Protokoll Vara Koncern 20211119 55-65

(1)

kommunhuset i Vara.

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson, ordförande

Carl-Uno Olsson Carl Hellqvist

Övriga närvarande

Övriga Anna Cederqvist, verkställande direktör

Anela Lennartsson, sekreterare

Utses att justera Carl Hellqvist

Justeringens plats och tid Direkt efter sammanträdet

Justerade paragrafer §§ 55-65

Underskrifter Sekreterare

________________________

Anela Lennartsson

Ordförande

________________________

Per Gunnarsson

Justerare

________________________

Carl Hellqvist

(2)

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 55 Val av justerare VKAB 2021/14 3

§ 56 Godkännande av dagordning VKAB 2021/14 4

§ 57 Protokoll Styrelse Vara Koncern 2021 VKAB 2021/3 5

§ 58 Protokoll dotterbolagens styrelsemöten 2021 VKAB 2021/4 6

§ 59 Dotterbolagens låneram 2022 VKAB 2021/16 7

§ 60 Dotterbolagens internkontrollplaner för år 2022 VKAB 2021/17 8

§ 61 Sammanträdesdagar Vara Koncern år 2022 VKAB 2021/28 9

§ 62 Fastställande av bolagsprocess 2022 VKAB 2021/10 10

§ 63 Återkoppling avseende förändringsförslaget för Vara

Bostäders bolagsordning VKAB 2021/13 11

§ 64 Information från VD VKAB 2021/1 12

§ 65 Övriga frågor VKAB 2021/2 13

2

(3)

Val av justerare

Styrelsens beslut

Styrelsen utser Carl Hellqvist att justera protokollet

(4)

Godkännande av dagordning

Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.

4

(5)

Protokoll Styrelse Vara Koncern 2021

Styrelsen godkänner protokollet från styrelsemötet den 23 september 2021 och lägger denna till handlingarna.

Sammanfattning av ärendet

Styrelse hade ett sammanträde den 23 september 2021. Protokollet från det möter har skickats till styrelsen inför dagens styrelsemöte.

Beslutsunderlag

Protokoll Vara Koncern 2021-09-23, dokumentid VKAB 2021.38

(6)

Protokoll dotterbolagens styrelsemöten 2021

Styrelsen tar del av dotterbolagens protokoll och lägger desamma till handlingarna.

Inför dagens sammanträde har styrelsen fått ta del av protokoll från döttrarnas styrelsemöten enligt nedan lista.

Beslutsunderlag

Protokoll Vara Konserthus 2021-10-15, dokumentid VKAB 2021.147 Protokoll VaraNet 2021- 10-26, dokumentid VKAB 2021.153

Protokoll Vara Bostäder AB 2021-10-27, dokumentid VKAB 2021.143

Protokoll Vara Industrifastigheter AB 2021-10-27, dokumentid VKAB 2021.152

6

(7)

Dotterbolagens låneram 2022

Styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att sätta dotterbolagens låneramar år 2022 till:

Bolag Låneram Leasing

Vara Konserthus AB 10 miljoner kronor 500 000 kronor Vara Bostäder AB 415 miljoner kronor 2 miljoner kronor Vara Industrifastigheter AB 10 miljoner kronor

VaraNet AB 7 miljoner kronor

Samtliga bolag har inför Vara Koncern ABs sammanträde tagit ställning till behov av låneramar för år 2022.

Vara Bostäders styrelse har beslutat om en låneram på 440 miljoner kronor vilket innebär en låneram som inte motsvarar föreskrivet behov av upplåning utifrån bolagets likviditetsprognos.

Efter samråd med bolagets VD föreslås låneramen istället fastställas till 415 miljoner. Föreslagen leasingram föreslås förbli oförändrad.

VaraNets styrelse har beslutat om en oförändrad ram på 7 miljoner kronor för 2022. 2021 års beslutade ram var dock 9 miljoner kronor. Vara Koncern föreslås fastställa låneramen till 7 miljoner kronor enligt styrelsens önskemål.

