Styra för att motivera
- En fallstudie på PostNord
Författare: Victoria Fagerlund Larsson Handledare: Eva Wittbom
Examinator: Elin Funck Termin: VT20
Ämne: Examensarbete i Controller för
Examensarbete
Förord
Vill först och främst rikta ett riktigt stort tack till samtliga respondenter från PostNord som hade möjlighet att ställa upp på intervju. Utan dessa
intervjuer hade det inte varit möjligt att genomföra studien.
Vill även ge ett extra stort tack till min handledare, Eva Wittbom, för ditt engagemang och dina värdefulla råd. Du var verkligen till stöd under
uppsatsens gång!
Jag vill även tacka min examinator Elin Funck och seminariedeltagarna för era värdefulla idéer och synpunkter.
Tack!
Linnéuniversitet, Växjö 28/5-2020
Victoria Fagerlund Larsson
Sammanfattning
Titel: Styra för att motivera – En fallstudie på PostNord
Kurs: Examensarbete i Controller för Civilekonomprogrammet, 30 hp (4FE18E)
Lärosäte: Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitet Växjö Författare: Victoria Fagerlund Larsson
Handledare: Eva Wittbom Examinator: Elin Funck
Bakgrund: Många chefer upplever svårigheter i att motivera sina
medarbetare. Detta framkommer framförallt i större organisationer eftersom de behöver ta hänsyn till flera individer med olika behovssystem som behöver tillfredsställas för att de ska känna sig engagerade och motiverade.
För att motivera medarbetarna, har det blivit allt vanligare att organisationer använder sig av sin styrning. Hur styrningen används påverkar däremot medarbetarnas motivation. Under de senaste decennierna har organisationers struktur och strategi även genomgått en stor förändring. Vid detta, har intresset bland forskare att studera Simons konceptuella modell levers of control ökat. För att sedan studera motivation kommer jag att använda mig Herzbergs tvåfaktorsteori om motivations-och hygienfaktorer.
Syfte: Syftet med denna uppsats är att analysera PostNords styrsystem och undersöka vad det har för stöd för att motivera och engagera medarbetarna.
Metod: För att besvara forskningsfrågan och syftet, har jag gjort en fallstudie på PostNords paketterminal. En kvalitativ forskningsmetod har används med en kombination av intervjuer, dokument och deltagande observationer.
Slutsats: Studiens resultat tyder på att alla systemen är väsentliga för antingen motivations-eller hygiensfaktorerna. Värderingssystemet kan man hitta i dem båda men funkar bättre till stöd för motivationsfaktorerna än vad det gör för hygienfaktorerna. Gränskapande systemet funkar endast till stöd för hygienfaktorerna. I det diagnostiska och interaktiva styrsystemet finns det
delar som både funkar och ej funkar som stöd för både motivations-och hygienfaktorerna, utifrån PostNords styrning.
Nyckelord: Levers of control, Tvåfaktorsteorin, Ekonomistyrning, Motivation & Engagemang.
Abstract
Title: Control to motivate – A case study at PostNord
Course: Master Thesis in Business Administration, Controller 30 hp (4FE18E)
Institution: School of Business and Economics at Linnaeus University in Växjö
Author: Victoria Fagerlund Larsson Tutor: Eva Wittbom
Examiner: Elin Funck
Background: Many managers have trouble motivating their employees.
Especially in larger organizations since they need to take more individuals into consideration, with different needs that needs to be satisfied to feel engaged and motivated. To motivate employees, it has become more
common to use their control system. How this is used effects the employee’s motivation. During the last decades, the organizations structure and strategies have also gone through large changes. During this time scientists interest in studying Simons concept “model levers of control” has grown. To study motivation, I will be using Herzbergs two-factor theory about motivation and hygiene factors.
Purpose: The purpose of this essay is to analyze PostNords control system and how it motivates and engages the employees.
Method: To answer the scientific question and the purpose I have made a case study on PostNords package terminal. A qualitative research method has been used with a combination of interviews, documents and participating observations.
Conclusion: This study concludes that all systems are essential for either motivational or hygiene factors. In the beliefs system you can find both with the exception that it works better with motivation factors than with the
hygiene factors. The boundary system works only to support the hygiene factors, and in the diagnostic and interactive control system there is parts that work for both the motivation and hygiene factors based on PostNords control system.
Keywords: Levers of control, Two-factor theory, Management control system, Motivation & Engagement
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
Bakgrund... 1
Problemdiskussion ... 2
Syfte och frågeställning ... 5
2 Teoretisk referensram ... 6
Ekonomistyrning ... 6
2.1.1 Formell och informell styrning ... 6
2.1.2 Levers of Control ... 7
Motivation ... 13
2.2.1 Inre och yttre motivation ... 13
2.2.2 Tvåfaktorsteorin ... 15
Tidigare forskning om levers of control och tvåfaktorsteori ... 18
Konceptuell- och analysmodell... 21
3 Metod ... 25
Forskningsstrategi ... 25
Forskningsdesign ... 26
Teoretisk materialinsamling ... 27
Empirisk materialinsamling... 28
Analys av data... 35
Kvalitetskriterier ... 36
Etiska överväganden ... 38
Sammanfattning metod ... 39
4 Empiri ... 40
PostNord styrning ... 40
4.1.1 Vision, mission och syfte ... 40
4.1.2 Kärnvärden ... 41
4.1.3 Uppförandekoder ... 44
4.1.4 Mål och prestationsmått ... 46
4.1.5 Dialog och debatt ... 50
Medarbetarnas motivation... 53
4.2.1 Arbetsuppgifter och ansvar ... 53
4.2.2 Arbetsmiljö ... 57
4.2.3 Relation och samarbete ... 61
4.2.4 Prestationsmål ... 64
4.2.5 Karriär och utvecklingsmöjligheter ... 67
5 Analys ... 69
Levers of control och hygienfaktorer ... 69
Levers of control och motivationsfaktorer ... 80
6 Slutdiskussion ... 90
Slutsats ... 90
Kritik till eget arbete ... 93
Förslag på vidare forskning ... 93
Referenser ... 95
Bilagor ... 102
Bilaga 1 Intervjuguide chefer... 102
Bilaga 2 Intervjuguide gruppledare ... 103
Bilaga 3 Intervjuguide terminalarbetare ... 104
1 Inledning
Det inledande avsnittet presenterar uppsatsens bakgrund följt av problemformuleringen. Avsnittet avslutas sedan med frågeställning och syfte.
Bakgrund
Ett övergripande mål för organisationer är de ska gå med vinst och vara framgångsrika (Dobre, 2013). Men det krävs mer av företag att driva sin verksamhet nu än vad det gjorde förut. Arbetsmiljöer är komplexa,
oförutsägbara och utsätts för kontinuerliga förändringar som företag inte kan undvika, utan är något organisationer behöver anpassa sin verksamhet till för att överleva på marknaden (Häsänen, 2010). För att effektivt implementera strategin behövs kunnig och engagerad personal. För att påverka
medarbetarnas beteende kan man använda motivation som verktyg för att få de att agera i linje med organisationens mål och strategier (Dobre, 2013). Det är även en väsentlig faktor för hur engagerade och hur väl medarbetarna kommer att utföra uppgifterna (Yimin, 2020). En motiverad anställd tenderar även att kontinuerligt leta efter sätt för att förbättra saker i organisationen, vilket är en viktig del för organisationers framgång (Kalimullah, 2010).
Många chefer upplever däremot svårigheter i att motivera sina medarbetare.
Detta framkommer framförallt i större organisationer eftersom de behöver ta hänsyn till flera individer med olika behovssystem som behöver
tillfredsställas för att de ska känna sig engagerade och motiverade (Kolk, Driks & Bogt, 2019). Eftersom människor har olika behovssystem kan man inte använda samma strategi till alla. Någon kommer motiveras av att få mer ansvarsfulla arbetsuppgifter, medan någon annan motiveras av att arbeta i en bra arbetsmiljö (Dobre, 2013). För att få medarbetare att integrera i
företagets långsiktiga mål, har det blivit allt vanligare att organisationer
använder sig av sin styrning för att nå ut och motivera sina anställda.
