I detta avsnitt beskrivs de problem som enligt företagen själva är vanligt förekommande. Detta för att kunna göra en komplettering till de problem som står skrivna i teorin då dagens förekommande problem kan skilja sig från dem som finns dokumenterade i de böcker och artiklar som har använts. Detta förklarar kontaktpersonen vid företag G som att de problem som finns i teorin är något som studenter läser och när de sedan kommer in på företagen så ser de dessa som stora problem och då försöker företagen att lösa dem. Men ändå finns det problem som kvarstår sedan gammalt samt att det uppkommer nya problem.
4.4.1 Problem vid införandet
Ett av de största problemen vid införandet av ett nytt affärssystem är, som inte bara systemutvecklarföretagen anser, tidsaspekten. Det händer alltför ofta att företagen inte ser omfattningen som införandet av ett nytt affärssystem innebär och sätter därmed sin deadline alldeles för tidigt för att det skall kunna utföras på ett väl utfört sätt. En anledning till detta, enligt
kontaktpersonen vid företag G ansåg, är för att införanden av nya affärssystem är något som få har erfarenhet av och därför så kan det vara svårt att förstå för företaget som skall införa affärssystemet hur omfattande detta kan innebära.
Bristen på tid leder ibland till att förstudien eller planeringen blir lidande. Planeringen är viktig för att se vilka behov och krav som företagen har och en bristfällig planering leder till att dessa måste ordnas upp efter införandet. Om inte planeringen blir korrekt genomförd så leder även detta till att användarna blir missnöjda. Även om detta kan ordnas i efterhand så kan det här leda till att tiden kanske blir dubbelt eller tre gånger så lång.
Enligt systemutvecklarna anser de att vid införandet så är det viktigaste att verksamheten går runt, att distanshandelsföretaget kan ta emot orders och skicka ut paket. Just därför är detta en standardfunktion i deras affärssystem som de säljer som då inte kan gå fel. Ett affärssystem anpassat för distanshandel har just fördelen att det mesta av affärssystemet redan är utvecklat och klart när kunden skall införa det. De krav och anpassningar som krävs är ofta små och de leder sällan eller aldrig till att det blir någon kris hos det införande distanshandelsföretaget i form av att verksamheten står still.
Systemutvecklarna anser även att företagen gärna sätter sig på tvären när de ser att de kommer att mista någon lösning som de är vana vid. Förmågan att förändra sig är ett vanligt problem då behöver jobba lite med är pedagogik i gränssnittet. Alltså det skall bli lättare för användaren att förstå precis hur man skall göra.” Detta är något som de utvecklingsföretagen som intervjuades påpekade, just att det brister väldigt mycket i användbarhet och användargränssnittet. De anser att detta borde vara mycket enklare i affärssystemet och då speciellt i enklare arbetsuppgifter. Det borde bli lättare för användaren att förstå precis hur de skall göra när de använder affärssystemet.
Ett problem som inte är vanligt, men som kontaktpersonen vid företag G nämnde, var företag som inte har spenderat tid på att utbilda sin personal vid införandet av deras nya affärssystem.
Detta kan bero på att företaget inte har förutsett detta i sin budget och att detta nu inte täcktes av budgeten. Användarna av ett nytt affärssystem kräver en utbildning för att kunna använda affärssystemet på korrekt sätt då ett affärssystem är till för att effektivisera tidsmässigt och kostnadsmässigt.
Kontaktpersonen vid företag E nämner att de har varit med om att deras kunder har varit allt för fokuserade på själva försäljningsprocessen, att företaget kan få in orders och kunna skicka ut paket, men har då lagt ner för lite tid på den ekonomiska avstämningen. Det är viktigt för kundernas företag att försäljningsprocessen fungerar och att de då inte ser den invecklade ekonomifunktionen och alla dess parametrar med exempelvis tull och transport.
Ett vanligt problem är även, enligt flera av systemutvecklingsföretagen, att användarna motsäger sig nya system. De är vana att arbeta enligt sina rutiner och är därmed inte så positiva till att införa nya system som innebär nya sätt att arbeta på, även om dessa blir mer effektiva. Speciellt de som har jobbat länge inom företaget och som inte har så lång tid kvar på företaget, säger den intervjuade personen vid företag A, att det är främst de som är motvilliga att lära sig ett nytt system då de ändå inte kommer att ha nytta av det så länge.
4.4.3 Tekniska problem
Ett annat problem som kan förekomma är att kunderna söker att använda de utvecklade affärssystemen på en annan plattform än det som affärssystemet är utvecklat för. Exempel på detta som ett av systemutvecklingsföretagen som intervjuades gav var att det har hänt att kunder vill köra Windows-applikationer på Mac eller Linux. Tekniskt sett är detta inte olösligt, men det handlar snarare om kostnad och prioritering. Som vår kontakt på företag G själv sa ”att det inte är lönsamt.” då de skulle vara tvungna att försumma andra kunder för att utveckla detta.
4.4.4 Problemgraf
I problemgrafen visas vilka övergripande problem som utifrån intervjuerna har setts leda till brister i dagens affärssystem kopplade till distanshandeln. Det har utgått från vad distanshandelsföretagen, systemutvecklarna och logistikföretagen har sagt runt de problem som finns vid affärssystemen i koppling till distanshandeln.
Figur 6: Problemgraf