Vara Koncern AB har att bereda hela bolagskoncernens låneramar inför kommunstyrelsens behandling.

Beslutsunderlag

Likviditetsprognos 2022 låneramar Vara Bostäder

Likviditetsprognos 2022 låneramar Vara Industrifastigheter Likviditetsprognos 2022 låneramar Vara Konserthus Beslut om låneramar VaraNet, handlingsid

Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen

Ekonomichef

(8)

Dotterbolagens internkontrollplaner för år 2022

Styrelsen tar del av dotterbolagens internkontrollplaner för år 2022.

Samtliga dotterbolag ska följa upp internkontrollplanerna i samband med delårsrapporten per den 31 augusti och bokslut år 2022. Resultatet av uppföljningen ska återrapporteras till Vara Koncern AB.

8

(9)

Sammanträdesdagar Vara Koncern år 2022

Styrelsen fastställer nedanstående sammanträdesdagar för år 2022.

25 februari klockan 14.00 21 april klockan 14.00 19 maj klockan 14.00 22 september klockan 14.00 17 november klockan 14.00 16 december klockan 14.00 Beslutet ska skickas till Kommunikationsavdelningen

Kalenderbokning till VD och styrelsen

(10)

Fastställande av bolagsprocess 2022

Styrelsen fastställer bolagsprocess för år 2022 och ger verkställande direktör mandat att fastställa revideringar i bolagsprocessen för det fall det är nödvändigt avseende VD-möten.

Bolagsprocess för 2022 har tagits fram. Denna förtydligar perioder då koncernen och dotterbolagen ska ha sina sammanträden samt vilka ärenden som ska beslutas om på styrelsemöten.

Beslutsunderlag

Bolagsprocess år 2022, dokumentid 121881 Beslutet ska skickas till

VD för dotterbolagen Ekonomichef

Respektive ordförande

10

(11)

Återkoppling avseende förändringsförslaget för Vara Bostäders bolagsordning

Styrelsen tar del av återkopplingen avseende förändringsförslaget för Vara Bostäders bolagsordning.

På styrelsesammanträdet den 23 september beslutade styrelsen för Vara Koncern att skicka vidare ett förslag på förändring av Vara Bostäders bolagsordning. Förändringen skulle inneburit följande förändring i punkt § 17 punkt 4 i bolagsordningen:

Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant överstigande ett belopp av 15 000 000 kronor per affärstillfälle.

I kommunstyrelsens utredning av ärendet bedömde förvaltningen att för att få en snabbare hantering av ärenden kommer kommunstyrelsens delegationsordning revideras.

Kommunstyrelsens ordförande ges i delegation att lämna instruktion till kommunens ombud i frågor beträffande köp- och försäljning av fastigheter som enligt bolagsordning ska fattas av bolagsstämman. Bolagsordningen för Vara Bostäder AB kommer därmed inte revideras.

Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen för kännedom

(12)

Information från VD

Styrelsen tar del av nedanstående information från verkställande direktören och lägger densamma till handlingarna.

Verkställande direktör informerar om följande:

- Rekrytering av ny VD för Vara Bostäder och Vara Industrifastigheter pågår.

Rekryteringen sker internt med tillköp av genomförande av testning och personbedömningar av extern.

- Bolagsprocessen för 2022 har varit på dialog hos VD:ar.

- En koncernredovisning behöver inte införas.

12

(13)

Övriga frågor

Hyra för studentbostäder

På tidigare styrelsemöte lyftes en fråga avseende hyra för studentbostäder på Oxeln 2 och 4 samt uppvärmningskostnader i koppling till hyran. Styrelsen har en dialog avseende hyreskostnaderna.

Extra bolagsstämma

Fråga lyfts avseende val av ny revisor och om revisor får bytas under pågående verksamhetsår.

Verkställande direktör tar med sig frågan.

Renhållningstaxan

Styrelsen diskuterar renhållningstaxan och fakturering från Vara Bostäder samt om fakturering gör per lägenhet eller per upphämtningsställe.