Genom vår undersökning så har vi funnit ett antal problem som har tagits upp med affärssystemen. Dels just för distanshandelsföretagen men även mer generella problem.
Gemensamt har de dock att alla är problem som berör distanshandeln och dess affärssystem.
5.6.1 Inför införandet av affärssystem
Införandet av ett affärssystem orsakar höga kostnader för företagen, enligt Magnusson och Olsson. Affärssystem är oftast väldigt påkostade, men i slutändan skall de ändå generera en vinst.
Det här är dock ett problem som många företag uppmärksammar då det är en stor utgift och det finns problem redan vid införandet. Såsom Ross (2003) och även flera av de intervjuade företagen sade, var att användarna ibland sätter sig emot det nya affärssystemet då de är vana vid sina gamla arbetsrutiner. Ett nytt system kräver utbildning för användarna för att de skall kunna utnyttja affärssystemet. Ett mindre vanligt förekommande problem är att användarnas utbildning glöms bort, enligt den intervjuade vid företag G. Häkkinen & Hilmola (2008) betonar att införandet av ett nytt affärssystem kan komma att skapa stora förändringar i företagets processer och struktur och Hayman (2000) förklarar det här att företagets ledning, som är insatta och har den möjlighet i sin position måste se över dessa processer och strukturer. Flera av systemutvecklingsföretagen säger just det att företagen inte gärna överger effektiva lösningar som finns i deras föregående affärssystem vid ett nyinförande, även om det nya systemet kommer att ge flera fördelar.
En del av den kostsamma process som ett införande av ett affärssystem medför är just installation och anpassning av det nya systemet. Med ett webbaserat system innebär det att införandet av det nya systemet inte kommer att kräva den här processen och även att det vidare underhållet kommer att ske på ett smidigare sätt. Kostnader för hårdvara och eventuella konsulter kommer att sparas in på. Ett system som är mer anpassat för andra system är även det något som kommer att spara in på resurser. Anpassningen kommer att bidra till att det nya systemet enklare kan införas i företaget och kopplas samman med andra system och program och därmed spara in stora resurser.
Ett mer användarvänligt affärssystem kommer att välkomnas på ett bättre sätt av användarna. Ett affärssystem som inte kräver en stor utbildning som gör att användarna får lägga stor möda på att vänja sig vid kommer att sänka den tröskeln som användarna ser vid införandet av nya system.
Om bytet av affärssystemet kan göras så snabbt och okomplicerat som möjligt innebär det att användarna kommer att välkomna systemet mer då det kräver en mindre ansträngning av användarna.
Ett skräddarsytt modulsystem kommer att ge företagen en möjlighet att anpassa systemet efter sin verksamhet på en helt ny nivå. Företaget kommer att ges möjlighet att välja ut mer passande moduler som tillåter att företagets processer kommer att fortlöpa under liknande förhållanden, fast på ett mer effektivt sätt. Även att systemet kommer att vara anpassningsbart gentemot andra system kommer att leda till att företagen får en större möjlighet att få ett system som på ett bättre sätt stödjer den verksamhet som företaget driver utan att det kräver några större förändringar för att tillåta det nya affärssystemet att integreras i verksamheten.
Malmqvist (2008) säger att vid införandet så är större delen av företagen osäkra på vad de skall ha med i sin planering för affärssystemet. Vid införandet så måste företaget se vilka möjligheter som finns. Ett av de intervjuade systemutvecklingsföretagen säger att kunder vill kunna köra sina affärssystem på andra plattformar än vad de är utvecklade för. Magnusson & Olsson (2005) säger
att företag som har samma affärssystem mister lite kraften av konkurrens då de arbetar på likartade sätt. När ett företag väljer affärssystem så blir de enligt Magnusson & Olsson (2005) beroende av sina affärssystemsleverantörer och att det kommer bli svårt att byta affärssystem efter det, fortsätter de.
Ett skräddarsytt modulsystem kommer att ge kunderna en större insyn och anpassning i sina affärssystem. Det här innebär att företaget lättare kan se och utforma det nya systemet efter sina behov då det inte ger en lika stor bild av ett system som tvingar företaget till stora förändringar.
Ett skräddarsytt modulsystem kommer även att tillåta varje företag att själv skapa ett unikt affärssystem speciellt anpassat för dess verksamhet. Det här kommer att hindra den begränsning som idag finns när det gäller flexibiliteten för affärssystemen inom företag. Att affärssystemet även har en anpassning mot andra system ger en möjlighet att optimera affärssystemet med utomstående system för att ytterligare förstärka funktioner och tillåta ett ännu mer unikt system för varje företag.
