Civilekonomuppsats
Projektstyrning i en föränderlig och osäker omvärld
- En kvalitativ studie om hur komplexitet orsakas och hanteras i projekt
Författare:
Linus Rydén
lr222nm@student.lnu.se Sinan Zahroon
sz222dz@student.lnu.se Examinator:
Elin Funck Handledare:
Kim Eriksson
Maria Mårtensson Hansson Termin: VT21
Ämne: Examensarbete i controller för
Civilekonomprogrammet Nivå: Avancerad
Kurskod: 4FE18E
Förord
Vi skulle vilja inleda med att tacka alla personer som erbjudit hjälp och stöd under arbetets gång och underlättat genomförandet av uppsatsen.
Vi vill rikta ett stort tack till handledarna Kim Eriksson och Maria Mårtensson Hansson samt examinatorn Elin Funck för allt stöd och vägledning samt alla seminariedeltagare för deras engagemang och konstruktiv kritik.
Vi vill även tacka alla organisationer som deltagit och de respondenter som delat med sig av sin tid och erfarenheter.
Växjö, 28 Maj 2021
Sinan Zahroon Linus Rydén
Sammanfattning
Civilekonomuppsats, Civilekonomprogrammet, Controller-fördjupning, Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet i Växjö, 4FE18E, VT21
Titel: Projektstyrning i en föränderlig och osäker omvärld - En kvalitativ studie om hur komplexitet orsakas och hanteras i projekt
Författare: Linus Rydén och Sinan Zahroon
Handledare: Kim Eriksson och Maria Mårtensson Hansson Examinator: Elin Funck
Bakgrund och problem: En tilltagande globaliseringen, teknisk utveckling och ökad konkurrens har gjort att företag behöver anpassa sig till den föränderliga miljön för att förbli lönsamma och konkurrenskraftiga. Projekt är ett effektivt sätt att anpassa sig till en föränderlig och osäker omvärld. Därför har det skett en ökning av antalet projekt som bedrivs, samtidigt som en allt högre andel projekt misslyckas på grund av faktorerna i projektets miljö som orsakar komplexitet i projektet. Komplexiteten behöver således hanteras för att kunna driva projektet framåt.
Syfte: Syftet med studien är att identifiera hur faktorerna i projektets föränderliga miljö orsakar komplexitet samt att skapa bättre förståelse för hur faktorerna hanteras i projektstyrningen. Vidare är det praktiska syftet att skapa vägledning och insikt i hur företag kan hantera komplexiteten som orsakas av dessa faktorer.
Metod: Forskningsstrategin är baserad på ett kvalitativt tillvägagångssätt med en abduktiv ansats. Forskningsdesignen bygger en insamling av empiriska data genom semi-strukturerade intervjuer på sex olika verksamheter, där fallen består av både traditionella branscher där det traditionella projektstyrningsidéerna kan tänkas dominera och modernare företag som tar avstamp i mer agila projektstyrningsmetoder.
Slutsats: Studiens resultat visade att komplexitetsfaktorerna i slutändan påverkar en eller flera variabler i projekttriangeln, som är tid, kostnad och kvalitet/resultat.
Komplexitetsfaktorerna som identifierades är begränsad tid, begränsade resurser, intressenternas inflytande, kompetensbrist, motstånd för förändring, lagar och regleringar samt teknisk utveckling. Studiens resultat visade också på att komplexitetsfaktorerna hanteras genom effektivare kommunikation, långsiktighet, effektiv planering, samt viljan att förändras.
Nyckelord: projekt, projektstyrning, komplexitet, komplexitetfaktorer, projektets omvärld, hantera komplexitet, flexibilitet, agilitet
Abstract
Master thesis in controlling, Business Administration and Economic Programme, Economics School at Linnaeus University of Växjö, 2FE24, VT21
Title: Project management in a changing and uncertain world - A qualitative study of how complexity is caused and handled in projects
Authors: Linus Rydén and Sinan Zahroon
Tutor: Kim Eriksson and Maria Mårtensson Hansson Examinator: Elin Funck
Background and problem: Increasing globalization, technological development and increased competition have made it necessary for companies to adapt to the changing environment in order to remain profitable and competitive. Projects are an effective way to adapt to a changing and uncertain world. Therefore, there has been an increase in the number of projects carried out, at the same time as an increasing proportion of projects fail due to the factors in the project environment that cause complexity in the project. The complexity thus needs to be managed in order to be able to drive the project forward.
Purpose: The purpose of the study is to identify how the factors in the project's changing environment cause complexity and to create a better understanding of how the factors are handled in project management. Furthermore, the practical purpose is to create guidance and insight into how companies can handle the complexity caused by these factors.
Method: The research strategy is based on a qualitative approach with an abductive approach. The research design builds a collection of empirical data through
semi-structured interviews of six different companies, where the cases consist of both traditional industries where the traditional project management ideas may dominate and modern companies that are based on more agile project management methods.
Conclusion: The results of the study showed that the complexity factors ultimately affect one or more variables in the project triangle, which are time, cost and quality/results. The complexity factors identified are limited time, limited resources, stakeholder influence, lack of competence, resistance to change, laws and regulations and technical
development. The results of the study also showed that the complexity factors are
managed through more efficient communication, strategic and effective planning and the willingness to change.
Keywords: project, project management, complexity, complexity factors, the project environment, managing complexity, flexibility, agility
Innehållsförteckning
1. Inledning 7
1.1 Bakgrund 7
1.2 Problemdiskussion 9
1.3 Syfte och frågeställningar 11
1.4 Disposition 13
2. Metod 15
2.1 Forskningsstrategi 15
2.2 Forskningsdesign 16
2.3 Urval av studieobjekt 16
2.4 Litteraturinsamling 19
2.5 Empirisk datainsamling 20
2.5.1 Val av respondenter 20
2.5.2 Intervjuguide 21
2.6 Tolkning av data 22
2.7 Kvalitetsdiskussion 24
2.8 Etiska överväganden 26
3. Teori 28
3.1 Om projekt 28
3.1.1 Vad är ett projekt? 28
3.1.2 Projektprocessen 29
3.1.3 Avvägning mellan tid, kostnad och kvalitet 30
3.2 Projektets omgivning 31
3.3 Att agera på förändringar 34
3.3.1 Agilitet och flexibilitet 34
3.3.2 Agila processer 34
3.3.3 Involverade parter/intressenter 35
3.3.4 Nätverksstruktur och självstyrning 35
3.3.5 Målkongruens 36
3.3.6 Kortare feedbackcirklar 36
3.3.7 Att planera för flexibilitet 36
3.3.8 Att följa upp och kontrollera förändringar 40
3.5 Konceptuell modell 42
4. Empiri 43
4.1 Introduktion till hur komplexitet orsakas och hanteras 43
4.2 Begränsad tid 44
4.2.1 Tidsbrist försämrar kvaliteten och förhindrar att projektet levereras i tid 44 4.2.2 Effektivare kommunikation och agil planering för att hantera tidsbrist 45
4.3 Begränsade resurser 47
4.3.1 Begränsade resurser begränsar flexibilitet och kräver omplanering 47 4.3.2 Effektiv och långsiktig planering för att hantera ökade kostnader och resursbrist 47
4.4 Intressenters inflytande 50
4.4.1 Intressenters inflytande orsakar oklarhet och bromsar flexibiliteten 50 4.4.2 Intressenternas inflytande hanteras genom effektivare kommunikation och planering 53
4.5 Kompetensbrist 56
4.5.1 Kompetensbrist orsakar oklarhet och minskar kreativiteten 56 4.5.2 Effektivare kommunikation och långsiktig planering hanterar kompetensbrist 57
4.6 Motstånd till förändring 57
4.6.1 Motstånd till förändring bromsar flexibiliteten och projektets framgång 57 4.6.2 Motivera för förändringar genom att förtydliga nyttan de medför 58
4.7 Lagkrav och regleringar 59
4.7.1 Nya lagkrav kräver omplanering 59
4.7.2 Anpassa projektet till nya lagkrav genom agil planering 59
4.8 Teknisk utveckling 59
4.8.1 Ny teknik behöver inkluderas under projektets gång 59
4.8.2 Bemöta den tekniska utvecklingen med flexibilitet 60
5. Analys 61
5.1 Faktorer som påverkar projektets miljö och skapar komplexitet 61
5.1.1 Begränsad tid 62
5.1.2 Begränsade resurser 63
5.1.3 Intressenternas inflytande i projektet 64
5.1.4 Kompetensbrist 66
5.1.5 Motstånd till förändring 67
5.1.6 Lagkrav och regleringar 68
5.1.7 Teknisk utveckling 68
5.2 Att anpassa styrningen efter komplexitet 69
5.2.1 Effektivare kommunikation 69
5.2.2 Långsiktigt tänkande 73
5.2.3 Effektivare planering 73
5.2.4 Viljan att förändras 77
5.3 Sammanfattning av analys 78
6. Slutsats 79
6.1 Studiens slutsatser 79
6.2 Förslag till vidare forskning 81
Appendix 82
Bilaga 1: Intervjuguide 82
Bilaga 2: Sammanfattning av analys 84
Referenslista 87
1. Inledning
I uppsatsens bakgrundskapitel introduceras läsaren till hur den förändrade omvärlden har påverkat styrningen av projekt och hur en allt större grad av projekt misslyckas. Därefter sker en problematisering i 1.2 kring hur faktorer i projektets omvärld orsakar komplexitet, och varför det är viktigt att studera för att kunna styra projekt. Slutligen presenteras syfte med studien, de två frågeställningar samt en disposition över uppsatsens fortsatta struktur i 1.3 respektive 1.4.
