Budgetunderlag 2019-2021
Kommunstyrelsen
Innehållsförteckning
1 Nämndens uppdrag ... 3
1.1 Kommunstyrelsens uppdrag ... 3
1.2 Omvärld ... 3
2 Nämndens budgetförutsättningar (exkl. resultatenhet) ... 5
2.1 Verksamhetens resultat 2017 ... 5
2.2 Verksamhetens budget 2018 ... 7
2.3 Utsikt 2019 - Konsekvensanalys ... 8
2.4 Nya/förändrade behov inför 2019-2021 ... 8
2.5 Investeringsbehov ... 9
1 Nämndens uppdrag
1.1 Kommunstyrelsens uppdrag Beskrivning
Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av såväl nämnder som kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen. Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens plan- och exploateringsverksamhet, central upphandlingsfunktion, kontaktcenter,
kommunövergripande utvecklingsarbete inom olika områden samt den kommuninterna administrationen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd.
I kommunstyrelsens budget hanteras också fullmäktige och kommunens revisorer samt valnämnden.
1.2 Omvärld Sollentuna växer
Stockholms län är Sveriges mest utvecklingskraftiga region. Befolkningen i länet har ökat med 400 000 personer den senaste 30-årsperioden. Sollentunas befolkning har de senaste 10 åren ökat med ca 1000 invånare per år. Prognoserna visar på en positiv befolkningsutveckling och vid utgången av år 2022 förväntas en befolkning om 80 000 invånare och 2026 beräknas antalet invånare uppgå till 85 000.
Sollentuna är en expansiv kommun i en storstadsregion med snabb tillväxt. Det ställer krav på att kommunen planerar för tillväxt. Kommunen står inför fortsatt stora
investeringsutmaningar för att skapa nya lokaler och utveckla befintliga lokaler för skola, vård och omsorg. Viktigt är att arbeta proaktivt med att förankra och
kontinuerligt informera kommuninvånare och företag om framtida och pågående utveckling.
Digitalisering
Sollentuna kommun ska vara en intressant kommun att bo och driva verksamhet i och då krävs ett bra digitaliseringsarbete. Det handlar om att skapa goda möjligheter till fiberanslutning till fastigheter, väl utbyggda och välfungerande kommunala e-tjänster samt moderna kommunikationsformer som är anpassade för invånare som ställer höga krav på tillgänglighet hos myndigheter. Det interna digitaliseringsarbetet är också en viktig del i utvecklingen. Med den möjliggörs effektivare handläggning av ärenden, bättre förmåga till systematisering och uppföljning av olika processer och i
förlängningen en mer kostnadseffektiv förvaltning.
Service och delaktighet
Kravet på transparens, tillgänglighet och att få vara med och tycka till i olika frågor väntas öka från invånare och företag. God tillgång till information och enkla och snabba kontaktvägar med kommunen är därför av stor betydelse framöver. Vissa önskar en
personlig kontakt, t.ex. genom att träffa en handläggare på Kontaktcenter, för andra handlar det i stället till stor del om tillgång till information som är strukturerad på ett sätt så att den enkelt hittas och med ett språk som är begripligt på webben eller genom e-tjänster för ansökningar som tidigare skett via papper. Sociala medier skapar nya arenor för att sprida åsikter och är en snabbrörlig arena för invånare att göra sin röst hörd. Nya metoder för medborgardialog behöver prövas. Kravet på bra intern service som möjliggör för verksamheterna att fokusera på sina kärnuppdrag ökar också. Här finns stor utvecklingspotential och interna effektiviseringsvinster att göra.
Trygghetsskapande arbete
Trygghetsfrågorna har hög prioritet i kommunen och arbetet med dessa bedrivs strukturerat och samordnat internt och i samverkan med andra aktörer, framför allt kommunala bolag, polisen, föreningar och andra myndigheter. Syftet är att Sollentuna ska vara en trygg plats och leva och verka i samt besöka. Men arbetet handlar också om att skapa en organisation med medarbetare och politiker som känner sig trygga i sitt arbete och sina förtroendeuppdrag.
Kompetensförsörjning
Enligt Stockholmsbarometen som tas fram av Stockholms Handelskammare är arbetskraftsbristen i Stockholm under andra kvartalet 2017 större än någonsin.
Samtidigt är det mycket svårt för personer med låg utbildningsnivå och nyanlända att komma in på arbetsmarknaden
Välfärdssektorn i Sverige behöver anställa en halv miljon nya medarbetare de närmaste tio åren. Enligt personalbehovsprognos från 2015 ökar rekryteringsbehovet i Sollentuna kommun varje år fram till 2020.
Det råder hög konkurrens om arbetskraft inom flera kompetensområden i Sollentuna kommun, bland annat inom stadsplanering, exploatering, lärare och socialsekreterare.
Konkurrensen ställer större krav på kommunikation och marknadsföring av Sollentuna kommun som en attraktiv arbetsgivare.
