Budgetunderlag 2019-2021
Överförmyndarnämnden
Innehållsförteckning
1 Nämndens uppdrag ... 3
1.1 Nämndens uppdrag ... 3
1.2 Omvärld ... 3
2 Nämndens budgetförutsättningar (exkl. resultatenhet) ... 3
2.1 Verksamhetens resultat 2017 ... 6
2.2 Verksamhetens budget 2018 ... 8
2.3 Utsikt 2019 - Konsekvensanalys ... 10
2.4 Nya/förändrade behov inför 2019-2021 ... 10
2.5 Investeringsbehov ... 11
1 Nämndens uppdrag
Anvisning
Kort sammanfattning av nämndens uppdrag, en standardtext som KLK ansvarar för.
Synpunkter på texten diskuteras med controllerenheten för vidare avstämning med kommunjuristen.
Materialet läggs in av controllerenheten i Stratsys under menyn ”Basfakta”.
Underrubriker utifrån behov. Texterna hämtas in automatiskt till nämndens rapport Budgetunderlag budget 2019-2021.
1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning
I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning samt efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser.
Överförmyndarnämnden är gemensam mellan kommunerna Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby. Sollentuna kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation.
1.2 Omvärld Anvisning
Vilka trender och omvärldsfaktorer påverkar verksamheten? Det kan till exempel vara demografiska, juridiska, ekonomiska och sociala faktorer i omvärlden som påverkar verksamheten och verksamhetens förutsättningar. Vilka utmaningar står
verksamheterna inför?
Hur påverkar viktiga omvärldsfaktorer budget 2019-2021?
Omvärldsavsnittet ur nämndens VP 2018 kopieras in till detta avsnitt av
ekonomiavdelningen. Nämnden kan själv ändra, revidera eller förtydliga innehållet med fokus på budget 2019-2021.
Ensamkommande
Antalet ensamkommande barn inom överförmyndarverksamheten har sjunkit drastiskt det senaste året och den prognos över antalet ärenden som tidigare lämnats (ca 200 ärenden hösten 2018) behöver justeras ned. I februari 2017 fanns 452 ärenden som rörde ensamkommande barn. I februari 2018 hade den siffran sjunkit till 157 ärende. Prognosen är att antalet ärenden hösten 2018 kommer uppgå till ca 90-100 ärenden. I dagsläget finns två handläggartjänster som är inriktade på ensamkommande barn. En av tjänsterna är en projektanställning som löper ut i
september och kommer inte återbesättas. Den andra tjänsten som tidigare var en
projektanställning omvandlades under hösten 2017 till en fast anställning. Berörd handläggare håller nu på att kompetensutveckla sig för att kunna arbeta med alla typer av
överförmyndarärenden när antalet ärenden med ensamkommande sjunker under året.
Händelser i omvärlden som gränskontroller, situationen i södra Europa, konflikten i Syrien, Turkiets hållning i migrationsfrågan påverkar flytkingströmmarna och är svåra att förutse. I dagsläget finns dock ingenting som tyder på en förändring som skulle öka antalet ärenden som rör ensamkommande barn. Prognosen under perioden 2019-2021 bör därför läggas på ca 100 ärenden årligen. Möjligen kommer antalet ärenden sjunka ytterligare mot bakgrund av den mer restriktiva migrationspolitik som förts de senaste åren.
Övriga ärenden
Övriga ärenden påvisar en fortsatt svag ökning i antal. I förhållande till befolkningsmängden ligger antalet ärenden på 1,5% av befolkningen. Siffran ligger inom normalläget om 1-2% av befolkningen som beräknas vara ett ärende hos överförmyndaren. Kommunerna som ingår i nämnden är samtliga aktuella inflyttningskommuner med nybyggnation och en attraktiv
arbetsmarknad. Det innebär att befolkningen ökar. Antalet ensamhushåll och andelen äldre äldre med därtill relaterade sjukdomar och besvär medför att behovet av utomstående ställföreträdare som god man ökar något från år till år.
