Människans behov kan delas in i två former av behovssystem. Det första behovssystemet är människans djuriska natur och handlar om att undvika situationer som orsakar smärta eller obehagliga situationer som hunger eller kyla. Detta är medarbetarens omgivning och motsvarar de yttre
motivationsfaktorerna. Det andra behovssystemet handlar om arbetet i sig och motsvarar de inre motivationsfaktorerna. Detta handlar om människans natur av behovet att prestera och utvecklas (Hein, 2012). Utifrån detta, har Herzberg tagit fram tvåfaktorsteorin som bygger på motivations- och hygienfaktorer (Herzberg, 1993).
Herzberg (1993) forskning visar att när medarbetare har känt sig missnöjda, berodde det inte på jobbet i sig, utan på de villkor som omger
arbetsuppgifterna. Dessa är hygienfaktorerna och är kopplat till arbetsförhållandena och omgivningen (Hur, 2017). Hygienfaktorerna inkluderar policy & administration, ledning, arbetsmiljö, relationer, lön, status, arbetssäkerhet och privata faktorer och presenteras i tabell 2-1 med en förklaring till respektive faktor (Hein, 2012 & Abrahamsson, 2007).
Tabell 2-1. Hygienfaktorerna (Hein, 2012 s. 129-133 & Abrahamsson, 2007 s. 151-152)
Hygienfaktorer Förklaring
Policy &
administration
Organisationsstrukturen och arbetsorganisationen ger möjlighet att utföra arbetet på att tillfredsställande sätt Ledning Chefens ledningskompetens samt om hen är rättvis och
villig att lära ut och delegera
Arbetsmiljö Den fysiska miljön t.ex. belysning, värme, buller, utformning och arbetsbelastning
Relationer Alla typer av relationer i företaget t.ex. kollegor och ledningen. T.ex. lyssnar chefen på medarbetarnas idéer
Arbetssäkerhet Trygghet i arbetet t.ex. tjänstetid, solitt företag och skydd mot uppsägning. Exempelvis kan en
heltidsanställning skapa en känsla av trygghet.
Status Statussymboler, t.ex. företagsbil eller en egen sekreterare
Lön Lön och andra kompensationer. T.ex. löneförhöjning Privata faktorer Arbetslivet har haft en betydelse för privatlivet vilket
har påverkat arbetstillfredsställelsen positivt eller negativt. Exempelvis organisationen har behövt flyttat till en annan stad där familjen inte trivs.
Hygienfaktorerna kommer däremot inte att öka medarbetarnas motivation.
Men faktorernas avsaknad kommer att minska medarbetarna motivation då de kommer känna en avsaknad av arbetstillfredsställelse (Herzberg, 1993).
Även om de inte ökar motivationen, förebygger de missnöje och dåliga arbetsprestationer. Om hygienfaktorerna inte finns i organisationen, är det färre personer som kommer att vara motiverad (Hein, 2012).
De faktorer som påverkar medarbetarnas motivation är
motivationsfaktorerna där man behöver tillfredsställa medarbetarnas
individuella behov för att uppnå självförverkligande i personens arbete. Det är enbart genom utförandet av uppgiften som medarbetare kan erhålla belöningen som förstärker deras ambitioner. De villkor som omger arbetsuppgifterna kan inte ge denna form av tillfredsställelse till medarbetarna såsom motivationsfaktorerna gör (Herzberg, 1993).
Motivationsfaktorerna är de faktorer som ökar medarbetarnas motivation och är kopplat till själva arbetet och inkluderar prestation, bekräftelse, arbetet i sig, ansvar, karriär och utvecklingsmöjligheter. Precis som för
hygienfaktorerna, har jag gjort i tabell 2-2 en sammanställning med förklaring till respektive motivationsfaktor (Hein, 2012 & Abrahamsson, 2007).