1.1 Bakgrund
Sedan 1990-talet har världen påverkats av en hög förändringstakt följt av en tilltagande globalisering, teknisk utveckling och ökad konkurrens (Lindvall, 2011). Organisationer måste således anpassa sig till den föränderliga miljön för att förbli lönsamma, konkurrenskraftiga och uppnå dess strategiska mål (Constantini m. fl., 2020). Den höga förändringstakten har gjort att de “traditionella” idéerna om hur verksamheter styrs anses vara föråldrade. De gamla ledorden som planering, förutsägbarhet och centralisering har istället ersatts av begrepp som nätverk, lärande, teams och inte minst projektarbete (Lindvall, 2011; Blomberg, 2013). Att arbeta i projekt anses vara ett effektivt sätt att anpassa sig till en föränderlig och osäker omvärld genom att organisera aktiviteter (Blomberg, 2013) och erbjuda kunder specialanpassade lösningar som passar deras behov (Lundin m. fl., 2015). Detta resonemang bygger på att projekt innebär en lägre grad av formalisering och är således enklare att anpassa efter den rådande miljön (Lester, 2017).
Av dessa anledningar går det att se en stor ökning i antalet projekt som bedrivs (San Cristobal m. fl., 2018) vilket skapat ett ökat intresse kring de projektdrivande organisationerna (Gemünden m. fl., 2018). Den projektorienterade organisationen kännetecknas av att vara entreprenöriell, intressentfokuserad, framtidsinriktad och innovationsdriven. Detta innebär att man använder projekt som tillfälliga uppgiftsfokuserade organisationer där syftet är att implementera strategier, omvandla dess struktur, kultur och beteende eller utveckla nya tjänster och affärsmodeller (Gemünden m. fl., 2018).
Den allmänna uppfattningen av ett projekt är att det är en ”temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst” (PMI, u.å.). Projekt skiljer sig således från en organisation i och med att det finns en begränsning i både tid och tilldelade resurser.
Projektet är följaktligen i grund och botten en ”hantering av en förändring” snarare än den vardagliga organisationsstyrningen som går att finna i verksamheters permanenta processer (Lester, 2017). Eftersom denna förändring är unik för företaget medför den ofta en hög grad av komplexitet i genomförandet (Cicmil m. fl., 2017; Thamhain, 2014; San Cristobal m. fl., 2018). En stor mängd forskning har därför riktats mot att söka efter en enhetlig definition av vad komplexiteten innebär och hur den uppstår (San Cristobal m.
fl., 2018). Medan vissa författare menar att komplexitet uppstår genom olika faktorer som svårdefinierade mål, ett stort antal intressenter, teknologiska svårigheter och tidsbegränsningar (Zolin m. fl., 2009), finns det andra som påpekar att komplexitet skapas genom projektets storlek och dess unika karaktär (Vidal & Marle, 2008).
Ytterligare faktorer i projektets omgivning som anses orsaka komplexitet i projektstyrning inkluderar kompetensbrist, konflikter samt intressenternas inflytande i projektet (Costantini m. fl., 2020).
Eftersom projekt oftast är styrda av en fast budget och måste levereras enligt en bestämd tidspunkt, kan oplanerade händelser som orsakas av faktorerna i projektets omgivning orsaka komplexitet i projektstyrningen. Denna komplexitet gör det svårare att kunna förutse och planera projektets utformning (Hällgren & Wilson, 2007). Komplexiteten uppstår genom att osäkerheten medför en avsaknad av stabilitet där målen med projekten är svårdefinierade följt av att förutsättningarna förändras under projektets gång (Cooper, 2017). Cooper (2017) menar att komplexiteten medfört att mindre än 50 procent av ett projekts egenskaper kan fastställas innan projektet påbörjats. Osäkerheten som skapas till följd av dessa oplanerade händelser har orsakat att endast 67 procent av alla verksamheter lyckas förhålla sig till budgeten samtidigt som endast 63 procent håller sig inom den avsatta tidsperioden (PMI, 2021). Även om siffrorna visar på en nedåtgående trend (Bloch m. fl., 2012) finns det hopp om att modern forskning ska skapa förståelse kring hur komplexa projekt i fortsättningen bör styras.
1.2 Problemdiskussion
Projektstyrning anses vara en etablerad disciplin som under de senaste årtiondena riktats ett allt större fokus (Rolstadås & Schiefloe, 2017). Ett område som fortfarande är i behov av utveckling är dock hur omvärlden påverkar styrningen av projekt och hur verksamheter hanterar komplexiteten som omgivningens faktorer medför (Sohi m. fl., 2021; He m. fl., 2015). Detta grundar sig i att dagens osäkra och snabbt föränderliga miljö har gjort att projekt blir allt mer komplexa i sitt utförande (Cicmil m. fl., 2017; San Cristobal m. fl., 2018; Ciric m. fl., 2019). Rolstadås och Schiefloe (2017) menar att så länge vissa förutsättningar för planering och hantering av osäkerhet är uppfyllda kan de etablerade projektstyrningsmetoderna fungera bra, men dessa tillvägagångssätt utmanas då projekt blir mer komplexa och utsätts för högre nivåer av osäkerhet. Osäkerheten kan förklaras av att de flesta attribut av komplexitet är kända för att vara ständigt föränderliga variabler vilket kräver en ständig anpassning (Cooper & Sommer, 2018; Sohi m. fl., 2021). Enligt Brady och Davies (2014) är oförmågan att hantera den ökade komplexiteten en av huvudorsakerna till varför projekt inte når sina mål av tid, kostnad och kvalitet. Vidare menar dem att en hantering av komplexitet och osäkerhet i en tid av konstanta förändringar och oförutsägbarhet kräver ett annat tillvägagångssätt än vad som traditionellt använts (Brady & Davies, 2014).
Tidigare forskning har kommit fram till att projekt misslyckas till följd av att projekten är välplanerade redan i projektets början och att det inte tas hänsyn till risken att oplanerade händelser kan uppstå och påverka planeringen (Cooper & Sommer, 2018; Ciric m. fl., 2019). Forskarna argumenterar att aktiviteterna som krävs för projektets resultat samt tid och resurser för aktiviteterna planeras i projektets början. Men oplanerade händelser orsakar att projektarbetet inte längre går i linje med planerna eftersom tid och kostnad påverkas, samt även nya aktiviteter behövs skapas under projektets gång för att hantera komplexiteten som de oplanerade händelserna orsakar (Cooper & Sommer, 2018).
Kundernas föränderliga behov har i tidigare forskning varit en central omgivningsfaktor som orsakar komplexitet i projektetstyrningen (Cooper & Sommer, 2018). Forskarna argumenterar att “kunden i många fall inte vet sitt behov tills man visar hen en produkt”.
Detta innebär att kunden inte kan identifiera sitt behov i projektets början när projektets
tid, budget och egenskaper planeras. När kundens behov ändras under projektets gång orsakas komplexitet i projektstyrningen eftersom det krävs omplanering av projektet för att anpassa projektresultatet till kundens nya behov, vilket i sin tur orsakar fördröjningar i tiden och ökar kostnaderna (Cooper & Sommer, 2018).
