Mål med framtidens affärssystem

Vi vill påvisa med grafen här nedan vilka delmål det finns för ett optimerat affärssystem som skall möta de avsaknaderna som finns i dagens affärssystem. Målen grundar sig utifrån empirin där erhållande av den förståelsen av respondenterna hos företagen som har intervjuats. Här har det setts vilka planer, idéer och möjligheter det finns för framtidens affärssystem. Siffrorna i den beskrivande texten här nedan refererar till grafen för att underlätta att se kopplingen mellan texten och grafen.

Det optimerade affärssystemet¹ för distanshandeln i framtiden baseras på att flera mål uppfylls.

Det första är ökad kontroll av varuflödet² – vilket kommer att för företaget innebära snabbare och säkrare leveranser³ samt bättre möjlighet till en ökad varukontroll⁴. Detta kan uppnås genom

RFID⁵ för en bättre spårning av försändelser samt en integration av affärssystemen⁶ dels mellan affärssystemen inom företaget men även mellan distanshandelsföretaget och dess logistiker och andra samarbetspartners.

Det optimerade affärssystemet skall även kunna tillgodose distanshandelsföretagets behov⁷ i form av optimeringen av de affärsprocesserna⁸ företaget har, ett plattformsoberoende⁹ som skapar mobilitet och ökad effektivisering för användarna samt en förenkling för användarna¹⁰ genom att anpassa affärssystemet efter användarnas behov så att de snabbare och lättare kan utnyttja affärssystemets funktioner. Optimeringen av affärsprocesserna kan åtgärdas genom skräddarsydda modulsystem¹¹ där distanshandelsföretaget lättare kan skapa ett urval av effektiva moduler för att skapa ett affärssystem som passar företagets processer. Plattformsoberoendet kan åtgärdas genom ett enhetsoberoende¹² – att affärssystemet skall kunna användas inte bara genom datorn, utan även genom andra tekniska plattformar, såsom handdatorer eller mobiler. Även ett affärssystem som är webbaserat¹³ och som används genom Internet kommer att bidra till en större mobilitet för användarna av affärssystemet.

En bättre anpassning mot andra system¹⁴ kommer att bidra till att företagen kan skapa en bättre samverkan mellan distanshandelsföretaget¹⁵ och de samverkande företagen som företaget har.

Detta kommer att leda till snabbare och säkrare leveranser mellan företaget och dess samverkande affärspartners ut gentemot kunderna.

I affärssystemen för distanshandlarna i framtiden så kommer Internet och webbhandel spela en mer central roll då e-handeln med all säkerhet kommer att öka¹⁶. För att få fler kunder att handla via Internet kräver detta säkrare sätt att betala online¹⁷ då rädslan för detta är en stor faktor som fortfarande håller många kunder från att handla via Internet. En förbättrad kundkontakt¹⁸ kommer även att skapa ett större förtroende för kunderna då även rädslan för oseriös handel via Internet håller kunder från att handla via Internet. En personligt utformad katalog¹⁹ kommer att få fler kunder att handla från företaget. Om en katalog är anpassad efter en kunds behov så kommer detta att leda till ökat agerande från kundernas sida.

Webbhandeln i sig kan locka fler kunder till köp om dessa är rätt utformade till kundens behov.

Smarta onlinekataloger²⁰ med länkar direkt till webbshopen kommer att få kunder som är vana vid att handla via katalog att känna sig mer hemma, samt att de inte behöver söka upp varorna på företagets hemsida vilket ibland kan visa sig omständigt. En merförsäljning²¹ på webbshopen kan liknas en produktplacering i en vanlig butik. Genom att systemet sparar information om kunder så kan affärssystemet forma webbshopen utifrån kundens behov²² vilket skapar ett större agerande och vilja att handla från kundens sida. Även en modulsammankoppling mellan webbshoppar²³ kommer att öka produkturvalet för kunderna vilket leder till en ökad handel av kunderna då detta leder till en smidigare handel och en vinst för distanshandelsföretagen.

Figur 7: Graf kring lösningar för framtidens affärssystem

5 Analys

I analyskapitlet presenteras analys av det insamlade empiriska materialet med teorin som utgångspunkt. Målet med analysen är att påvisa hur teorin förhåller sig till empirin och genom det föra en diskussion på hur distanshandels affärssystem kan utvecklas i framtiden.

5.1 Införande av affärssystem

Motiv för införande av affärssystem beror främst enligt Magnusson & Olsson (2005) och Ross et.

al (2003) på strävan efter en standardisering i verksamheten och behov av en gemensam plattform. Det som har setts hos respondenterna i distanshandelsföretagen är att en ökad komplexitet och tillväxt i företagen ökar behoven för införande av ett affärssystem. Införandet av affärssystem har således hos respondenterna motiverats som en respons av att det blir ohållbart med att sköta alla funktioner utan att införa ett affärssystem.

Det har bland företagen betonats som motiv för införande av affärssystem en brist på anpassade system i förhållande till verksamheten. Som ett måste för att kunna genomföra verksamheten, enligt Magnusson & Olsson (2005), skall det göras en grundlig verksamhetsanalys.

Verksamhetsanalysens uppgift är att identifiera affärslogiken i en verksamhet som skall ligga till grund för ett välanpassat affärssystem.

Införelse av affärssystem enligt teorin Införelse av affärssystem enligt företagen

Syfte, mål och motiv Syfte, mål och motiv

Effektivisera en verksamhet Möjliggöra hantering av ökad information

Öka produktiviteten Möjliggöra lagerhantering

Mindre arbetsstyrka för större arbete Uppgradering mot ett mer anpassat system Strävan efter standardisering Uppgradering från ett föråldrat system

Sänka kostnader Behov av integrerat affärssystem med

Internet Synlighet av data

Arbeta i realtid Möjliggöra hantering av ökade beställningar Skapa säkra beslutsunderlag

Tabell 3: Motiv för införande av affärssystem

Det främsta motivet bland distanshandelsföretag för införelse av affärssystem är utifrån våra respondenter som ett led i antalet växande beställningar med ökat krav på hantering av order och effektiv lagerhantering. Vilket skiljer sig från huvudmotivet som Magnusson & Olsson (2005) och Ross et. al (2003) nämner, med strävan efter standardisering i verksamheten.

Utifrån de motiv som har erhållits från distanshandelsföretagen angående orsak för införskaffande av affärssystem eller uppgradering av det ses att införskaffandet sker som ett svar på problem, eller problem som väntas för verksamheten inom en snar framtid.

Distanshandelsföretagen ser därmed inte nödvändigtvis affärssystemen som en investering till en utveckling för företaget i en redan i dagsläget fungerande verksamhet. Detta då det råder en

allmän belåtenhet med de system som redan används och som inte utvärderas så länge verksamheten inte stöter på några hinder som de anses kan kopplas till brist i affärssystemet.

De nackdelar som utifrån teorin nämns med de risker som är förknippade med införelse av affärssystem är inte något som nämns av våra respondenter. Det behöver nödvändigtvis inte betyda att företagen inte ser nackdelar med sin införelse av affärssystemet, utan möjligtvis att de är motvilliga till att påvisa svagheter kopplade till affärssystemet.

Kostnadsfrågan som enligt Magnusson & Olsson (2005) medför en varsamhet för företag innan de ger sig in på införelse eller uppgradering av affärssystem är från våra respondenter hos distanshandelföretagen en tämligen viktig aspekt vid val av affärssystem. Dock ses tendens hos postorderföretagen att de inte vill lägga ner den ansenligt höga kostnaden som systemutvecklingsföretag kan ta ut för affärssystem särskilt inriktade mot postorderföretag.