Nämnden för gemensam medborgarserviceSammanträdesdatum

(1)

Eventuellt förhinder anmäls snarast till sekreterare Eva.Malmberg@vellinge.se eller Vellinge Direkt tfn 040-42 50 00, e-post vellinge.kommun@vellinge.se.

Nämnden för gemensam medborgarservice

Sammanträdesdatum 2018-12-11

Plats Kolabacken

Tid 17:30

Ledamöter Martin von Gertten (M), ordförande Hans Cedergren (M), 1:e vice ordförande Pia Andersson (M)

Pia Nyqvist (M) Peter Gustafsson (M) Jesper von Wowern (M)

Boel Franzén Sveger (L), 2:e vice ordförande Ola Svantesson (L)

Lars-Åke Andersson (S) Rolf Erichs (NL) Deniz Eryilmaz (SD)

Ersättare Erik Olin (M) Filip Hernsell (M) Sacha Fölsch (M) Ann-Sofie Hörlin (M)

Madeleine May Qwinten Linné (M) Peter Jungbeck (M)

Ola Stenberg (M) Lilian Heier Eriksson (L) Bastian Anvelid Uller (MP) Orvar Turegård (S) Mats Carlström (SD)

(2)

Tjänstemän Hansson, Jan-Åke, Avdelningschef medborgarservice Papai, Kristina, verksamhetschef kultur

Persson, Mats, verksamhetschef fritid Persson, Max, VA-chef medborgarservice Nelin, Carl, dagvattenstrateg

Olsson, Anna, avfallsansvarig

Sundgren, Lisa, stadsträdgårdsmästare Malmberg, Eva, nämndsekreterare

Övriga Johnsson, Richard, ekonom

(3)

Ärendelista

1. Val av justerare

2. Kvartalsuppföljning per 2018-09-30 för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och balansräkningsenhet Avfall

3. Redovisning av delegeringsbeslut och yttrande 2018 4. Redovisning av avtal 2018

5. Meddelande till nämnd 2018

6. Information om skyfallsåtgärd på fastigheten Höllviken 20:142 - Sandeplansskolans skolgård 7. Ramar för ny entreprenad för avfallshämtning 2021-2028

8. Plan för intern kontroll 2018

9. Redovisning av uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice 2018 10. Plan för uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice 2019 11. Ansökan om medel till förfogande för BR VA 2018

12. Förslag att inrätta en VA-försäkring för att klara större kostnader i samband med skyfall 13. Revisionsrapport - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet

14. Avdelningschefen informerar

15. Svar på motion om att ersätta konstgräsplanernas gummigranulat med miljövänliga alternativ, Boel Franzén Sveger (L) m fl

(4)

NGM 1

Val av justerare

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar

1. Utse _____________ ( ) att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll

(5)

Kvartalsuppföljning per 2018-09-30 för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och balansräkningsenhet Avfall

Initierat av Jan-Åke Hansson, avdelningschef medborgarservice

Ärendebeskrivning Avdelningen medborgarservice har upprättat förslag på kvartalsuppföljning för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och

balansräkningsenhet Avfalls verksamheter per 2018-09-30.

Nämnden för gemensam medborgarservice prognostiserar ett överskott på 1,2 Mkr gentemot budgetramen på 185,5 Mkr.

Balansräkningsenhet VA prognostiserar ett resultat på 2,0 Mkr och balansräkningsenhet Avfall prognostiserar ett resultat på 0,9 Mkr.

För nämnden för gemensam medborgarservice prognostiseras investeringarna att uppgå till 76,0 Mkr av budgeterade 94,3 Mkr och för balansräkningsenhet VA prognostiseras investeringarna att uppgå till 9,9 Mkr av budgeterade 29,5 Mkr.

Beslutsunderlag Kvartalsrapport per 2018-09-30 för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och

balansräkningsenhet Avfall.

Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott 2018-11-27 § 51

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Godkänna delårsrapport per 2018-09-30.

Beslutet skickas till kommunstyrelsen

(6)

Ärendets dnr: NGM 2018/29

NGM 3

Redovisning av delegeringsbeslut och yttrande 2018

Ärendebeskrivning Nämnden för gemensam medborgarservice har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt en delegeringsordning som antogs av nämnden för gemensam medborgarservice 2018-09-11.