Organisationers styrsystem spelar en västlig roll för att motivera
medarbetarna, där man använder strategin som stöd för detta (Kolk et.al, 2019). Företags strategi bör vägleda anställda hur de ska agera för att kunna skapa värde för sina kunder och identifiera hur de urskiljer sig från sina konkurrenter för att vara konkurrenskraftiga. Styrsystemets används sedan i mån för att vägleda, göra strategiska beslut med och för att kunna uppnå organisationens mål (Simons, 2014).
Problemdiskussion
Behovet för företag av att använda sin strategi som stöd för att hantera förändringar har blivit mer centralt i styrningen i och med globaliseringen.
Stora organisationer behöver idag interagera i flera olika typer av faktorer som påverkar verksamhetens möjlighet att nå deras mål. Ny teknologi, lagar och förordningar, förändrade marknader och konkurrens är exempel på några faktorer (Blanco, Rivera, Patino & Martinez, 2019). Författarna Pretorius och Martiz (2011) menar däremot att organisationers storlek påverkar företags möjlighet att implementera sin strategi effektivt eftersom det är enklare för chefer att övervaka i mindre organisationer i förhållande till stora
organisationer. Detta beror på att komplexiteten påverkar företags möjlighet att styra och kommunicera på ett sätt så att medarbetare får den information och träning de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter effektivt (Pretorius
& Martiz, 2011; Simons, 2014).
Även fast det har blivit vanligare för företag att använda sin styrning för att motivera medarbetarna (Kolk, Driks och Bogt, 2019), visar även tidigare forskning (se Pfister & Lukka, 2019; Sutton & Brown, 2016; Adler & Chen, 2011) att en organisations styrsystem kan undergräva medarbetarnas
motivationen istället för att öka den beroende på hur den används. Sutton och Brown (2016) forskning tyder på att det är när individer känner sig pressade
att prestera eller styrda som motivationen minskar. Exempelvis kan belöningar, hot, påtvingade mål och deadlines vara faktorer som kan äventyra medarbetarnas möjlighet att erhålla erkännande efter att man har genomfört en uppgift eftersom man känner sig styrd (ibid).
Hur styrningen används påverkar därmed medarbetarnas motivation.
Under de senaste decennierna har organisationers struktur och strategi även genomgått en stor förändring. Vid detta, har intresset bland forskare att studera Simons konceptuella modell levers of control ökat (Martyn et.al, 2016). Modellen illustrerar hur man implementerar samt utvecklar strategier genom en kombination av värderingssystemet, gränsskapande systemet, diagnostiska styrsystemet och interaktiva styrsystemet. Värderingssystemet används för att inspirera och vägleda medarbetarna att söka efter nya möjligheter. Men för att undvika risker av aktiviteter som inte förhåller sig till strategin, begränsar sedan det gränsskapande systemet sökandet genom att sätta upp regler, koder och föreskrifter. Diagnostiska styrsystemet övervaka utfallet och korrigerar avvikelser för att nå̊ måluppfyllelse och det interaktiva styrsystemet stimulerar organisatoriskt lärande och framväxten av nya idéer och strategier (Simons, 2014).
Martyn et.al (2016) har i sin forskning studerat hur levers of control har använts de senaste 25 åren och kom fram till att det främst har studerats för att gå djupare in i de organisatoriska frågorna exempelvis hållbarhet,
miljöredovisning eller företagets sociala ansvar. Från egna sökningar har jag främst hittat artiklar som har forskat om systemen var för sig, där det
interaktiva systemet har fått störst intresse (se avsnitt 2.3 Kober, 2007; Bisbe
& Otley, 2004; Bisbe & Malagueno, 2009). Ett annat vanligt fenomen är att undersöka paradoxen mellan styrning och kreativitet som exempelvis Speklé, Elten och Widener (2017) samt Adler och Chen (2011) gör. Båda författarna
går in på att styrning och kreativitet oftast ses motstridiga, men kommer fram till att beroende på hur styrningen används kan det öka individers kreativitet.
Har däremot inte hittat att levers of control har använts med infallsvinkel på motivation. Att studera fenomenet mellan styrning och motivation är däremot inget nytt där exempelvis författarna Pfister & Lukka (2019), Sutton &
Brown (2016), Beuren, Santos och Bernd (2019) samt Kolk et.al, (2019) gör detta. Kolk et.al (2019) menar däremot att även om relationen mellan
styrning och motivation har studerats förut, är det fortfarande oklart vilka typer av styrsystem kan kopplas till olika typer av motivation. För att minska detta forskningsgap använder författarna sig av Merchant och van der Stedes styrramverk (personalstyrning, kulturell styrning, handlingsstyrning och resultatstyrning) som de kopplar samman med den inre och yttre
motivationen, för att sedan undersöka hur olika typer av motivation kan associeras med resultaten (ibid).
Detsamma som Kolk et.al (2019) uppmärksammande, verkar det finnas lite forskning om olika styrsystems koppling till motivation. Även fast
författarna inte använde sig av levers of control, är det den närmsta artikeln jag kunde hitta som liknar min. Detta är för att vi båda undersöker detta fenomen mellan styrning och motivation, men väljer olika modeller och teorier för att undersöka detta. De valde att använda sig av Merchant och van der Stedes (2003) styrramverk, medans jag kommer att använda mig Simons (1995) levers of control. En annan skillnad är att de utgår efter den inre och yttre motivation medan jag kommer att använda mig av Herzberg (1993) tvåfaktorsteori vid talan om motivation.
Herzberg (1993) tvåfaktorsteorin framhäver två faktorer som bygger på människans två olika behovssystem; motivations- och hygienfaktorer. Dessa faktorer är oberoende av varandra där hygienfaktorerna är kopplad till
arbetsförhållandena och omgivningen (exempelvis medarbetarnas
arbetsmiljö, lön och relationer). Motivationsfaktorerna är relaterade till själva arbetet (exempelvis arbetet i sig, prestation eller att erhålla ansvar)
(Herzberg, 1993). Det som främst har forskat vidare om tvåfaktorsteorin, har varit och undersöka teorins relevans eftersom den presenterades för över 60 år sedan (Bassett-Jones & Lloyd, 2005). Guha (2010) menar att modellen behöver ses över eftersom motivations- och hygienfaktorerna utformades efter generation X, och kan därför inte generaliseras till generation Y.
Bassett-Jones och Lloyd (2005), Guha (2010) samt Habib, Awan och Sahibzada (2018) studier visar däremot att modellen fortfarande är
användbar att använda sig av trots att den presenterade för över 60 år sedan.
För att studera fenomenet mellan styrning och motivation, kommer jag att vara på en av PostNords paketterminaler. PostNord är ett intressant företag att studera eftersom de är idag Sveriges näst största företag efter antal anställda vilket borde försvåra deras möjlighet att motivera och engagera medarbetarna, enligt Kolk et.al (2019) samt Pretorius och Martiz (2011).
Sedan millennieskiftet har även paketvolymerna på̊ PostNord ökat med 11 procent varje år. Detta sätter press på både logistikflödena och personalen eftersom antalet anställda samtidigt minskar (PostNord, 2018).
Syfte och frågeställning
• Vad finns det i Simons (1995) styrsystem för stöd för att motivera och engagera medarbetarna?
Syftet med denna uppsats är att analysera PostNords styrsystem och
undersöka vad det har för stöd för att motivera och engagera medarbetarna.
2 Teoretisk referensram
Syftet med avsnittet är att ge läsaren en bättre teoretisk förståelse. Jag inleder kapitlet med ett avsnitt om ekonomistyrning där jag går igenom den formella och informella styrningen samt levers of control för att sedan gå in på ämnet motivation. För motivation går jag igenom den inre- och yttre motivation samt tvåfaktorsteorin. Referensramen avslutas med ett avsnitt om tidigare forskning och en analysmodell.
Ekonomistyrning
2.1.1 Formell och informell styrning
En organisations styrning bör vägleda medarbetarnas beteende på ett sätt så att deras handlingar är i enlighet med företagets strategi och mål (Anthony et.al, 2014). Det finns flera olika former av styrning. En av dessa är den formella och informella styrningen (Langfield-Smith, 1997). Den formella styrningen kan definieras som ett sätt att styra och påverka medarbetarnas beteende för att försäkra sig om att vissa aktiviteter genomförs för att
implementera strategin effektivt (Laguir, Laguir & Tchemeni, 2018). Det ser till att specifika utfallsmått uppnås och involverar bland annat mätning, planering och uppföljning (Langfield-Smith, 1997; Simons, 2014). Den formella styrning hjälper organisationer att effektivt anpassa sina resurser och påverka anställdas beteende för att uppnå organisationens övergripande mål. För att uppnå måluppfyllelse samt implementera strategin effektivt, är den formella styrningen en väsentlig del för organisationer (Changsuk, et.al, 2018).
