PE Accounting

4.5.1 Bakgrund

PE Accounting grundades år 2011 och har i dagsläget omkring 100 anställda. PE

Accountings tjänsteerbjudande är en komplett outsourcing av ekonomifunktionen hos företag, där både mjukvara och personal ingår. Därmed är deras erbjudande helt riktat mot slutkund. Intervjuobjektet arbetar som teknisk chef på PE Accounting och har i sin roll ansvar för utveckling, produkter och teknisk support. Rollen innebär ansvar i att se till att företaget följer sin långsiktiga affärsplan och att de uppfyller sina strategiska mål längs vägen. Arbetet handlar till största del om att vägleda personal och att sätta prioriteringar.

Företaget är organiserat utifrån fyra olika specifika affärsområden. Growth, People, Consulting & Development vilka alla är underställda ett gemensamt område, redovisning. Tekniska chefen uppger att företaget har haft en stark tillväxt de senaste åren, vilket har krävt en ökning av personalstyrkan. På grund av detta har företaget inte längre möjlighet att vara lika snabbfotade. Därav har tillväxten lett till att en ökad specialisering och struktur krävs internt. Utifrån detta har kravet på tydliga affärsplaner ökat för att säkerställa att alla avdelningar arbetar mot företagets gemensamma mål. Utifrån en intern undersökning, där kultur och struktur rankades, visade det sig att de anställda ansåg att struktureringen av företaget kan förtydligas ytterligare, genom exempelvis mer definierade roller och

ansvarsområden. Kulturen beskrivs som öppen, där personalen anser att kommunikation och diskussioner kan flöda fritt. På företagets hemsida förmedlas det att kulturen är hjälpsam med syftet att kunna erbjuda optimal service till sina kunder (PE Accounting, 2020).

Utifrån att många företag vill få full kontroll över sin ekonomi och att beslutsunderlag ska finnas tillgängligt i realtid, formulerades PE Accountings vision:

“Redovisningen ska tas från att vara ett nödvändigt ont till att bli ett helt uppdaterat verktyg för ekonomisk styrning och uppföljning”

(PE Accounting, 2020)

Tekniska chefen säger att det finns strategiska mål uppsatta för att mäta hur bra de når upp till sin vision. Ett av dessa nyckeltal är bruttomarginal hos affärsområdet consulting då detta visar graden av automatisering som finns i företaget. Desto mer personalen på consulting behöver arbeta, desto lägre blir bruttomarginalen, vilket då visar en minskad grad av automatisering. Det finns även mål uppsatta, i linje med visionen, för de andra affärsområdena, exempelvis kundnöjdhet och graden av teknisk utveckling.

Företaget verkar inom både branschen för systemleverantörer och redovisningsbyråer, vilka båda präglas av konkurrens. Företaget beskrivs ha hittat en nisch som de är ganska ensamma om. PE Accounting beskriver på sin hemsida att detta beror på att företaget är både en redovisningsbyrå och systemleverantör, vilket möjliggör att de kan kombinera effektiviteten hos en dator och flexibiliteten hos en människa (PE Accounting, 2020). På branschnivå

tillsammans för att undvika att olika tolkningar ska existera. Då kan mer tid läggas på att utveckla företagets tjänsteerbjudande och inte på att tolka regulatoriska frågor.

4.5.2 Innovation

Innovation är, enligt den tekniska chefen, möjligheten att lösa saker på nya sätt och att skapa värde på nya sätt som inte fanns tidigare. Tjänsteinnovation benämns snarare som innovation specifikt för tjänster. Då visionen i företaget är att effektivisera, vilket görs till stor del genom automatisering, har innovativa lösningar en stor roll i verksamheten. Synen på innovation kan emellertid skilja sig internt, beroende på varje enskild individs roll och arbetssätt. Då är det viktigt att det finns en samstämmighet för vad innovation betyder för PE Accounting. Förmedlingen av synen på innovation sker genom deras bolagsvärderingar som ska följas av personalen. En utav dessa är att vara nyfiken och en annan är att vara prestigelös. Dessa värderingar uppmuntrar personalen till att ha ett innovativt tanke- och arbetssätt.

Källan till hur innovation uppstår hos PE Accounting har alltid utgått från användarna. Till en början innebar detta att företaget utvecklade system som de själva ville nyttja. I takt med att företaget har växt hämtas nu även feedback från externa användare, alltså kunder. Då externa användares affärsverksamhet skiljer sig från PE Accountings, identifierades ett behov av att utforma system som tillhandahöll lösningar även för dem. Dock byggs inte system för enskilda kunder, utan PE Accounting erbjuder skalbara produkter och tjänster som är enkla att använda för många olika kunder.