Tabell 2-2. Motivationsfaktorer (Hein, 2012 s. 129-133 & Abrahamsson, 2007 s. 151-152 )
Motivationsfaktorer Förklaring
Prestation Tillfredsställelsen att genomföra sitt arbete, lösa problem och se resultatet av det.
Bekräftelse Få erkännande, beröm och belöningar när man har utfört sitt arbetet väl. Motivationen att fortsätta prestera bra kan exempelvis öka för att få mer beröm.
Kan även handla om acceptans av idéer.
Arbetet i sig Kan ha en positivt eller negativ påverkan på deras arbetstillfredsställelse. Exempelvis om arbetet är
varierande, möjlighet att vara kreativ, om det är utmanande eller för lätt/ svårt.
Ansvar Att kunna ha kontroll och ansvar över sin
arbetssituation utan övervakning. Detta skapar en känsla av tillit.
Karriär Möjlighet att växa i företaget och få en högre position.
Utvecklingsmöjligheter Kunna lära sig nya saker och möjligheten att utvecklas i organisationen.
Det är däremot väsentligt att organisationer erhåller båda faktorerna då de är viktiga på olika sätt. Motivationsfaktorerna tillgodoser behovet av kreativitet medan hygienfaktorerna tillfredsställer behovet av rättvis behandling på arbetsplatsen (Herzberg, 1993). Vid vissa arbetsplatser är möjligheten att erhålla motivationsfaktorerna mindre, exempelvis vid enformiga
arbetsuppgifter (Hein, 2012). Vid avsaknaden av motivationsfaktorer, ökar relevansen av hygienfaktorerna för att göra arbetet uthärdligt för
medarbetarna. Detsamma gäller vid avsaknaden av hygienfaktorer ökar motivationsfaktorernas relevans. Om den anställde exempelvis finner sitt jobb utmanande, spännande och tillfredsställande, kommer hen att tolerera om man har svårt att komma överens med sin chef (Herzberg, 1993).
Tidigare forskning om levers of control och tvåfaktorsteori Organisationers struktur och strategi har genomgått en stor förändring under de senaste två- tre decennierna. Vid detta, har intresset bland forskare att studera Simons konceptuella modell levers of control ökat under det senaste decenniet och har den använts för både kvalitativa och kvantitativa studier.
Martyn et.al (2016) har i sin forskning studerat hur levers of control har använts de senaste 25 åren och kommer fram till att det är vanligare att forskare använder sig av kvalitativa forskningsmetoder. Detta kom de fram till genom att studera 45 studier som har använt sig av modellen och kollat på deras forskningsmetod. Syftet med de kvalitativa studierna har främst varit att studera djupare in i de organisatoriska frågorna såsom hållbarhet,
miljöredovisning eller företagets sociala ansvar. Medans kvantitativa studier har främst används för att kunna få en öka förståelse av utfallet efter
användning av det interaktiva styrsystemet (ibid).
Det är även vanligt att forskare inte studerar alla systemen (värderings, gränsskapande, diagnostiska och interaktiva) i levers of control. I många artiklar väljer forskare att endast studera ett av systemen (se Kober, 2007;
Bisbe & Otley, 2004; Bisbe & Malagueno; 2009; Janke, Mahlendorf &
Weber, 2014), där det interaktiva styrsystemet har haft störst intresse bland forskare (Martyn et.al, 2016). Kober (2007) forskning visar att det interaktiva styrsystemet kan underlätta för organisationer när det sker en förändring i strategin och att mekanismerna i organisationers styrning ändras för att matcha den nya strategin. Bisbe och Otley (2004) studerade relationen mellan det interaktiva styrsystemet och produktinnovation. Författarna hittade däremot inte att det interaktiva styrsystemet skulle gynna
produktinnovation såsom Simons (1995) förespråkar om att det ska göra.