I motsats till det formella styrsystemet, kan man definiera den informella styrsystemet som ett system som påverkar organisationens kultur genom gemensamma normer, värderingar och traditioner för att styra medarbetarnas beteende (Laguir, Laguir & Tchemeni, 2018). Langfield-Smith (1997) förklarar den informella styrningen som något som skapas inuti i företaget
och inkluderar organisationens oskrivna policy vilket oftast påverkas av deras kultur.
Historiskt har den formella styrningen varit i fokus men under det senaste decenniet har intresset bland organisationer att använda sig av den informella styrningen ökat. Detta beror på behovet av att använda mer ändamålsenliga medel för att kunna planera, samordna och motivera sina anställda. Exempel på informella styrmedel är företagets kultur, lärande och medarbetarskap.
Kultur finns i alla organisationer och avser deras sätt att leva, tänka och agera. Kulturen påverkar exempelvis medarbetarens beslutsfattande, kommunikationen, vad som är bra/ dåligt, önskvärt/ icke önskvärt och vad som bör eftersträvas/ undvikas. Lärande innebär att man förbättrar
arbetsuppgifterna. Exempel på detta är kortare ledtider, förbättrad kvalitet på arbetet eller att man lär sig nya arbetsuppgifter. Avslutningsvis, har intresse för medarbetarskap (empowerment) ökat och avser att anställda ska kunna påverka sitt arbete. Anställda ska känna att deras arbete är meningsfullt, att deras kompetens tas tillvara och att företaget litar på dem. Medarbetarskap ska öka medarbetarnas engagemang och vilja att göra bra ifrån sig (Ax et al, 2015).
2.1.2 Levers of Control
För att förstå relationen mellan styrning och strategi, presenterar Simons (2014) den konceptuella modellen levers of control. Den används för att implementera organisationers strategier samt för att utveckla dem. Figur 2-1 visualiserar kombination av värdering, gränsskapande, diagnostiska och interaktiva styrsystemet med företagets affärsstrategi som modellens kärna.
Figur 2-1. Kontrollera affärsstrategi: Viktiga variabler som ska analyseras (Simons, 1995, s. 7)
Affärsstrategin är ämnad för att vägleda anställda till hur de ska agera för att kunna skapa värde för sina kunder och identifiera hur de urskiljer sig från sina konkurrenter för att vara konkurrenskraftiga. Men för att kunna
implementera en framväxande strategi effektivt, behöver man först analysera organisationens kärnvärden, risker att undvika, strategiska osäkerheter och kritiska prestationsvariabler. Varje sådan nyckelkonstruktion styrs av ett system. Dessa system behöver en balans för att effektivt implementera affärsstrategin (Simons, 2014). Att kombinera dessa har en positiv effekt till anställas medarbetarskap och kreativitet (Baird, et.al. 2019)
Värderingssystemet används för att inspirera och vägleda medarbetarna att söka efter nya möjligheter. Gränsskapande system begränsar sedan sökandet genom att sätta upp regler, koder och föreskrifter för att undvika risker av aktiviteter som inte förhåller sig till strategin. Diagnostiska styrsystemet övervakar utfall och korrigerar avvikelser för att nå måluppfyllelse och sist
men inte minst stimulerar interaktiva styrsystemet organisatoriskt lärande och framväxten av nya idéer och strategier (Simons, 2014).
2.1.2.1 Värderingssystem
Värderingssystemet används för att kommunicerar ut organisationens
kärnvärden för att sedan motivera, uppmuntra och inspirera anställda att söka efter nya möjligheter (Speklé, 2017). Genom att ha tydliga kärnvärden, säkerställer man sedan att medarbetarna agerar i rätt typ av aktiviteter (Simons, 2014). Värderingarna är sammanlänkade med organisationens affärsstrategi och förmedlas ut till de anställda genom att ta fram och
kommunicerar ut organisationens vision, syfte och mission (Iwaarden, Wiele
& Williams, 2006). Visionen ska spegla hur företaget vill att deras kunder ska uppfatta dem och hur de ska växa. Företags vision har en väsentlig roll för att engagera och motivera medarbetarna. Det gör även att medarbetarna blir mer delaktiga i organisationen samt tar på sig mer ansvar och tar egna initiativ (Ax et.al, 2015).
Organisationer behöver kontinuerligt förmedla värderingarna till
medarbetarna för att hålla dem i liv. För detta, finns det ett stort ansvar hos cheferna att efterleva värderingarna för att vara ett gott exempel. Cheferna ska även belöna de medarbetare som följer värderingarna genom att exempelvis ge dem en klapp på axeln eller ge mer ansvarsfulla
arbetsuppgifter (Simons, 1995). Eftersom värderingssystemet uppmuntrar medarbetarna att vara kreativ i sitt arbete och söka efter nya möjligheter, ska det även ta bort oron att deras förslag och idéer inte skulle vara välkomna eller uppskattade av företaget som anställda annars kan känna, enligt Speklé (2017).
2.1.2.2 Gränsskapande system
Det gränsskapande systemet sätter upp gränser genom regler och förskrifter för de anställda i mån för att undvika risker som kan skada dem eller
företaget när de söker efter nya möjligheter. Systemet möjliggör fortfarande att de ska vara kreativa och innovativa, men inom vissa gränser för att försäkra att de agerar i enlighet med deras affärsstrategi. Oavsett
organisations storlek, är det i princip omöjligt för cheferna att annars känna till alla problem samt lösningar och möjligheter. Systemet säger inte direkt vilka möjligheter de ska söka efter, med det sätter gränser till vad de inte får utforska. Detta beror på att när anställda är entusiastiska att leta efter nya möjligheter, kan det ge motsatt effekt och skada företaget istället. Allvarliga incidenter kan leda till avskedning för den anställde, även fast hjärtat var på det rätta stället (Simons, 2014).
Ibland kan även medarbetare känna en press eller frestelse att agera oetiskt genom att ändra resultatets utfall manuellt för att nå målen. Sannolikheten att medarbetare gör detta är större om man kan hitta anledningar till att
rationalisera sitt beteende. Genom att kommunicera tydliga koder, vet medarbetarna hur de ska agera om de känner denna press eller frestelse. Om organisationens verksamhet bygger på tillit och gott rykte, är dessa koder extra väsentliga. Ett dåligt rykte kan göra allvarlig skada på företagets möjlighet att implementera strategin effektivt (ibid).
2.1.2.3 Diagnostiska styrsystemet
Diagnostiska styrsystemet används av cheferna för att motivera, övervaka och belöna när specifika mål uppnås. Det är ett formellt informationssystem som chefer använder sig av för att övervaka utfall och korrigera avvikelser för att se till att målen uppfylls och är i enlighet med strategin. För detta, behöver organisationer ha möjlighet att mäta utfallet, jämföra resultatet med målet och korrigera avvikelserna för att uppnå målet. Detta gör att cheferna
enkelt kan se om de behöver vidta åtgärder för att nå målen eller om de är i linje med tänkta strategin. Utan det diagnostiska styrsystemet, skulle
cheferna inte veta om de uppfyller sin strategi eller ej (Simons, 1995; 2014).
För att inte ha överflödig eller onödig information, ska cheferna välja ut de kritiska variablerna som företaget behöver fokusera på. De kritiska
variablerna är de faktorer som måste uppnås eller implementeras framgångsrikt för en lyckad strategi (Simons, 2014). Organisationers möjlighet att implementera sin strategi och mål kan påverkas av tre saker enligt Marchant (2017), vilket är bristande direktiv, motivationsproblem eller personliga begränsningar. Bristande direktiv avser att medarbetarna inte vet vad organisationen har för förväntningar på dem. Om medarbetarna vet vad som förväntas av dem kan det andra problemet vara motivationsproblem.