Tidigare forskning har däremot inte fokuserat på hur omgivningens faktorer orsakar komplexitet i projektet, som är viktigt att förstå för att kunna hantera komplexiteten (Costantini m. fl., 2020). En bättre förståelse av faktorerna som skapar komplexitet anses viktig för att kunna förklara hur verksamheter genom dess projektstyrning kan anpassa sig till och motverka komplexiteten, och på så sätt genomföra bättre projekt (Cicmil m.
fl., 2017; Cleden, 2017; San Cristobal m. fl., 2018).
Den ökade graden av komplexitet går enligt Sohi m. fl. (2021) att hantera genom att inkludera en större grad flexibilitet i projektstyrningen. För att öka graden av flexibilitet, och således förmågan att anpassa sig till förändringar, har ett större fokus riktats mot att ta lärdom av de agila processer som används inom branscher för mjukvaruutveckling, och implementera dem i andra branscher (Zasa m. fl., 2021; Žužek m. fl., 2020; Cooper
& Sommer, 2018; Cooper, 2016; Conforto & Amaral, 2016). Dessa agila processer bygger på metoder för att snabbare agera på förändringar genom att planering och uppföljning sker kontinuerligt under projektets gång, snarare än att följa planer som fastställs i projektets början (Ciric m. fl., 2019). En annan metod som har varit diskuterad i tidigare forskning och anses underlätta att hantera komplexitet är att ha en mer decentraliserad styrning i projektet. Detta eftersom en hierarkisk styrning anses bromsa möjligheten för flexibilitet och kreativitet. Den decentraliserade styrningen innebär således större grad av självstyrning i projektet, vilket anses underlätta för att snabbare reagera på oplanerade händelser (Cooper & Sommer, 2018). Dessutom argumenterar Serrador & Pinto (2015) för att en större grad av iterativ planering kan användas som ett sätt att snabbt anpassa sig till förändringar och således undvika faran med en alltför fast planering kan innebära.
Baserat på introduktionen ovan ligger problematiseringen således i att tidigare forskning om hur komplexitet hanteras i projekt är väldigt begränsad och saknar klarhet (He m. fl.,
2015; Lu m. fl., 2015). För att kunna hantera komplexiteten krävs det följaktligen en förståelse om hur faktorerna i projektets omgivning orsakar komplexitet (Cleden, 2017).
Detta anses vara viktigt att studera av minst två anledningar. För det första har det under det senaste decenniet skett en stor ökning i antalet projekt som genomförs, eftersom projekt anses vara nödvändiga för att kunna utveckla unika lösningar till kunden (Lundin m. fl., 2015). Följaktligen anses fler organisationer vara projektbaserade eller projektberoende, vilket gör projekt till en grundläggande del av den organisatoriska strukturen (Gemünden m. fl., 2018). För de andra går det att se en ökning av antalet projekt som misslyckas till följd av komplexiteten som faktorerna i projektets omgivning orsakar (San Cristobal m. fl., 2018), vilket tyder på att det krävs ytterligare kunskap om hur komplexitet hanteras i projekt. Denna studie bidrar således teoretiskt med kunskap om hur faktorerna i projektets omgivning orsakar komplexitet samt hur komplexiteten hanteras i projektstyrningen. Vidare bidrar studien praktiskt med vägledning och insikt som hjälper företag som driver projekt att lyckas med projekten.
1.3 Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att identifiera hur faktorerna i projektets föränderliga miljö orsakar komplexitet samt att skapa bättre förståelse för hur faktorerna hanteras i projektstyrningen. Vidare är det praktiska syftet att skapa vägledning och insikt i hur företag kan hantera komplexiteten som orsakas av dessa faktorer. Utifrån syftet har följande frågeställningar formulerats:
1. Hur orsakar faktorerna i projektets föränderliga miljö komplexitet?
2. Hur hanteras faktorerna som orsakar komplexitet i projektstyrningen?
1.4 Disposition
Kapitel Kapitelbeskrivning
2 Metod Uppsatsen metodkapitel omfattar en redogörelse kring genomförandet av studien. Valet av det kvalitativa tillvägagångssättet och den abduktiva ansatsen motiveras i 2.1 följt av valet av att använda semi-strukturerade intervjuer i 2.2. Därefter presenteras studieobjekt i 2.3 och
tillvägagångssättet för litteratur- och datainsamling i 2.4 respektive 2.5.
Slutligen sker en diskussion angående studiens kvalitet i 2.6 och etiska överväganden i 2.7.
3 Teori Den teoretiska referensramen bygger på en introduktion av projekt och projektets omgivning i kapitel 3.1. Därefter sker en genomgång om vad tidigare forskning funnit om hur projektstyrning kan användas för att agera på förändringar i 3.2. Slutligen avslutas den teoretiska referensramen med en konceptuell modell av det ramverk som ligger till grund för studien i kapitel 3.3.
4 Empiri Det empiriska kapitlet inleds med en introduktion till hur komplexitet orsakas och hanteras följt av en illustration av följande kapitel i 4.1.
Utgångspunkten med varje kapitel är att presentera varje faktor, där ett delkapitel först beskriver hur faktorn orsakar komplexitet, för att sedan övergå i ett delkapitel om hur komplexiteten hanteras.
5 Analys Analyskapitlet sammankopplar den teoretiska referensramen med den insamlade empirin. Diskussion och reflektioner sker genomgående genom att i kapitel 5.1 först analyseras de faktorer som påverkar projektets miljö och skapar komplexitet, för att sedan i kapitel 5.2 analysera hur de studerade verksamheterna hanterar komplexiteten genom dess projektstyrning. Slutligen sammanställs resultatet av analysen i en sammanfattande tabell i kapitel 5.3.
6 Slutsats I slutsatsen sker en återkoppling till studiens frågeställningar som besvaras utifrån det som framkommit i analysen i kapitel 6.1. Denna bygger på att först presentera resultatet av hur faktorerna i projektets miljö skapar komplexitet. Därefter presenteras resultatet på frågan om hur dessa faktorer hanteras. Slutligen presenteras förslag till vidare forskning i 6.2.
Tabell 1.1: Disposition
2. Metod
Uppsatsen metodkapitel omfattar en redogörelse kring genomförandet av studien. Valet av det kvalitativa tillvägagångssättet och den abduktiva ansatsen motiveras i 2.1 följt av valet av att använda semi-strukturerade intervjuer i 2.2. Därefter presenteras studieobjekt i 2.3 och tillvägagångssättet för litteratur- och datainsamling i 2.4 respektive 2.5. Slutligen sker en diskussion angående studiens kvalitet i 2.6 och etiska överväganden i 2.7.
2.1 Forskningsstrategi
För att uppfylla syftet med studien krävs en forskningsstrategi som gör det möjligt att tillhandahålla relevant information utifrån det formulerade frågeställningarna. För att bringa klarhet och bidra till att fylla kunskapsluckan krävs det att studera hur projekt styrs i praktiken (Radovic-Markovic & Alecchi, 2016) och anpassas till den föränderliga miljön. Den insamlade informationen skapar sedan en empirisk grund som gentemot existerande teori kan analyseras och generera kunskap. Valet av forskningsstrategi faller således inom det kvalitativa förhållningssättet. Enligt Pasian (2016) bör projektstyrningsstudier komplettera varandra vilket innebär att resultatet från denna studie ska bidra med kunskap till tidigare forskning inom projektstyrning. Bidraget med denna studien är således att utveckla och fördjupa kunskaper om vilka faktorer i projektets omgivning som påverkar projektet och hur de orsakar komplexitet. Dessutom utvidgas resonemanget kring hur komplexiteten hanteras i projektstyrningen.
Eftersom teori och empiri samverkar parallellt med varandra är studien baserad på en abduktiv ansats (Radovic-Markovic & Alecchi, 2016; Yin, 2013). Detta grundar sig i att en teoretisk referensram används som underlag till att skapa förståelse inom ämnet och bidra till att en diskussion kan framföras. Detta sker genom att det empiriska underlaget analyseras utifrån vad tidigare forskning har konstaterat och vilka nya insikter som det empiriska materialet bidrar med. För att studien ska kunna bidra med kunskap krävs det att insamlandet av den empiriskt materialhanteringen relateras till den tidigare forskningen vilket gör att det hela tiden krävs en parallell insamling av teori. Detta sker iterativt under hela studiens process vilket påvisar valet av den abduktiva ansatsen.
