“I och med PostNord har funnits så länge finns det otroligt mycket processer och regler att följa. Men företaget ser inte likadant ut nu som det gjorde för 5, 10 år sedan vilket gör att många av dessa processer som vi har, är
processer som inte funkar i dagsläge med nuvarande produktionssätt”, enligt produktionschefen Bengt. Bengt menar därför att han är väldigt noggrann med att säga till sina medarbetare att våga testa nya saker och prova egna arbetssätt eftersom de behöver strukturera om hela företaget för att kunna bli mer effektiva och hitta arbetssätt som funkar bäst praktiskt. Han uppmuntra därför sina anställda att ta egna initiativ och tänka utanför boxen för att hitta ny arbetssätt.
Även terminalchefen försöker uppmuntra medarbetarna till detta och ger beröm till de medarbetare som tar egna initiativ. Detta tror han föder ett beteende att man sedan vill ha mer beröm och gör att medarbetarna tar mera egna initiativ. Han kan inte svara på att alla arbetar såhär, men det är så han vill att alla ska styras för att vara mer närvarande. Gruppledaren tycker att kommunikationen med medarbetarna är viktig där hon försöker se till att man ser och hör dem. Hon arbetar även med att ge beröm till medarbetarna där hon försöker framföra det genom att säga något specifikt som hon tyckte var bra till individen än att bara säga bra jobbat för att motivera och engagera medarbetarna. Christina skulle däremot önska att det vore ännu mer
kommunikation med medarbetarna än vad det är idag. Exempelvis att man träffas i mindre grupper och diskuterar hur man tyckte att saker funkar osv.
Eftersom de har många medarbetare, finner hon svårigheter i att prata med alla medarbetare varje dag. Hon fortsätter med att berätta att på ett skift har de 54 personer och då har hon kanske hunnit pratat med 10 av dem under produktionen. De har även flera medarbetare som kommer och jobbar extra
och känner att hon då inte får den nära kontakten som skulle önska sig ha med de medarbetarna. Även terminalchefen upplever det som en utmaning att nå ut till alla medarbetare på̊ det sätt som han hade önskar gällande
motivation och engagemang, i och med de är ett dygnet runt verksamhet med många medarbetare och behöver även få med de understående cheferna.
Historiskt sett har engagemanget bland medarbetarna varit låg enligt deras interna medarbetarundersökningar (PostNord, 2018). Att den har varit låg tror han handlar om att arbetsuppgifterna är ganska ensidigt och för att det inte så roligt att stå och lyfta packet. Det de arbetar med idag för att det ska bli mer varierande är att de jobbar mera mellan enheterna. De har exempelvis truckförare som är ute och kör lastbil, brevbärare som lyfter paket, paket arbetare som kör distributionsbil så att de kan få lite mer omväxling.
Om en medarbetare har idéer eller feedback finns det två tillvägagångssätt för dem att lämna in dem, enligt terminalchefen. Antingen genom att gå direkt till en av cheferna så får dem föra det vidare eller genom C2 systemet.
C2 systemet är IT system som alla medarbetare kan ge förbättringsförslag genom och till och med lägga det mot en viss person så att den individen sedan blir tvingad att göra någonting med detta förslag. För om man inte gör det, kommer den att ge en påminnelser via sin mail att man har ett
förbättringsförslag som man behöver antingen reagera eller agera på tills man har gjort det. Gruppledaren kunde däremot inte säga på rak arm att hon kände till detta system. Samtidigt förklarar hon att hon inte sköter så mycket av det administrativa utan är mer ute på golvet. Hon brukar däremot få förslag på förbättringar i terminalen från medarbetarna personligen. Exempelvis nu när det är däcksäsong brukar Christina få förslag på hur man ska hantera däcken som hon sedan tar vidare uppåt eftersom det är inget de centralt kan
bestämma där. Sedan kan hon även få förslag över mindre saker som går att lösa centralt. Om det gäller saker som är centralt testar hon gärna idéerna för att se om det var en bättre lösning eller inte.
Terminal- och produktionschefen brukar även få förbättringsförslag från medarbetarna. Bengt menar däremot att det varierar mellan medarbetarna om de ger eller inte. Några är jätteduktiga på det och visar höga ambitioner, brinner för yrket och tycker att det är viktigt att ta företaget framåt, medans andra medarbetare vill mestadels bara komma till jobbet för att göra sitt för att sedan få lön den 25:e och gå hem. Han avslutar med att poängtera att detta inte gäller alla medarbetarna där de finns en stor del anställda som gör sitt yttersta för att hitta nya arbetssätt och processer.
Huruvida om medarbetarna ger nya förslag och feedback tror terminalchefen beror på hur man är själv som ledare. Att man ammar och våga testa idéerna som medarbetarna kommer med. Han upplever själv att de har chefer som lyssnar på medarbetarna, men att de inte gör något med idéerna eftersom de själva inte tror på idéen. Detta tycker hen är fel tillvägagångssätt och menar att man ska våga testa, lyssna och ha förtroende på sina medarbetare. Om man inte gör det kommer man tillslut inte få några fler idéer från
medarbetarna.
Förbättringsförslagen som de får in, går sedan ledningsgruppen
(produktionscheferna och terminalchefen) igenom i ett möte som de har en gång per månad där de diskuterar nya arbetssätt och nya idéer för att ta nästa kliv för att utveckla verksamheten (Produktionschefen). Oavsett om det nu går eller inte går att genomföra förbättringsförslaget, menar både
terminalchefen och gruppledaren att återkoppling och uppföljning av resultatet är viktigt att ge tillbaka till medarbetaren så att hen vet vad som hände med idéen. Gruppledaren fortsätter med att förklara att här ska man säga varför det exempelvis inte gick att genomföra idéen och vem det var som bestämde det så att man får en bra förklaring. Terminalchefen uppskattar all form av förbättringsförslag eller feedback från medarbetarna, smått till
stort. Kan variera mellan förändra sorteringen, hur de ska köra truklinjerna, flytta en papperskorg från ett ställe till annat eller flytta skrivare för att det kommer ut fler till den fickan. Det varierar mycket och kan även beröra saker som inte är arbetsrelaterat exempelvis lunchrummet.
Medarbetarnas motivation