Detta kan uppstå eftersom medarbetarnas personliga mål inte är i linje med organisationens mål. Effekten blir att de anställda inte agerar efter ett
önskvärt beteende för företagets bästa. Den sistnämnda anledningen beror på personliga begränsningar, exempelvis saknar träning, kunskap eller
erfarenhet för att nå målen (ibid).
Medarbetarna behöver veta syftet med målen och förstå vikten av att uppfylla målen i detta (Ax et.al, 2015). Målformulering gör att anställda i organisationen blir mer fokuserade vilket stärker prestationen och kan
motivera medarbetarna om svårighetsgraden framställs på rätt nivå (Lindvall, 2011). Med för enkla mål når man inte maximal prestation men om målen är för svåra, kommer medarbetarna att tycka att de är orimligt och ouppnåeliga vilket leder till att motivationen minskar att nå målen. För svåra mål kan även ses som ett hinder eftersom det bidrar till att medarbetare känner sig stressade. Vid en alltför hög stressnivå, arbetar man mindre effektivt och produktivt. Även sjukfrånvaron kommer att öka samtidigt som
medarbetarnas moral, tillit och koncentration minskar där de känner ett missnöje till sin arbetsplats (Abro & Salam, 2014).
2.1.2.4 Interaktiva styrsystem
Det interaktiva styrsystemet är ett formellt kommunikationssystem som chefer använder sig av för att få information från hela organisationen och för få med de anställda på lägre nivåerna i beslutsfattandet för att stimulera informationsflödet mellan de olika hierarkin i organisationen. Den stimulerar lärande samt framväxten av nya idéer och strategier för att hantera de
strategiska osäkerheterna tillsammans med de anställda. Figur 2-2 nedan visualiserar detta.
(1) Organisationens affärsstrategin är ämnad för att beskriva vad det är som gör dem konkurrenskraftiga och hur de skapar kundvärde. Strategin kan komma och ändras för att matcha ledningens framtida vision för företaget.
(2) Beroende på hur den nya visionen för företagets ser ut, uppkommer det strategiska osäkerheter. Företagets strategi påverkas av omvärldsförändringar vilket i sin tur leder till dessa osäkerheter. Exempelvis kan ny teknologi underminera företagets möjligheter att skapa värde, ändringar i samhället kan minska behovet av vissa varor eller tjänster, konkurrenternas prissättning kan sätta organisationens värdeproposition i risk, produktdefekter kan skrämma iväg kunder och ändringar i regeringens policy eller regler kan utan
förvarning ta bort viktigt skydd eller subventioner (Simons, 2014). (3) Genom det interaktiva styrsystemet, kan ledningen skicka ut meddelanden till organisationen i mån att rikta deras uppmärksamhet mot företagets strategiska osäkerheter. Detta sätter sedan press hos cheferna på olika nivåer att motivera medarbetare att samla in information om sin omgivningen, (4) för att sedan föra en debatt och dialog med medarbetarna för att få in idéerna för att kunna justera den befintliga strategin till en ny (Simons, 2014; Bisbe
& Otley, 2004).
Figur 2-2. Använda det interaktiva styrsystemet för lärande (Simons, 2014, s.
235)
Motivation
2.2.1 Inre och yttre motivation
Motivation kan beskrivas som en ledningsprocess som driver personer att arbeta bättre för det stora hela i organisationen. Detta görs genom att ge dem motiv som baserats efter deras behov (Okoth & Florah, 2019). Vid talan om motivation, brukar man urskilja den inre motivationen och den yttre
motivationen. När man känner tillfredsställelse av att genomföra arbetsuppgifterna och uppnå målen brukar man tala om den inre
motivationen (Anthony, 2014). Motivationen skapas inifrån och är kopplade till sin önskan att prestera eller utmana sig själv för att utvecklas (Hein, 2012). Yttre motivation å andra sidan, uppnås utanför arbetsaktiviteter. Man använder arbetsuppgifterna som ett verktyg för att kunna få belöning.
Belöningar sker exempelvis genom att ge medarbetare lön, bonus eller förmåner (Kaufmann, 2016). Men hur man får medarbetare att bli som mest motiverad finns det olika tankar om. Hur man når den högsta möjliga nivå av motivation finns det även olika tankar om. Vallerand (2012) tar upp två synsätt, där han menar att till en början ansåg man att en kombination av den
inre och yttre motivationen är den optimala för att ha motiverade
medarbetare. Senare forskning visar däremot att följden av att ge ekonomiska belöningar (yttre motivation) för att få individer att engagera sig inför nya arbetsområden, kan minska den inre motivationen eftersom de istället strävar efter av att få belöningen (ibid).
Oavsett vilken form av motivation man pratar om, påverkar det hur engagerade medarbetarna är (Cheng, Mukhopadhyay & Williams, 2020).
Motiverade och engagerade medarbetare tenderar att göra det där lilla extra, arbeta hårdare och mer effektivt mot företagets värderingar och mål (Latham, 2012; Durga & Wallace, 2011). Hur (2017) menar därför att motiverade medarbetare kan ge organisationen en konkurrensfördel eftersom de får medarbetarna att arbetar mot organisationens mål och förbättrar resultaten.
Det hjälper även företag att växa och överleva på snabbt föränderliga
arbetsplatser och öka produktiviteten samt förbättrar kundnöjdheten (Dobre, 2013). Även Okoth och Florah (2019) menar att organisationens framgång beror på medarbetarnas insatser. Om de inte är motiverade resulterar det i att de inte bidrar lika mycket och arbetar inte för att nå företagets mål vilket påverkar organisationens framgång.
Cheferna inom organisation har till uppgift att motivera och påverka medarbetarnas beteende för att nå målen, där relation till medarbetarna kan antingen ha en positiv eller negativ påverkan på deras motivation (Bolman, 2019). Många chefer upplever däremot svårigheter i att skapa och behålla motivation hos de anställda. Att analysera organisationens olika avdelningar ger en mer representativ bild för att veta vad medarbetarna har för behov.
När behoven är uppfylld, kommer medarbetarna att fokusera mera på vad de kan bidra till arbetsplatsen. Vad som motiverar anställda skiljer sig utifrån deras behov. Något som motiverar den ena, behöver därför inte motivera någon annan. Några drivs av högre provision medans andra drivs av behovet
att prestera eller av vetskapen att man har ett jobb att gå till (Dobre, 2013).
Hur involverad man är i organisationen kan skilja sig åt beroende på vilken form av anställning man har, exempel deltid eller heltidsanställd. Detta beror på att många som är deltidsanställda är involverade i andra saker och har inte samma fokus för att utveckla organisationen såsom heltidsanställda har (Thorsteinson 2003).
2.2.2 Tvåfaktorsteorin
Människans behov kan delas in i två former av behovssystem. Det första behovssystemet är människans djuriska natur och handlar om att undvika situationer som orsakar smärta eller obehagliga situationer som hunger eller kyla. Detta är medarbetarens omgivning och motsvarar de yttre
motivationsfaktorerna. Det andra behovssystemet handlar om arbetet i sig och motsvarar de inre motivationsfaktorerna. Detta handlar om människans natur av behovet att prestera och utvecklas (Hein, 2012). Utifrån detta, har Herzberg tagit fram tvåfaktorsteorin som bygger på motivations- och hygienfaktorer (Herzberg, 1993).
Herzberg (1993) forskning visar att när medarbetare har känt sig missnöjda, berodde det inte på jobbet i sig, utan på de villkor som omger
arbetsuppgifterna. Dessa är hygienfaktorerna och är kopplat till arbetsförhållandena och omgivningen (Hur, 2017). Hygienfaktorerna inkluderar policy & administration, ledning, arbetsmiljö, relationer, lön, status, arbetssäkerhet och privata faktorer och presenteras i tabell 2-1 med en förklaring till respektive faktor (Hein, 2012 & Abrahamsson, 2007).