2.2 Forskningsdesign
För att fylla det identifierade forskningsgapet om hur projektstyrning anpassas efter komplexitet krävs detaljerad och ingående kunskaper om hur projekt styrs i praktiken.
Eftersom projekt har en unik karaktär och påverkas av olika faktorer som medför komplexitet krävs det därför en undersökning av flera olika projekt. Att studera flera företag anses inom projektstyrningstudier vara nödvändigt eftersom att varje projekt anses vara unikt och för att skapa bredd i studien (Pasian, 2016). Därför är det viktigt att utgå ifrån flera verksamheter som driver projekt.
För att kunna besvara forskningsfrågorna genomfördes intervjuer med respondenter i de olika verksamheterna. Semistrukturerade intervjuer anses vara relevanta för informationssamling eftersom intervjuer möjliggör djupare diskussioner där respondenterna kan berätta om sina erfarenheter och åsikter (Tracy, 2019; Pasian, 2016).
Pasian (2016) rekommenderar också semistrukturerade intervjuer för datainsamling för studier inom projektstyrning eftersom det möjliggör att respondenterna fritt får förklara hur de agerar på olika styrningsrelaterade aspekter, samt undersöka om respondenten håller med vissa resonemang från tidigare forskning, vilket underlättar för att skapa förståelse av resonemangen i tidigare forskning. Eftersom denna studie syftar till att undersöka hur projektets miljöfaktorer orsakar komplexitet och hur projektstyrningen hanterar komplexiteten anses semistrukturerade intervjuer vara en relevant metod för datainsamling, eftersom den möjliggör djupare reflektion av projektstyrningen i de olika företagen.
2.3 Urval av studieobjekt
Företagen som valdes för studien är företag som driver projekt och är villiga att bidra med den information som eftersöks för att besvara forskningsfrågan. För att skapa bredd och djup av studien har det varit av intresse att studera företag av olika storlek och ålder.
Detta eftersom att storleken och åldern på en verksamhet anses påverka hur den styrs (Hutzschenreuter, 2009) och syftet inte är att generalisera, utan snarare skapa ett empiriskt underlag för hur olika verksamheter väljer att anpassas sig till komplexa
förhållanden. Projektarbete genomförs i alla olika typer av organisationer och det har därför med hjälp av tidigare forskning eftersökts att studera både företag inom mer traditionella branscher där de traditionella projektstyrningsidéerna kan tänkas dominera och modernare branscher som tar avstamp i mer agila projektstyrningsidéer. Tidigare forskning underlättade urvalet eftersom inom tidigare forskning kännetecknas exempelvis byggföretag och kommunala verksamheter av att använda den traditionella projektstyrningen, medan företag som driver mjukvaruutveckling kännetecknas använda en mer agil projektstyrning (Cooper & Sommer, 2018). Dessutom är både privatägda och kommunala verksamheter inkluderade för att ge en ytterligare bredd. På så sätt begränsas urvalet inte till någon specifik bransch eller typ av projekt. Medan vissa företag bedriver flertalet projekt parallellt finns det andra som istället fokuserar på endast ett. Ett viktigt kriterium är dock att projekten som studeras inte ska ha pågått längre än fem år. Detta ligger i linje med Bakkers (2010) resonemang att ett projekt som pågått längre än fem år kan liknas vid en organisation, och därför kan skiljas från hur projekt bedrivs. Efter att urvalet genomförts har kontakt tagits med de som uppfyller studiens krav och kan tänkas bidra till studiens syfte. De verksamheter som valt att delta i studien presenteras i tabellen nedan tillsammans med dess branschtillhörighet och en kort beskrivning av vilken typ av projekt som bedrivs. Därefter följer en beskrivning av varje verksamhet.
Verksamhet Bransch Projektbeskrivning
Växjö Kommun (tekniska förvaltningen)
Offentlig förvaltning och samhälle
Bedriver investeringsprojekt inom infrastruktur
Växjö Kommun
(utvecklingsavdelningen)
Offentlig förvaltning och samhälle
Bedriver internationella utvecklingsprojekt inom innovation
Skanska Byggverksamhet Bedriver bygg- och
utvecklingsprojekt i Stockholmsregionen
Företag X Verksamhetsutveckling Bedriver verksamhetsutveckling inom e-handel
Bitlog Mjukvaruutveckling Bedriver digitaliseringsprojekt
inom lagerhantering och distribution
Fortnox Mjukvaruutveckling Bedriver digitaliseringsprojekt
inom ekonomiadministration
Tabell 2.1: Urval av studieobjekt
Växjö Kommun - Tekniska förvaltningen
Den tekniska förvaltningen är den del av verksamheten Växjö kommun som bedriver olika former av investeringsprojekt inom utbyggnad och förvaltningen av infrastruktur såsom gator, vägar, trafik, parkering, naturvård, skogar, parker, försörjning med vatten- och avlopp, sjöreglering och vattenkraftverk, samt trafiksäkerhetsbefrämjande åtgärder.
Kristoffer som är respondent för verksamheten arbetar med samordning och organisationsförändring inom den tekniska förvaltningen.
Växjö Kommun - Utvecklingsavdelningen
Utvecklingsavdelningen på Växjö kommun ansvarar för diverse projekt inom innovation.
För närvarande drivs det treåriga projektet Diaccess som syftar till att accelerera utvecklingen av digitala lösningar, samt att etablera en modell för verksamhetsnära innovation i partnerskap med näringslivet som kan bestå efter projektslut. Andréa som är projektledare i verksamheten har ställt upp som respondent.
Skanska
Skanska är en av de ledande bygg- och projektutvecklingsföretagen i Europa och USA.
För närvarande sker ett prestigeprojekt mot Stockholms stad där man håller på att bygga om Stockholm universitet för en kostnad av 1,6 miljarder. Man jobbar även mycket nära Stockholm stad och har flera gemensamma projekt med dem, bland annat olika typer av digitaliseringsprojekt. Jonathan är en av flera produktionsledare på Skanska Stockholm vilket innebär att han ansvarar för en del av projektet.
Företag X
Företag X håller på att utveckla en e-handelsplattform som samlar stadens alla småbutiker i en och samma e-handelsplattform. Projektets huvudsakliga strategi är att e-handelsplattformen ska fungera som en sökmotor där användaren får tillgång till ett stort antal artiklar från en diversifierad mängd butiker och kan därmed genomföra ett köp utan att lämna plattformen. Dessutom skapar projektet samhällsnytta genom att
konkurrensutsatta företag når ut till en större population och således kan öka sina intäkter. Respondent X på företaget har rollen som projektledare.
Bitlog
Bitlog är ett företag som levererar innovativa mjukvaror för lager och distribution.
Projekt i företaget bedrivs genom att erbjuda anpassade lagerhanteringssystem efter kundens behov för att effektivisera verksamheten. Henrik är projektledare på Bitlog och arbetar med att driva projekt för att leverera en färdig produkt hos större företag.
Fortnox
Fortnox erbjuder en molnbaserad plattform för ekonomiadministration för småföretag, redovisningsbyråer, föreningar och skolor. Verksamheten bedriver projekt hos kund genom att ersätta gamla ineffektiva arbetssätt med smarta, digitaliserade och automatiserade lösningar. Eddie arbetar som Account Manager på Fortnox vilket innebär att han har ett kundansvar för deras lite större redovisningsbyråer med minst 6 anställda, samt driver projekt för att implementera Fortnox ekonomisystem hos både befintliga och nya kunder.
2.4 Litteraturinsamling
De litterära verk och tidigare forskning inom ämnet är vad som ligger till grund för att operationalisera det vetenskapliga problemet och skapa en utgångspunkt i vad som redan är skrivet inom ämnet. Operationaliseringen innebär att översätta det abstrakta till något konkret (Bryman & Bell, 2017). Detta innebär således att identifiera den komplexitet som uppstår i projektstyrningen och gör att inte alla projekt kan styras på samma grunder.
