Avsnittet innehåller redovisningar och återrapporteringar enligt:
Uppdrag/Uppgift Källa till uppgift/uppdrag
3 kap. 3§ förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Övriga uppdrag 7 kap. 3 § förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Övriga uppdrag
Systematiskt arbetsmiljöarbete
Det andra året med coronapandemin har inneburit fortsatt alternativa arbetsformer för en stor del av myndighetens medarbetare.
Det integrerade ledningssystemet för arbetsmiljöarbetet, med bland annat aktuella styrdokument och kontinuerlig uppföljning av målsatta nyckeltal för bland annat sjukfrånvaro, genomförda skyddsronder, medarbetarsamtal och incidentrapportering, har fungerat väl under året. Nyckeltalen följs upp och analyseras varje månad med
arbetstagarparterna i central samverkan. Myndigheten har periodvis haft tätare partssamverkan för att informera om utvecklingen av pandemin och arbetsmiljöeffekterna, samt för att diskutera formerna för en successiv
återgång till arbetsplatsen under senare delen av året. En partsammansatt lokalgrupp har under året diskuterat hur vi kan nå ett effektivare nyttjande av våra lokaler då många medarbetare kommer att arbeta delvis på distans också i framtiden. Beskrivna arbetsformer har haft en positiv effekt i att snabbt kunna avhandla de frågor som uppkommit under denna förändring av arbetslivet.
Återkommande dialoger har skett mellan stöd- och kärnverksamhet för att säkerställa att arbetsmiljörisker undanröjs i tidigt skede, att sjukfrånvaron är låg och att olyckor eller arbetssjukdomar inte uppstår.
Myndigheten kvalitetssäkrar nya chefers kompetens i arbetsmiljöfrågor genom en årlig arbetsmiljöutbildning. Till denna utbildning låter vi även nya skyddsombud, nya fackliga företrädare och medarbetare i arbetsledande roller deltaga. Det är ett sätt att även säkerställa kompetensen i dessa roller för att kunna ställa rätt frågor, förstå risker och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet är uppbyggt.
Utbildningen har en särskild fördjupning inom organisatorisk och social arbetsmiljö. Deltagarna i
arbetsmiljöutbildningarna ska ha genomgått godkänd examination med betyg av extern part för att kunna tilldelas arbetsmiljöuppgifter.
Revision av arbetsmiljöarbetet utförs årligen av extern part som vidimerar att ledningssystemet uppfyller ställda krav enligt AFS 2001. Certifikat som intygar detta har även utfärdats för 2021.
Ett flertal aktiviteter har genomförts i syfte att säkerställa en god arbetsmiljö vid det omfattande distansarbete som coronapandemin föranlett. Aktiviteterna har omfattat fysiska, tekniska och kompetensorienterade åtgärder. Bland annat har myndigheten försett medarbetare med utrustning som kan användas i hemmet såsom extra skärmar, extra höj- och sänkbara skrivbord och annat för att säkerställa en ergonomisk komfort. Myndighetens chefer har också genomfört medarbetarsamtal, skyddsronder, och arbetsplatsträffar digitalt. Även om digitala möten inte är fullt lika ändamålsenliga som att ses fysiskt så har dessa digitala möten fyllt samma syfte och genomförts på ett tillfredställande sätt.
I syfte att få mer positiv effekt av, och därtill förbättra arbetsmiljön vid, möten har myndigheten via extern utbildare arrangerat två utbildningsomgångar för samtliga medarbetare om effektiva och engagerande digitala möten. Målet med utbildningarna var att ge inspiration kring att leda och samverka på distans samt att få tips om metoder och tekniker för att skapa just effektiva och engagerande digitala möten.
I samband med att myndigheten har utvecklat nya riktlinjer för arbetsanpassning och rehabilitering har alla chefer med arbetsmiljöansvar erbjudits en utbildning i Arbetsplatsdialog AD-A; ett metodstöd för arbetsgivare vid ohälsa och sjukfrånvaro. Metodstödet AD-A är ett strukturerat verktyg för chefer, som ger stöd till att främja dialog med medarbetare och genomföra konkreta anpassningar av arbete. Målet med utbildningen är att stärka chefers kapacitet att agera vid ohälsa och sjukfrånvaro genom att använda sig av metodstödet AD-A.
