Effektivare planering

Tidigare forskning inom planering av projekt har byggt på ett resonemang att de flesta typer av projekt tenderar att följa traditionella planeringsskeden där i stort sett all planering sker redan i tidiga skeden (Bianchi m. fl., 2020; Blomberg 2013; Kerzner, 2017). Motsatt har den agila planeringen främst använts inom mjukvaruutveckling och områden som kännetecknas av en hög grad av osäkerhet (Cobb, 2015; Serrador & Pinto, 2015; Suomalainen m. fl., 2015). Fitzgerald och Stol (2014) har tidigare argumenterat för att planeringen ska följa en dynamiskt och öppen process där planering och genomförande är nära sammankopplade. Vidare beskriver dem att verksamheter inte bör

planera längre fram än de kan se. Baserat på den empiriska materialinsamlingen tenderar verksamheterna att i grova drag planera hela projektet i tidiga stadier. Detta sker genom att utifrån projektmålen identifiera och tilldela alla aktiviteter resurser och tidsplaner. Wysocki (2019) menar att denna typ av initial planering är viktig för att göra en avvägning mellan vad projektet ska leverera, vilket tidshorisont som ska följas och hur mycket resurser som ska tilldelas till projektet. Med eftersom alla projekt är unika ser flera av de studerade verksamheterna en svårighet i att kartlägga alla aktiviteter redan i projektets början. Detta eftersom de påverkas av så många komplexa faktorer i projektets miljö som gör att de krävs en anpassning genom hela projektprocessen. Därför har de olika metoder för att skapa utrymme till att planera om och anpassa sig till tillkommande aktiviteter under projektets gång.

Pinto (2019) har förklarat att uppföljning av projektets prestation syftar till att projektägare och ledning ska få en uppfattning av projektets prestation samt att projektarbetet går i linje med projektmålen. Syftet med uppföljning stämmer överens med de studerade företagen, men de studerade fallen syftet med uppföljning också till att identifiera oplanerade händelser som styrningen behöver hantera. Flertalet av de studerade företagen följer upp kostnaden genom att gå igenom leverantörsfakturorna samt räkna fram lönekostnaden. På Projekt X däremot har styrningsgruppen löpande möten för att följa upp projektarbetet och identifiera oplanerade händelser. Detta stämmer överens med Stern (2020) och Cohn (2006) som argumenterade att löpande-möten i den agila projektstyrning gör styrningen mer proaktiv. Detta eftersom genom löpande möten kan hela projektgruppen diskutera hinder och förändringar vilket gör att oplanerade händelser kan upptäckas i tid, till skillnad från exempelvis Växjö Kommuns tekniska förvaltning där det är långa beslutsvägar som gör att det tar längre tid att agera på förändringar, vilket gör att styrningen blir mer reaktiv.

På Växjö kommuns tekniska förvaltning har dem redan inkluderat en post för oförutsedda händelser som gör att de flesta förändringar kommer täckas av den initiala budgeten. I de fallen kostnaden ändå överstiger budget krävs det istället att som Kristoffer nämner “dra ner på ambitionsnivån” för att hålla nere kostnaderna. Dessa kostnader kan sänkas genom att exempelvis använda billigare resurser eller effektivisera

sättet de arbetar på. Utöver att justera i kvaliteten justeras också tidsplaneringen för att kunna hålla kostnaden fast på Växjö kommunens utvecklingsavdelning. Således kan detta liknas vid den uppdatering av planen som Cohn (2006) beskriver som ett sätt att återspegla de aktuella planerna. Detta genom att justera projektets omfattning för att kunna hålla sig inom den avsatta budgeten. Detta stämmer överens med Kerzner (2017) om att göra en avvägning mellan tid, kostnad och kvalitet. En annan åtgärd som tidigare forskning diskuterat för att anpassa styrningen till den fasta budgeten är att planera om budgeten när det sker en förändring och allokera om resurserna till aktiviteterna (Söderholm, 2008). En oplanerad händelse som påverkar budgeten är bland annat kundens föränderliga önskemål av projektresultatet, som Bitlog anpassar sig till genom att de icke diskuterade önskemålen vid projektets början tas som extra tjänst efter projektet. I Skanskas fall som bedriver ett projekt över en lång tidsperiod sker en omförhandling av budgeten med kund varje kvartal för att på så sätt inkludera alla förändringar som inträffat under föregående kvartal. Eftersom tidsperioden är så långt i framtiden kommer aktiviteter tillkomma under projektets gång. Detta innebär att de inte kan fastställa planer helt utan alla de tillkommande aktiviteterna planeras iterativt varje kvartal. På samma sätt menar respondenterna på Fortnox och Projekt X att aktiviteter tillkommer under projektprocessen som gör att budgeten inte kan vara fast utan att den i takt med att nya aktiviteter tillkommer måste anpassas. När oplanerade händelser orsakar att finansieringen inte räcker till att fortsätta med projektarbetet delas projektet upp, det vill säga att Projekt X levererar webbsidan där den innehåller de nödvändiga funktioner och då börja få in intäkter. Därefter fortsätter projektarbetet genom att lägga till resterande egenskaper.

