Teknisk utveckling

Att den tekniska utvecklingen påverkar styrningen av projekt är mer framträdande i den moderna sammanställning PMI (2017) gjort än exempelvis vad Baccarini (1996) och Williams (2002) identifierat i tidigare skeden. En av orsakerna kan tänkas bero på att olika branscher befinner sig i olika förändringstakter och behöver således anpassa sig olika. Exempelvis menar Eddie på Fortnox att “det råder en hög digitalisering- och automatiseringstakt inom redovisningsbranschen” vilket innebär att metoder och tillvägagångssätt snabbt blir utdaterade. Detta innebär att dem hela tiden måste komma på nya lösningar vilket gör att de saknas en stabilitet i projektstyrningen. Å andra sidan nämner Jonathan på Skanska att “byggbranschen är mycket föråldrad och traditionell

gällande all form av digitalisering och projektstyrning”. Detta tyder på den tekniska utvecklingen kanske inte är lika påträffande i alla branscher, utan de som upplever en hög förändringstakt tenderar att se den tekniska utvecklingen som ett hinder eller en faktor som skapar komplexitet.

5.2 Att anpassa styrningen efter komplexitet 5.2.1 Effektivare kommunikation

Mindre tidsfördröjningar genom närmare kommunikation

Flertalet av de studerade företagen samtycker att effektivare och närmare kommunikation mellan intressenterna är viktig för att anpassa styrningen till faktorerna som skapar komplexitet. Effektiv kommunikation har också varit väldiskuterad i tidigare forskning som en metod för att inkludra intressenterna i projektet och då anpassa styrningen till deras inflytande i projektet (Sohi m. fl., 2021; Atkinson m. fl., 2006). Hur kommunikationen ska vara effektivare är däremot lite oklart i tidigare forskning.

Respondenterna från Växjö kommuns tekniska förvaltning och utvecklingsavdelning använder PPS som ett stöd för projektstyrning. Modellen består av faserna: förbereda, genomföra och utveckla där varje fas består av några beslutspunkter. Under förberedafasen bestäms alla aktiviteter och bland annat tid för varje aktivitet fastställs. Modellen därför påminner om den traditionella projektstyrningen som inom tidigare forskning beskrivs som en linjär process där tid för aktiviteter fastställs i projektets början (Bianchi m. fl., 2020; Pinto, 2019). Eftersom tiden för aktiviteterna är fastställd orsakar de långa beslutsvägarna komplexitet eftersom att vänta på ett beslut kan leda till att tidsplanen överskrids. På Växjö Kommuns utvecklingsavdelning börjar också projektet med att planera enligt en traditionell PPS-metod genom att fastställa detaljerade mål, aktiviteter, tid och kostnad för aktiviteterna. Dessutom dokumenteras alla diskussioner och beslut vilket stämmer överens med hur tidigare forskning beskriver den traditionella projektstyrningen (Pinto, 2019; PMI, 2017). För tillfället används dokumentation för att beskriva ansvarsfördelningen samt vad en grupp beslutat om en specifik fråga. Kristoffer och Andréa samtycker däremot att dokumentationen är en

tidskrävande process som i sin tur leder till ännu mer fördröjningar i tiden, vilket relateras till (Bianchi m. fl., 2020) som förklarar att en detaljerad dokumentation används inom den traditionella projektstyrningen. Ett sätt för att ha effektivare kommunikation mellan intressenterna är att använda sig av en gemensam plattform som programmet Trello som används i Projekt X. En gemensam plattform som Trello tydliggör ansvarsfördelningen vilket hjälper till att snabbare ta reda på gruppen som har mandat att besluta över en viss fråga. Dessutom förkortas beslutsvägarna med hjälp av direkt kommunikation mellan parterna i programmet för att få snabbare svar på frågor eller oklarhet gällande ett beslut. Ett annat exempel på en gemensam plattform för att effektivisera kommunikationen är Project Online från Microsoft som kan användas för att planera aktiviteter och tid precis som Trello. Genom att effektivisera kommunikationen mellan parterna i styrningen förkortas beslutsvägarna och därmed sparas tid som kan användas i andra aktiviteter.

Projekt X anpassar projektarbetet till kundens önskemål genom att visa upp kunden en testversion av webbplatsen som stämmer överens med Cooper & Sommer (2018). Detta genom att involvera kunden i projektarbetet genom att ett antal butiker är med som testgrupper under projektets gång. På detta sätt har projektgruppen närmare kontakt med kunden och får kontinuerlig feedback för att kunna anpassa projektarbetet till kundens behov, vilket även stämmer överens med Atkinson m. fl. (2006) antagande om att involvera kunden i projektet för att följa upp kundens föränderliga behov och anpassa projektet utifrån det. I andra fall när det är kompetensbrist hos kunden leder det också till att kunden har svår att identifiera egenskaperna som motsvarar sitt behov. Därför anses det ännu viktigare att involvera kunden i projektarbetet genom en löpande och tydlig kommunikation samt kontinuerligt presentera exempel på egenskaperna. Detta för att säkerställa att projektarbetet är i linje med kundens behov.

