Cool Company

4.2.1 Bakgrund

Cool Company hjälper företag och frilansare med administrativa processer samt ansvar kring bokföring, lönerapportering, momsrapportering, faktura- och pensionshantering. Cool

Company agerar även som en matchningstjänst för företagare och frilansare för att

möjliggöra ett samarbete mellan parterna. Företaget har 27 anställda och grundades år 2009. Intervjuobjektet har rollen som head of operations, vilket betyder att intervjuobjektet främst arbetar med externa affärskontakter för företaget.

Cool Company beskrivs som ett organiserat start-up. Företaget har tidigare haft en informell uppbyggnad av sin organisation vilket beskrivs vara vanligt bland start-up bolag. I takt med att företaget har växt har ett större fokus lagts på att strukturera och skapa ramar inom

organisationen. Vid genomförandet av större beslut, som stora investeringar i utveckling eller expansion, säkerställer företaget att styrelsens samt ägarnas intressen stämmer överens med den interna bilden av företagets framtid. Det är dock viktigt för Cool Company att en bibehållen känsla av start-up kvarstår och att allt i verksamheten inte behöver vara formellt. Ett tecken på den ökade struktureringen är att varje avdelning har KPI:er och tydliga mål för vad som ska uppnås. Kulturen inom företaget ses som öppen, decentraliserad och icke-formell. Det är högt i tak och det är lätt, samt uppmuntras, att dela med sig av information och idéer kring företagets verksamhet.

“På Cool Company har vi som vision att vara med och revolutionera arbetsmarknaden, då vi ser att den håller på att förändras till arbetstagarens fördel”

(Head of operations, 2020)

Cool Company bistår i detta arbete genom att förenkla företagande i Sverige, utan att tumma på tryggheten. Värderingarna, som står till grund för företagets vision och arbete, presenteras på deras hemsida utifrån (Cool Company, 2020):

• Empati - Att starta eget företag är ett stort steg, vilket Cool Company är medvetna om, därför vill de hjälpa till under hela resan.

• Transparens - Kunderna är Cool Companys närmaste partner och för dem är det viktigt att vara transparenta med sin del i affären.

• Snabbhet - Cool Company vill vara en partner som får saker att hända. De drivs av kundernas behov och vill vara förberedda på en arbetsmarknad som förändras.

Branschen för egenanställning beskrivs ha vuxit markant under det senaste decenniet. Vid år 2011 hade branschen en omsättning på cirka 154 miljoner kr och vid år 2018 omsatte

branschen 1,46 miljarder kr. Marknaden och dess konkurrens har dominerats av tre aktörer. Frilans Finans är störst, Cool Company näst störst och Firmify har tidigare varit trea, men under år 2018 köpte Cool Company upp Firmify. Utifrån en teknisk synpunkt synliggörs inte några gemensamma teknologiska mål, då varje företag jobbar självständigt med teknisk utveckling. Dock nämns att branschen är beroende av en gemensam trygghet och trovärdighet i sitt erbjudande.

4.2.2 Innovation och tjänsteinnovation

För intervjuobjektet betyder innovation en process som är meningsfull för marknaden. Tre steg måste identifieras, vad vill kunden ha, vad är teknologiskt möjligt utifrån marknadens förutsättningar och slutligen vad kan företaget göra för att uppnå detta? På grund av detta nämns att det viktigaste för Cool Company gällande innovation är att lära känna sina kunder och marknaden för att förstå deras behov och efterfrågan. Tjänsteinnovation är ett begrepp som head of operations aldrig stött på eller reflekterat över.

Synsättet kring innovation skiljer sig internt på företaget beroende på vilken avdelning som avses. Hos exempelvis tech-avdelning har företaget valt att använda ett syn- och arbetssätt som är styrt av agila metoder. Genom att anamma ett decentraliserat, iterativt och

kommunikativt arbete är det lättare för avdelningen att anpassa sig till en föränderlig framtid. Detta skiljer sig mot exempelvis finansavdelningen som har ett något mer centraliserat tänk, där processer ofta har ett återupprepande mönster. Det finns inget uttalat ramverk för hur innovation ska förmedlas, varken internt eller externt. Inom företaget finns dock en underliggande idé om att innovation ska arbetas med på ett agilt sätt, vilket syftar till att

Ursprunget till innovativa processer i företaget är vanligtvis kunderna. Cool Company har möjlighet att se hur företagets olika produkter och tjänster används. Utifrån uppföljning av kundernas användande kan företaget utvärdera sina produkter samt tjänster för att möjliggöra justeringar och således skapa bättre lösningar. För Cool Company existerar i dagsläget inga formella samarbeten med externa parter, utöver information och feedback från kunder, för att främja innovation. Det sker dock en analys av marknader där de letar efter nya möjligheter att utnyttja idéer på sitt eget sätt.