Tabell 2-1. Hygienfaktorerna (Hein, 2012 s. 129-133 & Abrahamsson, 2007 s. 151-152)
Hygienfaktorer Förklaring
Policy &
administration
Organisationsstrukturen och arbetsorganisationen ger möjlighet att utföra arbetet på att tillfredsställande sätt Ledning Chefens ledningskompetens samt om hen är rättvis och
villig att lära ut och delegera
Arbetsmiljö Den fysiska miljön t.ex. belysning, värme, buller, utformning och arbetsbelastning
Relationer Alla typer av relationer i företaget t.ex. kollegor och ledningen. T.ex. lyssnar chefen på medarbetarnas idéer
Arbetssäkerhet Trygghet i arbetet t.ex. tjänstetid, solitt företag och skydd mot uppsägning. Exempelvis kan en
heltidsanställning skapa en känsla av trygghet.
Status Statussymboler, t.ex. företagsbil eller en egen sekreterare
Lön Lön och andra kompensationer. T.ex. löneförhöjning Privata faktorer Arbetslivet har haft en betydelse för privatlivet vilket
har påverkat arbetstillfredsställelsen positivt eller negativt. Exempelvis organisationen har behövt flyttat till en annan stad där familjen inte trivs.
Hygienfaktorerna kommer däremot inte att öka medarbetarnas motivation.
Men faktorernas avsaknad kommer att minska medarbetarna motivation då de kommer känna en avsaknad av arbetstillfredsställelse (Herzberg, 1993).
Även om de inte ökar motivationen, förebygger de missnöje och dåliga arbetsprestationer. Om hygienfaktorerna inte finns i organisationen, är det färre personer som kommer att vara motiverad (Hein, 2012).
De faktorer som påverkar medarbetarnas motivation är
motivationsfaktorerna där man behöver tillfredsställa medarbetarnas
individuella behov för att uppnå självförverkligande i personens arbete. Det är enbart genom utförandet av uppgiften som medarbetare kan erhålla belöningen som förstärker deras ambitioner. De villkor som omger arbetsuppgifterna kan inte ge denna form av tillfredsställelse till medarbetarna såsom motivationsfaktorerna gör (Herzberg, 1993).
Motivationsfaktorerna är de faktorer som ökar medarbetarnas motivation och är kopplat till själva arbetet och inkluderar prestation, bekräftelse, arbetet i sig, ansvar, karriär och utvecklingsmöjligheter. Precis som för
hygienfaktorerna, har jag gjort i tabell 2-2 en sammanställning med förklaring till respektive motivationsfaktor (Hein, 2012 & Abrahamsson, 2007).
Tabell 2-2. Motivationsfaktorer (Hein, 2012 s. 129-133 & Abrahamsson, 2007 s. 151-152 )
Motivationsfaktorer Förklaring
Prestation Tillfredsställelsen att genomföra sitt arbete, lösa problem och se resultatet av det.
Bekräftelse Få erkännande, beröm och belöningar när man har utfört sitt arbetet väl. Motivationen att fortsätta prestera bra kan exempelvis öka för att få mer beröm.
Kan även handla om acceptans av idéer.
Arbetet i sig Kan ha en positivt eller negativ påverkan på deras arbetstillfredsställelse. Exempelvis om arbetet är
varierande, möjlighet att vara kreativ, om det är utmanande eller för lätt/ svårt.
Ansvar Att kunna ha kontroll och ansvar över sin
arbetssituation utan övervakning. Detta skapar en känsla av tillit.
Karriär Möjlighet att växa i företaget och få en högre position.
Utvecklingsmöjligheter Kunna lära sig nya saker och möjligheten att utvecklas i organisationen.
Det är däremot väsentligt att organisationer erhåller båda faktorerna då de är viktiga på olika sätt. Motivationsfaktorerna tillgodoser behovet av kreativitet medan hygienfaktorerna tillfredsställer behovet av rättvis behandling på arbetsplatsen (Herzberg, 1993). Vid vissa arbetsplatser är möjligheten att erhålla motivationsfaktorerna mindre, exempelvis vid enformiga
arbetsuppgifter (Hein, 2012). Vid avsaknaden av motivationsfaktorer, ökar relevansen av hygienfaktorerna för att göra arbetet uthärdligt för
medarbetarna. Detsamma gäller vid avsaknaden av hygienfaktorer ökar motivationsfaktorernas relevans. Om den anställde exempelvis finner sitt jobb utmanande, spännande och tillfredsställande, kommer hen att tolerera om man har svårt att komma överens med sin chef (Herzberg, 1993).
Tidigare forskning om levers of control och tvåfaktorsteori Organisationers struktur och strategi har genomgått en stor förändring under de senaste två- tre decennierna. Vid detta, har intresset bland forskare att studera Simons konceptuella modell levers of control ökat under det senaste decenniet och har den använts för både kvalitativa och kvantitativa studier.
Martyn et.al (2016) har i sin forskning studerat hur levers of control har använts de senaste 25 åren och kommer fram till att det är vanligare att forskare använder sig av kvalitativa forskningsmetoder. Detta kom de fram till genom att studera 45 studier som har använt sig av modellen och kollat på deras forskningsmetod. Syftet med de kvalitativa studierna har främst varit att studera djupare in i de organisatoriska frågorna såsom hållbarhet,
miljöredovisning eller företagets sociala ansvar. Medans kvantitativa studier har främst används för att kunna få en öka förståelse av utfallet efter
användning av det interaktiva styrsystemet (ibid).
Det är även vanligt att forskare inte studerar alla systemen (värderings, gränsskapande, diagnostiska och interaktiva) i levers of control. I många artiklar väljer forskare att endast studera ett av systemen (se Kober, 2007;
Bisbe & Otley, 2004; Bisbe & Malagueno; 2009; Janke, Mahlendorf &
Weber, 2014), där det interaktiva styrsystemet har haft störst intresse bland forskare (Martyn et.al, 2016). Kober (2007) forskning visar att det interaktiva styrsystemet kan underlätta för organisationer när det sker en förändring i strategin och att mekanismerna i organisationers styrning ändras för att matcha den nya strategin. Bisbe och Otley (2004) studerade relationen mellan det interaktiva styrsystemet och produktinnovation. Författarna hittade däremot inte att det interaktiva styrsystemet skulle gynna
produktinnovation såsom Simons (1995) förespråkar om att det ska göra.
Janke et.al (2014) studerar också det interaktiva styrsystemet med infallsvinkel på att undersöka relationen mellan styrsystemet och
användningen av det vid en externa hot. Resultatet tyder på att användningen av systemet öka under externa hot, exempelvis när den ekonomiska krisen inträffade mellan 2008-2010. Widener (2007) diskuterar däremot att man behöver samtliga system (värdering, gränsskapande, diagnostiska och
interaktiva) för ett välfungerande system, där man inte kan utesluta någon av
dem. Även Malmi och Brown (2008) belyser detta där man ska se en organisations styrsystem som ett paket.
En studie som tar upp alla systemen är författarna Speklé, Elten och Widener (2017). Författarna undersökte paradoxen mellan styrning och kreativitet. De diskuterar att denna paradox är två viktiga faktorer för organisationers framväxt, men att styrning och kreativitet oftast ses som motstridiga mot varandra. I studien drar författarna till slutsats att de inte tycks finna någon konflikt mellan dessa och att kreativiteten kan till och med öka vid styrning.
Även Adler och Chen (2011) undersökte paradoxen mellan styrning och kreativitet men med infallsvinkel vid osäkra miljöer vars arbetsuppgifter kräver att de är kreativa i sitt arbete.
Det som tidigare har forskats inom Herzbergs tvåfaktorteori har främst handlat om att undersöka teorins relevans (se Bassett-Jones & Lloyd, 2005;
Guha, 2010; Habib, Awan & Sahibzada, 2018). Bassett-Jones och Lloyd (2005) gjorde detta genom att samtidigt undersöka vad som motiverar medarbetare till att bidra med idéer. Resultatet visade att tvåfaktorsteorin fortfarande är användbar att använda sig av trots att den presenterade för över 60 år sedan. Men för att motivera medarbetare att komma med idéer har hygienfaktorn pengar och motivationsfaktorn erkännande relevans minskat.
Guha (2010) menar däremot att hela modellen behöver ses över eftersom motivations- och hygienfaktorerna utformades efter generation X, och kan därför inte generaliseras till generation Y.