Antalet ärenden rörande ensamkommande sjunker förvisso men de senaste åren har nya uppdrag tillkommit i överförmyndarverksamheten genom lag. Det handlar om tillsyn över s k
framtidsfullmakter och ett uttalat krav på utbildning av ställföreträdare. Dessa utökade uppdrag har inte överförmyndarnämnden fått ersättning för.
Inför 2018 fick nämnden ett tillskott om 430 tkr från kommunstyrelsens oförutsedda medel för att omvandla en av projektanställningarna som arbetar med ensamkommande barn till en fast tjänst, vilket på sikt innebär ett tillskott till ärendehandläggningen av övriga ärenden. Tillskottet gällde endast 2018 men lönekostnaden följer med över åren.
Ekonomi
Ett nytt ersättningssystem för kommunernas mottagande av ensamkommande barn började gälla 2018. För överförmyndarnämndens del innebär detta att nämnden inte längre kan återsöka medel från migrationsverket för att täcka sina faktiska kostnader. Istället får kommunerna en schablonersättning som ska delas mellan flera nämnder. Eventuella underskott som rör ensamkommande barn inom överförmyndarverksamheten hanteras i särskild ordning.
Digitalisering
Överförmyndarverksamheten är en pappersintensiv verksamhet. Till skillnad från många andra kommunala verksamheter släpar den digitala utvecklingen efter. Det är nu dags att påbörja ett arbete för att digitalisera verksamheten. Under 2018 kommer behoven att utredas närmare men det finns framför allt tre saker som kan lyftas redan nu
1. Utveckling av e-tjänster som underlättar för ställföreträdare att t.ex. redovisa underlag för huvudmännen i samband med årsräkningarna
2. Utveckling av e-tjänster som underlättar ansökningsprocedurer för huvudmän och ställföreträdare i olika typer av ärenden
3. Digitalisering av överförmyndarnämndens eget arbete, framför allt digitala utskick till nämndens sammanträden
Vallentuna ansluter till överförmyndarnämnden
Överförmyndarnämnden har under februari fått yttra sig över Vallentuna kommuns ansökan om att ingå i den gemensamma nämnden. Nämnden har tillstyrkt ansökan. Beslut i frågan väntas under våren 2018 i respektive kommuns fullmäktigeförsamlingar.
Förändringen innebär att Vallentuna kommuns samtliga överförmyndarärenden tillförs den gemensamma nämnden. Ärendena kommer fördelas ut på handläggarna utifrån huvudmannens födelsedatum. Nya personalresurser kommer samtidigt att tillföras. I dagsläget är det obekant om det kommer ske genom överföring av tjänster eller genom nyrekrytering.
Förändringar av det här slaget innebär alltid en viss arbetsinsats utöver det vanliga. Samtidigt förväntas utökningen leda till att fler kommuner delar på gemensamma kostnader, vilket leder till lägre kostnader per kommun.
2 Nämndens budgetförutsättningar (exkl. resultatenhet)
Anvisning
Detta avsnitt ska handla om de förändrade förutsättningar som finns för nämndens verksamhet för budgetåren 2019-2021.
Under avsnitten 2.1 – 2.2 infogar ekonomiavdelningen cirkeldiagram som visar nämndens intäkter och kostnader för utfall 2017 och budget 2018. Cirkeldiagrammen är grunden för analysen i de följande avsnitten.
2.1 Verksamhetens resultat 2017 Anvisning
Beskriv orsaken till att verksamheten gick med över- eller underskott.
2.1.1 Intäkter utfall/budget 2017 Anvisning
Utgå från cirkeldiagrammen och förklara skillnader i intäkter mellan utfall 2017 och budget 2017.
Intäkter: I beskrivningen ingår intäkternas fördelning i belopp, tkr. Fördelningen av intäkterna är följande;
Nettoanslag
Interna intäkter (kontoklass 3 och samtliga interna motparter)
Bidrag (kontogrupp 35 och externa motparter)
Övriga avgifter och intäkter (kontogrupp 30-34, 36-38 och externa motparter)
Bidragsdelen, dvs. ersättningar från migrationsverket för arvoden till gode män för ensamkommande barn, är 1,5 mnkr lägre än budgeterat. Underskottet för nämnden faktureras samtliga kommuner vilket leder till ökade externa intäkter och nettoanslag.
