BESLUT 1 (3)
2016-10-18 Dnr RA 231-2016/7134
Linnéuniversitetet Box 451
351 06 Växjö
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Linnéuniversitetet Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Linnéuniversitetet den 20 – 21 september 2016. Med hänvisning till de brister som framkom vid
inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Linnéuniversitetet följande:
• Komplettera strategin för bevarande av elektroniska handlingar så att den för varje elektronisk handlingstyp som ska bevaras uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3.kap., 2 §.
• Komplettera och fastställa planen för informationssäkerhet i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap., 2 §.
• Säkerställa bevarandet av analoga ljud- och bildupptagningar i form av magnetband i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, RA-FS 2013:2.
• Uppdatera och avsluta arkivförteckningar för föregångares arkiv i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1, ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1, 6 kap. 3 – 12 §§. Arkivförteckning- arna ska redovisa handlingar oberoende av medium.
• Upprätta arkivbeskrivningar från 2010 för Linnéuniversitetet, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, ändring i RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 §.
• Uppdatera arkivredovisningen gällande dels processer som återstår att beskriva, dels arkivförteckning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, ändring i RA-FS 2008:4, 6 kap. 15 – 18 §§. Arkivredovisningen ska kompletteras med handlingar som tillkommer inom forskningsprojekt.
2 (3)
2016-10-18 Dnr RA 231-2016/7134
• Använda godkända aktomslag i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2006:4, ändrade genom RA-FS 2012:8, 4 kap. 6 §.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter för vissa handlingstyper i dokumenthanteringsplanerna, där hänvisningar till gallringsföreskrifter inte framgår.
• Kontrollera att gallringsbara handlingar utan dröjsmål förstörs då den beslutade gallringsfristen löpt ut, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 1991:1, ändrad genom RA-FS 1997:4, 7 kap., 3 §.
• Säkerställa att mätning av lufttemperatur och luftfuktighet genomförs i arkivlokal i Kalmar, vilken omnämns i inspektionsrapport rörande
Fakulteten för teknik. Resultatet av mätningen ska överensstämma med de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om
arkivlokaler, RA-FS 2013:4.
Vi bifogar de inspektionsrapporter som upprättades vid inspektionerna, där skälen för föreläggandena redovisas.
Anmärkningar
Dessutom ger vi följande anmärkning:
• Uppmärksamma att de handlingar som ingår i myndighetens arkiv, så snart som möjligt ska ges en skyddad förvaring i enlighet med
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper, RA-FS 2006:1, ändrade genom RA-FS 2012:5, 6 kap. 3 §.
Observeras bör att även handlingar som i föreskrifter är gallringsbara ska ges en skyddad förvaring under hela bevarandetiden.
Myndighetens återrapportering
Linnéuniversitetet ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 2 maj 2017.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
3 (3)
2016-10-18 Dnr RA 231-2016/7134
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av 1:e arkivarie Agneta Mann.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Agneta Mann 1:e arkivarie