En annan infallsvinkel av tvåfaktorsteorin har varit att undersöka hur teorin kan tillämpas i den offentliga sektorn. Motivet att studera inom den
offentliga sektorn var för att det finns vissa begränsningar att ge monetära belöningar i den sektorn. Studien visade på att motivationsfaktorerna gav en positiv effekt på arbetstillfredsställelsen hos cheferna i den offentliga sektorn
men att arbetstillfredsställelsen inte påverkas av hygienfaktorerna på det sätt de hade trott (Hur, 2018). Författarna Habib, Awan och Sahibzada (2018) forskning gick ut på att undersöka om det fanns en positiv förhållandet mellan ett prestationsmätningssystem och arbetstillfredsställelse. Studien visade positiva resultat mellan att sätta upp mål, styrning med motivations- och hygienfaktorerna. De fortsätter med att betona vikten av målformulering för att ha motiverade anställda.
Konceptuell- och analysmodell
I figur 2-3 har jag gjort en konceptuell modell för att visualisera uppsatsens teoretiska ramverk. Modellen syftar på att man behöver motiverade
medarbetare för att nå företagets mål och strategi (Latham, 2012; Hur, 2017;
Okoth & Florah, 2019). Eftersom individer har olika behovssystem, urskiljer vi på motivations- och hygienfaktorerna. Båda faktorerna är väsentliga för att ha motiverade medarbetarna, där hygienfaktorerna är de faktorer som omger arbetsuppgifterna och motivationsfaktorerna är kopplat till själva arbetet.
Hygienfaktorerna kommer inte att öka motivationen som
motivationsfaktorerna gör. Men om de inte finns, kan det minska motivationen eftersom medarbetaren känner avsaknaden av arbetstillfredsställelse (Herzberg, 1993; Hein, 2012).
För att nå dessa faktorer, är tanken att organisations styrning ska kunna användas som stöd för att erhålla hygiens och motivationsfaktorerna. För att undersöka organisationers styrning har jag använt mig av Simons (1995) Levers of Control modell. Modellen har fördelen att den ser utifrån fler olika perspektiv och betonar relevansen av en balans mellan värdering,
gränsskapande, diagnostiska och interaktiva styrsystemet för att kunna effektivt implementera en framväxande strategi (Simons, 1995).
Figur 2-3 Konceptuellmodell (egen)
Utifrån den teoretiska referensramen, har jag sedan i figur 2-4 tagit fram en analysmodell som har använts som stöd till analys- och slutsatsavsnittet för att visuellt visa hur dessa teorier kan användas tillsammans. Figuren visar hur styrningen kan fungera som stöd för motivations- och hygienfaktorerna, där jag har tagit levers of control (med värderings, gränsskapande, diagnostiska och interaktiva styrsystemet) på den horisontella axeln och tvåfaktorsteorin (med motivations- och hygienfaktorerna) på den vertikala. Rutan blir ikryssad om det tyckes finns ett samband mellan dem utifrån teorin. Ett konkret exempel är sambandet mellan det interaktiva styrsystemet och hygienfaktorn relationer. För relationer, ger Hein (2012) och Abrahamsson (2005) exempel på relationen som medarbetarna har till sina cheferna och om de känner att cheferna lyssnar på deras idéer. Relationen kan påverkas av det interaktiva styrsystemet, där systemet vill få in idéer från medarbetarna och
föra en debatt och dialog för att justera den befintliga strategin till en ny (Simons, 2014; Bisbe & Otley, 2004). I analysavsnittet blir det sedan att avgöra om det är till stöd eller inte, beroende på hur styrningen för fallföretaget ser ut.
Figur 2-4 Analysmodell (egen)
Överskådligt kan figuren (2-4) ses som en hypotes. I figuren ser vi att det finns ett samband mellan värderingssystemet och interaktiva styrsystemet, där det finns ungefär lika många ikryssade för både motivationsfaktorerna som det är för hygienfaktorerna. Antagandet här är att båda dessa system är väsentliga för att uppfylla både faktorer typerna. För det gränsskapande systemet däremot, gör vi till antagande att den är mer relaterade till
hygienfaktorerna än vad det är för motivationsfaktorerna. Med andra ord, de faktorer som omger arbetsuppgifterna. Det diagnostiska styrsystemet har en hygienfaktor ikryssat för det diagnostiska styrsystemet, annars är de
resterande bland motivationsfaktorerna. Detta tyder på att systemet är mer relevant för att erhålla motivationsfaktorerna. Bland motivationsfaktorerna
kunde jag hitta minst en koppling till något av systemen, men bland hygienfaktorerna kunde jag inte hitta någon teoretisk koppling till varken arbetsmiljö, status, lön eller privata faktorer.
3 Metod
Följande kapitel inleds med studiens forskningsstrategi och
forskningsdesign. Vidare gör jag en genomgång för insamling av teori och empiri som har gjorts för att besvara studiens forskningsfråga samt hur datan sedan har analyserats. Metodavsnittet avslutas med de
kvalitetskriterier och etiska överväganden som jag har gjort. Metodvalen sammanställs sedan i en modell.
Forskningsstrategi
Denna studie fördjupar sig inom fenomenet styrning och motivation där jag använder mig av en styrning som används på PostNord för att genomföra detta. För att kunna besvara forskningsfrågan, behövde jag data som skulle kunna ge mig svar på hur deras styrning ser ut och undersöka om det motiverar medarbetarna eller om det bara är för att klara hygienfaktorerna.
För detta, har en kvalitativ forskningsstrategi används med fokus på
respondenternas ord och deras perspektiv. Detta har gjort att jag har kunnat gå in djupare i ämnet och fått respondenternas åsikter och uppfattning. Detta överensstämmer med Bryman och Bell (2017) förklaring av en kvalitativ forskningsstrategi.
Relationen mellan teorin och empirin kommer sedan att genomföras utifrån ett abduktivt forskningssynsätt. Att relatera teori och empiri med varandra är en del av forskarens uppgifter och finns olika varianter för att göra detta.
Med abduktiv ansats varierar författaren mellan insamling av teori och empiri utifrån det man kommer fram till för att besvara forskningsfrågan (Patel & Davidson, 2019). Jag började exempelvis med en teoretiskt
referensram som jag hade till stöd för utformning av intervjuguiden. Empirin kom sedan och analyserades med referensram i analysavsnittet. I detta steg fann jag att jag behöver mer teori om ämnet och fortsatte att använda mig av
deltagande observation för att få in mer data. Har även behövt hittat mer teori. Detta har gjort att jag har varierat mellan insamling av data och teori.
Genom detta tillvägagångssätt, anser jag att det tyder på att en abduktiv ansats har tillämpas för studien.
Forskningsdesign
Forskningsdesignen har till syfte att ge författare en ram för insamling och analys av datan för att besvara forskningsfrågan (David, 2016). Fallstudier är en form av forskningsdesign där man undersöker en företeelse i en kontext (Yin, 2007), där utförandet av fallstudien antingen kan vara hos en individ, en organisation eller på en arbetsplats (Bryman & Bell, 2017). Fallstudier används vanligen när man vill få en så fyllig bild som möjligt om ämnet (Patel & Davidson, 2019). Det passar även om man vill studera komplexa företeelser i dess sammanhang (Jensen & Sandström, 2016). När man studerar motivation, brukar det däremot vara vanligare att man använder sig av en kvantitativ forskningsstrategi, exempelvis med enkäter. Detta skulle däremot inte ge mig den data som jag behöver för att besvara
forskningsfrågan. Om jag skulle använt mig av enkäter skulle det intressanta vara det dem skriver i fritext och inte siffrorna i sig och därför blev valet att använda mig av fallstudier då jag är ute efter respondenternas uppfattningar och upplevelser för att avgöra vad det finns för stöd i styrningen för att motivera och engagera medarbetarna. Något jag inte skulle få av att analysera siffrorna.
Valet av att använda mig av en enfallsdesign byggde på att kunna göra en djupare redogörelse. Både styrning och motivation är brett och komplext ämne och något som skiljer sig mellan både företag och vilka medarbetare man frågar. Att analysera flera organisationers styrning och undersöka hur det kan fungera som stöd för att motivera och engagera medarbetarna skulle ha blivit alldeles för komplext och jag skulle behövt intervjua ett större antal
personer som är utanför den tänka tidsramen för att hinna med. Jag valde därför att fokusera på PostNords styrning för att få en mer djupgående analys. PostNord styrning är intressant att analysera eftersom de är en av Sveriges största arbetsgivare efter antalet anställda, vilket kan medföra svårigheter att få alla sina anställda att känna sig engagerade och motiverade, eftersom det är enklare att styra i mindre organisationer, enligt Pretorius och Martiz (2011). Vilket kan vara en bidragande faktor till varför engagemanget har historiskt sett varit låg på PostNord enligt deras interna
medarbetarundersökningar (PostNord, 2018).