I andra fall har kunden eller uppdragsgivaren inflytande i projektstyrningen, som fallet på Skanska och Bitlog. På Skanska bestämmer kunden över ansvarsfördelningen samt hela tiden övervaka projektarbetet, och på Bitlog vill kunden styra vissa processer i projektarbetet. Tidigare forskning har påpekat på vikten av förtroende mellan intressenterna, där förtroendet ökas genom att inkludera intressenterna i projektarbetet

genom löpande kommunikation (Atkinson m. fl., 2006). Resonemanget stämmer överens med fallen på Bitlog och Skanska, där styrningen anpassas till komplexiteten genom att ha löpande kommunikation med kunden. Enligt de studerade företagen underlättas detta genom att inkludera representanter från kunden i styrningen för en närmare kommunikation.

Tydligare kommunikation för att hantera intressenternas inflytande och kompetensbrist

För att uppmärksamma och hantera förändringar som uppstår under projektets gång krävs inte bara en effektivare och närmare kommunikation utan även att tydlighet mot samtliga parter. Denna tydlighet bör genomsyra hela projektprocessen utifrån både ett internt och externt perspektiv. Därför kompletteras en löpande kommunikation med kunden på Bitlog och Skanska med att tydliggöra för kunden om konsekvenserna som kan inträffa i samband med beslut som kunden vill bestämma över. Samma sak gällande fallet på Växjö Kommuns tekniska förvaltningen och utvecklingsavdelning där kritiken från medborgarna gällande vissa beslut i projekten skapar komplexitet i styrningen. Respondenterna anser då att det krävs att tydliggöra orsaken bakom besluten som tas eftersom det anses minska kritiken och motståndet för projektet.

På talan om kunden som har ett behov men inte kan identifiera det, har Cooper & Sommer (2018) också förtydligat att visualisering av produkten hjälper kunden att se projektets resultat och därmed kunna identifiera sitt behov. I Projekt X fall används visualisering också till att anpassa sig till komplexiteten som uppstår när de externa programmerare bara är intresserade av sin egen nytta av projektet och då resultatet av deras programmering kanske inte motsvarar förväntningarna. Projekt X visualiserar de önskade funktionerna som hemsidan ska inkludera genom att visa upp bilder på hur funktionerna ska se ut. Att visualisera efterfrågade egenskaper minskar också risken för oklarheter och missförståelser som uppstår vid kompetensbrist hos de externa programmerarna.

Självstyrning underlättar för effektivare hantering av oplanerade händelser

Begränsad tid, intressenternas inflytande, kompetensbrist, viljan för förändring, lagar och regleringar och den tekniska utvecklingen är alla faktorer som på något sätt innebär en

fördröjning av tidsplanen. Därför krävs det en förmåga att snabbt kunna ta beslut och agera på förändringar. Koppenjan m. fl. (2011) har tidigare argumenterat för att en styrning som bygger på hierarki förhindrar flexibilitet och försämrar därför möjligheten till att svara på förändringar. Gemensamt för de studerade verksamheterna är att självstyrning i många fall underlättar anpassningen till de föränderliga faktorerna. Däremot råder det delade meningar om vilken grad av självstyrning som behövs i olika situationer. Henrik från Bitlog menar att är viktigt att sträva efter att öka självstyrningen genom att bland annat börja med att undersöka faktorerna som påverkar självstyrningen. Vidare menar han att det krävs en hög kompetens för att möjliggöra en högre grad av självstyrning. Motivationen för självstyrning ökar också enligt Henriks förklaring genom närmare och löpande kommunikation med gruppmedlemmarna, som är nödvändigt för att undersöka vilka individer som har lägre motivation för självstyrning och då kunna hjälpa dem framåt. Detta kan relateras till Cobb (2011) och Söderholm (2008) som förklarar att kortare feedbackcirklar hjälper gruppmedlemmarna att engagera sig i problemlösningen. Kristoffer från Växjö Kommuns tekniska förvaltning menar dock att det är svårt att tillämpa självstyrning då det är många intressenter som har inflytande i projektet eftersom de olika intressenterna har olika mandat att fatta beslut. I de fallen det är svårt att tillämpa självstyrning menar Kristoffer istället att anpassningen kan förenklas genom en mer flexibel kommunikation och tydligt beslutsfattande.

Vid självstyrning är det även viktigt att se till att det råder målkongruens vilket även diskuterats som en viktig faktor för att öka flexibiliteten i projektstyrningen (Beck m. fl., 2001; Cobb, 2017). I vissa fall som på Växjö kommuns tekniska avdelning samt de externa programmerare på Projekt X prioriterar vissa parter sitt eget intresse vilket gör det svårt att agera mot samma mål samt man agerar svagare på förändringar under projektets gång. Denna komplexitet hanteras genom Beck m. fl. (2001) förklaring, att närmare kommunikation och nätverksstruktur är några faktorer som motiverar parterna för att prioritera gruppens intresse framför sina egna intressen. Andréa och projektledaren på Projekt X samtycker om resonemanget från Beck m. fl. (2001) för att sträva efter målkongruens i projektgruppen.