19.00-21.00 Styrelsemöte Sön 26 mars Årsmöte. Kl 18.00-21.00 Sön 2 april kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sön 7 maj kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sön 11 Juni 19.00-21.30 Styrelsemöte
Lars anmälde problem med mötestiderna pga träning. Staffan ser över alternativ.
12 Till nästa möte Uppföljning av 2016 års beslut (se bif) 13 Slut
Antecknas av : Justeras av:
Niclas Bromark Staffan Norin
Sekreterare Ordförande
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 4 dec 2016
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och
kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå.
Uppdatering: Marie tar till mötet 18 januari fram ett förslag till beslut gällande medlemsavgift för kommande två år.
MS
18 januari
Pågår
32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information
KT
20 dec
Pågår Uppdatera
d
33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen
NB 19 feb Pågår
34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den 20-21 aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
Sektions ordf
19 feb Pågår
43:16 Valberedning
Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot (Ida Westin). Det saknas någon från Gymnastiken.
Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person.
LW, AK 20 dec Stängd
48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan
Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober
Uppdraget uppdateras för att ta fram två alternativ för att lyfta verksamheten eller inte.
KT
19 feb
Pågår
49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Thomas 2 april
Pågår
50:16 ”Klubbshopfunktion”. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar.
Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas.
PH
19 feb Pågår
53:16 Allhall Sävar
Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen.
PH 31 jan Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där..
ML 4 dec
19 feb 12 mar
Pågår
56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår.
SN 19 feb Pågår
57:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10:2016
PN 19 feb Pågår
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
ML 12 mar Pågår
63:16 Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete.
SN 19 feb Pågår
65:16 Styrelsen förbereder en diskussion angående
föreningsgemensam policy kring ledarnas medlemsavgifter till styrelsemötet 18 februari. Respektive sektionsordförande redovisar till detta tillfälle hur det såg ut med ledarnas medlemsavgifter 2016.
NB 18 feb Pågår
66:16 Staffan uppdras att kontakta valberedningen (Anna och Ida) för att starta arbetet inför årsmötesprocessen
SN 19 feb OK
Stängd 67:16 Staffan uppdras att se över stadgarna för eventuella behov
av uppdateringar. Övriga uppdras att bidra med inspel.
SN 18 jan OK
Stängd 68:16 Niclas uppdras att ta fram nya mallar för
Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan
NB 18 jan OK
Stängd 69:16 Marcus uppdras att ta fram mall för budget ML 18 jan OK
Stängd 70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar
frivaror från ICA och lämna förslag
PN 19 feb Pågår
71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund
SN 19 feb Pågår
72:16 Marcus uppdras att ta frågan om nya användare i Speedledger med Inge för att få igång behörigheterna till utbildning i januari.
ML 20 dec OK
Stängd 73:16 Vi genomför utbildning ekonomi Speedledger den 15 januari
15.00-18.00. Marcus håller ihop och kallar till utbildningen.
ML 31 dec OK
Stängd
1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut.
ML 19 feb NY
2:17 Marcus uppdras att följa upp att vi genomför avskrivning av multiarenan enligt konstens regler och enligt tidigare fattat styrelsebeslut.
ML ? NY
3:17 Marcus uppdras att tillse att Inge bokar upp de projektbidrag för multiarenan, som vi inte fått, som en fordran.
ML 19 feb NY
4:17 Patrik och Per uppdras att göra en efterkalkyl på multiarenan till styrelsemötet 19 februari.
PN 19 feb NY
5:17 Mattias uppdras att till styrelsemötet 19 februari utreda möjligheten att lägga SävarCamp organisatoriskt hos Korpensektionen.
PA 19 feb NY
6:17 Årsmötet
Staffan föredrar förändringarna i stadgarna. Övriga synpunkter in till Staffan senast den 12 februari. Därefter slutjusteras förslaget.
Niclas föredrar mallar för verksamhetsberättelse och -plan som ligger på G-drive.
Marcus föredrar mall för budget till 18 jan som också ligger på G-drive.
Medlemsavgifterna ska kvarstå till nästa år samt att föreslå årsmötet att ge styrelsen mandat att fatta beslut om medlemsavgift för 2018. Styrelsen fattar beslut vid nästa möte
Niclas uppdras att lägga upp nyheten om årsmötet på webben.
SN
ML
SN
NB
19 feb NY
Kommenterad [NB(V2]:
Bilaga 2
Besluts- logg/ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Ref
Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt ”Koll på ekonomin”
Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice.
Marie Okt 2015
OK för uppföljning 2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016.
Per Nej
3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören).
Marcus Nej Styr
4:2016 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och
Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016.
Staffan 15 aug OK
Styr 4:2016 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna:
Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
Styr 4:2016
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
Inte klart 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara
förvaltarare för ny bild och dokumenthantering.
Niclas Ingen uppf
8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandy- sektionen) under resten av året.
Staffan Ingen uppf
9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske.
Marcus Ingen uppf
10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet.
Per Då projektet är slut- rapporterat 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16):
att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn ”antal aktiv i idrott” för 2016 och framåt
att denna nyckel används för fördelning av
föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter
Marcus Feb 2017
Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017
12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
Per 30 nov
13-2016 Styrelsen beslutar:
Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag.
Per Ingen
14:2016 (27 sep)
Offert avseende revision Styrelsen beslutar:
Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om 11 500 kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten ”Redovisningstjänster”.
Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson.
Marcus Ingen
15:2016 (27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen.
Per Feb 2017
16:2016 (27 okt)
Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och framåt. Kompletterar beslut 11:2016.
Marcus Feb 2017
17:2016 Speedledger
Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016):
Staffan Norin 650301-6278, Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, 700707-4839 , Kassör Sävar IK
Thomas Lundberg, 590522-8515, Ordf (tf) Innebandysektionen
Marcus Nej
Niclas Bromark, 691230-1451, Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, 7750719-8542 , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, 700513-8578, Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, 651128-8950, Kassör Korpen motion
18:2016 (4 dec)
Multiarenan ekonomi Beslutas att
redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande
Investering på 1 762 853 kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång).
Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll.
Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga
föreningsgemensamma kostnader.
Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret.
Marcus I anslutning till bokslutet
19:2016 Årsmötet Beslutas att
• Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram.
• Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet.
• ”Årsmötet” är en stående punkt på agendan (dec-april).
MS April
1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017.
Bilaga 3
Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017)
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt på plats efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april
10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser
Uppdrag inom styrelsen och andra förenings- gemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna).
Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies
Aug –sep Halvårsbokslut
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund)
Okt Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp.
Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Bokslut för revision
Handlingar till årsmötet.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
Styrelsens uppgift och arbetssätt
Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna §§26-28 Styrelsens uppgift är att
➢ Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna.
➢ Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen.
➢ Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut
➢ Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar
➢ Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat.
➢ Följa utvecklingen i omvärlden, en ”mötesplats” för information och erfarenhetsutbyte
Arbetssätt
• Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum.
• Årsagenda och prioriterade frågor. I filen ”årsagenda 2016” finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden.
• Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt.
• Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet.
• För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.