Teoretisk materialinsamling
Studiens referensram bygger på två delar; motivation och styrning. För styrningen, presenteras först den formella och informella styrningen för att sedan gå in på Levers of Control. För motivation, går jag först igenom skillnaden mellan inre och yttre motivation och avslutar med Herzbergs tvåfaktorsteori om hygienen och motivationsfaktorer.
Litteratur och vetenskapliga artiklar har använts för den teoretiska referensramen. Litteratur har inhämtas från databaserna One Search och Google Scholar. För vetenskapliga artiklar har jag även använt mig av Business Source Premier. Litteratur och artiklar har jag även hittat genom att titta på andra författares källförteckning för att hitta originalförfattaren. De sökord som har använts till detta är följande; Levers of Control, strategy, motivation, control system, management control system, goals,
ekonomistyrning, two-factor theory, tvåfaktorsteorin, inre och yttre motivation, formell och informell styrning. Sökorden har både varit på svenska och engelska och används i olika kombinationer.
Empirisk materialinsamling
Insamling av empirisk data ska baseras på uppsatsens syfte, teoretisk
ramverket, den redan befintliga datan och folks resurser inom tid och pengar (David, 2016). När jag samlade in data använde jag mig av både intervjuer, dokument och deltagande observationer. De flesta av intervjuerna skedde genom telefon. Valet av att använda mig av telefonintervjuer gjordes
eftersom personliga intervjuer inte alltid var möjliga eftersom PostNord hade strikta restriktioner under tiden det var dax att samla in data på grund av coronaviruset. Detta har även påverkat möjligheten hur många jag har kunnat intervjuat eftersom de har varit underbemannade och inte haft möjlighet att ta undan folk. Fördelen med att använda sig av telefonintervjuer är att det både är kost- och tidssparande. Nackdelen är att kvaliteten på information kan vara sämre i jämförelse med om man skulle genomföra personliga intervjuer eftersom sannolikheten ökar att de säger att man “inte vet”, respondenterna tycker att intervjuerna tar för lång tid (även om dem egentligen är kortare än om det skulle ha varit personliga intervjuer) och det kan göra att de blir mindre engagerad av att genomföra intervjun (Bryman & Bell, 2017).
Jag upplevde däremot inte dessa problem när jag genomförde telefon intervjuerna utan tyckte att kvaliteten och engagemanget var detsamma som de intervjuer som var personliga. Jag hade däremot detta i åtanke när jag formulerade frågorna i min intervjuguide. Exempelvis var jag mer direkt i mina frågor ibland än vad jag annars skulle ha varit om jag gjorde personliga intervjuer för att vara tidseffektiv. Den största nackdelen med att jag använda mig av telefonintervjuer var att man gick miste om uttryck som
respondenterna gjorde, vilket gör det svårare att reagera mina svar efter deras ansiktsuttryck, exempelvis om de inte förstod frågan. Detta problem skulle ha kunnat löst med andra verktyg såsom Skype eller Zoom, men detta alternativ tänkte jag inte på förrän några i min seminariegrupp diskuterade detta alternativ och då vara alla intervjuer redan gjorda. Men jag tror ändå att
jag skulle ha använt mig av telefonintervjuer om jag skulle ha gjort om detta.
Detta beror på att det är smidigare att ringa via telefonen för både mig och respondenterna, då från tidigare erfarenheter inte alltid har funkat för mig och istället tagit på tid vilket då tar bort en av fördelarna med
telefonintervjuer. Att använda sig av verktyg såsom Skype eller Zoom förutsätter även att respondenterna har tillgång till en kamera på sin dator vilket inte alla har och på vissa av dessa program behöver man ett konto.
En av telefonintervjuerna var även en gruppintervju på två. Innan corona brast ut, var tanken att ha en fokusgrupp mellan 4-5 personer. Men detta kunde jag då inte göra med anledning av att inte orsaka möjlig spridning genom att stänga in flera personer i ett rum och möjligheten att få så många medarbetare på samma plats samtidigt. En gruppintervju används ändå för att få fram en diskussion mellan flera medarbetare om ämnet. Trost (2010) menar att respondenterna kan bygga vidare på varandras idéer och tankar när man har flera respondenter som diskuterar om ämnet och reagerar på
varandras åsikter.
Nackdelen med gruppintervjuer kan vara att det finns risk för att en av respondenterna är mer dominant och den personens tankar blir gruppens tankar och att man pratar i mun på varandra (Bryman & Bell, 2017). Trots denna möjliga nackdel, ansåg jag ändå att det vore intressant att ha en
gruppintervju för uppsatsen. Eftersom det även gjordes genom telefon, ansåg jag det som en fördel med en gruppintervju på två respondenter för att undvika att folk prata i mun på varandra och för att det gjorde det enklare att urskilja rösterna när jag skulle transkribera vilket annars kan vara till en nackdel med gruppintervjuer (ibid).
Som Trost (2010) gick in på, framkom nya idéer och tankar vid
gruppintervjun samt där varje tema hade längre diskussioner i jämförelse
med de intervjuer som var en-mot-en. En annan skillnad mellan
gruppintervjun och de intervjuer om var en-mot-en var att jag inte var lika aktiv i gruppintervjun, utan försökte ge dem utrymme att kontrollera diskussionen. Jag ställde fortfarande motfrågor och liknande för att jag inte ska verka ointresserad, som Bryman och Bell (2017) menar att man annars kan upplevas som för respondenterna. Till gruppintervjun använde jag mig däremot av samma intervjuguide som till de andra terminalarbetare. Detta tror jag skulle ha gjort om och istället givit dem en egen intervjuguide där jag har färre teman men som är mer öppna. Att det blev en gruppintervju kom hastigt den dagen och hade därför inte möjlighet att göra en anpassad intervjuguide innan intervjun.
Jag utformade iallafall tre olika intervjuguider för respondenterna. Den första guiden (se bilaga 1) var riktad till terminal- och produktionschefen med frågor om deras styrning. Den andra var ämnad till en av deras gruppledaren (se bilaga 2) och bestod av både motivations och styrfrågor. Slutligen, fick terminalarbetarna (se bilaga 3) frågor gällande motivation. Intervjufrågorna för intervjuguiderna var uppställda som en tratt med olika teman. Började med introduktionsfrågor som var allmänna och resterande frågor blev mer specifika där jag gradvis gick in mer på ämnet. Denna teknik användes eftersom motivation kan vara ett känsligt område och respondenterna kan med detta bli mer bekväma med att prata om motivation om det görs i slutet av intervjun. Exempelvis nämner jag inte motivation förens på slutet, direkt innan avslutningsfrågorna för intervjuguiden till cheferna (se bilaga 1). Detta överensstämmer med Kvale (2009) förklaring till hur en trattformig
intervjuteknik bör vara utformad.
Samtliga intervjuer utgick utifrån en semistrukturerad struktur. Detta berodde på uppsatsens syfte där jag ville få en så fyllig bild om ämnet som möjligt.
Jag ville att respondenterna skulle beskriva så mycket som möjligt för att ge
mig en bättre förståelse av deras vardag. Jag behövde veta hur deras styrning ser ut och hur det användas för att motivera och engagera medarbetarna på paketterminalen. För detta, behövde jag möjlighet att kunna ställa följdfrågor och kunna anpassa varje intervju efter tillfället för att gå in på djupet på varje tema. Alla intervjuer avvek sig därför från intervjuguiden på något sätt. Det kunde varit allt ifrån att nya frågor kom fram, ordningsföljden ändrades eller att frågor som var längre ner i intervjuguiden svarade respondenten innan jag hann ställa frågan. Frågornas relevans för respondenterna kunde även
variera, framför allt hos medarbetarna beroende på vad hen tyckte var centralt och aktuellt. Empiri avsnittet kommer därför att påverkas, där jag inte alltid får med alla respondenternas svar, exempelvis vid nya frågor som avvek sig från intervjuguiden.