28
Kompetensförsörjning
Länsstyrelsen Västerbotten arbetar med att skapa förutsättningar för en föredömlig arbetsmiljö och
utvecklingsmöjligheter för både verksamheten och medarbetarna. Att kontinuerligt, långsiktigt och systematiskt utveckla kompetensen hos våra medarbetare är myndighetens strategi för att klara kompetensförsörjningen.
En kompetensförsörjningsplan är under framtagande för att stärka oss som arbetsgivare genom att attrahera, behålla och utveckla medarbetare. Planen kommer bland annat att innehålla både en intern och en extern
målgruppsanalys av oss som arbetsgivare, alternativa karriärvägar och ledarskapsinsatser. Partsrådet har tidigare gett oss en analys över myndighetens styrkor och svagheter och deras rekommendationer vävs in i
kompetensförsörjningsplanen.
Under året med rådande pandemi har myndigheten fått ställa om och hitta nya vägar för att vara en attraktiv arbetsgivare. Insatserna har bland annat varit att ta fram nya riktlinjer för distansarbete och utbildning i effektiva digitala möten.
Under året har arbetsgivaren och parterna arbetat tillsammans med att fram ett nytt samverkansavtal som passar med den tidsanda vi lever i. Länsstyrelsen ser det som en viktig del i att vara en attraktiv arbetsgivare med tydliga och tillitsbaserade samverkansmodeller. Avtalet beräknas vara klart i början av 2022.
Myndigheten ser också en fortsatt tilltagande rörlighet på arbetsmarknaden där konkurrensen om arbetskraft ökar och att löneläget blir ett allt större konkurrensmedel mot andra arbetsgivare. Effekten av detta är att vi riskerar att inte kunna behålla den kompetens vi har och inte kunna rekrytera den kompetens vi behöver.
Länsstyrelsen Västerbotten har fortsatt med en utökad tjänsteannonsering via sociala medier och anser det värdefullt att synas och nå nya medarbetare via dessa kanaler. Myndigheten kommer därför att fortsätta med annonseringar via sociala medier och andra sätt för att synas och marknadsföra vårt varumärke. Under året har myndigheten provat att använda personlighetstestning vid en rekrytering som ett led i att ytterligare kvalitetssäkra rekryteringsprocessen.
Bedömningen är att Länsstyrelsen Västerbotten fortsatt är en attraktiv arbetsgivare med ett starkt varumärke där myndighetens uppdrag fortfarande är en viktig del i att attrahera, behålla och utveckla medarbetare.
29
Sjukfrånvaro
Källa: Länsstyrelsens ekonomisystem Unit4 ERP
*) Antal anställda beräknas som samtliga månadsanställda reducerat med anställningsperiod samt tjänstledighet om 100%. Därutöver räknas timanställdas anställningsomfattning utifrån antalet genomförda arbetstimmar under anställningsperioden.
1) Enligt 7 kap. 3 § FÅB (2000:605) framgår att uppgifter för grupper med högst 10 anställda inte ska lämnas och inte heller om uppgiften kan hänföras till en enskild individ
Kommentar till tabellen sjukfrånvaro
Den totala sjukfrånvaron har fortsatt att minska från föregående år. Länsstyrelsen ligger total på 2,4 procent, vilket är med god marginal under nyckeltalet på 3 procent. En förklaring till den minskade korttidssjukfrånvaron kan vara att majoriteten av medarbetarna har arbetat på distans under nästan hela året, vilket också skapat möjlighet till fortsatt arbete vid mindre förkylningssymptom om medarbetaren själv bedömt sig som arbetsför.
Det är fortsatt ett fåtal långtidssjukskrivningar som ger större genomslag i statistiken men som Länsstyrelsen inte bedömer härrör från faktorer i arbetsmiljön. Sjukfrånvaron är högre för kvinnor än för män även detta år.
Myndigheten har kontinuerlig dialog med företagshälsovården och följer upp sjuktalen månatligen i central samverkan.
30