Besluten ska redovisas löpande i samband med nämndens sammanträden. I redovisningen ska uppgifter såsom ärendemening, fattat beslut, beslutsfattare samt datum för beslutsfattandet framgå.

Beslutsunderlag Redovisning av delegeringsbeslut mellan 24/9- 12/11-2018 Redovisning av yttrande mellan 24/9- 12/11-2018

Redovisning av beslut i nämnden för gemensam

medborgarservice arbetsutskott mellan 10/10- 27/11-2018

1. Godkänna redovisningen av delegeringsbeslut och yttrande som förtecknats i protokollet 2018-12-11.

(7)

Redovisning av avtal 2018

Ärendebeskrivning Redovisning av hittills ingångna avtal

Beslutsunderlag Redovisning av avtal mellan 24/9- 12/11-2018

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av avtal som förtecknats i protokollet 2018-12-11.

(8)

NGM 5

Meddelande till nämnd 2018

Ärendebeskrivning 1. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige 2018-10-17 § 98, dnr 2018/522, Val av ordförande, 1: a vice ordförande och 2:a vice ordförande i kommunfullmäktige för tiden fram till och med 2022-10-14

2. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige 2018-10-17 § 100, dnr 2018/31, Avsägelse av förtroendeuppdrag i

kommunfullmäktige och i nämnden för gemensam medborgarservice

3. Rapport från Miljö- och byggnadsavdelningen, dnr Ngm 2018/976, Vattenprogram 2018 - En kunskapssammanställning över Vellinge kommuns vattenförekomster och tekniska system samt lagar, kommunala planer och mål som berör vatten, finns att läsa hos registrator på kommunhuset

4. Ansökan Lokala naturvårdssatsningen LONA - projekt Södra stadsparken i Skanör, dnr 218/1079

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av meddelanden.

(9)

Information om skyfallsåtgärd på fastigheten Höllviken 20:142 - Sandeplansskolans skolgård

Initierat av Carl Nelin - dagvattenstrateg

Ärendebeskrivning Carl Nelin informerar muntligen om översvämningsyta på Sandeplanskolans skolgård.

Höllvikens dagvattensystem kan med detta projekt avlastas vid större regn och göra områdena kring Stenbocks väg mer tåliga för skyfall.

Dessutom rustas skolgården upp till en multifunktionell yta som består av ett böljande landskap och med en uteteater. Det kommer dessutom anläggas en yta som kan användas till fotbollsplan och brännbollsyta enligt skolans önskemål.

Ansökan om bidrag är gjord hos Boverket för projekt där stadsgrönska är ett huvudinslag.

Det skulle kunna finansiera 50%. Projektet passar in väldigt bra i beskrivelsen för bidrag, men det är säkerligen tuff konkurrens.

Beslutsunderlag Nytt förslag om fördröjningsyta väster om Sandeplanskolan i Höllviken, förslag 2, 2018-05-23, Tengbom

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av informationen

(10)

NGM 7

Ramar för ny entreprenad för avfallshämtning 2021-2028

Initierat av Anna Olsson, avfallsansvarig

Ärendebeskrivning Tekniska enheten har fått i uppdrag att påbörja upphandlingen av ny entreprenör för avfallshämtning 2021-2028.

Entreprenaden kommer att omfatta flera olika insamlingssystem och avfallsslag.

Under entreprenaden kommer fastighetsnära insamling av förpackningar och tidningar att införas. I enlighet med de nya förordningarna ska 60% av hushållen ha tillgång till

fastighetsnära insamling av förpackningar och tidningar under 2021 och 100% 2025.

Entreprenaden kommer att innebära mycket kundkontakt inför eventuella kärlbyten och insamlingssystem. Det är av största vikt att entreprenören är delaktig i införandet och kan kommunicera förändringar på ett tydligt och klart sätt för kunderna.