Ett enhetsoberoende kommer att innebära att affärssystemet kommer att kunna användas oberoende av plattform. Webbasering kan vara en lösning till problemet som då kommer att kräva en lättare justering för att kunna användas på olika plattformar då själva systemet i sig kommer att skötas av systemutvecklingsföretaget.
5.6.2 Införandet av affärssystem
Flera av de intervjuade företagen nämner att vid själva införandet av affärssystemet så är tiden ett vanligt problem och att företagen har tron att införandet inte kommer att ta så lång tid som de vanligtvis kräver. Det här kan ibland leda till att planeringen blir lidande, säger även den intervjuade vid företag F. Planeringen är avgörande inte bara för införandet, utan enligt Willis &
Willis-Brown (2005) så bidrar det här även till företagets förväntningar som de har direkt efter införandet. Det här beror på företaget om de ser kortsiktigt eller långsiktigt, om de förväntar sig hela affärssystemet klart direkt eller delar införda efter hand. Men som flera av de intervjuade säger, så kan uppförandet av en bristfällig planering leda till att upprättandet av det som man missade kan leda till att tiden blir dubbelt eller tre gånger så lång.
Webbaseringen kommer att förkorta den implementeringsfas som idag finns för nya affärssystem.
Det här innebär att företagen kommer att kunna göra mer noggranna planeringar för tidsuppläggningen och även förändringar av affärssystemet kommer att kunna ske på ett mindre omständigt vis då själva systemet inte ligger hos kunden utan kan införas snabbt och lätt hos företaget. Även anpassning för användarna kommer att bidra till ett tidsbesparande för företaget och det kommer att bli lättare för användarna att acceptera nya affärssystem och även förändringar av dessa.
Idag finns det bättre anpassade affärssystem utvecklade för specifika organisationer såsom distanshandelsföretag. Det här bidrar till att företagen inte behöver lägga lika stor tyngdpunkt på att försöka göra rätt anpassning av de grundläggande behoven som ett affärssystem för ett distanshandelsföretag innebär. Som kontaktpersonen vid företag E påpekar så är det att ett branschspecifikt affärssystem är i största delen färdig och ofta behövs det bara små anpassningar för företaget. Anpassningen bör ha minskat den oron av förväntning som finns då det redan finns strukturerade affärssystem just för distanshandeln till exempel.
5.6.3 Efter införandet av affärssystem
Företagen måste även se risker som Magnusson och Olsson (2005) benämner, att vad skulle hända om det nya affärssystemet tappar förmågan att agera? En annan risk, som företag E:s kontaktperson säger, har varit att företaget inom distanshandeln som inför affärssystemet fokuserar för mycket på själva försäljningsprocessen och glömmer bort den ekonomiska avstämningen. Företagen måste ta hänsyn till affärssystemets förmåga att kunna agera, inte bara inom, utan även utanför företaget, säger Scheer & Habermann (2000). Detta genom exempelvis hemsidor på Internet. Enligt Hayman (2000) så finns det ett behov att integrera affärssystemen mellan företagen för att skapa en fungerande realtidskommunikation. Det här då det även finns ett behov av en förbättrad outsourcing i och med den globaliserade produktionen, som Robinson
& Wilson (2001) förklarar det. Men problem finns även från kunder med de nya möjligheterna att handla över Internet. Det finns stora risker i säkerhet och trovärdighet och även det tidigare nämnda behovet av kommunikation med andra parter.
I och med att ett system blir webbaserat och inte är i större beroende av företagets egna hårdvaruresurser så kommer det att leda till ett mer stabilt och bättre övervakat system.
Lösningen kommer att kräva större resurser från systemutvecklarnas håll, fast från den positiva sidan så kommer hinder som kommer att uppstå i systemen kommer snabbt att upptäckas och rättas till för att det skall drabba så få som möjligt. Affärssystem som är branschspecifika ger en standardiserad lösning som gör att det kräver mindre fokus på speciella funktioner vilket ger mer rum för att se ett, i helhet, fungerande system. Det här är dock ett problem som inte går att lösa rent tekniskt sett utan kräver bra kunskap hos både systemutvecklarna såsom användarna.
6 Slutsats/Reflektion
I det här kapitlet återknyts det till syftet och frågeställningen med rapporten där det tidigare eftersträvades att undersöka hur affärssystemen kommer att kunna utvecklas inom distanshandeln. Vidare i reflektion diskuteras huruvida syftet med rapporten har uppfyllts och ge förslag på vidare forskning inom området.
De slutsatser vi kan fastställa utifrån analysen är att utvecklingen inom affärssystemen kommer att ske genom koppling till utomstående aktörer och agerande utåt från företaget. Affärssystemen idag har redan mycket utvecklats när det kommer till funktioner innanför företagets väggar och att det nu är mycket fokus på hur kopplingen av affärssystemen mot andra företag och kunder kan utföras.