Innovationsprocessen följer en styrd metodik som kallas dual track agile. Utvecklingen sker i tre steg där det första steget kallas Opportunity, vilket innebär att en initial idé finns. Om idén anses intressant görs en Discovery. Då genomförs en förstudie som kan omfatta att

kundundersökningar genomförs samt studera vilka marknadsförutsättningar som finns för idén. Steget kan också innebära att en potentiell design av produkten görs eller att en prototyp tas fram. I Discovery genomförs så mycket förarbete som möjligt för att se om det finns bäring för idén och produkten. De idéer som tar sig igenom Discovery-steget får individuella projekt- samt effektmål. Projektmål syftar till att ge konkreta mål för processen och effektmål handlar om vilken total effekt processen ska bidra med. Om projektet bedöms ge positiv effekt går utvecklingen vidare till det sista steget som är Delivery. Här byggs produkten och hela projektet genomförs. Det är också här som produkten blir helt marknadsanpassad. All teknisk utveckling följer dual track agile metodiken, oavsett hur stor eller liten den är. Den

tekniska chefen förklarar att folk ibland vill hoppa över steg då de inte anser att det är viktigt för utvecklingen av specifika projekt.

“Givet att man har begränsade resurser så måste vi liksom hitta till en gemensamt hållbar prioritering”.

(Teknisk chef, 2020)

Arbetsgången säkerställer att värdeskapande och lönsamma lösningar skapas. Därav blir alla steg i processen viktiga att behandla för att inte slösa företagets resurser i onödan.

4.5.3 Styrning

PE Accounting har ingen uttalad innovationsstrategi. Företaget beslutar varje år om en affärsplan som definierar hur företaget ska säkerställa fortsatt tillväxt och där behandlas innovation. I processen när affärsplanen tas fram för året är alla affärsområden inblandade och får komma till tals. Detta är en process som gör det tydligt för alla inblandade vilka långsiktiga projekt som finns samt vilka produkter och tjänster som företaget kommer att satsa på. Affärsplanen utgår alltid ifrån företagets vision och långsiktiga mål. De långsiktiga och övergripande målen för företaget är att de ska ha tillväxt, god lönsamhet och nöjda kunder. Målen på företaget bryts ned på avdelningsnivå till olika mätbara KPI:er, som exempelvis bruttomarginal och kundnöjdhet. Det är viktigt för PE Accounting att samtliga mål har samma vikt för beslut som rör verksamheten. Exempelvis kan företaget tacka nej till vissa kunder då PE Accounting inte har tillräckligt automatiserade tjänster för kundens efterfrågan. Då skulle tillväxten bli ännu bättre, men lönsamheten går istället nedåt då

redovisningskonsulterna tvingas göra detta arbete manuellt och kundnöjdheten riskerar också då att försämras.

För att främja innovation anser den tekniska chefen att beslutsmandat ska förmedlas, vilket innebär att det ska finnas tydliga ramar och riktlinjer så att medarbetarna själva kan utveckla och driva innovation framåt. Således skapar medarbetarna innovativa produkter och tjänster som ligger i linje med företagets långsiktiga mål och vision. Det är i denna process även viktigt att ge medarbetarna beröm för att uppmuntra det innovativa tankesättet och få personalen att fortsätta bidra med sina tankar och åsikter.

Den finansiella budgeten är ett viktigt styrmedel för PE Accounting, då den också bryts ned på avdelnings-, och teamnivå. Budgeten fungerar som styrmedel genom att företagets olika affärsområden får en budget att arbeta utifrån under året. Storleksrelationen på affärsområdets individuella budget kontra hela företagets budget indikerar vad PE Accounting kommer fokusera på och vad de anser är viktigt att jobba med. Därmed visar budgeten också vilka delar av innovationsarbetet som kommer fokuseras på. Gäller det exempelvis affärsområdet Growth kan det innebära att innovationen fokuserar på hur PE Accounting ska kunna facilitera fler kunder. Som en del i framtagandet av affärsplanen läggs även fokus på vilka innovationer som redan har genomförts och hur de kan arbeta för att få ut maximal effekt av dessa. Den tekniska chefen menar att innovation inte alltid behöver betyda att företaget hittar den bästa lösningen, utan den lösning som tar företaget framåt.

“Det är bättre att vi gör någonting nu och lär oss av det, annars fastnar man”

(Teknisk chef, 2020)

När företaget ska göra ett avvägande om en innovation är värd att satsa på, och varför den måste genomföras, sker detta i Discovery-fasen. Det är i denna fas som bevis tas fram kring vad de tror att innovationen kommer leda till. Dessa bevis konkretiseras därefter i

effektmålen. Det är i företaget viktigt att de olika affärsområdena tar ansvar för effektmålen som skapas. Ett exempel ges när utvecklingsavdelningen tog fram en app-plattform som möjliggjorde att den tekniska utvecklingen som skedde internt kunde ske ännu fortare. Utvecklingsavdelningen var då ansvariga för att appen faktiskt ledde till den utlovade effekten. Används styrverktygen kring dual track agile på ett korrekt sätt säkerställs därmed också att effektmålen är rimligt konstruerade och att effekten av processen blir enligt det förväntade utfallet.