Efter att forskningsgapet har identifierats har den sedan formulerats till frågeställningar som syftar till att minska bryggan. De litterära verk som används består främst av publicerade böcker inom projektstyrning och vetenskapliga artiklar från en stor mängd olika databaser och tidskrifter. De databaser som legat i fokus har varit Onesearch och Google Scholar. Medan Onesearch gett upphov till insamlandet av böcker och relevanta artiklar har Google Scholar gett en bredare grund av artiklar som går att finna på internet, detta har gjort att man tvingats ha ett kritiskt förhållningssätt, bland annat angående vad artiklarna kommer ifrån. Relevanta artiklar hittades dels genom att gå igenom
referenserna i artiklarna och söka på artikeln som låter relevant och dels genom att se vilka som refererat till artiklarna som är intressanta vilket Google Scholar möjliggör.
Databaserna har kompletterats med att söka efter artiklar på några av de största internationella tidskrifterna för projektstyrning. Dessa inkluderar International Journal of Project Management, The Journal of Modern Project Management samt Project Management Journal. Även om de flesta av tidskrifterna går att finna i ovan nämnda databaserna, används tidskrifterna för att identifiera trender och forskningsgap.
Litteraturinsamlingen begränsades till att en början endast studera de fem senaste åren för att hålla informationen relevant och kontemporär. För att erhålla relevant litteratur användes sökord som inkluderar project management och project governance i kombination med complexity, stage-gate, agile, balance, turbulence, uncertainty och flexibility. I studiens tidigare skede användes initialt en bred ingång till vad som tidigare skrivits för att få en bra grund till vart forskningen befinner sig idag. I takt med att större kunskap inom området formades riktades ett större fokus mot att precisera de områden som ansågs vara av intresse för att föra studien framåt. Områden som ansågs viktiga för studiens framgång omfattar tidigare forskning om faktorer i projektets omgivning som orsakar komplexitet i projektstyrningen, följt av populära modeller för projektstyrning eftersom modellerna påverkar hur styrningen agerar på förändringar som orsakas av faktorerna i projektets omgivning. Därför inkluderar den teoretiska referensramen en genomgång av den traditionella-, agila- och hybrida projektstyrningsmodellen. Kunskap om hur forskningen inom ämnet ligger till idag söktes genom exempelvis artiklar från populära forskare inom ämnet såsom Robert Cooper och Anita Sommer som både utvecklat den traditionella stage-gate-modellen såsom presenterat förslag på hur traditionella- och agila styrmetoder kan samverka.
2.5 Empirisk datainsamling
2.5.1 Val av respondenter
Efter att potentiella företag identifierats har kontakt påbörjats med personer som anses ha en befattning inom styrning av projekt. Valet av respondenter grundar sig i den position de besitter och den funktion de har i företaget. Eftersom studien undersöker
projektstyrning har respondenter som har en central funktion i projektstyrningen valts eftersom de anses besitta den information som är av intresse. Initial kontakt har påbörjats genom att via mejl och telefon presenterat en bakgrund till forskningsstudien och hur de skulle kunna bidra till att forskningsfrågan besvaras. I de fallen då mottagaren inte anses besitta den kunskap som krävs för att delta i studien har mottagaren vidarebefordrat mejlet till relevanta personer. På så sätt är samtliga deltagare valda efter de ska besitta en ledande befattning som är relaterad till projektstyrning inom verksamheten. På grund av rådande omständigheter kring covid-19 har majoriteten av intervjuerna framförts via de digitala verktygen Microsoft Teams och Google Meet. Nedan ges en sammanställning av samtliga genomförda intervjuer.
Verksamhet Respondent Befattning Datum Tid
Växjö Kommun (tekniska förvaltningen)
Kristoffer Verksamhetsutvec klare
2021-04-28 68 min
Växjö Kommun (utvecklingsavdel ningen)
Andréa Projektledare 2021-04-30 60 min
Skanska Stockholm
Jonathan Produktionsledare 2021-04-28 73 min
Företag X Respondent X Projektansvarig + Projektledare
2021-02-12 65 min
Bitlog Henrik Projektledare 2021-04-30 49 min
Fortnox Eddie Account Manager 2021-04-30 45 min
Tabell 2.2: Sammanställning av intervjuer
2.5.2 Intervjuguide
Baserat på forskningsfrågan och den teoretiska referensramen skapades en intervjuguide anpassad efter de respondenter som skulle intervjuas. Intervjuerna är uppbyggda så att de inleds med en beskrivning om problematiken med att föränderliga faktorer påverkar hur projekt styrs och hur de ställer krav på en utvecklad styrning. Efter att respondenten fått en djupare förklaring av vad studien syftar till att undersöka kan intervju påbörjas.
Intervjuguiden är utformad efter olika teman som diskuteras i en numerisk ordningsföljd.
Först uppmuntras respondenten att ge en beskrivning av vilken typ av projekt de arbetar med och dess roll i styrningen av projektet. Därefter diskuteras projektets föränderliga omgivning och hur de upplever komplexitet i utförandet. Nästkommande tema bygger på hur de styr projekt för att sedan gå vidare till hur de agerar på förändringar. Slutligen avrundas intervjun med att diskutera det sista temat som bygger på hur de utformar projektstyrningen för att kunna svara på de förändringar som tidigare diskuterats. Medan de olika teman är förutbestämda ges respondenten mer frihet att inom varje tema prata fritt. Intervjuguiden består i största mån av öppna frågor i syfte att inte styra respondenten åt ett visst håll, utan istället ge dem stor frihet att utforma svaren på sitt eget sätt. Detta fyller funktionen att intresset riktas mot respondentens ståndpunkter och det som är mest relevant och viktigt för dem. Valet av den semistrukturerade intervjuformen gör det även möjligt att ställa följdfrågor vilket framkallar mer detaljerade svar. För att intervjuerna ska bringa så stor meningsfullhet som möjligt skickades intervjuguiden till respondenterna i förväg där de uppmuntrades att läsa igenom intervjuguiden och således vara förberedda på besvara frågorna. Intervjuguiden går att finna under bilaga 1 i sin helhet.
2.6 Tolkning av data
Eftersom studien ger upphov till en stor mängd empirisk information anses det vara väsentligt att tolka datan i samband med att den framkommer. Detta innebär att man använder sig av ett iterativt förhållningssätt där data analyseras systematiskt under forskningsprocessens gång. Innan dataanalysen kan påbörjas måste datan kodas, sorteras och struktureras (Bryman & Bell, 2017; Yin, 2007). Eftersom fallen består av empiriskt material i form av anteckningar och inspelningar, behöver inspelningarna först transkriberas. På så sätt blir det empiriska materialet mer lättöverskådlig samtidigt som information inte oavsiktligt förbises. Dessutom skapas möjligheten att citera respondenterna och på så sätt göra empirin mer levande. Utgångspunkten var att den empiriska informationen som samlats från intervjuerna följer samma rubriker som teman i intervjuguiden, som är uppbyggd baserat på forskningsfrågorna, där den första delen beskriver det empiriska materialet om hur faktorerna i projektets miljö orsakar komplexitet, därefter beskriv hur projektstyrningen agerar och anpassas till
komplexiteten. Eftersom intervjuerna är av semistrukturerad karaktär och respondenterna besvarar öppna frågor är informationen ofta delvis ostrukturerad (Tracy, 2019; Pasian, 2016). För att strukturera den insamlade informationen fördelade den utifrån de teman som diskuterats på intervjun. Därefter kunde det empiriska materialet sammanställas i en tabell för varje företag. Denna tabell inkluderade kolumner för de faktorer som skapar komplexitet, hur dessa faktorer företaget och hur styrningen i varje fall anpassas till komplexiteten. Detta underlättade för att få en bättre översikt av hur varje individuellt företag påverkas av komplexiteten, och hur den hanterar den.
När alla intervjuer var sorterade och strukturerade kunde informationen från den olika intervjuerna och tabellerna sammanflätas i en löpande text utifrån varje tema. Att presentera samtlig empirisk materialinsamling i en löpande text anses inte bara skapa ett bättre flöde utan innebär även att det krävs en tydlighet i form av att beskriva vilket företag det är som har en viss typ av styrning. Dessutom innebär metodvalet att en viss form av reflektioner sker redan i sammanställningen av empirin. Detta kan vara i form av att se likheter och skillnader mellan projekten och hur de anpassar sin styrning. För att underlätta strukturen för läsaren presenteras varje faktor för sig, där varje faktor har två underrubriker. Den första syftar till att förklara hur faktorn leder till komplexitet, för att sedan presentera hur komplexiteten hanteras genom projektstyrningen i verksamheterna i den andra underrubriken.
