Kultur - och
fritidskontoret
2018 - 11 - 21 Sidan 1 av 3
Arkivbeskrivning för kultur - och fritidsnämnden
Verksamhet och organisation
Kultur - och fritidsnämnden ansvarar för kommunens kultur - och fritidsverksamheter och satsar främst på verksamheter för barn och unga.
Kultur - och fritidskontoret är kultur - och fritidsnämndens förvaltningsorganisation.
Följande verksamheter finns i kultur - och fritidsnämnden:
Allmänkulturen
Biblioteken i Sollentuna Fritid gård sverksamhet en Idrott Sollentuna
Kansliet Kulturskolan
Ungdomsverksamheten (Arena Satelliten)
Dessutom an svarar kultur - och fritidsnämnden för drift och underhåll av fritidsanläggningar som:
Sim - och sporthall Idrottsplatser Spår och leder m.m.
Fritidsgårdar Konsthallen
Kultur - och fritidskontoret är nämndens förvaltningsorganisation. På kultur - och fritidsko ntoret finns följande funktioner:
Förvaltningse konom Idrottskonsulent Idrottsutvecklare
Kultursekreterare/sakkunnig Nämndsekreterare
Projektledare för funktionshindersfrågor Utredare/projektledare
Verksamhetscontroller Utvecklingsstrateg Viktigare handlingstyper
Kultur - och fritidsnämndens och dess arbetsutskotts protokoll, protokoll från andra viktiga forum som t.ex. samverkansmöten, diarieförda handlingar, nämndens budget, handlingar rörande bokföring.
Kultur - och
fritidskontoret
2018 - 11 - 21 Sidan 2 av 3
Handlingarnas medium
Diarieförda handlingar b evaras sedan 1 januari 2018 endast i digitalt format i respektive IT - system med några undantag. Tidigare handlingar har även sparats i pappersformat. Vid gallring gallras handlingar både i pappersformat och digitalt format.
Förvaring
Handlingar från de sen aste fyra åren , med några undantag, förvara s i kultur - och fritidsnämndens närarkiv. De äldre handlingar som ska bevaras har överförts till
kommunarkivet. I gällande informationshanteringsplan framgår närmare hur olika typer av handlingar ska förvaras.
Sök ingångar till arkivet
Viktigare handlingstyper kan återsökas i följande IT - system:
Public 360 – diarieförda handlingar
Easy Cruit – ansökningshandlingar tjänster Rain - dance – nämndens bokföring?
Troman – uppgifter om de förtroendevalda
För handlingar som ö verlämnats till kommunarkivet upprättas löpande arkivförteckningar.
Sekretessbelagda handlingar
Sekretess tillämpas sällan av kultur - och fritidsnämnden, men när det sker är det främst följande paragrafer som är tillämpliga:
Affärs - och driftförhållanden O SL 19:1 Anställningsfrämjande åtgärdet OSL 28:11
Dsl/Dsf (GDPR) – Allmän handling – skyddat enligt dataskyddslagen/dataskyddsförordningen Personaladministrativ verksamhet OSL 39:2 P ersonalsocial verksamhet OSL 39:1
Risk - och sårbarhetsanalyser m.m. OSL 18:13 Rättsliga tvister OSL 19:9
Skadereglering OSL 40:6
Säkerhet och bevakning OSL 18:8 Upphandlingar OSL 19:3
Gallringsbeslut som tillämpas
Kultur - och fritidsnämndens handlingar gallras i enlighet med upprättad informationshanteringsplan.
Kultur - och
fritidskontoret
2018 - 11 - 21 Sidan 3 av 3
Arkivhandlägga re Nämndsekreterare