Problemen som ses idag är ofta inte direkta problem av affärssystemen i sig, utan problemen ligger mycket hos användarna och utvecklarnas lösningar. Affärssystemen ses idag vara väldigt avancerade vilket leder till att användarna har svårt att ta till sig nya affärssystem och använda dem fullt ut och även viljan att snabbt kunna få in affärssystem som passar organisationerna på användarnas villkor.
Samtliga företag som vi har intervjuat har nämnt att de har sett ökningar hos distanshandeln och inte minst genom ökad försäljning inom e-handeln. Därmed satsar de mycket på förbättringar inom Internet- och webbhandelsmodulerna för affärssystemen då de ser Internet som framtiden.
E-handeln kommer att fortsätta att växa och den traditionella postorderhandeln genom telefon och/eller brev kommer att minska då allt fler kunder kommer att se fördelarna och enkelheten att handla via Internet. Det ser även idag en ökning hos den äldre generationen i handel över Internet. Detta till följd av att det blir allt enklare att handla över Internet samt att allt eftersom tiden går ersätts den äldre generationen av den idag yngre, mer teknikvana, generationen.
Detta är något som företagen kommer att tillvarata och utforma för att kunna locka fler kunder.
En stor del läggs då på utvecklandet av affärssystemen för att skapa en snabb, säker och inte minst trygg handel för kunden. Många kunder ser idag e-handeln som ett bra alternativ till vanlig handel, inte minst då urvalet som kan nås via distanshandeln vida överträffar den lokala handeln, men det handlar mycket om säkerhet och tillförlitlighet för att få kunder att känna sig säkra i sin kontakt med distanshandelsföretagen.
Det har även sagts mycket om kopplingar mellan affärssystem och det kan ses en önskan om att affärssystemen skall kunna ha en koppling likt Internet mellan de olika företagen, att information skall kunna sändas mer fritt. Distanshandelsföretagen ser kopplingen till logistikerna som en viktig del för att kunna förse kunderna med snabba och säkra leveranser. För det här krävs ett väl utvecklat affärssystem som kan omhänderta de funktioner som krävs för att skapa dessa förhållanden. Även med en ökad kundkrets kommer det att bli alltmer påfrestande för affärssystemen som det kommer att ställas allt högre krav på. Därmed kommer utvecklingen av affärssystemen inom distanshandel fortsätta att växa.
Vad som även har benämnts mycket är anpassningen av affärssystemen. Med anpassning menas inte bara att affärssystemen skall kunna vara mer anpassade mot andra affärssystem utan även mot alla användare utav affärssystemet. Det finns en stor önskan om att affärssystemen skall bli mycket mer användarvänliga, något som kommer att innebära en klar effektivisering gentemot företagen. Men anpassningen är inte bara något som kommer att påverka användarna inom företagen utan den kommer även att ske på kundnivå. Effektiviseringen kommer att leda till större möjligheter att ge kunderna en bättre service och säkerhet via distanshandeln.
Det har visat sig att förändringarna kommer att ligga i förbättringar av redan existerande moduler snarare än skapande av nya. Den största förändringen som förmodligen kommer att ses kommer att ligga inom e-handeln och logistiken samt kundhanteringen. Det är något som de flesta av våra kontaktpersoner har tagit upp. Dessa delar ligger i fokus för utvecklingen men förändringar kommer att ske för hela affärssystemen.
Företagen vill även se affärssystem som ett mindre komplext system som skall ha större frihet för utveckling och anpassning till verksamheten då införandet av ett affärssystem idag ofta är en större, komplicerad process som är väldigt påkostad och omständlig, något som alla vill förändra.
Affärssystemen kommer att kunna bli mer anpassningsbara och möjligheterna att utnyttja det kommer att förändras. Hos distanshandeln börjar vi se olika sätt att utnyttja dessa nya möjligheter vilket leder till att företagen utvecklas med olika strategier och idéer, något som kommer att kräva en anpassning av affärssystemen.
Som vi ser idag så har distanshandelns ökning berott mycket på Internet men även på affärssystemen som möjliggör utnyttjandet av ny teknik för att ge kunderna bra och säker service som är snabb och kostnadseffektiv. Affärssystemen ger distanshandelsföretagen möjligheten att hantera fler kunder och fler orders på ett allt mer effektivt sätt. Distanshandeln kommer att spela en allt större och viktigare roll i framtiden för att tillgodose det stressade samhälle som vi idag har blivit och affärssystemen är ett av de främsta verktyg som möjliggör lösningar för företagen att följa med i behovet.