Janke et.al (2014) studerar också det interaktiva styrsystemet med infallsvinkel på att undersöka relationen mellan styrsystemet och
användningen av det vid en externa hot. Resultatet tyder på att användningen av systemet öka under externa hot, exempelvis när den ekonomiska krisen inträffade mellan 2008-2010. Widener (2007) diskuterar däremot att man behöver samtliga system (värdering, gränsskapande, diagnostiska och
interaktiva) för ett välfungerande system, där man inte kan utesluta någon av
dem. Även Malmi och Brown (2008) belyser detta där man ska se en organisations styrsystem som ett paket.
En studie som tar upp alla systemen är författarna Speklé, Elten och Widener (2017). Författarna undersökte paradoxen mellan styrning och kreativitet. De diskuterar att denna paradox är två viktiga faktorer för organisationers framväxt, men att styrning och kreativitet oftast ses som motstridiga mot varandra. I studien drar författarna till slutsats att de inte tycks finna någon konflikt mellan dessa och att kreativiteten kan till och med öka vid styrning.
Även Adler och Chen (2011) undersökte paradoxen mellan styrning och kreativitet men med infallsvinkel vid osäkra miljöer vars arbetsuppgifter kräver att de är kreativa i sitt arbete.
Det som tidigare har forskats inom Herzbergs tvåfaktorteori har främst handlat om att undersöka teorins relevans (se Bassett-Jones & Lloyd, 2005;
Guha, 2010; Habib, Awan & Sahibzada, 2018). Bassett-Jones och Lloyd (2005) gjorde detta genom att samtidigt undersöka vad som motiverar medarbetare till att bidra med idéer. Resultatet visade att tvåfaktorsteorin fortfarande är användbar att använda sig av trots att den presenterade för över 60 år sedan. Men för att motivera medarbetare att komma med idéer har hygienfaktorn pengar och motivationsfaktorn erkännande relevans minskat.
Guha (2010) menar däremot att hela modellen behöver ses över eftersom motivations- och hygienfaktorerna utformades efter generation X, och kan därför inte generaliseras till generation Y.
En annan infallsvinkel av tvåfaktorsteorin har varit att undersöka hur teorin kan tillämpas i den offentliga sektorn. Motivet att studera inom den
offentliga sektorn var för att det finns vissa begränsningar att ge monetära belöningar i den sektorn. Studien visade på att motivationsfaktorerna gav en positiv effekt på arbetstillfredsställelsen hos cheferna i den offentliga sektorn
men att arbetstillfredsställelsen inte påverkas av hygienfaktorerna på det sätt de hade trott (Hur, 2018). Författarna Habib, Awan och Sahibzada (2018) forskning gick ut på att undersöka om det fanns en positiv förhållandet mellan ett prestationsmätningssystem och arbetstillfredsställelse. Studien visade positiva resultat mellan att sätta upp mål, styrning med motivations- och hygienfaktorerna. De fortsätter med att betona vikten av målformulering för att ha motiverade anställda.
Konceptuell- och analysmodell
I figur 2-3 har jag gjort en konceptuell modell för att visualisera uppsatsens teoretiska ramverk. Modellen syftar på att man behöver motiverade
medarbetare för att nå företagets mål och strategi (Latham, 2012; Hur, 2017;
Okoth & Florah, 2019). Eftersom individer har olika behovssystem, urskiljer vi på motivations- och hygienfaktorerna. Båda faktorerna är väsentliga för att ha motiverade medarbetarna, där hygienfaktorerna är de faktorer som omger arbetsuppgifterna och motivationsfaktorerna är kopplat till själva arbetet.
Hygienfaktorerna kommer inte att öka motivationen som
motivationsfaktorerna gör. Men om de inte finns, kan det minska motivationen eftersom medarbetaren känner avsaknaden av arbetstillfredsställelse (Herzberg, 1993; Hein, 2012).