Nya lagar och förordningar
EU har fastställt en ny dataskyddsförordning som i maj 2018 kommer genomföras i Sverige. Den ställer mycket större krav på personuppgiftshantering och
informationssäkerhet än tidigare. Bland annat kommer troligtvis stora viten vara kopplade till bristande personuppgiftshantering.
En ny redovisningslag föreslås införas från och med 2019. Beslut ska fattas av Riksdagen innan sommaren.
Ny kommunallag trädde i kraft januari 2018. En viktig förändring är att kommunstyrelsens befogenheter stärks och fullmäktige får besluta under vilka förhållanden styrelsen får överta en nämnds ansvar och befogenheter. Dessutom har kommundirektörens roll tydliggjorts.
Val 2018 och 2019
2018 är det val till riksdag, landsting och kommun. Under våren 2018 kommer valet att planeras och 9 september kommer själva valet att genomföras. 2019 sker val till
Europaparlamentet.
2 Nämndens budgetförutsättningar (exkl. resultatenhet)
2.1 Verksamhetens resultat 2017
Kommunstyrelsens totala budgetram för 2017 uppgick till 179,8 miljoner kronor och vid årets slut redovisades ett överskott på 8,5 miljoner kronor. Överskottet kom främst från kommunledning (Kommunledningskontorets fyra avdelningar) samt
stadsbyggnadsavdelningen. Bakom kommunledningens överskott på 3,3 miljoner kronor fanns bland annat lägre personalkostnader och högre ersättning från
personalomkostnadspålägget (PO-pålägget). PO-pålägget är svårt att budgetera och utfallet blir högre med anledning av fler anställda och löneökningar. Under 2017 var högre kostnader för konsulttjänster nödvändiga. Stadsbyggnadsavdelningen lämnade ett överskott mot budget på 4,5 miljoner kronor.
2.1.1 Intäkter utfall/budget 2017
2.1.2 Kostnader utfall/budget 2017
2.1.3 Uppfyllelse av åtaganden samt verksamhetens grunduppdrag/kvalité Måluppfyllelsen 2017 bedömdes som god. Kommunstyrelsens åtagande att stärka kommunens förutsättningar för att kunna erbjuda tjänster av högsta kvalitet och nå sina mål fortgick enligt plan. Detta skedde bland annat genom den nya bolagsstrukturen, utvecklad styrning och uppsikt samt insatser för att förenkla medarbetarnas vardag.
Åtagandet att medarbetarnas engagemang ska öka bedömdes också som uppfyllt. En positiv utveckling noterades i svaren från medarbetarenkäten när det gäller synen på styrning och motivation. Personalomsättningen på kommunledningskontoret minskade.
Trygghetsarbetet fortgick enligt plan under det gångna året. Mätningen av
medborgarnas betyg gällande trygghet sker dock först under 2018. Vidare bedömdes även åtagandet att kommunens service ska kännetecknas av ett gott bemötande och en hög tillgänglighet uppnåtts, bland annat utifrån en omstrukturering av kontaktcenter entré och mycket goda resultat för tillgängligheten via e-post och en markant förbättring vad gäller telefonin i förhållande till tidigare år. Inom utvecklingen av digitala metoder för att underlätta vardagen för kommunens målgrupper behövs dock ytterligare satsning på den externa webben.
Kommunen nådde inte riktigt ända fram vad gäller ambitionen att nå förstaplatsen i Svenskt Näringslivs ranking av det lokala näringslivsklimatet. Sollentuna ligger fortfarande på plats två vilket är ett mycket gott betyg för kommunen. Inom
stadsbyggnadsverksamheten har arbetet med översiktsplanen fortgått under året liksom planarbetet. Målet om 500 inflyttningsklara bostäder 2017 nåddes inte men de årliga utfallen är beroende av många olika faktorer och antalet bostäder kan därför variera stort mellan enskilda år.
Ambitionsnivån 2017 bedömdes som uppfylld för merparten av åtaganden kopplade till kommunens mål- och handlingsplan för miljö- och klimatarbetet. Inom Grön IT har t.ex. konferenstekniken uppdaterats i flera konferensutrymmen inom Turebergshuset vilket ger tydligt förbättrade möjligheter till distansmöten.
2.2 Verksamhetens budget 2018
Politisk verksamhets budget har ökat med 4 miljoner kronor för arbete med allmänna val. I verksamhetsnivån inkluderades tidigare även stadsbyggnadsnämnden men från 2018 redovisas det under stadsbyggnadsavdelningen inklusive nämnd.
Verksamhetsområdet kommunlednings budget har förutom uppräkning utökats med medel för e-handelscontroller, permanent dagbil och ökade kostnader i samband med IT-upphandling. Totalt har omflyttningar internt lett till en nettoökning om 0,1 miljoner kronor. Budgeten har sänkts med 8 miljoner kronor på grund av sänkning av
hyreskostnader.
Stadsbyggnadsavdelningen inklusive nämnd. Se bilaga "Verksamhetsplan 2018 Stadsbyggnadsnämnden" där resursfördelning fördelat på nämnd och verksamhet redovisas.
Kommunrevision ingen förändring av budget.
