Intressenternas inflytande i projektet

Samtliga studerade projekt påverkas av olika intressenter som orsakar komplexitet i projektstyrningen. Allmänhetens kritik mot projekt är något som påverkar projekten i Växjö kommunens tekniska förvaltning och utvecklingsavdelning. Allmänhetens påverkan på projektet har PMI (2017) inkluderat i de externa miljöfaktorerna. Detta har dessutom Floricel m. fl. (2011) förtydligat genom att förklara att kritiken beror på händelser som projektet skapar, som exempelvis en miljöpåverkan, vilket stämmer överens med projekten i Växjö kommuns tekniska förvaltning och utvecklingsavdelning, där medborgarna är den slutliga användaren av projektresultatet samt med sina skattepengar bidrar till att projektet finansieras. Hur allmänhetens kritik orsakar komplexitet i styrningen förtydligas genom respondenternas förklaring att kritiken väcker intresset för Växjö kommuns ledning, till att följa upp projektarbetet och ställa krav på olika förändringar i projektstyrning. Detta är tidskrävande och orsakar fördröjningar i tiden.

En annan extern intressent som har inflytande i projektets styrning är enligt PMI (2017) projektets beställare/uppdragsgivare. Komplexiteten som uppdragsgivarens inflytande orsakar i projektstyrningen är däremot oklart. Komplexitet förtydligas genom exempelvis fallen på Bitlog och Skanska där uppdragsgivaren vill bestämma över vissa delar i projektet, såsom val av utrustning, medarbetare och leverantörer samt hur projektarbetet ska gå till. Uppdragsgivarens inflytandet anses därmed begränsa flexibiliteten och innovationen. I andra fall när uppdragsgivares beslut visar sig inte vara relevanta krävs det att planera om projektet vilket är tidskrävande och kan orsaka kostnadsökningar.

Kundernas föränderliga behov är en av de externa faktorer som har varit mycket diskuterat i tidigare forskning (Noteboom m. fl., 2021). Enligt projekt X och Bitlog orsakas komplexiteten då kunden “har ett behov men inte alltid vet vad de vill ha”. Detta leder till osäkerhet och oklarhet om hur projektet resultat ska se ut eftersom det finns hög

risk att resultatet inte kommer motsvara kundens behov. Detta stämmer med Cooper och Sommers (2018) resonemang om att kunden inte vet sitt exakta behov tills de ser en synlig produkt/tjänst. Därför är det svårt att bestämma slutdesignen och slutfunktionerna för projektets resultat redan i början av projektet.

Henrik på Bitlog tillägger att kunden kan ändra sitt behov under projektets gång vilket gör att det krävs en omplanering genom hela projektet. Detta går att relateras till Noteboom m. fl. (2021) som menar att det är svårt att definiera produktens/tjänstens egenskaper i projektets början på grund av kundernas föränderliga behov.

När det finns externa parter i projektgruppen som deltar i projektarbetet orsakar det i projekt X att de externa parterna bara är intresserade av sitt eget arbete och inte tar hänsyn till projektet i helhet i deras arbete. Detta kan relateras till Beck m. fl. (2001) som nämner att det är viktigt att gruppmedlemmarna främjar gruppens intresse framför sina egna intressen. Men i tidigare forskning är det oklart om hur externa intressenternas intresse i sitt eget arbete orsakar komplexitet i styrningen. Oklarheten förtydligas genom situationen på Projekt X där externa programmerare tänker kortsiktigt på bara på sin del som ska programmeras vilket gör det svårt att nå målkongruens eftersom programmerarna inte tänker på projektets helhet i arbetet. En konsekvens av programmerarnas kortsiktiga tänkande är att funktionen som programmeras kan visa sig vara olämplig för projektets syfte och leda till fördröjningar i tiden.

