Intressenters inflytande orsakar oklarhet och bromsar flexibiliteten

Samtliga respondenter upplever komplexitet i styrningen som orsakas av intressenternas inflytande i projektet. Intressenterna kan vara slutanvändaren av projektets resultat, projektets uppdragsgivare eller externa parter som på något sätt har inflytande i projektet.

Medborgarnas kritik mot projektet

Slutanvändaren för projekten i Växjö kommun berättar både Kristoffer och Andréa är medborgarna, dess intresse ligger både i att det är dem som ska utnyttja resultatet men kan även väcka kritik mot projektarbeten eftersom projekten finansieras av skattepengar. Kritiken gör att Växjö kommuns ledning, som är projektets ägare, kräver mer uppföljning och begär förändringar i projektets resursanvändning och planering. Förändringarna är tidskrävande och leder till fördröjningar i tidsplaneringen.

Många intressenter har inflytande i projektet

Eftersom projekten i Växjö kommun drivs i samarbete med EU finns det representanter från EU som är externa intressenter av projekten och har inflytande i styrningen. Utöver det finns det medlemmar från andra förvaltningar som har inflytande i styrningen av projektet. Kristoffer från Växjö kommuns tekniska förvaltning berättar att många intressenter som har inflytande i styrningen, vilket skapar komplexitet eftersom det innebär oklarheter om vilken grupp som har mandat att fatta beslut för de olika frågorna som uppstår i samband med förändringar. Kristoffer berättar vidare att gruppen som behöver fatta beslut om en fråga oftast har en lösning eller ett par lösningar att presentera men inte vet vilken grupp som har mandat att besluta om den specifika frågan för att

kunna gå vidare med en lösning. Kristoffer tillägger att det kan vara tidskrävande att hitta gruppen som har mandat att besluta vilket i sin tur kan leda till “längre beslutsvägar”, där kristoffer menar det tar längre tid att vänta på ett svar som lyfts upp och därför tar det längre tid att agera på en förändring.

Internationellt samarbete ökar risken för oklarhet i kommunikationen

Att verksamheter bedriver projekt över gränser med många inblandade internationella parter är ytterligare en faktor som ligger till grund för att projekt blir mer komplexa. Jonathan på Skanska menar att om en tydlig kommunikation saknas kan det uppstå brist på kvaliteten i projektet och att slutprodukten som levereras inte stämmer överens med vad kunden vill ha. Då uppstår en risk i att dem ligger ute med väldigt mycket pengar som kunden inte är redo att betala för eftersom det inte stämmer överens med kundens förväntningar. Kristoffer på Växjö kommuns tekniska förvaltningen delar liknande uppfattning och menar att kommunikationen i internationella projekt ofta innebär längre beslutsvägar. Exempelvis i de fallen då en viss fråga måste lyftas i ledningsgruppen från EU. Å andra sidan berättar projektledaren på Företag X att de inte upplever några svårigheter med att inkludera många internationella parter. Istället anses det enbart bidra till mångkulturalism.

Lägre motivation för målkongruens hos de externa intressenterna

Andréa från Växjö kommuns utvecklingsavdelning berättar att projektet som hon driver även dem har intressenter som har inflytande i styrningsgruppen för projektet. Intressenterna är bland annat representanter från EU samt medlemmar från andra förvaltningar i Växjö kommun. Andréa berättar vidare att intressenterna i styrningen har olika grad av engagemang i styrningsarbetet. Vidare menar hon att det finns medlemmar i styrgruppen som bara övervakar deras grupps intresse utan att aktivt delta i styrningsarbetet för projektet. Mindre engagemang och deltagande i styrningsarbetet orsakar komplexitet eftersom det leder till att intressenterna har olika intressen av projektet vilket kan göra det svårt att ha gemensamma mål och då svårare att få en gemensam bild på hur målen ska nås. Att inte ha gemensamma mål i sin tur kan leda till oklarheter gällande vilka mål som ska siktas på och hur arbetet ska se ut för att nå målen. Projektledaren från Företag X upplever också svårighet med att ha gemensamma mål