Beslutsunderlag Presentation ramar avfallsentreprenad, visas på mötet

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Anta ramar för upphandling av avfallsentreprenad

Beslutet skickas till Avfallsansvarig

(11)

Plan för intern kontroll 2018

Ärendebeskrivning Inför varje verksamhetsår ska nämnderna besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Till grund för den interna kontrollplanen ska ligga en systematiskt genomförd och väl dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Syftet med risk- och väsentlighetsanalysen är att identifiera eventuella risker som förhindrar nämnderna att uppnå sina mål. Detta med utgångspunkt ifrån att

* Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt.

* Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten.

* Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner är tillfredställande.

Den interna kontrollen ska även bidra till att varumärket

”Vellinge kommun” inte skadas av oönskade händelser. Den interna kontrollen ska också ses som en naturlig del av verksamhetsutvecklingen i kommunen.

De punkter som föreslagits vara föremål för intern kontroll inom NGM:s verksamhet under 2018 är:

Hot och våld i fritidsledarverksamhet och fältgrupp Genomförande av hastighetsmätningar i skolans närhet Genomförande av vattenprovtagning i det kommunala dricksvattennätet

Kontroll Livräddarverksamheten

Beslutsunderlag Förslag till intern kontrollplan 2018, Max Persson, 2017-11-14 Tjänsteskrivelse, Max Persson, 2018-11-14

Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice 2017-12-12 NGM §90, samt i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott 2018-11-27 §54

(12)

1. Godkänna redovisningen av granskningsområdena för intern kontroll 2018 enligt ”Risk- och väsentlighetsanalys och intern kontrollplan 2018”

Beslutet skickas till Avdelningschef VA-chef

Kommunstyrelsen Serkon

(13)

Redovisning av uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice 2018

Initierat av Avdelningschef Jan-Åke Hansson

Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har beslutat om ett program med anvisning för uppföljning av privata utförare i Vellinge kommun.

Respektive nämnd ska inför varje år besluta om en plan för uppföljning och kontroll, och återkoppling kring den genomförda uppföljningen/kontrollen ska sedan lämnas till nämnden senast i november. Planen antogs av nämnden för gemensam medborgarservice 2017-11-08. Då inget

nämndsmöte hålls i november 2018 sker årets återrapportering på decembermötet.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Max Persson, 2018-11-14

Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott 2018-11-27 §55.

1. Godkänna kontrollen/uppföljningen av privata utförare inom nämndens verksamhetsområde

Beslutet skickas till Avdelningschef VA-chef

Kommunstyrelsen

(14)

NGM 10

Plan för uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice 2019

Initierat av Avdelningschef Jan-Åke Hansson

Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har beslutat om ett program med anvisning för uppföljning av privata utförare i Vellinge kommun. Respektive nämnd ska inför varje år besluta om en plan för uppföljning och kontroll, och återkoppling kring den genomförda uppföljningen/kontrollen ska sedan lämnas till nämnden senast i november. Nämnden för gemensam

medborgarservice tog fram en sådan plan inför verksamhetsåret 2017. De privata entreprenörer avdelningen för

medborgarservice anlitar skulle härvid granskas på 2-5

områden, beroende bedömd riskklass. Planen anses i stort vara relevant även för uppföljning av privata utförare även år 2019.

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Godkänna plan för uppföljning och kontroll av privata utförare inom medborgarservice 2019

Beslutet skickas till Avdelningschef medborgarservice VA-chef

Kommunstyrelsen

(15)

Ansökan om medel till förfogande för BR VA 2018

Initierat av VA-chef Max Persson

Ärendebeskrivning För att minska risk för otillåtna vattenuttag ur brandposter har kommunen beslutat att sätta lås på samtliga kommunens brandposter. Detta hindrar enskilda att ta ut vatten, men medför inga hinder för räddningstjänsten i ett skarpt läge. För att möjliggöra ett fortsatt vattenuttag, men under kontrollerade former, inköps två vattenkiosker. Där mäts vattenförbrukningen och uttagen debiteras. Kioskerna föreslås placeras i Vellinge respektive Höllviken. Det är VA-enhetens ambition att om funktionen är den önskade och behovet finns ska kioskerna kompletteras med två till inom några år.

Kostnad för inköp och montage av lås på drygt 700 brandposter bedöms till 260 000 kr. Kostnad för inköp och montage av två vattenkiosker bedöms till 650 000 kr.