Samarbetsorgan ramen har justerats utifrån 2018 års förbundsavgifter.
Räddningstjänst ram har justerats utifrån 2018 års avgift till Attunda räddningstjänst.
2.2.1 Intäkter utfall 2017/budget 2018
Jämfört med utfallet 2017 har budget 2018 högre intäkter för försäljning av verksamhet och konsulttjänster. Vilket beror på försäljning av tjänster till bolagskoncernen. Annars är det inga skillnader mellan åren på intäktssidan.
2.2.2 Kostnader utfall 2017/budget 2018
Den stora avvikelsen i cirkeldiagrammet på lönekostnad i budget 2018 jämfört mot utfall 2017 beror i hög grad på vakanser under året. Lönekostnaderna budgeterades 2017 till 100,6 miljoner kronor medan utfallet blev knappt 93 mkr. Hyror har
budgeterats lägre på grund av att hyran sänkts 2018 med 8 miljoner kronor. Ökningen i budget för "övriga kostnader" består av bland annat av projekt och konsultkostnader.
2.3 Utsikt 2019 - Konsekvensanalys
Ett oförändrat anslag för 2019 medför konsekvenser för kommunledningskontoret. Utan uppräkning av budget 2018 finns inte utrymme för pris- och löneökningar vilket innebär att verksamheten måste effektiviseras eller minskas.
Digitaliseringsutveckling behöver prioriteras för att Sollentuna ska fortsätta att vara en attraktiv kommun att bo och verka i. Det handlar om väl utbyggda och välfungerande kommunala e-tjänster samt kostnadseffektivitet i den kommunala organisationen med hjälp av digitala lösningar. Konsekvenserna av att inte utveckla digitaliseringen resulterar i en sämre digitaliseringsmognad än andra kommuner och kostnaden kan på sikt bli betydligt högre om kommunen hamnar efter i utveckling.
Att utveckla digitaliseringen skapar en rad effektiviseringar, bland annat kan lagringskostnader avseende mail och mappsystem sänkas. E-handel medför fortsatt effektivisering av inköpshanteringen.
Ett nytt kundärendehanteringssystem skulle förbättra servicen och samtidigt avlasta verksamheterna.
Exempel på digitala lösningar som redan är påbörjade är serviceportalen, beslutsstödsystem och IT-arbetsplatsen.
Kommunledningskontoret arbetar långsiktigt med att effektivisera och utveckla arbetet löpande. När vakanta tjänster uppstår görs exempelvis en bedömning av resursbehov och eventuell kompetensväxling.
2.4 Nya/förändrade behov inför 2019-2021
Prio
. Nya förändrade behov Belopp Budget
2019 Plan
2020 Plan 2021
1 E-arkiv, tkr 3 000 1 000 1 000 1 000
2 Systemförvaltare 70 % tjänst, tkr 1 890 630 630 630
3 Sollentuna.se, tkr 2 800 1 500 800 500
Det finns behov av att utöka E-arkivet i kommunen. E-arkivet är ett system där
kommunens digitala dokument och information från databaser kan långtidslagras på ett samlat sätt. Att utöka e-arkivet kan leda till viss besparing genom att äldre system kan avvecklas.
En heltidstjänst som systemförvaltare för Public 360 krävs för att kunna sköta systemet effektivt. Idag finns endast en 30 procents tjänst inom ram. Resterande 70 procent behöver finansieras. Med en mer välfungerande systemförvaltning ges bättre möjligheter för kommunens medarbetare att arbeta effektivt i systemet.
Webbplatsen Sollentuna.se behöver anpassas för sin tid och kunna svara upp mot invånarnas behov. Undersökningar av webben visar en nedåtgående trend inom bland annat användarvänlighet, design, sök och mobilupplevelse. En utvecklad webbplats kan avlasta kontaktcenter och andra kontor genom färre frågor på telefon och mail.
En 4:e prioriteringspunk är ett nytt ärendehanteringssystem med en beräknad kostnad om 500 tusen kronor. Kommunledningskontoret har behov av ett nytt
ärendehanteringssystem för kontaktcenter som även ska fungera för övriga kontor i sina kundkontakter. Finansiering behövs för inköp av systemet med 500 tkr. Med ett
kundärendehanteringssystem som fungerar för de komplicerade processer som en kommunal kundtjänst arbetar efter kan återkopplingen till kund förbättras och medföra en avlastning genom färre inkommande samtal och mail.
E-handel ska effektivisera inköpsprocesserna genom att införa ett IT-stöd som gör att hela flödet, från beställning till betalning, sker elektroniskt. En förstudie har gjorts och nästa steg är införandeprojektet. Att införa e-handel ökar driftkostnaden med 1,2 miljoner kronor 2019 och 0,8 miljoner kronor 2020. Kostnaden kan finansieras genom att effektiviseringen av inköpshanteringen fortsätter med 6 miljoner kronor per år.
2.5 Investeringsbehov
Kommunstyrelsen har en generell investeringsbudget om 2,2 miljoner kronor.
Investeringsbudgeten bedöms som tillräcklig.