bland parterna som är involverade i projektet. Respondent X menar att programmerarna som anlitades för att programmera de olika funktionerna som webbsidan ska erbjuda är externa intressenter som fakturerar projektet för tiden de lägger i projektet. Projektledaren tillägger att programmerarna bara är intresserade av deras eget arbete i projektet, det vill säga att varje programmerare bara är intresserad av sin egen del som han/hon ska programmer. Detta innebär att de externa programmerare är bara intresserad av projektet på kort sikt, vilket då kan leda till komplexitet genom svårigheter att nå målkongruens, då programmerarna inte ser helheten av projektet. Projektledaren tillägger också att svårigheter med att nå målkongruens leder i sin tur till fördröjningar i tidsplanen och ökar komplexiteten i planeringen av tid.

Uppdragsgivarens inflytande i projektet

Henrik från Bitlog berättar att projektets uppdragsgivare har inflytande i projektet styrning eftersom dem vill bestämma över vissa projektet som exempelvis att använda sin egen utrustning i en viss process. Detta skapar komplexitet eftersom det begränsar flexibiliteten och innovationen. Henrik berättar vidare att det i vissa fall under projektets gång visar sig att kundens egen utrustning inte alltid är anpassningsbar, detta skapar komplexitet eftersom det krävs att projektgruppen planerar om resursfördelningen och skaffar egen utrustning vilket kräver tid och ökar kostnaderna.

I Skanskas projektarbete talar man om att man nu håller på att genomföra ett “prestigeprojekt”. Detta innebär att det ställs väldigt höga krav på dess utformande och kvalitet. Stockholm stad som är projektägare har på så sätt en tydlig målbild av vad man vill uppnå men att det är upp till Skanska att se till att projektet levereras. Jonathan berättar att eftersom detta ses som ett prestigeprojekt anses kunden vara mycket krävande och styrande på hur projektet levereras. Detta märks exempelvis genom att kommunikation sker på löpande räkning vilket innebär att samtliga fakturor måste gå genom Stockholm stad. Därför är dom hela tiden inne och styr i hur Skanska arbetar. Detta sker exempelvis genom att Stockholm stad i början av projektet bestämmer vilka som ska vara med på projektet och var de olika personerna ska ha för ansvar. Jonathan menar att detta skapar komplexitet eftersom man inte kan driva projektet så som man brukar, utan måste anpassa sig efter vad kunden vill. Dessutom sker mycket kontroller av

Stockholm stad avseende miljö, arbetsmiljö och kvalitet vilket innebär att man hela tiden har ”ögonen på sig”. Därutöver har även Stockholm stad hyresgäster som kommer nyttja bygget, exempelvis är detta då Stockholm universitet och diverse restauranger och så vidare. Dessa hyresgäster ställer krav på förändringar genom att budget hela tiden förändras och hur lokalerna ska utformas för att anpassa sig till hyresgästen. Jonathan menar att det därför hela tiden kommer nya besked om förändringar såsom att vissa saker ska rivas och byggas om. Således tillkommer många förändringar efterhand vilket kan leda till komplexa förhållanden.

Kundens förändrade behov

Medan kundens inflytande är mycket påvisande inom ovan nämnda verksamheter såsom Växjö kommuns olika avdelningar och Skanska anses det istället vara mindre regelstyrt inom verksamheter som Fortnox, Företag X och Bitlog. Samtliga respondenter på Fortnox Företag X och Bitlog menar att kunden har identifierat ett behov men vet inte alltid vad de vill ha. På så sätt är det upp till dessa företag att kommunicera till kunden vad det kan erbjuda och hur det kan gynna dem. Kunden är således inte inte lika styrande och det behövs således inte en lika stor anpassning till kundens initiala krav. Å andra sidan kan kundens osäkerhet inför vad de vill ha leda till oklarheter. Ovan nämnda respondenter menar att när projekten börjar närma sig färdigställande kan kunden tycka att resultatet inte riktigt uppfyller sitt behov. Detta skapar komplexitet genom att det krävs omplanering av vissa processer men även omplanering av hela projektet i vissa fall vilket leder till att tidsplan och budget överskrids.

4.4.2 Intressenternas inflytande hanteras genom effektivare kommunikation och