Samtliga respondenter kommer att vara anonyma under uppsatsen eftersom motivation kan vara ett känsligt ämne att prata om. Att göra dem anonyma kan därför göra att de känner sig mer bekväma att prata om motivation. De kommer istället att nämnas efter deras funktion i företaget eller deras fiktiva namn. Jag valde att använda mig av fiktiva namn för att göra historien mer levande. Könen kommer att vara detsamma hos respondenterna, men till deras fiktiva namn har jag tagit mig hjälp av hemsidan Svenskanamn.se (u.å).
På hemsidan kan man se det vanligaste namnet i bokstavsordning och sedan välja efter deras kön. Den första respondenten är exempelvis en kille och kommer därför få det vanligaste killnamnet som börjar på A, vilket är Anders. Den andra respondenten är också en kille och får därför det
vanligaste killnamnet som börjar på B, vilket är Bengt o.s.v. Jag utgår från en så kallad ABC ordning för att välja det fiktiva namnet.
I tabell 3-1 har jag gjort en sammanställning av intervjuerna. Samtliga respondenterna valdes ur ett icke-sannolikhetsurval. Detta betyder att dem ej var slumpmässigt valda (Bryman & Bell, 2017). Vilken form av icke-
slumpmässigt urval skiljer sig däremot mellan respondenterna beroende på deras funktion i företaget. Cheferna och gruppledaren var exempelvis målstyrd eftersom jag behövde kunniga personer om ämnet för att få
representativa svar om deras styrning. Anders tog jag kontakt med eftersom han är terminalchef på PostNord, vilket innebär att han ansvar för all
produktionsverksamhet på paketterminalen samt för att har mycket kunskap och lång erfarenhet i organisationen med olika positioner innan han blev terminalchef. Bland annat som terminalarbetare och produktionschef som Bengt är idag. Bengt är en av PostNords produktionschefer och han har till uppgift att samordna och följa upp verksamheten samt ser till att
verksamheten följer organisationens krav och mål, riktlinjer, system och processer. Tillsammans med medarbetarna driver han, de andra
produktionscheferna och terminalchefen även förändringar och förbättringar för att göra arbetsplatsen mer effektiv och stimulerande. Gruppledaren Christina har till ansvar att driva den dagliga verksamheten där hon har till uppgifter är att leda och fördela arbete ute i terminalen samt stötta
produktionscheferna i det operativa arbetet.
De som arbetar på paketterminalen har främst till uppgift att sortera paket vilket kan göras på olika stationer exempelvis inflöde, utflöde, armar/stupen och EMP (förklaring för respektive avdelning kommer i empiri avsnittet).
För att representera medarbetarna har jag intervjuat fyra stycken medarbetare vilket är Daniel, Erik, Fredrik och Gunilla. För terminalarbetarna har jag använt mig av ett bekvämlighetsurval. Med bekvämlighetsurval väljer man de respondenter som är tillgängliga för studien. Det relevanta här har varit att alla medarbetare har en anställning på paketterminalens styckegodsavdelning för att kunna utgå att de får samma styrning. Vilket både Daniel, Erik,
Fredrik och Gunilla har.
Tabell 3-1 Sammanställning av respondenterna
Funktion Fiktiva namn
Intervjutyp Datum Tid Intervju guide
Terminalchef Anders Personlig 25/03-20 30 min 1
Produktionschef Bengt Telefon 20/03-20 25 min 1
Produktionschef Bengt Telefon - följdfrågor
29/03-20 5 min 1
Gruppledare Christina Telefon 2/4-20 43 min 2
Terminalarbetare 1 & 2
Daniel &
Erik
Telefon - gruppintervju
30/3-20 106 min
3
Terminalarbetare 3
Fredrik Personlig 31/3-20 51 min 3
Terminalarbetare 4
Gunilla Personlig 17/4-20 45 min 3
Utöver intervjuer har jag använt mig av deltagande observationer och
dokument. Dokumenten kompletterar intervjuerna och består av både interna och externa dokument som jag antingen har hittat från företagets hemsida eller som jag har fått av cheferna. Valet av att använda mig av dokument bygger på att jag ville få del av deras styrning. Ett exempel på externa dokument är årsredovisningar och interna dokument är deras målkort.
Dokumenten har används som underlag för intervjufrågorna för att få mer information om ämnet och för att sedan kunna anpassa frågorna efter
informationen jag har fått och bli mer konkret. Att jag var mer konkret i vissa frågor passade bra eftersom flera av intervjuerna skedde genom telefon,
vilket gjorde att jag då kunde undvika potentiella nackdelar som
telefonintervjuer har som jag diskuterade tidigare om, exempelvis att de tycker intervjun tar för lång tid. Dokumenten har sedan använts som data i empiri avsnittet för att få fram deras styrsystem, tillsammans med
intervjuerna och de deltagande observationerna.
Deltagande observationer är det sista metoden som har använts för insamling av data för empiri avsnittet. Vid deltagande observationer är forskaren under en längre tidsperiod på organisationen, arbetsplatsen eller hos individen, för att få del av deras sociala miljö och för att få en bild på hur individerna beter sig (Bryman & Bell, 2017). Pripp och Öhlander (2011) menar även att observationer kan ge forskaren information som annars kan anses som givet eller självklart i respondenternas ögon och tänker därför inte på att berätta det i intervjun. Att därför använda mig av observationer ansåg jag som något användbart för studien och samtidigt roligt. Detta har gjort att jag har fått uppleva deras styrning exempelvis tavelmöten och att faktiskt arbeta mot deras mål och se hur medarbetarna uppför sig både under arbetet och vid lunchrummet/rasterna. Jag har fått del av flera användbara konversationer med både terminalarbetare och cheferna under observationerna som används som tillägg i empirin, där jag har försökt anpassat några av mina samtal med folk efter intervjuguiderna för att få flera perspektiv om ämnet.
Problematiken kring att använda sig av deltagande observationer är
möjligheten att vara extern observatör samt att forskaren kan få sympati eller försvarar vissa personer vilket inte överensstämmer med god vetenskaplig praxis (Yin, 2015). Under studien har jag haft detta i åtanke när jag har gjort mina observationer och försöker vara opartiskt. De deltagande
observationerna pågick under 2 månaders tid där arbetstiderna varierar mellan 25-75% per vecka beroende på hur mycket det fanns att göra. Utifrån studiens tidsram, anser jag detta som en tillräckligt lång tidsperiod för att det
ska anses som “en längre tidsperiod” som Bryman och Bell (2017) säger.
Efter arbetstillfällena har fältanteckningar gjorts i ett dokument.
Anteckningarna kunde bestå av både citat och allmänna observationer som hade gjort under arbetspasset. Anteckningarna var sedan till stöd för att skriva empirin så att man inte glömmer bort.
Analys av data
För att analysera den insamlade datan från intervjuerna, dokumentera och observationerna kommer jag att utgå från Jacobsen (2002) analysprocess vilket ställs upp utifrån tre steg; beskrivning, systematisering och
kategorisering samt kombination.
Beskrivning, eller tjocka beskrivningar som det även kallas i vissa
sammanhang, innebär att all data från situationer, intervjuer eller samtal ska registreras så grundligt och detaljerat som möjligt (ibid). För att göra detta, har samtliga intervjuer spelats in för att ha möjlighet att kunna återlyssna och transkriberades intervjuerna. Detta gjordes för att inte missa detaljer eller fraser från respondenterna samt hur de säger det, som annars skulle kunna gått miste om endast anteckningar gjordes.
Att inte behöva anteckna intervjuerna ordagrant möjliggjorde även att jag kunde vara mer närvarande under intervjuerna och ställa följdfrågor, vilket jag ansåg som nödvändigt eftersom jag är ensam intervjuare. Men stödord antecknades ner under intervjuerna som backup ifall det skulle visa sig att inspelnings filen inte skulle funka. Detta hade jag som tur inga problem med, där samtliga inspelningar funkade bra. Transkriberingen underlättade sedan för att ta ut citat när jag skulle skriva empirin. För mina deltagande
observationer, har preliminära anteckningar förs. Detta betyder att man skriver ner korta anteckningar, citat eller nyckelord för att minnas, för att sedan skriva det mer detaljerat. De flesta anteckningarna gjordes direkt efter