2.1.2 Kostnader utfall/budget 2017 Anvisning
Utgå från cirkeldiagrammen och förklara skillnader i kostnader mellan utfall 2017 och budget 2017.
Kostnader: I beskrivningen ingår kostnadernas fördelning i belopp, tkr. Fördelningen av kostnaderna är följande;
Köp av verksamhet (kontoklass 4)
Lönekostnader (kontoklass 5 inkl. sociala avgifter)
Hyror (kontogrupp 60)
Övriga kostnader (kontogrupp 61-78)
Kapitalkostnader (avskrivningar kontogrupp 79, räntor kontogrupp 852)
Överförmyndarnämndens budget består i huvudsak av lönekostnader. Posten kan dock
delas upp i tre delar: lönekostnad för personal, arvodeskostnader för förtroendevalda i överförmyndarnämnden samt arvoden till ställföreträdare, främst gode män. Merparten av kostnaderna är arvoden till ställföreträdare. Avvikelsen förklaras framför allt av lägre arvoden till gode män för ensamkommande barn än budgeterat samt sjukskrivning och vakanser på personalsidan.
2.1.3 Uppfyllelse av åtaganden samt verksamhetens grunduppdrag/kvalité Anvisning
En kort sammanfattning av nämndens uppfyllelse av åtaganden samt verksamhetens grunduppdrag/kvalité.
Överförmyndarnämnden hade under 2017 fem åtaganden. Två av dessa uppfylldes delvis, två uppfylldes helt och ett uppfylldes inte alls.
När det gällde åtagandet att granska och arvodera årsräkningar som kommit in i rätt tid var nämnden nära att uppfylla åtagandet. Målet var satt högt till 100% men nämnden uppnådde 97%. Ett annat åtagande handlade om att fatta beslut om ansökningar inom tre månader efter att anmälan om behov av god man eller förvaltare inkommit. Även där var målet satt till 100% men nämnden uppnådde endast 88%. Det var dessutom en viss försämring i förhållande till 2016 då utfallet var 95%.
Två av åtagandena gällde informationsmöten med vård- och omsorgskontoret och socialkontoret samt uppdatering av kommunens externa webb rörande
överförmyndarverksamhet. Bägge dessa bedömdes vara uppfyllda.
Det sista åtagandet rörde möten med godmansföreningar för erfarenhetsutbyte och utbildning.
Nämndens bedömning var att åtagandet inte uppfyllts alls.
Orsaken till resultatet ovan beror på flera faktorer. Under 2017 var situationen inom
överförmyndaravdelningen pressad av olika skäl. Under hösten skedde ett chefsbyte. Personal var sjukskriven eller slutade vilket ytterligare komplicerade situationen.
2.2 Verksamhetens budget 2018 Anvisning
En kort sammanfattning av nämndens verksamhetsplanering 2018.
Under 2018 arbetar överförmyndarnämnden efter tre mål:
Det första målet handlar om att verksamheten ska präglas av hög rättssäkerhet. Under detta mål återfinns ett antal indikatorer som ska följas och som handlar om
utredningstiden för ansökningar om ställföreträdarskap, uppföljning av domstolsbeslut, klagomålshantering samt granskning av årsräkningar.
Det andra målet handlar om att verksamheten ska utföras med hög professionalitet hos medarbetare och med ställföreträdare som är lämpliga för uppdraget. Under detta mål återfinns indikatorer som rör utbildning av och registerkontroll rörande ställföreträdare, begränsning av antalet uppdrag per ställföreträdare, kompetens, tillgänglighet och bemötande hos medarbetare samt samarbete med interna och externa aktörer.
Slutligen, den tredje målet handlar om att verksamheten ska präglas av god arbetsmiljö.
Här återfinns indikatorer som rör förväntningar på medarbetare och gott bemötande och kollegialt samarbete inom arbetsgruppen.
2.2.1 Intäkter utfall 2017/budget 2018 Anvisning
Utgå från cirkeldiagrammen och förklara skillnader i intäkter mellan utfall 2017 och budget 2018.