För att nå dessa faktorer, är tanken att organisations styrning ska kunna användas som stöd för att erhålla hygiens och motivationsfaktorerna. För att undersöka organisationers styrning har jag använt mig av Simons (1995) Levers of Control modell. Modellen har fördelen att den ser utifrån fler olika perspektiv och betonar relevansen av en balans mellan värdering,
gränsskapande, diagnostiska och interaktiva styrsystemet för att kunna effektivt implementera en framväxande strategi (Simons, 1995).
Figur 2-3 Konceptuellmodell (egen)
Utifrån den teoretiska referensramen, har jag sedan i figur 2-4 tagit fram en analysmodell som har använts som stöd till analys- och slutsatsavsnittet för att visuellt visa hur dessa teorier kan användas tillsammans. Figuren visar hur styrningen kan fungera som stöd för motivations- och hygienfaktorerna, där jag har tagit levers of control (med värderings, gränsskapande, diagnostiska och interaktiva styrsystemet) på den horisontella axeln och tvåfaktorsteorin (med motivations- och hygienfaktorerna) på den vertikala. Rutan blir ikryssad om det tyckes finns ett samband mellan dem utifrån teorin. Ett konkret exempel är sambandet mellan det interaktiva styrsystemet och hygienfaktorn relationer. För relationer, ger Hein (2012) och Abrahamsson (2005) exempel på relationen som medarbetarna har till sina cheferna och om de känner att cheferna lyssnar på deras idéer. Relationen kan påverkas av det interaktiva styrsystemet, där systemet vill få in idéer från medarbetarna och
föra en debatt och dialog för att justera den befintliga strategin till en ny (Simons, 2014; Bisbe & Otley, 2004). I analysavsnittet blir det sedan att avgöra om det är till stöd eller inte, beroende på hur styrningen för fallföretaget ser ut.
Figur 2-4 Analysmodell (egen)
Överskådligt kan figuren (2-4) ses som en hypotes. I figuren ser vi att det finns ett samband mellan värderingssystemet och interaktiva styrsystemet, där det finns ungefär lika många ikryssade för både motivationsfaktorerna som det är för hygienfaktorerna. Antagandet här är att båda dessa system är väsentliga för att uppfylla både faktorer typerna. För det gränsskapande systemet däremot, gör vi till antagande att den är mer relaterade till
hygienfaktorerna än vad det är för motivationsfaktorerna. Med andra ord, de faktorer som omger arbetsuppgifterna. Det diagnostiska styrsystemet har en hygienfaktor ikryssat för det diagnostiska styrsystemet, annars är de
resterande bland motivationsfaktorerna. Detta tyder på att systemet är mer relevant för att erhålla motivationsfaktorerna. Bland motivationsfaktorerna
kunde jag hitta minst en koppling till något av systemen, men bland hygienfaktorerna kunde jag inte hitta någon teoretisk koppling till varken arbetsmiljö, status, lön eller privata faktorer.
3 Metod
Följande kapitel inleds med studiens forskningsstrategi och
forskningsdesign. Vidare gör jag en genomgång för insamling av teori och empiri som har gjorts för att besvara studiens forskningsfråga samt hur datan sedan har analyserats. Metodavsnittet avslutas med de
kvalitetskriterier och etiska överväganden som jag har gjort. Metodvalen sammanställs sedan i en modell.
Forskningsstrategi
Denna studie fördjupar sig inom fenomenet styrning och motivation där jag använder mig av en styrning som används på PostNord för att genomföra detta. För att kunna besvara forskningsfrågan, behövde jag data som skulle kunna ge mig svar på hur deras styrning ser ut och undersöka om det motiverar medarbetarna eller om det bara är för att klara hygienfaktorerna.
För detta, har en kvalitativ forskningsstrategi används med fokus på
respondenternas ord och deras perspektiv. Detta har gjort att jag har kunnat gå in djupare i ämnet och fått respondenternas åsikter och uppfattning. Detta överensstämmer med Bryman och Bell (2017) förklaring av en kvalitativ forskningsstrategi.
