Intressenternas inflytande hanteras genom effektivare kommunikation och planering

Kristoffer från Växjö Kommuns tekniska förvaltning och Andréa från Växjö Kommuns utvecklingsavdelning samtycker om att det krävs att vara tydlig mot medborgarna. Detta eftersom att de är slutanvändaren för projektets resultat samt en finansierare eftersom projekten finansieras med skattepengar. Projektledarna menar att i god tid vara tydlig med att förmedla till allmänheten om orsakerna bakom besluten som kan anses väcka kritik mot allmänheten, kan bidra till att minska kritiken eftersom allmänheten kan få en klarare bild av orsakerna till olika beslut. Kristoffer berättar vidare att det krävs också att

leverantörerna blir tydligare gällande förändringar i deras produktion och snabbare meddela projektgruppen om förändringar som beror materialet som ska levereras till projektet för att projektgruppen får möjlighet att agera snabbare på förändringen och undvika risken för resursbrist.

I fallet där kunden vill styra över vissa delar i projekt genom exempelvis att använda sin egen utrustning som inte är anpassningsbar berättar Henrik från Bitlog att det krävs tydlig kommunikation med kunden och att förklara nackdelar och risker som kan inträffa till följd av kundens beslut. På samma sätt har Skanska valt att effektivisera kommunikationen genom att ett utvalt antal representanter från kunden hela tiden sitter med i projektet. Jonathan menar att detta underlättar för att agera flexibelt på förändringar genom att kommunikationsvägarna är kortare och förändringar av kundens preferenser enklare kan tillgodoses.

Komplexiteten som orsakas till följd av många intressenter i Växjö kommuns tekniska förvaltning handlar om långa beslutsvägar som är tidskrävande och hindrar att kunna agera fort på förändringar. För att veta vad en grupp kommit fram till används dokumentation för alla beslut, diskussion om olika frågor och planeringar. Dokumentation är däremot tidskrävande och det händer återkommande att besluten anses vara otydliga. Kristoffer från den tekniska förvaltningen anser att självstyrning hade kunnat effektivisera processerna eftersom grupperna oftast har en lösning för att agera på förändringar men det tar lång tid att få godkännande från gruppen som har mandat att besluta. Men eftersom självstyrning inte är aktuellt i detta fall när det är många intressenter som har olika mandat att besluta. Istället förklarar Kristoffer att det krävs mer flexibilitet i kommunikationen och mer tydlighet i beslutsfattandet. Genom att använda en gemensam plattform för kommunikation kan alla intressenter samlas på samma ställe berättar Kristoffer. Dett gör att kommunikationen blir effektivare och beslutsvägarna förkortas. Detta gör kommunikationen mellan parterna i styrningen effektivare och svar på frågor kan fås snabbare. Vidare menar Kristoffer att det även krävs tydlighet kring vem som har mandat att skapa beslut om de olika frågorna samt även tydlighet om detaljerna i det resultat som önskas levereras.

För att bli tydligare i kommunikationen och förväntningarna berättar Andréa från kommunens utvecklingsavdelning att de använder PPS-modellen. Eftersom det är många parter involverade i styrning hjälper PPS-modellen till att “alla använder sig av samma språk” som underlättar för att bli tydligare i förväntningarna. Modellen hjälper därför att göra kommunikationen tydligare mellan alla involverade parter. Andréa berättar vidare att hon tycker om PPS-modellen eftersom hon tycker att modellen är anpassningsbar till olika verksamheter. Däremot menar hon att styrningen inte är låst till denna modell eftersom modellen endast används som stöd, det vill säga projektgruppen behöver inte följa stegen i modellen exakt, utan huvudsyftet med modellen är att göra styrningsarbetet mer strukturerat.

I fallet för Växjö kommuns utvecklingsavdelning samt Företag X är det vissa intressenter som har mindre engagemang i styrningsarbetet vilket orsakar komplexitet då det blir svårare att ha gemensamma mål och det krävs längre tid att agera på förändringar. Andréa från utvecklingsförvaltningen berättar att komplexiteten hanteras genom att sträva efter målkongruens. Detta genom att se till att representanterna i styrgruppen är aktiva i styrningsarbetet och inte bara övervakar deras intresse. Det är också viktigt att alla parter i styrgruppen tänker på gruppen i helhet och inte bara sitt eget intresse. Utöver ska personerna i styrningen väljas noggrant där hänsyn ska tas till att personerna har bara mandat att fatta beslut i frågor de är aktiva i och har kompetens som krävs för att fatta besluten. På Företag X berättar projektledaren att målkonflikter som kan uppstå till följd av programmerarnas mindre engagemang kan undvikas genom att lita på varandra och ha nära uppföljning av programmerarnas arbete. Kortsiktigheten hos programmerarna hanteras genom visualisering av egenskaperna så att programmerarna får bättre bild på det som förväntas av deras arbete. För att underlätta för programmerarna vilka funktioner som ska programmeras brukar projektstyrningsgruppen ta foton och filmer på liknande funktioner från andra hemsidor och visa upp materialet till programmerarna för att då minska risken för missförståelser.

Gemensamt för alla projekten är att de börjar med en förstudie för att undersöka marknadens behov och vilka resurser som krävs för att nå projektets resultat samt vilka förutsättningar projektet har. Marknadsundersökningar på Projekt X inkluderade kontakt

med ett antal butiker där projektstyrningsgruppen undersöker butikernas intresse för webbplatsen som projektet syftar till att skapa. Det finns även ett antal butiker som är med under projektets gång som en testgrupp för att testa webbplatsens funktioner. Detta för att säkerställa att projektarbetets går i linje med kundens önskemål. I andra fall har kunden identifierat ett behov men vet inte alltid vad de vill ha som kan leda till att kunden ändrar sina önskemål under projektets gång. Detta orsakar komplexitet eftersom det leder till oklarheter om resultatet som projektet ska leverera. När kunden ändrar sina önskemål eller efterfråga egenskaper som inte finns med i planeringen som gjorts i början av projektet hanterar Bitlog det genom att dessa extra kostnader inte räknas med i projektet, utan räknas som en extra tjänst utanför projektet och på så sätt håller kostnaderna inom budgeten. Fortnox däremot hanterar kundens förändrade önskemål genom att ha kontinuerlig kommunikation med kunden och vara flexibel för förändringar. Å andra sidan när kunden inte vet vad de vill ha berättar Eddie från Fortnox att det krävs att de presenterar lösningar till kunden och förklara vad som bör förändras.

4.5 Kompetensbrist