I Västra Ingelstad har kommunen sedan flera år tillbaka ett dagvattenmagasin vid mantalsvägen. Under 2018 har Vellingebostäder färdigställt flera flerfamiljsfastigheter i området och inflyttningen har varit stor. Viss oro för säkerheten kring magasinet har uttryckts av de boende. En inventering har gjorts och det har befunnits att anläggandet av ett staket och viss växtlighet är önskvärt. Detta bör utföras snarast möjligt.

Bedömd kostnad för vattensäkerhetsåtgärder vid dammen vid mantalsvägen är 60 000 kr

Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott 2018-11-27 § 64.

1. Godkänna 970 000 kr ur medel till förfogande används för att bekosta de tre föreslagna åtgärderna

Beslutet skickas till VA-chef

(16)

NGM 12

Förslag att inrätta en VA-försäkring för att klara större kostnader i samband med skyfall

Initierat av VA-chef Max Persson och ekonomidirektör Åke Grönvall

Ärendebeskrivning Vellinge kommun har under den senaste tioårsperioden drabbats av flera kraftiga regn, av vilka åtminstone tre (2010, 2014 och 2016) har inneburit stora regresskostnader för VA-kollektivet.

2010 och 2016 medförde därför negativa resultat som fick tas igen kommande år. 2014 beviljades BR VA ett bidrag på 15 miljoner kronor av kommunstyrelsen för att klara

utbetalningarna utan att behöva höja taxan. Efter detta har försäkringslösningar studerats, men tekniska enheten har inte funnit någon försäkring som verkar ändamålsenlig. Därför har föreslagits att BR VA ska köpa en försäkring mot kostnader vid skyfall av kommunstyrelsen. Kostnaden för en sådan försäkring blir lägre än om den köps traditionellt. Exakt hur den ska utformas tas fram gemensamt av tekniska enheten och

kommunens ekonomidirektör. Slutlig lösning ska godkännas av kommunstyrelsen.

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice beslutar 1. Upprätta en VA-försäkring hos kommunstyrelsen

2. Uppdra åt VA-chef och avdelningschef att utforma en VA- försäkring i samarbete med kommunens ekonomidirektör

Beslutet skickas till VA-chef

Ekonomidirektör Kommunstyrelsen

(17)

Revisionsrapport - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet

Initierat av Kommunrevisorerna

Ärendebeskrivning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vellinge kommun granskat avtalshantering och avtalstrohet.

Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Jan-Åke Hansson, 2018-10-23

Revisionsrapport med missiv - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet, 2018-09-06, KPMG AB

1. Tagit del av informationen om revisionsrapport - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet

Beslutet skickas till Martin Jungmann, kanslichef

(18)

NGM 14

Avdelningschefen informerar

Ärendebeskrivning Jan Åke Hansson, avdelningschef gemensam medborgarservice informerar om förvaltningens arbete och andra aktuella

händelser.

1. Godkänna den lämnade informationen och lägga den till handlingarna.

(19)

Svar på motion om att ersätta konstgräsplanernas

gummigranulat med miljövänliga alternativ, Boel Franzén Sveger (L) m fl

Initierat av Motion från Liberalerna, Boel Franzén Sveger m fl

Ärendebeskrivning Vellinge Liberalerna föreslår kommunfullmäktige besluta att utreda och kostnadsberäkna vilka miljövänliga alternativ det finns att ersätta konstgräsplanernas gummigranulat.

Vellinge kommun har idag 5 stycken konstgräsplaner och två stycken är under uppförande. Alla planer har samma

gummigranulat som fyllning. De alternativ som idag finns till granulat är ur ett miljö-, verksamhets- och funktionsperspektiv inte bra. Idag arbetar Vellinge kommun med att i största möjliga mål se till så att granulatet inte når vårt dagvatten. Vellinge kommun anser att när ett fullgott alternativ finns på marknaden finns också möjlighet att ersätta befintligt granulat samt använda detta för framtida nya konstgräsplaner i Vellinge kommun.

Motion från Liberalerna, Boel Franzén Sveger m fl

Förslag till beslut Nämnden för gemensam medborgarservice föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Godkänna upprättat yttrade

2. Föreslå kommunfullmäktige besluta avslå motionen

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Fritidschef