Effektiv och långsiktig planering för att hantera ökade kostnader och resursbrist

Samtliga studerade företag tar i projektets tidigare skeden fram en initial budget som ska ligga till grund för alla framtida aktiviteter och kostnader. I Skanska sker detta genom att dem inleder vad som kallas för skede 2. Efter att man i skede 1 tagit fram en planering i grova drag utifrån vad projektet så åstadkomma innebär skede 2 en mycket mer detaljerad plan. Detta skede innebär en projektering och prissättning genom att ett budgetpris tas fram av den förväntade slutsumman. Den initiala budgeten tas fram genom att de inhyrda entreprenörerna tar fram deras egna prognoser och kostnader utifrån de aktiviteter de har avtalat om att leverera. Dessa aktiviteter slås sedan samman till en

gemensam budget för den enhet på Skanska som en produktionsledare är ansvarig för. I nästkommande steg sammanställs budgeten för de olika enheterna till en totalkostnad för projektet och granskas av projektansvarig. Jonathan beskriver att eftersom varje enhet har dess egna prognoser och kostnader kan de således liknas vid ett “projekt i ett större projekt”. Utifrån projekttriangeln anses kvalitet alltid ligga i fokus och vara den viktigaste delen. Eftersom det nuvarande projektet är ett prestigeprojekt är det viktigaste att utförandet är ”extremt bra och unikt”. Detta går att se genom att kolla på exempelvis materialvalen där allt är design och påkostat. Jonathan berättar att det är lite som ”det får kosta vad det kostar” för att projektet ska bli så bra som möjligt. Därför har man egentligen ingen fast budget utan den omförhandlas varje kvartal, alla tillkommande aktiviteter prissätts och sammanställs för att kunna höja budgeten i nästkommande period.

På Växjö kommuns tekniska förvaltning beskriver Kristoffer att budgetprocessen sker utifrån att de identifierade aktiviteterna tilldelas resurser i det förberedande stadiet i den PPS-modell de använder sig av. Planeringen granskas efteråt av direktivet i kommunen som bidrar med upplysningar gällande exempelvis om det anses planerats för lite budget för en viss aktivitet. I budgeten läggs det dessutom ett utrymme för oförutsägbara kostnader. Kontrollen från kommunens direktiv hjälper till att göra budgeten mer noggrann. När det visar sig att budgeten för en aktivitet är på väg att överskridas försöker man på Växjö kommuns tekniska förvaltning att planera om och undersöka möjligheten att minska kostnaderna och “dra ner ambitionsnivån” genom exempelvis använda billigare resurser och effektivisering men genom att försöka hålla en acceptabel kvalitet i slutresultatet. Andréa från Växjö kommuns utvecklingsavdelning samtycker om att det är viktigt att “justera i egenskaperna men fortfarande sträva efter att leverera en bra kvalitet”.

Respondenterna på Fortnox, Bitlog och Projekt X nämner alla att de inte är låsta och följer någon specifik projektprocess. Eddie på Fortnox beskriver att det istället “ofta krävs att man har lite fingertoppskänsla och anpassar sig till den enskilda kundens möjligheter och resurser”. Även om projektprocessen kan variera berättar respondenterna från Fortnox, Bitlog och Företag X att en budget för aktiviteterna beräknas i planeringen i

projektets början. Budgeten för varje aktivitet beräknas genom att uppskatta hur mycket tid och resurser varje aktivitet förbrukar. Tiden tas från tidsplaneringen för aktiviteterna och används för att beräkna lönekostnaden. Projektledaren på Företag X nämner att vid budgetplaneringen inför webbsidan beräknas kostnader för resurser genom att uppskatta kostnader för löner till programmerare, olika licenser till banktjänster, lokalhyra och programvaror samt databaser och säljare. Eddie på Fortnox tillägger däremot att deras budgetplanering behöver vara mer anpassat utifrån kundens förutsättningar. Respondenterna noterar också att budgeten inte är fast eftersom det tillkommer nya aktiviteter till följd av förändringar som sker under projektets gång.

För att vara responsiv och kunna agera på förändringar som skapar nya kostnader krävs en strikt kontroll och uppföljning av planeringen. På Företag X berättar projektledaren att de endast tittar på leverantörsfakturorna för att följa upp kostnaden. Respondenten på företag X berättar vidare att projektgruppen har löpande möten för att stämma av och diskutera olika problem som bland annat avvikelser på tid och budget samt oplanerade händelser. I resten av de studerade företagen beräknas kostnaden för den tillagda tiden genom att hämta data från tidsrapporteringssystemen som visar hur mycket tid förbrukats i varje aktivitet. Resterande kostnader beräknas genom att följa upp leverantörsfakturorna i affärssystemen. Kristoffer från Växjö kommuns tekniska förvaltning tillägger att de kan filtrera kostnaderna för projektet i ekonomisystemet vilket underlättar för att följa upp kostnaderna i realtid. På Skanska sker kostnadsuppföljning för att upptäckta avvikelserna och anpassa budgeten mot kunden en gång per kvartal, där de nya kostnaderna som uppstått till följd av att nya aktiviteter har tillkommit inkluderas. Budgeten mot underentreprenader anpassas däremot månadsvis för att snabbare kunna agera och hantera nya kostnader.

På Företag X berättar projektledaren att när det visar sig att kostnaderna gått över budget och det blir brist på finansiering kan projektresultatet delas upp i olika delar. På så sätt blir det möjligt att bara lansera en del av funktionerna till en början och då börja få intäkter från kunderna. Därefter kan projektgruppen fortsätta med resten av funktionerna. På Bitlog berättar Henrik att när det sker kostnadsförändringar under projektet gång fördelas budgeten om mellan aktiviteterna i syfte att hålla sig inom den planerade

budgeten. När det visar sig att kostnaden kommer överskrida budget undersöker styrgruppen den långsiktiga ekonomiska vinsten av projektet då kunden betalar en kostnad varje månad för att använda programmet. Därför fortsätter projektet ändå även om det går över budget. Det som är viktigt är att ha en dialog med kunden så fort det upptäcks att den budgeterade kostnaden kommer överskridas eftersom det underlättar för kunden att förstå situationen.

4.4 Intressenters inflytande