Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 4-2017 och konstituerande möte 2017
Tid Söndag 2017-04-02, kl 18.30– 21.30 Plats: Klubbstugan
Deltagare: Mattias Arvidsson, Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Anton Vennberg, Frederic Westin, Lars Westman, Anm förhinder
Övriga inbjudna
FIka Marcus
Protokoll Förs av Niclas Bromark
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga
1. Inledning ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet. Staffan betonar att det i princip är en ny styrelse. Viktigt att vi som är gamla visar hänsyn och inte bara rullar på som tidigare. Att vi förklarar det som kanske känns självklart.
Alla presenterar sig kort, samt delar något från föreningens verksamhet.
Niclas: Handbollssektionen krönte säsongen även detta år med Sundsvall cup. I år deltog vi med sex lag, trots att de två äldsta inte hade möjlighet att meverka.
Karolina: Gläds åt Handbollens dag som kommer den 9 april.
Lars & Petra: Är mycket stolta över den ledarutvecklingsdag med 31 anmälda ledare som genomfördes från ”frukost till nattvickning” den 2 april.
Marcus: upplevelsen om hur viktiga ledarna är för barnens utveckling, senast manifesterat av sonens innebandylag.
Anton: en förundran över all fantastisk verksamhet som hela tiden bubblar på Skogsvallen.
Patrik: gläds över den goda uppslutningen på Korpen
söndagsverksamhet. Anmälningssidan för SävarCampen är uppe.
Mattias: gläds åt årsmötet och diskussionen kring halltider. Att vi har ont om tider är ju egentligen ett angenämt problem. Det vore värre om det vore tvärtom.
Björn: Om världens största innebandycup Storvretacupen där äldsta laget från Sävar IK tog sig till kvartsfinal i år.
Staffan: gläds åt årsmötet, åt uppslutningen, diskussionerna och den starka styrelsen som valdes fram.
2 Dagordning och föregående protokoll
Ordf Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns.
3. Styrelsens arbete och uppgifter
Styrelsen uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen (NY AKTIVITET 14:17).
Styrelsen diskuterar sekreterarrollen i framtiden utan att komma fram till någon lösning. Staffan uppdras till nästa möte att sondera rollen och aktuella namn för sekreterare. (NY AKTIVITET 15:17)
Styrelsen diskuterar vice ordförande. Staffan uppdras till nästa möte att sondera aktuella namn för vice ordförande (NY AKT 16:17).
Niclas uppdras till nästa möte att hitta en lösning för styrelsens dokumenthantering i molnet (NY AKTIVITET 17:17).
4 Årsmötet 2017 Niclas Styrelsen tycker det generellt var ett bra och positivt årsmöte. Ett förbättringsområde är motioner från medlemmar och engagemanget det representerar. Vi behöver arbeta mer aktivt i god ti d före
årsmötet. Löpande kommunikation med medlemmarna – till exempel inför styrelsemötena – över hela året kan över huvud taget förbättras.
Det krävs att vi engagerar oss fler i just den frågan.
Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. (NY AKTIVITET 18:17).
Respektive sektionsordförande uppdras till styrelsemöte i maj rapportera till Niclas vilka som finns i respektive sektions styrelse (NY AKTIVITET 19:17).
Niclas uppdras att lägga upp de reviderade stadgarna på föreningens hemsida (NY AKTIVITET 20:17).
Marcus uppdras att gå genom revisionsberättelsen med förslag på åtgärder till styrelsemötet i maj (NY AKTIVITET 21:17).
Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018 (NYTT BESLUT 5:2017).
Föreningsstyrelsen xxxxxx-xxxx Staffan Norin xxxxxx-xxxx Marcus Larsson Fotboll
xxxxxx-xxxx Anton Vennberg xxxxxx-xxxx Fredric Vestin Gymnastik
xxxxxx-xxxx Lars Westman xxxxxx-xxxx Camilla Berg
Handboll
xxxxxx-xxxx Niclas Bromark xxxxxx-xxxx Karolina Torgilsson Innebandy
xxxxxx-xxxx Björn Glad Korpen
xxxxxx-xxxx Mattias Arvidsson xxxxxx-xxxx Patrik Nyström Kansliet
Noteras att även Inge Nilsson, Sävar IKs kansli ska ha behörighet.
