SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum
Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB 2019-09-16
Plats och tid BBBs lokaler, Frölundagatan 118, Mölndal
Beslutande
16 september 2019 kl. 10.00 – 13.00 Sture Carlsson, ordförande,
Kjell Gustafsson, vice ordförande
Kerstin Alberius Christina Backman Claes Eriksson Martin Hansson Petra Kloo Vik Mikael Lidén
Carl Henrik Ohlsson
Övriga
Staffan Becker, konserthuschef/VD
Henrik Lillsjö
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer
§
§§
32-42 Kerstin Alberius
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare
Christina Backman
2
Fastställande av dagordning
Beslut
Styrelsen fastställer dagordning enligt utsänt förslag.
____________________________________________________________
§ 33
Föregående protokoll
Beslut
Styrelsen lägger protokoll från sammanträdet 2019-05-13 till handling- arna.
____________________________________________________________
§ 34
VD-rekrytering
Beslut
Styrelsen beslutar att utse ordförande och vice ordförande att svara för re- kryteringen. Samråd ska ske med kommundirektören.
____________________________________________________________
Ärendet
Ordföranden Sture Carlsson redogör för vidtagna åtgärder med anledning av att nuvarande VD slutar. Finnveden Executive AB med konsult Anne Palmgren som ansvarig för rekryteringsprocessen. Annonsering sker via medier som anses relevanta för branschen. Annonserade i NLT den 13 september. Kravprofilen har tillställts styrelseledamöterna. Tidplan för processen är under utarbetande.
____________________________________________________________
§ 35
Internkontrollplan för Vara konserthus 2019- 2020
Beslut
Styrelsen beslutar att fastställa redovisad internkontrollplan.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Staffan Becker informerar om utskickat förslag till In- ternkontrollplan för konserthuset. Planen följer kommunens riktlinjer.
.
3
Rapport från VD
Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/vd Staffan Becker informerar om bakgrund och beslut med anledning av att förre marknadschefen inte fått förnyat avtal.
Ärendet är polisanmält.
Vidare informerades om att konserthuset upphandlat internrevision. En rapport från Valuation Företagsvärderingar anmäldes.
___________________________________________________________
§ 37
Verksamhetsrapport
Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
_
Ärendet
Konserthuschef/VD Staffan Becker och produktionschef Henrik Lillsjö in- formerar.
Lillsjö ger en innehållsrik rapport om BBB: s verksamhet. Deltog i Euro- pean Choir Games i Göteborg med mer än 3000 sångare och en final som TV-sändes i tio länder. Turnén till Japan har gett ringar på vattnet och BBB har fått erbjudanden från bla Kina.
Övrigt som kan nämnas är samarbete/avtal med stora kommersiella bolag inom branschen som ”upptäcker Vara Konserthus” – bla ett avtal med Tommy Körbergs produktionsbolag. Samarbeten av detta slag är gynn- samma för konserthuset eftersom risktagningen är så mycket mindre.
Vidare informerades om invigningsveckan av blackbox, som verkar bli ett superarrangemang.
Artists in Residens fortsätter enlig plan. Nytt är avtal med scener som Dra- maten.
För kammarmusiken innebär den nya scenen blackbox stora möjligheter med det ändrade formatet.
___________________________________________________________
4 Delårsrapport per 31 augusti 2019
Beslut
Styrelsen lägger med godkännande rapporten till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Staffan Becker föredrar delårsrapporten per den 31 augusti och som varit utsänd till ledamöterna. Delårsrapporten ingår i kommunens uppföljningsstrategi.
____________________________________________________________
§ 39
Ekonomirapport
Beslut
Styrelsen beslutar att med godkännande lägga informationen till handling- arna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Staffan Becker föredrar resultatrapport per augusti noterar följande: den klassiska verksamheten når inte budget, externa verksamheten ligger över och restaurang- och konferensverksamheten går bra. Övriga kostnader är något över budget men beror på ombyggnation och diverse kostnader därav. Likviditeten är god men något lägre än mot- svarande tid föregående år men kommer att ansträngas än mer mot slutet av året pga ombyggnationsinköp. Investeringskostnaderna för Black Box och andra lokaler beräknas uppgå till 12,9 mnkr mot tidigare beräknade 12 mnkr.
____________________________________________________________
§ 40
Sprinten
Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Staffan Becker informerar om att blackboxbygget slutbesiktigades den 6 september. Golvet fick anmärkningar och ska åtgär- das. Markarbetena slutbesiktigas den 18 september. Kökets slutbesiktning är tidigarelagd till den 14 oktober (tidigare den 24 oktober), vilket är mycket bra med tanke på de stora invigningsarrangemangen i november.
____________________________________________________________
5 Personalrapport
Beslut
Styrelsen lägger med godkännande informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Staffan Becker informerar om personalläget. Ny till- förordnad marknadschef är anställd. Verksamhetsökningar medför vissa personalökningar som plus 0,60 tjänst som scenmästare och plus 0,50 tjänst som vaktmästare. Även städverksamheten kommer att behöva viss ökning.
____________________________________________________________
§ 42
Övriga frågor Beslut
Styrelsen beslutar i enlighet med förslagen.
____________________________________________________________
Ordförande Sture Carlsson föreslår
att styrelsen ska verka för att en vänförening bildas och föreslår att styrel- sen ska be Jan-Erik Wallin att utreda frågan och komma med förslag, vidare föreslår han
att styrelsen bildar ett utskott med ordföranden, Christina Backman och Carl Henrik Ohlsson med uppgift att arbeta med fundraising för konsert- huset.
____________________________________________________________