Tidigare forskning har identifierat att kommunikationen försämras när det är många intressenter i projektstyringen (Floricel m. fl., 2011). Detta instämmer på Växjö kommuns tekniska förvaltning och utvecklingsavdelning där det i styrningen sitter olika representanter från EU och andra förvaltningar i kommunen. Hur den försämrade kommunikationen mellan parterna förklaras ytterligare genom situationen på Växjö kommunens tekniska förvaltning där intressenterna består av många olika grupper som har olika mandat för att besluta om frågorna som uppstår under projektets gång. När det inträffar en oplanerad händelse är det oklart vilken grupp som har mandat att besluta om en lösning för att agera på händelsen trots man redan har en eller ett par relevanta lösningar, men då själv inte har mandat att besluta om den specifika frågan. Att vänta på

beslut från andra grupper är enligt Kristoffer från Växjö kommunens tekniska avdelning tidskrävande vilket orsakar komplexitet när projektet är tidsbegränsat.

Det stora antalet intressenter som är inblandade i projektstyrningen internt orsakar komplexitet annorlunda i Växjö kommunens utvecklingsavdelning. Eftersom många intressenter i styrningen är representanter till andra avdelningar samt EU, inträffar det att några bara sitter i styrningen för att övervaka intresset utan att aktivt delta i styrningens arbetet. Söderholm (2008) har tidigare påpekat att intressenternas relation med varandra kan försämras med tiden vilket ökar risken för konflikter. För att förstå hans resonemang kan det jämföras med fallet på Växjö kommunens utvecklingsavdelning där intressenterna har olika intressen i projektet vilket orsakar komplexitet när en del av intressenterna har mindre grad engagemang i styrningsarbetet. Detta eftersom det uppstår oklarheter gällande olika detaljer i projektets mål och hur man ska göra för att leverera resultatet. Detta går att relatera till Floricel m. fl. (2011) eftersom de förklarar att komplexitet skapas när intressenterna i styrningen inte har gemensamma mål. Det som skiljer sig i fallet från Växjö kommunens utvecklingsavdelning är att det finns klara mål som ska följas redan i projektets start, däremot hur man ska gå tillväga för att nå målen orsakar komplexiteten eftersom inte alla intressenter i styrningen är lika aktiva i styrningsarbetet.

5.1.4 Kompetensbrist

Projektstyrningen hos de studerade fallen påverkas när det är lägre kompetens internt i projektgruppen samt hos de externa parterna. Inom tidigare forskning brukar kompetensbrist vanligtvis klassas som en intern miljöfaktor som handlar om projektgruppens kompetens (PMI, 2017; Bosch-Rekveldt m. fl., 2011). Enligt de studerade fallen visar det sig däremot att även kompetensbrist från externa parternas sida orsakar komplexitet i projektstyrnignen. Att kompetensbrist internt skapar komplexitet menar PMI (2017) orsaka kvalitetsbrister. Hur kvalitetsbrister uppstår förtydligas genom fallet på Bitlog där mindre kompetens hos programmerarna leder till missförståelser gällande funktionerna som produkten ska innehålla. Utöver kvalitetsbrister som PMI (2017) beskrivit visar det sig i de studerade fallen att kreativiteten också påverkas av graden kompetens hos de anställda. Detta eftersom på Bitlog upplever Henrik att

kompetensbrist hos projektmedarbetare leder till mindre grad engagemang som i sin tur påverkar självstyrningen. Mindre motivation för självstyrning gör det svårt att följa upp och upptäcka förändringar, men gör det även långsammare att agera på förändringar.

Utöver den interna påverkan av kompetensbrist påverkas projektstyrningen också av kompetensbrist hos externa intressenter enligt de studerade fallen. Exempelvis som på Projekt X där det är svårt att hitta och behålla externa programmerare. Ett minskat antal externa programmerare orsakar komplexitet eftersom det leder till fördröjningar i tiden. Tidsfördröjningar i sin tur förlänger time to market som är viktigt inom webbhandeln där det råder hög konkurrens. Enligt de studerade fallen påverkas också projektstyrningen av kompetensbrist från kundens sida. Detta eftersom på Bitlog exempelvis kan kompetensbrist från kundens sida leda till missförståelser gällande funktionerna som ska inkluderas i projektet, där risken finns att leverera resultat som inte motsvarar förväntningarna.