5. Omvärld och externt
SävarCamp intervjuade i Västerbottningen.
Vi reflekterar om bussolyckan i Härjedalen och om vilken beredskap vi har för liknande.
Vi reflekterar också över den incident med en innebandyförälder (från gästande förening) som betedde sig mycket dåligt mot en domare vid match i Sävaråhallen.
6. Tidsfördelning Styrelsen utser en arbetsgrupp för att arbeta med frågan tids- fördelning i hallen enligt uppdrag från årsmötet.
Fotboll: Anton
Gymnastik: Lars (tills vidare) Handboll: Niclas (sammankallande) Innebandy: Björn
Korpen: Patrik
Med utgångspunkt i föreningens verksamhetsidé ta fram förslag på upplägg och arbetssätt för ett effektivt nyttjande av halltider.
Bland annat klargöra, samt ta fram förslag till - Principer och kriterier som kommunen tillämpar
- Principer och arbetssätt för fördelning av tider mellan sektioner (inkl gemensamt startår med aktiviteter för de yngsta)
- Principer och arbetssätt för fördelning av tider inom sektioner, inkl gällande samarbetslag med andra föreningar.
Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni (NY AKTIVITET 22:17)
7. Sävar IK
#tvåpunktnoll
Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund (BESLUT 6:2017) . Styrelsen beslutar att tillsätta en arbetsgrupp under ledning av Staffan för att arbeta med frågan.
Respektive sektion uppdras innan 170409 utse en person som deltar i en projektgrupp som startar projektet inklusive rekrytering. (NY AKTIVITET 23:17).
8. Verksamhets- plan och budget
Styrelsen beslutar att:
för styrelsen samt
sektionerna
Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut – av mindre betydelse – och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen (BESLUT 7:2017)
Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017. (BESLUT 8:2017)
9. Fastighets- förvaltning och redaktionsråd
Staffan Staffan uppdras att ta fram förlag på uppdrag till fastighetsförvaltning respektive redaktionsråd till nästa styrelsemöte (NY AKTIVITET 24:17) 10. Intern verksam-
het, kansli och ekonomi
Marcus Lars
Köket är i behov av renovering, bland annat med undersökning av en gammal vattenskada. Vi har begärt in en offert och åtgärden finns i budget.
Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (NY AKTIVITET 25:17)
Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar.
11. Uppföljning öppna akt
Staffan kompletterar status och föreslår nya klardatum för uppföljning av aktiviteter med stöd av information från respektive ansvarig, senast tisdag 4 april.
12 Till nästa möte Domarfunktionen och arbetet med matchvärdar
13 Styrelsen;
möten 2017
Möte i maj kommer på Doodle av Staffan.
Sön 11 Juni 19.00-21.30 Styrelsemöte 14 Övriga frågor
samt kort utvärdering
Inga övriga frågor
Snabb runda med kommentarer om mötet.
15. Slut
Justeras av: Antecknas av :
Staffan Norin Niclas Bromark
Ordförande Sekreterare
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 26 mars 2017
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av
avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina och Patrik får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information
KT / PN Maj Pågår
33:16
34:16
Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen Därefter:
Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
NB
Sektions ordf
Maj Pågår
49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Björn Juni Pågår
50:16 ”Klubbshopfunktion”. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar.
Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas.
Uppdatering: ingen webbfunktion hinns med under våren. Vi kör Googleformulär som tidigare
Per H Vem???
Maj Pågår
53:16 Allhall Sävar
Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen.
PH Vem?
Mattias?
Maj Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där..
ML Maj Pågår
56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår.
SN Mattias?
Maj Pågår
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
ML Maj Pågår
70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag
PN Maj Pågår
71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund
FÖRSLAG: Ta det med den nya styrelsen
SN Juni Pågår
1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut.
ML Augusti Pågår
8:17 Per uppdras med stöd av Staffan och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet ”Ledaren i fokus” (enligt ovan)
PH Vem?