Flertalet av de studerade företagen följer upp prestationen genom att följa upp tiden för aktiviteterna och jämföra det med tidsplaneringen. Att aktiviteter blir klara enligt planeringen är viktigt då flertalet av de studerade företagen har fastställda deadlines för projekten. När en avvikelse från tidsplaneringen identifieras, oavsett vilka verktyg används för att följa upp tiden är anledningen bakom avvikelset oklar. Vilket stämmer överens med Pinto (2019) som förklarar att Gantt-scheman inte visar orsaken bakom tidsavvikelse och gör styrningen mer reaktiv än proaktiv. Därför är respondenterna överens om att man ska inte bara förlita sig på att följa upp projektets prestanda genom

verktyg, utan det är viktigt med löpande och närmare kommunikation mellan gruppmedlemmarna, vilket underlättar för att identifiera hinder och gör det snabbare att agera på förändringar.

Samtliga respondenter är överens om att en agil och flexibel planering är viktig för att hantera tidsavvikelser. Det innebär bland annat att planera om tidsfördelningen för aktiviteterna när en oplanerad händelse orsakar tidsfördröjningar. Detta kan relateras till Söderholm (2008) som menar att pausa vissa aktiviteter och fokusera på aktiviteterna som avviker från planeringen. När det visar sig däremot att projektet kommer gå över tidsplanen delas projektet upp som exempelvis på Projekt X och Växjö kommunens utvecklingsavdelningen. Detta innebär att fokus riktas mot att leverera de viktigaste egenskaperna inom projektets deadline, därefter fortsätta projektarbetet för att uppfylla målet med projektet. I andra fall där hela projektet måste levereras inom den fastställda tiden som exempelvis på Skanska, hanteras tidsavvikelserna genom att kalla in flera medarbetare för att göra klart jobbet fortare. Detta innebär således att kostnaden ökar till följd av ökade lönekostnader. Å andra sidan är budgeten inte fast i Skanskas projekt vilket då underlättar att öka resurserna i syfte att leverera klart projektet i tid. I andra fall sparas det tid genom att minska dokumentationen, som enligt den agila projektstyrningen är en icke värdeskapande aktivitet (Stern, 2020). Därför sker dokumentation på Växjö kommunens utvecklingsavdelning av bara det viktigaste där Andréa menar att dokumentation “inte får stjäla tid från att kunna producera någonting”.

Den tidigare forskningen har i stor mån fokuserat på att de mer traditionella branscherna tenderar att genomföra en stor del initial planering (Bianchi m. fl., 2020; Blomberg, 2013; Kerzner, 2017), medan de snabbföränderliga i större grad implementerat en agil planering (Cobb, 2015; Serrador & Pinto, 2015; Suomalainen m. fl., 2015). Baserat på denna studie tenderar dock de studerade verksamheterna att mer eller mindre kombinera olika tillvägagångssätt. De studerade verksamheterna tenderar att i stor grad förlita sig på och ta fram planer i tidigt stadie som sedan följs fram till projektets avslut. Det går dock inte bortse från att aktiviteter kommer förändras och tillkomma under projektets gång följt av de föränderliga faktorerna. Då förändringar uppmärksammas krävs en omformulering och anpassning av den initiala planen. På så sätt tenderar verksamheterna

att under projektets gång följa den initiala planen samtidigt som en iterativ planering krävs till alla tillkommande aktiviteter och förändringar.