“Vi kollar hela tiden på företag, inte bara våra konkurrenter utan även på andra typer och lösningar som kan inspirera oss och inspirera våra kunder”

(Head of operations, 2020)

Inom FinTech nämner head of operations att det är vanligt för företag att kontakta andra företag inom branschen för att pitcha sina idéer och försöka möjliggöra framtida samarbeten. Dessa kontakter inleds vanligtvis på ett informellt stadie.

När en innovationsprocess inleds hos Cool Company baseras den, som tidigare nämnts, på feedback från kunder och spårning av kunders användande av produkter och tjänster i företagets system. I detta första steg av processen är grunden att skapa hypoteser för hur en förändring kan påverka och förbättra företagets erbjudande. Hypotesen bekräftas eller

förkastas sedan genom antingen tester av användare eller någon form av surveyundersökning. Skapandet av hypoteser och att komma på potentiella lösningar ses som det enkla steget i denna process. Det svåra är implementeringen av innovationer. Implementationsfasen tar tid och det gäller att prioritera hur tiden och arbetet ska fokuseras. Den största delen av

implementeringsarbetet genomförs vanligtvis av Cool Companys tech-avdelning och de arbetar utefter ett agilt tänk. Genom att arbeta agilt säkerställs att implementeringen av en ny produkt eller tjänst inte behöver vara låst till grundidén. Risken finns annars att man hamnar i någon form av “confirmation bias” eller “escalation of commitment”. Vilket innebär att information endast söks för att bekräfta grundidén eller att arbete ej omvärderas eftersom för mycket tid och resurser redan har lagts ned i processen.

4.2.3 Styrning

En uttalad innovationsstrategi existerar inte i företaget och det sker ingen formell styrning för hur innovation ska implementeras i Cool Company.

“Just nu har vi inte behövt formalisera en strategi, dock tror jag att om vi blir en 100 anställda eller liknande så är det klart att vi måste ha ett större ramverk för hur vi jobbar

med detta”

(Head of operations, 2020)

En form av styrning som existerar för innovation i företaget är den avvägning som följs för att avgöra olika innovationsprocessers vikt. För att säkerställa att innovationsprocesser tas fram i linje med företagets vision utgår arbetet från ett “kostnad-fördel” ramverk. Ramverket används som ett verktyg för att få en överblick kring vad en process kan bidra med för värde, exempelvis hur mycker mer kundnytta en funktion kan ge, kontra hur mycket processen kostar i tid eller pengar. De processer som ger högst värde utifrån ramverket prioriteras först i företaget.

Processer som genomförs hos Cool Company sker genom att använda sig av det agila tänket. Det kan från start finnas en grundtanke för hur slutprodukten ska se ut, men under tiden innovationsprocessen genomförs kan detta förändras. Fokuset ligger i att få fram en produkt eller tjänst som efterfrågas av kunder och marknaden, vilken fortfarande ska vara relevant vid lansering, snarare än att styra processen mot ett specifikt mål som företaget ursprungligen hade. För att lyckas leverera en relevant produkt, eller tjänst, släpps mindre delar av den kontinuerligt under tiden som processen fortlöper. För ett företag med begränsade resurser är detta ett effektivt sätt att säkerställa att produkter och tjänster utvecklas kontinuerligt baserat på marknadens efterfrågan. Därmed slösas inte resurser i onödan.

För att främja innovation inom ett företag är det, enligt head of operations, viktigt som chef att se till att involvera så många som möjligt.

“Stjälpa innovation är att säga att innovation endast ska eller kan komma från produktägare och tech-teamet. Innovation ska vara öppen för hela organisationens input och vad vi ska

satsa på”.

att anonymt komma med förslag till innovationsprocesser. Därmed är förslagen det viktiga och inte ställningen på personen som gett förslaget. Det är enligt head of operations också väldigt viktigt att inte straffa någon som har en idé som i slutändan inte implementeras, eller visade sig vara bristfällig, utan istället uppmuntra dem till att fortsätta komma med idéer.

Cool Company genomför ingen mätning av innovation under innovationsprocessen. All mätning fokuseras efter implementering av nya produkter eller tjänster och det viktigaste mätetalet för dessa är kundnöjdhet. Mätetalet måste kunna besvara om den nya produkten eller tjänsten levde upp till kundernas förväntan och således också visa att Cool Companys innovationsprocess ledde till att skapa ytterligare värde. Däremot finns det

avdelningsspecifika KPI:er som följs upp på kvartalsbasis. Exempelvis mäts företagets kundsupport baserat på antalet samtal, hur lång tid varje samtal tar och slutligen kundnöjdhet. Utifrån dessa KPI:er har avdelningarna en kopplad bonus som genereras baserat på deras prestation. Vissa avdelningar en större del prestationsbaserad lön, exempelvis

säljavdelningen. Därmed fungerar både KPI och den prestationsbaserade lönen som viktiga styrverktyg i verksamheten och de används för att optimera och fokusera varje avdelnings kärnverksamhet.