Relationen mellan teorin och empirin kommer sedan att genomföras utifrån ett abduktivt forskningssynsätt. Att relatera teori och empiri med varandra är en del av forskarens uppgifter och finns olika varianter för att göra detta.
Med abduktiv ansats varierar författaren mellan insamling av teori och empiri utifrån det man kommer fram till för att besvara forskningsfrågan (Patel & Davidson, 2019). Jag började exempelvis med en teoretiskt
referensram som jag hade till stöd för utformning av intervjuguiden. Empirin kom sedan och analyserades med referensram i analysavsnittet. I detta steg fann jag att jag behöver mer teori om ämnet och fortsatte att använda mig av
deltagande observation för att få in mer data. Har även behövt hittat mer teori. Detta har gjort att jag har varierat mellan insamling av data och teori.
Genom detta tillvägagångssätt, anser jag att det tyder på att en abduktiv ansats har tillämpas för studien.
Forskningsdesign
Forskningsdesignen har till syfte att ge författare en ram för insamling och analys av datan för att besvara forskningsfrågan (David, 2016). Fallstudier är en form av forskningsdesign där man undersöker en företeelse i en kontext (Yin, 2007), där utförandet av fallstudien antingen kan vara hos en individ, en organisation eller på en arbetsplats (Bryman & Bell, 2017). Fallstudier används vanligen när man vill få en så fyllig bild som möjligt om ämnet (Patel & Davidson, 2019). Det passar även om man vill studera komplexa företeelser i dess sammanhang (Jensen & Sandström, 2016). När man studerar motivation, brukar det däremot vara vanligare att man använder sig av en kvantitativ forskningsstrategi, exempelvis med enkäter. Detta skulle däremot inte ge mig den data som jag behöver för att besvara
forskningsfrågan. Om jag skulle använt mig av enkäter skulle det intressanta vara det dem skriver i fritext och inte siffrorna i sig och därför blev valet att använda mig av fallstudier då jag är ute efter respondenternas uppfattningar och upplevelser för att avgöra vad det finns för stöd i styrningen för att motivera och engagera medarbetarna. Något jag inte skulle få av att analysera siffrorna.
Valet av att använda mig av en enfallsdesign byggde på att kunna göra en djupare redogörelse. Både styrning och motivation är brett och komplext ämne och något som skiljer sig mellan både företag och vilka medarbetare man frågar. Att analysera flera organisationers styrning och undersöka hur det kan fungera som stöd för att motivera och engagera medarbetarna skulle ha blivit alldeles för komplext och jag skulle behövt intervjua ett större antal
personer som är utanför den tänka tidsramen för att hinna med. Jag valde därför att fokusera på PostNords styrning för att få en mer djupgående analys. PostNord styrning är intressant att analysera eftersom de är en av Sveriges största arbetsgivare efter antalet anställda, vilket kan medföra svårigheter att få alla sina anställda att känna sig engagerade och motiverade, eftersom det är enklare att styra i mindre organisationer, enligt Pretorius och Martiz (2011). Vilket kan vara en bidragande faktor till varför engagemanget har historiskt sett varit låg på PostNord enligt deras interna
medarbetarundersökningar (PostNord, 2018).
Teoretisk materialinsamling
Studiens referensram bygger på två delar; motivation och styrning. För styrningen, presenteras först den formella och informella styrningen för att sedan gå in på Levers of Control. För motivation, går jag först igenom skillnaden mellan inre och yttre motivation och avslutar med Herzbergs tvåfaktorsteori om hygienen och motivationsfaktorer.
Litteratur och vetenskapliga artiklar har använts för den teoretiska referensramen. Litteratur har inhämtas från databaserna One Search och Google Scholar. För vetenskapliga artiklar har jag även använt mig av Business Source Premier. Litteratur och artiklar har jag även hittat genom att titta på andra författares källförteckning för att hitta originalförfattaren. De sökord som har använts till detta är följande; Levers of Control, strategy, motivation, control system, management control system, goals,
ekonomistyrning, two-factor theory, tvåfaktorsteorin, inre och yttre motivation, formell och informell styrning. Sökorden har både varit på svenska och engelska och används i olika kombinationer.