Intäkter: I beskrivningen ingår intäkternas fördelning i belopp, tkr. Fördelningen av intäkterna är följande;
Nettoanslag
Interna intäkter (kontoklass 3 och samtliga interna motparter)
Bidrag (kontogrupp 35 och externa motparter)
Övriga avgifter och intäkter (kontogrupp 30-34, 36-38 och externa motparter)
Ett nytt ersättningssystem för kommunernas mottagande av ensamkommande barn började gälla 2018. För överförmyndarnämndens del innebär detta att nämnden inte längre kan återsöka medel från migrationsverket för att täcka sina faktiska kostnader. Istället får kommunerna en schablonersättning som ska delas mellan flera nämnder. Eventuella underskott som rör ensamkommande barn inom överförmyndarverksamheten hanteras i särskild ordning. Antalet
ensamkommande bedöms sjunka kraftigt under 2018. I februari 2017 var antalet ensamkommande barn-ärenden 452 och har sjunkit till 157 ärenden i februari 2018.
2.2.2 Kostnader utfall 2017/budget 2018 Anvisning
Utgå från cirkeldiagrammen och förklara skillnader i kostnader mellan utfall 2017 och budget 2018.
Kostnader: I beskrivningen ingår kostnadernas fördelning i belopp, tkr. Fördelningen av kostnaderna är följande;
Köp av verksamhet (kontoklass 4)
Lönekostnader (kontoklass 5 inkl. sociala avgifter)
Hyror (kontogrupp 60)
Övriga kostnader (kontogrupp 61-78)
Kapitalkostnader (avskrivningar kontogrupp 79, räntor kontogrupp 852)
Förklaringen är minskningen av antalet ensamkommande (se ovan).
2.3 Utsikt 2019 - Konsekvensanalys Anvisning
Gör en konsekvensanalys för 2019 utifrån scenariot oförändrat anslag 2018 och hur nämnden kan arbeta med övrig finansiering och kostnadsbesparingar för att täcka sin ordinarie kostnadsutveckling. Beskriv påverkan och konsekvenser för verksamheten.
2.4 Nya/förändrade behov inför 2019-2021 Anvisning
Utifrån omvärlden, nämndens egna resultat och verksamhetsplan för 2018 - beskriv de viktigaste förändringarna i nämndens behov inför budget 2019-2021. Viktigt att ange om nämnden avser att upphöra med del av verksamhet eller aktivitet och innebörden av det ekonomiskt.
I det här avsnittet är det viktigt att lyfta fram hur nämndens investeringar påverkar driftbudgeten 2019-2021, exempelvis hyror för verksamhetslokaler. För TFN är driftkostnader och avskrivningar av betydelse, t ex övertagande av gator från exploatering.
Här kommer en tabell där det finns möjlighet att fylla i nya förändrade behov främst utifrån förändrade/nya lagar och regler. Tabellen innehåller 3 rader där den översta raden är prioritet ett och den tredje raden har lägst prioritet.
Prio
. Nya förändrade behov Belopp Budget
2019
Plan 2020
Plan 2021
1 Digitalisering 0,5 mnkr 0,5
Nämnden behöver kompensation för ökade löner.
Överförmyndarverksamheten är pappersintensiv och behöver påbörja en övergång till mer digitala lösningar, t.ex. e-tjänster som vänder sig till gode män samt digitalisering av utskick till överförmyndarnämnden. Estimerad kostnad är 0,5 mnkr, varav
Sollentunas del beräknas vara ca 0,2 mnkr.
Vallentuna kommun kommer med stor sannolikhet att ingå i nämnden från och med årsskiftet. Utökningen kommer innebära att fler kommuner delar på gemensamma kostnader, vilket leder till lägre kostnader för respektive kommun. Detaljerna kring detta kommer att utredas våren/sommaren.
2.5 Investeringsbehov Anvisning
Beskriv nämndens investeringsbehov för perioden 2019-2021 samt hur
kapitalkostnader och övriga driftskostnader (t ex hyror) finansieras. Beskriv om investeringen innebär samverkan med andra nämnder.