Det är dock inte förrän i analyskapitlet som det sker mer djupgående reflektioner och analys gentemot vad den tidigare forskningen kommit fram till. Följaktligen har strukturen i analysen kommit att skilja sig någon från empirin. Analysen utgår istället från att börja med att diskutera hur faktorerna i projektets omgivning orsakar komplexitet, vilket skapar en grund till nästa kapitel i analysen där det diskuteras hur projektstyrningen anpassas till komplexiteten. Eftersom flera tillvägagångssätt och metoder hanterar fler än en komplexitetsfaktor, går det inte att presentera varje faktor för sig. Istället användes de identifierade åtgärderna till att samla all hanteringen av faktorerna under samma rubrik, utifrån syftet med åtgärden.
I samband med analysen presenteras även en gemensam tabell som är utformad utifrån de individuella tabellerna som tidigare tagits fram. Denna tabell syftar till att knyta ihop analysmaterialet och fungera som ett stöd för att på ett enkelt sätt presentera resultatet av studien. Syftet med figurerna är att visuellt underlätta för läsaren för att enkelt få en uppfattning av kunskapen som studien bidragit med till den tidigare forskningen samt enkelt kunna se studiens resultat.
2.7 Kvalitetsdiskussion
Bedömningen av studiens kvalitet sker utifrån de fyra kvalitativa kvalitetskriterierna trovärdighet, överförbarhet, stabilitet och neutralitet (Merriam & Grenier, 2019; Mills &
Birks, 2014; Tracy, 2019) samt källkritik. Avsikten är att kritiskt granska och finna brister i studiens utformning för att bedöma hur väl den kan anses uppfylla sitt syfte.
Trovärdighet
Bedömningen av studiens trovärdighet innebär att datainsamlingen av studien stämmer överens med vad som framkommit av studieobjekten och att resultatet är sanningsenligt (Merriam & Grenier, 2019; Tracy, 2019). För att öka trovärdigheten i studien är de deltagande respondenterna valda efter den position de besitter. Då de besitter den erfarenhet och kunskap som krävs för besvara intervjuguiden på ett trovärdigt sätt.
Dessutom har författarna efter varje tema i intervjuerna sammanfattat resonemangen som respondenten förklarade inför respektive tema. Detta för att få respondentens bekräftande om att informationen som författarna fått från respondenten är korrekta och att det inte skett missförståelser.
Överförbarhet
Överförbarhet innebär att studien resultat kan generaliserar till andra situationer än där den studeras (Merriam & Grenier, 2019; Tracy, 2019). I kvalitativa studier är det en utmaning att uppnå en tillräckligt hög grad av generaliserbarhet för att studien ska kunna tillämpas på andra områden eftersom kvalitativa studier fokuserar på ett litet empiriskt urval (Merriam & Grenier, 2019; Mills & Birks, 2014). Istället är syftet med det begränsade urvalet i denna studien att studera de specifika verksamheterna närmare, snarare än att fastställa vad som är generellt för alla verksamheter. Merriam och Grenier
(2019) menar att det istället är läsaren som ska göra bedömningen ifall studien är applicerbar på deras kontext. För att göra det möjligt att göra en bedömning ges en beskrivning och motivering av studieobjekten, på så sätt kan läsaren avgöra hur lik deras situation är. För en öka överförbarheten ytterligare studeras olika fall där empirin underbyggs av den teoretiska referensramen. På så sätt skapas en utökad förståelse för vilka metoder företagen använder och vilka förutsättningar som leder till att dessa metoder används.
Tillförlitlighet
Graden av studiens tillförlitlighet mäts genom att utvärdera om forskningsprocessen och metodvalen är logiska, spårbara och tydligt dokumenterade och motiverade (Tracy, 2019). Således används metodkapitlet för att dokumentera, beskriva och motivera de val som ligger till grund för tillvägagångssättet av allt från insamlandet av teori och empiri till analys av materialet. Dessutom ökas transparensen genom att all samlad data är tillgänglig så att andra kan pröva arbetet och kunna stödja slutsatserna. För att öka transparensen i denna studie finns källorna på alla artiklar och böcker som användes för teoriinsamling under referenskapitlet. Dessutom bifogas intervjuguiden i appendix.
Inspelningarna från intervjuer med respondenterna finns också tillgängliga fram tills studien publiceras för att sedan raderas. Detta för att förhålla sig till GDPR som förklaras ytterligare i kapitel 2.8 nedan.
Neutralitet
Neutralitet handlar om i vilken utsträckning forskarens egna tolkningar har påverkat studieresultatet. För att studiens resultat ska bekräftas av andra krävs det att studiens slutsatser är baserade på datainsamlingen (Mills & Birks, 2014). Yin (2007) hävdar att kvalitativa studier ofta får kritik för att dess subjektiva bedömningar ofta ligger till grund för insamling av data. För att motverka detta har författarna under pågående studie förhållit sig till ett objektivt synsätt där egna tankar och åsikter inte ska påverka studiens utfall. Detta objektiva synsätt innebär att utformningen av intervjuguiden är baserad på en hög grad öppna frågor som syftar till att fånga de unika aspekterna som går att finna i varje sammanhang. Vidare är dessa frågor formulerade på ett tydligt sätt för att minimera risken att dem misstolkas av respondenterna samtidigt som de är neutrala. För att stärka
neutraliteten ytterligare har det skett en kontinuerlig granskning av texten som skrivits genom hela processen.
Källkritik
Vid val av litteratur har författarna i största grad prioriterat granskade källor publicerade i välrenommerade tidskrifter som är ledande inom projektfältet och organisatoriska studier.
Eftersom dess uppdrag är att publicera ledande innovativ forskning som väsentligt främjar området för projektstyrning och organisering anses de innehålla den senaste och mest berikande forskningen från de mest framstående forskarna inom området. Vidare har ett kritiskt förhållningssätt tillämpats för att källorna ska vara så sanningsenliga som möjligt. Information har exempelvis validerats genom att efterforska samma information från andra källor. Dessutom anses en stor del av forskarna vara framstående inom sitt forskningsområde och dess verk flitigt citerade.
2.8 Etiska överväganden
Vid utförande av kvalitativ forskningsprojekt finns det några etiska principer som måste tas hänsyn till: konfidentialitets- och anonymitetskravet, informationskravet, samtyckeskravet och att deltagarna inte ska ta skada av undersökningen (Merriam &
Tisdell, 2015; Wiles, 2012). Som komplement till ovan nämnda principiella krav beaktas även Vetenskapsrådets (2017) principer för god forskningssed. Dessa inkluderar bland annat att materialet ska ha en originalitet, vara sanningsenlig samt vara av ett objektivt förhållningssätt. Alla dessa principer fördelas på det som berör de som medverkar i forskningen (forskningsetik) och forskarens ansvar gentemot forskningen och samhället (forskaretik).
För att garantera god forskningsetik och uppfylla informationskravet har samtliga involverade i studien fått ta del av syftet med studien och vad informationen är avsedd till. Valet att medverka är givetvis frivilligt och kommuniceras till alla tillfrågade parter samt att dessa informerades att det fanns möjlighet att avbryta deras medverkan om så önskades. För att uppfylla konfidentialitets- och anonymitetskravet har samtlig insamlad information hanteras konfidentiellt och enligt GDPR’s regelverk för hantering av personuppgifter på ett integritetsvänligt sätt. Dessutom kommuniceras och används
endast det insamlade materialet i denna specifika studie. Intervjuinspelningar och anteckningar makuleras vid studiens färdigställande. I de fallen som respondenter begär att en viss del information bortses från, exempelvis vad gäller namn på företag och respondenter, hanteras informationen istället internt. Detta för att ligga i linje med kravet om att ingen ska ta skada av undersökningen (Merriam & Tisdell, 2015; Wiles, 2012).
God forskaretik uppnå genom att studien genomsyras av originalitet och inte innehåller någon form av plagiat (Vetenskapsrådet, 2017). Författarna låter forskningen stå i fokus genom att agera objektivt, sanningsenligt och inte bortser från information som inte samverkar med författarnas egna preferenser. Slutligen sker publicering av studiens resultat publikt för att delge samhället med resultatet av forskningsfrågan.