Empirisk materialinsamling
Insamling av empirisk data ska baseras på uppsatsens syfte, teoretisk
ramverket, den redan befintliga datan och folks resurser inom tid och pengar (David, 2016). När jag samlade in data använde jag mig av både intervjuer, dokument och deltagande observationer. De flesta av intervjuerna skedde genom telefon. Valet av att använda mig av telefonintervjuer gjordes
eftersom personliga intervjuer inte alltid var möjliga eftersom PostNord hade strikta restriktioner under tiden det var dax att samla in data på grund av coronaviruset. Detta har även påverkat möjligheten hur många jag har kunnat intervjuat eftersom de har varit underbemannade och inte haft möjlighet att ta undan folk. Fördelen med att använda sig av telefonintervjuer är att det både är kost- och tidssparande. Nackdelen är att kvaliteten på information kan vara sämre i jämförelse med om man skulle genomföra personliga intervjuer eftersom sannolikheten ökar att de säger att man “inte vet”, respondenterna tycker att intervjuerna tar för lång tid (även om dem egentligen är kortare än om det skulle ha varit personliga intervjuer) och det kan göra att de blir mindre engagerad av att genomföra intervjun (Bryman & Bell, 2017).
Jag upplevde däremot inte dessa problem när jag genomförde telefon intervjuerna utan tyckte att kvaliteten och engagemanget var detsamma som de intervjuer som var personliga. Jag hade däremot detta i åtanke när jag formulerade frågorna i min intervjuguide. Exempelvis var jag mer direkt i mina frågor ibland än vad jag annars skulle ha varit om jag gjorde personliga intervjuer för att vara tidseffektiv. Den största nackdelen med att jag använda mig av telefonintervjuer var att man gick miste om uttryck som
respondenterna gjorde, vilket gör det svårare att reagera mina svar efter deras ansiktsuttryck, exempelvis om de inte förstod frågan. Detta problem skulle ha kunnat löst med andra verktyg såsom Skype eller Zoom, men detta alternativ tänkte jag inte på förrän några i min seminariegrupp diskuterade detta alternativ och då vara alla intervjuer redan gjorda. Men jag tror ändå att
jag skulle ha använt mig av telefonintervjuer om jag skulle ha gjort om detta.
Detta beror på att det är smidigare att ringa via telefonen för både mig och respondenterna, då från tidigare erfarenheter inte alltid har funkat för mig och istället tagit på tid vilket då tar bort en av fördelarna med
telefonintervjuer. Att använda sig av verktyg såsom Skype eller Zoom förutsätter även att respondenterna har tillgång till en kamera på sin dator vilket inte alla har och på vissa av dessa program behöver man ett konto.
En av telefonintervjuerna var även en gruppintervju på två. Innan corona brast ut, var tanken att ha en fokusgrupp mellan 4-5 personer. Men detta kunde jag då inte göra med anledning av att inte orsaka möjlig spridning genom att stänga in flera personer i ett rum och möjligheten att få så många medarbetare på samma plats samtidigt. En gruppintervju används ändå för att få fram en diskussion mellan flera medarbetare om ämnet. Trost (2010) menar att respondenterna kan bygga vidare på varandras idéer och tankar när man har flera respondenter som diskuterar om ämnet och reagerar på
varandras åsikter.
Nackdelen med gruppintervjuer kan vara att det finns risk för att en av respondenterna är mer dominant och den personens tankar blir gruppens tankar och att man pratar i mun på varandra (Bryman & Bell, 2017). Trots
Nackdelen med gruppintervjuer kan vara att det finns risk för att en av respondenterna är mer dominant och den personens tankar blir gruppens tankar och att man pratar i mun på varandra (Bryman & Bell, 2017). Trots