Projekt har en komplex karaktär där påfrestningar från den unika miljön i hög grad påverkar hur projektet styrs (Cicmil m. fl., 2017; San Cristobal m. fl., 2018; Thamhain, 2014). De flesta forskare som givit bidrag till forskningen om vilka faktorer i projektets omgivning som skapar komplexitet delar uppfattningen att komplexitet inte är en direkt funktion av storlek, utan att komplexa projekt istället är något mer än bara ett stort projekt (Williams, 1999). Det är dock viktigt att påpeka varför komplexiteten har fått en sådan stor betydelse inom projektstyrningen. San Cristobal m. fl. (2018) har identifierat fem anledningar till att den är så viktig: (1) den påverkar planering, samordning och kontroll, (2) hindrar tydlig identifiering av mål, (3) påverkar projektformen, (4) påverkar upplägget av projektstyrningen samt, (5) påverkar olika projektresultat. Nedan beskrivs de miljöfaktorer som identifierats i den existerande litteraturen och tidigare forskningen. Miljöfaktorer innebär sådana faktorer som är oförutsägbara och utanför projektets kontroll och därmed orsakar komplexitet i projektstyrningen genom att på något sätt påverka, begränsa eller styra projektet (Floricel m. fl., 2011).
En av de tidigaste studierna inom området framfördes av Baccarini (1996), som identifierade och kategoriserade faktorerna i de två huvudkategorierna organisatorisk-och teknologisk komplexitet. Den organisatoriska komplexiteten orsakas av mängden organisatoriska enheter, relationen mellan dem och den typ av uppgifter de hanterar. Den teknologiska komplexiteten förorsakas å andra sidan av antalet input/output, antalet aktiviteter, antalet inblandade samt relationen mellan dem. Williams (2002) utvecklade sedan Baccarinis resonemang genom att kombinera de två komponenterna i den
gemensamma kategoriseringen strukturell komplexitet och utformade en andra kategori som inkluderade all annan typ av osäkerhet som kan tänkas påverka projekten.
Bosch-Rekveldt m. fl. (2011) gick igenom ett stort antal vetenskapliga bidrag och identifierade därefter 40 bidragande faktorer till projektets komplexitet, där de även inkluderade ”mjukare aspekter”. Dessa faktorer sorterades sedan i tre olika huvudkategorier; teknologiska, organisatoriska och miljömässiga faktorer. Efter vidare studier fördelades de teknologiska faktorerna i underkategorierna mål, omfattning, uppgifter, erfarenhet och risk. De organisatoriska faktorerna fördelades mellan storlek, resurser, projektteam, förtroende och risk. Slutligen identifierades de miljömässiga faktorerna bestå av intressenter, plats, marknadsförhållanden och risk. Vidare hävdar Bosch-Rekveldt m. fl. (2011) att bedömningen av ett projekts komplexitet är ett subjektivt fenomen där tidigare erfarenheter spelar en viktig roll.
En stor del av den existerande forskningen inom området har istället valt att fördela faktorerna utifrån det som påverkar projektet externt och det som påverkar internt. De externa faktorerna omfattar bland annat marknadsförhållanden, regler och lagar, teknisk utveckling, sociala och kulturella, räntenivåer samt inflation (PMI, 2017). Marknadsförhållanden omfattar konkurrens som påverkar projektet. Det kan handla om en ny teknik som utvecklas under projektets gång vilket projektet behöver inkludera för att öka produktens/tjänstens konkurrenskraft. Lagar och regler avseende säkerhet och anställda samt standarder gällande produktion och kvalitet kan också förändras under projektets gång och därför behöver projektstyrningen anpassa sig till förändringen (ibid). Vidare förklarar Noteboom m. fl. (2021) att föränderliga kundbehov skapar en turbulent omgivning för projektet. Forskarna menar att kundernas förändrade behov orsakar komplexitet i projektstyrningen eftersom det gör det svårare att definiera produktens/tjänstens egenskaper i projektets början vilket krävs att vidare uppföljning av kundens behov under projektets gång. Floricel m. fl. (2011) tillägger att den sociala faktorn inkluderar allmänhetens kritik på händelser som projektet skapar. Det kan exempelvis handla en miljöpåverkan som projektarbetet orsakar vilket gör att allmänheten reagerar på det och ha motstånd mot projektet vilket i sin tur påverkar projektstyrningen. Floricel m. fl. (2011) tillägger att brist på kompetenta medarbetare
orsakar också komplexitet eftersom minde kompetens kan öka risken för kvalitetsproblem.
Projektets externa miljö inkluderar också externa intressenter av projektet. Projektets intressenter omfattar alla individer som är involverade i projektet och påverkas positivt eller negativt av projektet. De externa intressenter är individerna som är intresserade av resultatet av projektet och kan exempelvis vara kunder, slutliga användare, leverantörer och projektbeställare/uppdragsgivare (Hallin & Gustavsson, 2019). Ett projekt anses vara riskfyllt när det inte identifieras tillräckligt med externa intressenter som kunder eftersom kunder genererar inkomster till projektet (ibid). Kunden eller slutliga användaren påverkar projektet eftersom deras behov kan ändras med tiden under projektets gång. Söderholm (2018) förklara att orsaken till att kunden/slutliga användaren ändrar sitt behov kan vara till följd av förändrade prioriteringar av önskemål eller till följd förändrad marknadsbehov.
Hällgren och Wilson (2008) fann i samband med finanskrisen 2008 att kriser är oförutsägbara händelser som orsakar komplexitet i projektstyrningen eftersom risken att gå över budget och tidsplan ökar. Forskarna fann också att projektstyrningen agera på förändringarna som kriser orsakar genom att planera om framtida aktiviteter och jobba övertid för att leverera projektresultatet i tid. Dessutom tydliggöra till kunden att förändringarna som krisen skapade är utanför styrningens kontroll. Den ökade kostnaden däremot hanteras genom att använda en buffertbudget, det vill säga utnyttja den extra budgeten som planeras i projektets början för att täcka oförutsägbara händelser.
De interna miljöfaktorerna däremot representeras av existerande organisatorisk kultur, resurser, infrastruktur, IT och humankapital (PMI, 2017). Den kulturella miljön omfattar normer, värderingar, ledarskapsstil samt vision och mål för projektet som aktörerna behöver vara överens om eftersom konflikter skapar komplexitet i projektstyrningen (Floricel m. fl., 2011). Humankapital inkluderar anställdas kunskaper, kompetens och färdigheter, där brist på de nuvarande kompetens hos medarbetarna ökar risken för kvalitetsbrister. Infrastruktur omfattar däremot organisationens befintliga anläggningar, kapacitet och informationssystem, där rätt beslut behöver tas gällande ifall den existerande infrastruktur är relevant för projektarbetet eller om det behövs förbättras
(PMI, 2017). Floricel m. fl. (2011) tillägger att feluppskattad budget och tidsschema också skapar komplexitet under projektets gång.
I projektets interna miljö inkludera också projektets interna intressenter som omfattar sponsorer, ledning, projektgruppen och projektledaren, som påverkar projektet beroende på intresse och ledningsstil (PMI, 2017). Floricel m. fl. (2011) identifierade att när det är många intressenter i projektet kan kommunikationen försvåras mellan parterna och orsaka komplexitet. Söderholm (2008) tillägger också att när det är många intressenter inblandade i projektet kan deras relation till varandra ändras över tid vilket ökar risken för konflikter.