3. Teori
Den teoretiska referensramen bygger på en introduktion av projekt och projektets omgivning i kapitel 3.1. Därefter sker en genomgång om vad tidigare forskning funnit om hur projektstyrning kan användas för att agera på förändringar i 3.2. Slutligen avslutas den teoretiska referensramen med en konceptuell modell av det ramverk som ligger till grund för studien i kapitel 3.3.
3.1 Om projekt
3.1.1 Vad är ett projekt?
I uppsatsens inledande kapitel definieras ett projekt som en ”temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst” (PMI, u.å.). Kerzner (2019) utvidgar resonemanget genom att beskriva att ett projekt måste (1) ha ett specifikt mål, (2) ha en definierat start- och slutpunkt, (3) ha begränsade tillgångar, (4) utnyttja mänskliga- och icke-mänskliga resurser samt (5) är multifunktionella. Således skiljer sig ett projekt från de andra organisatoriska processerna som istället tenderar att vara baserade på kontinuerliga aktiviteter. Detta innebär att projekten hanteras som en temporär process “utanför” själva organisationen (Pinto, 2019).
Den allt snabbare utvecklingen av dagens affärsmässiga och sociala miljö, som kännetecknas av diskontinuitet och förändring, gör att verksamheter måste fatta beslut och vidta åtgärder baserat på ett flertal okända variabler. Eftersom projekt är en tillfällig företeelse och är unik i dess karaktär innebär det att styrningen i många fall kan anses vara mycket komplex (Cicmil m. fl., 2017; Thamhain, 2014; San Cristobal m. fl., 2018).
Enligt Pundir m. fl. (2007) innebär denna komplexitet att det inte i förväg går att på ett enkelt sätt förutsägas i förväg vilka metoder och tillvägagångssätt som ska användas för att styra projektet, detta kommer istället senare framgå genom interaktionen av projektelementen och miljön. I delkapitel 3.2 presenteras projektets omgivning och vad tidigare forskning funnit är orsaken till att dagens projekt är så svårstyrda.
3.1.2 Projektprocessen
Ett projekts livscykel hänvisar till de fyra stegen som beskriver ett projekts utveckling från dess initiala konceptualisering fram tills det avslutsskede (Pinto, 2019; PMI, 2017).
Att grafiskt åskådliggöra dess olika steg underlättar för att skapa en förståelse kring när en viss handling utspelar sig, detta kan ske i form av när resurser ska tilldelas eller när utvärdering av projektet bör ske (Pinto, 2019). Stegen i processen kan i vissa fall överlappa varandra, gemensamt är dock att den kan tillämpas på alla typer av projekt (PMI, 2017). Dess olika steg presenteras kortfattat nedan:
Figur 3.1: Den traditionella projektprocessen
Konceptualiseringsfasen inleds med att ledningen har identifierat ett behov eller en möjlighet. Därefter påbörjas konceptualiseringen genom att utvärdera vilken åtgärd som är det bästa alternativet (PMI, 2017). Därefter sker en formulering av mål samt en bedömning av projektets tekniska specifikationer. Exempelvis innefattar detta projektets omfattning, resurstilldelning samt organisatoriska bidrag (Pinto, 2019).
I planeringsfasen sker en detaljerad specifikation av projektets upplägg, tidsschema och planering. Här sker även fördelning av roller och arbetsuppgifter (Pinto, 2019). Efter de tekniska specifikationerna är satta formas ett ekonomistyrsystem och underliggande kontrollsystem för att kunna styra projektet i rätt riktning (Anthony m. fl., 2014).
Utförandefasen är vanligtvis den största och behandlar själva utförandet av handlingarna.
Således är detta steg ofta även det mest kostsamma (Pinto, 2019). En av de största utmaningarna som ett projekt möter är att upprätthålla en noggrann övervakning och kontroll över projektets genomförande.
Avslutsfasen inträffar då projektet anses fullbordat och uppfyller sitt syfte. Då samtliga underaktiviteter är färdigställda sjunker omfattningen av projektet och kostnaderna hastigt (Pinto, 2019). I vissa fall omformas projektet så att det istället blir en permanent organisation, i sådana fall ställs högra krav på en omstrukturering av ekonomistyrningen (Anthony m. fl., 2014).
3.1.3 Avvägning mellan tid, kostnad och kvalitet
Styrning av projekt kan beskrivas som att omvandla en vision till verklighet (Turner, 2017). Detta sker genom att projektets uppsatta krav uppfylls genom en tillämpning av kunskap, färdigheter, verktyg och tekniker i en rad olika aktiviteter (PMI, u.å.). En av projektstyrningens huvudsakliga uppgifter är att skapa en avvägning mellan projektets förväntade tidsomfattning, kostnader och kvalitet. Samtliga variabler är beroende av varandra och eftersom projekt har begränsningar kommer en förändring av variabel påverka de andra variablerna. Eftersom alla projekt besitter en unik karaktär och är komplexa krävs en löpande avvägning genom hela projektets livscykel. Detta innebär exempelvis att minska projektets tidsomfattning kan få en allvarlig påverkan på kostnaden och kvaliteten (Kerzner, 2017). För att påvisa balansen illustreras variablerna som tre delar i en triangel nedan.
Figur 3.2: Projekttriangeln
När projekt av större omfattning genomförs finns det emellertid begränsningar som innebär att vissa variabler måste vara fasta (Kerzner, 2017). Exempelvis kan ett projekt tilldelats en begränsad mängd resurser som inte får överstigas eller har en specifik
tidpunkt då projektet måste vara färdigställt. Om dessa begränsningar är tydliga kan strategin anpassas så att risker kan minimeras. I det fallet att två variabler är fasta och inte har utrymme att justeras blir det svårare att hantera de risker som projektet möter.
Således har man mycket lite flexibilitet att styra om i triangeln. Det kan även förekomma att samtliga variabler är fasta, detta innebär att projektet möter en väldigt hög risk och bör således utvärderas ifall det är värt att påbörjas (ibid).
3.2 Projektets omgivning
Projekt har en komplex karaktär där påfrestningar från den unika miljön i hög grad påverkar hur projektet styrs (Cicmil m. fl., 2017; San Cristobal m. fl., 2018; Thamhain, 2014). De flesta forskare som givit bidrag till forskningen om vilka faktorer i projektets omgivning som skapar komplexitet delar uppfattningen att komplexitet inte är en direkt funktion av storlek, utan att komplexa projekt istället är något mer än bara ett stort projekt (Williams, 1999). Det är dock viktigt att påpeka varför komplexiteten har fått en sådan stor betydelse inom projektstyrningen. San Cristobal m. fl. (2018) har identifierat fem anledningar till att den är så viktig: (1) den påverkar planering, samordning och kontroll, (2) hindrar tydlig identifiering av mål, (3) påverkar projektformen, (4) påverkar upplägget av projektstyrningen samt, (5) påverkar olika projektresultat. Nedan beskrivs de miljöfaktorer som identifierats i den existerande litteraturen och tidigare forskningen.
Miljöfaktorer innebär sådana faktorer som är oförutsägbara och utanför projektets kontroll och därmed orsakar komplexitet i projektstyrningen genom att på något sätt påverka, begränsa eller styra projektet (Floricel m. fl., 2011).
En av de tidigaste studierna inom området framfördes av Baccarini (1996), som identifierade och kategoriserade faktorerna i de två huvudkategorierna organisatorisk- och teknologisk komplexitet. Den organisatoriska komplexiteten orsakas av mängden organisatoriska enheter, relationen mellan dem och den typ av uppgifter de hanterar. Den teknologiska komplexiteten förorsakas å andra sidan av antalet input/output, antalet aktiviteter, antalet inblandade samt relationen mellan dem. Williams (2002) utvecklade sedan Baccarinis resonemang genom att kombinera de två komponenterna i den
gemensamma kategoriseringen strukturell komplexitet och utformade en andra kategori som inkluderade all annan typ av osäkerhet som kan tänkas påverka projekten.