Staffan
Juni Pågår
11:17 Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av mulitarenan och vilka investeringar som behövs göras alt köpas in som tjänst, däribland ett behov av en luftningsharv.
PH Anton?
Maj Pågår
13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till
styrelsemötet i april.
MA Juni Pågår
14:17 Styrelsen uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen.
BG Maj NY
15:17 Staffan uppdras till nästa möte att sondera rollen och aktuella namn för sekreterare.
SN Maj NY
16:17 Staffan uppdras till nästa möte att sondera rollen och aktuella namn för vice ordförande.
SN Maj NY
17:17 Niclas uppdras till nästa möte att hitta en lösning för styrelsens dokumenthantering i molnet.
NB Maj NY
18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner.
NB Sept NY
19:17 Respektive sektionsordförande uppdras till styrelsemöte i maj rapportera till Niclas vilka som finns i respektive sektions styrelse.
Sektions ordf
Maj NY
20:17 Niclas uppdras att lägga upp de reviderade stadgarna på föreningens hemsida.
NB Snarast NY
21:17 Marcus uppdras att gå genom revisionsberättelsen och revisorns förslag med förslag på åtgärder till styrelsemötet i maj.
ML Maj NY
22:17 Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni.
NB Maj och
juni
NY 23:17 Respektive sektion uppdras innan 170409 utse en person
som deltar i en projektgrupp som startar projektet inklusive rekrytering.
Sektions ordf
170409 NY
24:17 Staffan uppdras att ta fram förlag på uppdrag till fastighetsförvaltning respektive redaktionsråd till nästa styrelsemöte.
SN Maj NY
25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte.
MA Maj NY
Bilaga 2
Besluts- logg/ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Ref
2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016.
Per Ingen uppf
3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören).
Marcus Ingen uppf Styr 4:2016 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och
Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016.
Staffan 15 aug OK
Styr 4:2016 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna:
Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
Styr 4:2016
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
Inte klart 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara
förvaltarare för ny bild och dokumenthantering.
Niclas Ingen uppf
8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året.
Staffan Ingen uppf
9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske.
Marcus Ingen uppf
10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet.
Per Då projektet är rapporte- rat (mars 2017) 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16):
att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn ”antal aktiv i idrott” för 2016 och framåt
att denna nyckel används för fördelning av
föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter
Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017
Marcus Feb 2017 OK
12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Per 30 nov Ingen uppf
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
13-2016 Styrelsen beslutar:
Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag.
Per Ingen uppf
14:2016 (27 sep)
Offert avseende revision Styrelsen beslutar:
Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om 11 500 kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten ”Redovisningstjänster”.
Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson.
Marcus Ingen uppf
15:2016 (27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är
kontaktperson till styrelsen.
Per Mars 2017
16:2016 (27 okt)
Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och framåt. Kompletterar beslut 11:2016.
Marcus Feb 2017
17:2016 Speedledger
Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016):
Staffan Norin 650301-6278, Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, 700707-4839 , Kassör Sävar IK
Thomas Lundberg, 590522-8515, Ordf (tf) Innebandysektionen Niclas Bromark, 691230-1451, Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, 7750719-8542 , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, 700513-8578, Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, 651128-8950, Kassör Korpen motion
Marcus Ingen uppf
18:2016 (4 dec)
Multiarenan ekonomi Beslutas att
redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande
Investering på 1 762 853 kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång).
Marcus I anslutning till bokslutet
Mars
Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll.
Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga
föreningsgemensamma kostnader.
Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret.
19:2016 Årsmötet Beslutas att
• Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram.
• Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet.
• ”Årsmötet” är en stående punkt på agendan (dec-april).
MS April 2017
1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017.
Ingen uppf
2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar.
Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter.
ML Ingen uppf
3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf
4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017)
SN April
5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under
verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018.
6:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund.
7:2017 Styrelsen beslutar att:
Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut – av mindre betydelse – och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen
ML
8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017.
Bilaga 3
Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017)
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt på plats efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april
10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna).
Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies
Aug –sep Halvårsbokslut
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund)
Okt Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp.
Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Bokslut för revision
Handlingar till årsmötet.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