Bosch-Rekveldt m. fl. (2011) gick igenom ett stort antal vetenskapliga bidrag och identifierade därefter 40 bidragande faktorer till projektets komplexitet, där de även inkluderade ”mjukare aspekter”. Dessa faktorer sorterades sedan i tre olika huvudkategorier; teknologiska, organisatoriska och miljömässiga faktorer. Efter vidare studier fördelades de teknologiska faktorerna i underkategorierna mål, omfattning, uppgifter, erfarenhet och risk. De organisatoriska faktorerna fördelades mellan storlek, resurser, projektteam, förtroende och risk. Slutligen identifierades de miljömässiga faktorerna bestå av intressenter, plats, marknadsförhållanden och risk. Vidare hävdar Bosch-Rekveldt m. fl. (2011) att bedömningen av ett projekts komplexitet är ett subjektivt fenomen där tidigare erfarenheter spelar en viktig roll.
En stor del av den existerande forskningen inom området har istället valt att fördela faktorerna utifrån det som påverkar projektet externt och det som påverkar internt. De externa faktorerna omfattar bland annat marknadsförhållanden, regler och lagar, teknisk utveckling, sociala och kulturella, räntenivåer samt inflation (PMI, 2017).
Marknadsförhållanden omfattar konkurrens som påverkar projektet. Det kan handla om en ny teknik som utvecklas under projektets gång vilket projektet behöver inkludera för att öka produktens/tjänstens konkurrenskraft. Lagar och regler avseende säkerhet och anställda samt standarder gällande produktion och kvalitet kan också förändras under projektets gång och därför behöver projektstyrningen anpassa sig till förändringen (ibid).
Vidare förklarar Noteboom m. fl. (2021) att föränderliga kundbehov skapar en turbulent omgivning för projektet. Forskarna menar att kundernas förändrade behov orsakar komplexitet i projektstyrningen eftersom det gör det svårare att definiera produktens/tjänstens egenskaper i projektets början vilket krävs att vidare uppföljning av kundens behov under projektets gång. Floricel m. fl. (2011) tillägger att den sociala faktorn inkluderar allmänhetens kritik på händelser som projektet skapar. Det kan exempelvis handla en miljöpåverkan som projektarbetet orsakar vilket gör att allmänheten reagerar på det och ha motstånd mot projektet vilket i sin tur påverkar projektstyrningen. Floricel m. fl. (2011) tillägger att brist på kompetenta medarbetare
orsakar också komplexitet eftersom minde kompetens kan öka risken för kvalitetsproblem.
Projektets externa miljö inkluderar också externa intressenter av projektet. Projektets intressenter omfattar alla individer som är involverade i projektet och påverkas positivt eller negativt av projektet. De externa intressenter är individerna som är intresserade av resultatet av projektet och kan exempelvis vara kunder, slutliga användare, leverantörer och projektbeställare/uppdragsgivare (Hallin & Gustavsson, 2019). Ett projekt anses vara riskfyllt när det inte identifieras tillräckligt med externa intressenter som kunder eftersom kunder genererar inkomster till projektet (ibid). Kunden eller slutliga användaren påverkar projektet eftersom deras behov kan ändras med tiden under projektets gång.
Söderholm (2018) förklara att orsaken till att kunden/slutliga användaren ändrar sitt behov kan vara till följd av förändrade prioriteringar av önskemål eller till följd förändrad marknadsbehov.
Hällgren och Wilson (2008) fann i samband med finanskrisen 2008 att kriser är oförutsägbara händelser som orsakar komplexitet i projektstyrningen eftersom risken att gå över budget och tidsplan ökar. Forskarna fann också att projektstyrningen agera på förändringarna som kriser orsakar genom att planera om framtida aktiviteter och jobba övertid för att leverera projektresultatet i tid. Dessutom tydliggöra till kunden att förändringarna som krisen skapade är utanför styrningens kontroll. Den ökade kostnaden däremot hanteras genom att använda en buffertbudget, det vill säga utnyttja den extra budgeten som planeras i projektets början för att täcka oförutsägbara händelser.
De interna miljöfaktorerna däremot representeras av existerande organisatorisk kultur, resurser, infrastruktur, IT och humankapital (PMI, 2017). Den kulturella miljön omfattar normer, värderingar, ledarskapsstil samt vision och mål för projektet som aktörerna behöver vara överens om eftersom konflikter skapar komplexitet i projektstyrningen (Floricel m. fl., 2011). Humankapital inkluderar anställdas kunskaper, kompetens och färdigheter, där brist på de nuvarande kompetens hos medarbetarna ökar risken för kvalitetsbrister. Infrastruktur omfattar däremot organisationens befintliga anläggningar, kapacitet och informationssystem, där rätt beslut behöver tas gällande ifall den existerande infrastruktur är relevant för projektarbetet eller om det behövs förbättras
(PMI, 2017). Floricel m. fl. (2011) tillägger att feluppskattad budget och tidsschema också skapar komplexitet under projektets gång.
I projektets interna miljö inkludera också projektets interna intressenter som omfattar sponsorer, ledning, projektgruppen och projektledaren, som påverkar projektet beroende på intresse och ledningsstil (PMI, 2017). Floricel m. fl. (2011) identifierade att när det är många intressenter i projektet kan kommunikationen försvåras mellan parterna och orsaka komplexitet. Söderholm (2008) tillägger också att när det är många intressenter inblandade i projektet kan deras relation till varandra ändras över tid vilket ökar risken för konflikter.
3.3 Att agera på förändringar
3.3.1 Agilitet och flexibilitet
För att kunna svara på frågan hur verksamheter agerar på förändringar och hanterar projektstyrningen därutifrån krävs en förklaring och distinktion av begreppen agilitet och flexibilitet. Baker (1996) menar att agilitet bör ses som en förlängning till begreppet flexibilitet. Detta innebär att det först måste finnas flexibilitet innan en verksamhet kan vara agil. Medan de båda begreppens innebörd inom styrningen är att kunna agera på en förändring, finns det vissa skillnader. Många forskare har valt att följa Bakers (1996) resonemang där han menar att flexibilitet är mer representativt för processer och materiella- och mänskliga resurser, det vill säga det som är internt för organisationen.
Agilitet menar Baker (1996) snarare är förknippat med affärsnätverket och den strategiska visionen utifrån måttintervall och respons. Måttintervaller avser produkter och strategier medan responsen är förknippat med övergången mellan dem. På så sätt påverkar agiliteten alltid måttintervallet och responsen samtidigt, medan flexibiliteten påverkar antingen en av dem eller båda samtidigt (Baker, 1996).
3.3.2 Agila processer
I takt med att behovet av att snabbt kunna agera på förändringar har utvecklats följt av den föränderliga miljön har allt fler verksamheter valt att göra dess processer mer anpassningsbara. Att vara en agil organisation innebär en förmåga att snabbt kunna reagera på förändringar i den dynamiska miljön (Ciric m. fl., 2019). När projekt kräver
agilitet i styrningen blir projektcykeln mer flexibel och uppmärksamhet riktas mot att leverera värde snarare än att följa en specifik plan. Följaktligen ses projekt som ett antal olika faser som repeteras i iterationer. Detta innebär att agilitet nås genom en cirkulär process vilket gör det möjligt att vara anpassningsbar till förändrade omständigheter såsom exempelvis en förändring i projektets tidsomfattning, kvalitet eller kostnad. Efter att en iteration är genomförd påbörjas en ny iteration som således syftar till att förbättra projektet utifrån de nya förutsättningarna. Dessa iterationer fortsätter sedan till att projektet uppfyllt sitt slutmål (Wysocki, 2019).
Figur 3.3: Den agila projektprocessen
3.3.3 Involverade parter/intressenter
Flexibiliteten i projektstyrningen kan ökas genom flera faktorer (Sohi m. fl., 2021). En av de viktigaste faktorerna är en relation som bygger på förtroende mellan de olika involverade parterna i projektet (Atkinson m. fl., 2006). När det finns bland annat många intressenter som har olika förväntningar av projektet kan det leda till mindre förtroende mellan parterna. Mindre förtroende kan också orsakas till följd av kulturella skillnader och olika ledarskapsstilar som exempelvis hierarki eller ledarskap som bygger på empowerment (ibid). Förtroende bland intressenterna ökas genom att involvera dem i projektet som exempelvis involvera de externa intressenterna som slutanvändare/kunden genom att få kontinuerlig feedback från slutanvändaren.
3.3.4 Nätverksstruktur och självstyrning
Styrning som bygger på hierarki anses förhindra flexibilitet och försämrar därför möjligheten att respondera på förändringar (Koppenjan m. fl., 2011). Flexibiliteten ökar
